会议服务方案.doc

一、接待时间：2015年12月X日X月X日 二、接待地点： 接送机地点：机场 下榻酒店：XX大酒店（海湖新区索菲特大酒店，胜利宾馆，青海宾馆等） 会议地点：XX大酒店会议厅（索菲特酒店会议厅，胜利宾馆会议厅，青海宾馆会议厅等） 三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员： 总负责：接待办： 跨部门接待小组：相关领导，行政组，宣传组，保卫组 五、接待前期准备工作： 1制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2食宿安排，提前预定 3迎接车辆安排 4迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作） 5. 相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，（80×180cm以下易拉宝）在机场口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐（早餐、中餐、晚餐） 1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 九、会议前的筹备工作 1选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。 2会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 .3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。 4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 十、会议接待 1欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司进行技术交流” 2.会场整理及布置 1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新 2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 ，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。 3领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座（可根据到场嘉宾提前设置姓名指示座位牌）。 十一、技术交流座谈 1企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT） 2技术交流（技术人员PPT讲解，互动） 3. 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定，并设定休息品尝甜点区） 4. 拍照、摄像（依重要程度，进行拍照留档） 十二、会后服务准备 做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。 十三、会后服务 会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。报价方案一：（索菲特大酒店） 人数50人1、 场地费用：16000元（包含：全天场地费、会议用品等）2、 会议前一天晚餐：一桌2000元（包含烟酒）3、 第一天中午自助餐：198/每人 50人×198=9900元4、 第一天晚上聚餐：4000元/每桌（含烟酒可根据客户要求而定） 10人/每桌 共五桌 4000×5=20000元5、 民族歌舞表演：10000元（共10个节目时间为：2小时）6、 休闲娱乐：百爱量贩KTV（共三个中包） 1500×3=4500 元（包含烟酒茶水小吃等）7、 第一天晚上住宿：每间500元 共10人入住10间 500×10=5000元8、 第二天上午： 高尔夫球场娱乐活动9、 人数20人 150元/每人 150×20=3000元 10、 车辆使用费用：1）7座豪华商务车使用3天每天1000元 2）豪华大巴车使用一天3000元 1）+2）=3×1000+3000=6000元 11、 商务礼品 1、高档 礼品1） 1800元×20人=36000元 礼品 2） 700元×20人=14000元 礼品3）1000元×10人=10000元 2、中低档 礼品1） 1200元×20人=24000元 礼品 2） 300元×20人= 6000元 礼品3） 500元×10人=5000元12、 其他费用：5000元（会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、 水果等等）13、 会展服务费用：30000元（包含人工成本、税金等） 总费用：1、 费用合计171400元（商务礼品使用高端档次）。 2、 费用合计146400元（商务礼品使用中低档）。 报价方案二：（青海宾馆） 人数50人10、 场地费用：12000元（包含：全天场地费、会议用品等）11、 会议前一天晚餐：一桌2000元（包含烟酒）12、 第一天中午自助餐：120/每人 50×120=6000元13、 第一天晚上聚餐：4000元/每桌（含烟酒可根据客户要求而定） 10人/每桌 共五桌 4000×5=20000元14、 民族歌舞表演：10000元（共10个节目时间为：2小时）15、 休闲娱乐：百爱量贩KTV（共三个中包） 1500×3=4500元 （包含烟酒茶水小吃等）16、 第一天晚上住宿：每间520元 共10人入住10间 520×10=5200元17、 第二天上午： 高尔夫球场娱乐活动18、 人数20人 150元/每人 150×20=3000元 10、 车辆使用费用：1）7座豪华商务车使用3天每天1000元 2）豪华大巴车使用一天3000元 1）+2）=3×1000+3000=6000元 11、 商务礼品 1、高档 礼品1） 1800元×20人=36000元 礼品 2） 700元×20人=14000元 礼品3）1000元×10人=10000元 2、中低档 礼品1） 1200元×20人=24000元 礼品 2） 300元×20人= 6000元 礼品3） 500元×10人=5000元12、 其他费用：5000元（会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、 水果等等）13、 会展服务费用：30000元（包含人工成本、税金等） 总费用：1、 费用合计163500元（商务礼品使用高端档次）。 2、 费用合计138500元（商务礼品使用中低档）。商务礼品分类1、高档 礼品1：手表、工艺摆件） 1800元×20人=36000元 礼品 2：、床上用品） 700元×20人=14000元 礼品3：床上用品、工艺摆件、家用电器） 1000元×10人=10000元 2、 中低档 礼品1：黑枸杞、红枸杞、人生果、藏红花、牛肉干等可搭配） 1200元×20人=24000元 礼品 2：杯子） 300元×20人= 6000元 礼品3：杯子、床上四件套等） 500元×10人=5000元