会计档案整理工作中分类、立卷、排列与编目环节详解.doc

会计档案整理工作中分类、立卷、排列与编目环节详解会计档案的整理立卷会计档案整理工作主要内容包括：分类、立卷、排列与编目环节。1、分类方法：会计档案的整理，是从会计档案的分类开始的，较为常用的会计档案的分类方法主要有以下二种：会计年度名称分类法。就是先将会计档案按会计年度分开，然后把一个年度内档案，分为凭证、账薄、报告等类，再按类别分别组成若干保管单位（卷）。会计年度组织机构分类法先把会计档案按会计年度分开，然后把一个会计年度内档案按组织机构分开，最后在每个组织机构内，将不同名称的会计文件分别组成保管单位。以上两种分类方法：第一种分类法，适用于大多数机关、企事业单位。第二种分类法，适用于财务、税务、建设银行等单位。在分类时，选择什么样的分类方案，可征求有关部门的意见，根据本单位的实际，考虑最佳分类方案，一旦方案确定下来，就不要轻易变动，要保持一贯性，便于保管和利用。2、立卷方法分类方法确定后，按凭证、账薄、报告及其他分开，结合时间、数量、分别组成若干保管单位。（1）凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。会计人员在完成报帐手续后，将各种记账凭证连同所附的原始凭证、汇总表，按照记账时间的先后顺序组卷，每本为一卷。凭证卷装订前要剔出金属物，折叠整齐，并要填写好凭证封面和脊背（凭证专用的封面），由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在装订完凭证后，在封面的接封处，加盖财务专用章和立卷人的印章，以示负责。对于一些不便随同记账凭证一起装订或保管价值明显不同的原始凭证（如涉及外事、工资名册、房地产、经济合同、人员工资关系转移、工资调整改革，提级、定级、人员处理，数额较大的开支和固定资产的凭证）等，应当抽出单独装订保管，但应在原记账凭证上注明抽出凭证的名称、数量及去向，并由立卷人签章。（2）报表的立卷方法：会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分开，编写页号，分别组卷。按照归档的要求，装订时，加装卷内目录、备考表和卷皮。（3）账薄的立卷方法；会计账薄按年度立卷，在会计年度完结时进行。账薄一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照账薄的种类进行，如日记帐、总帐、名细帐等，一般一账薄为一卷。订本账薄应保持原来面目；活页账薄应撤出空白页；编写页号装订成册，按照归档要求，每卷册均要加装卷皮、卷内目录、备考表。（4）其他类的立卷方法会计移交清册、档案保管清册、销毁清册，每一个清册就是一个保管单位，编一个卷号，不需整理。采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，整理方法不变。3、编页号(1)会计凭证    不编页号，不抄卷内目录，以记账凭证号为页号。(2)会计报表    页号填在右上脚，用铅笔编页。卷内文件的排列顺序，以表形成时间的先后顺序排列。卷内目录和备考表，采用文书的。(3)会计账薄：       活页账在右上角用铅笔编页号；死页账不编页号，用原有的页号。卷内目录和备考表采用的也是文书的，目录抄写要按科目抄写，抄写到国家规定的一级科目。4、装订（1）凭证    采用装档案盒式，不用装订。（2）报表   与文书档案一样，三点一线装订，去掉金属物。（3）账薄：活页帐与报表一样装订。死页账不装订，直接装盒，附上卷内目录和备考表。5、卷内标题的拟写会计档案标题拟写格式的基本要素是：作者时间会计材料名称如： X X X机关X X X X年现金日记账             X X X 机关X X X X 年会计决算报表     X X X机关 X X X X年X X月会计凭证6、案卷排列与编目（1）会计档案案卷的排列，一般可采用：年度类别  排列，或是类别年度排列法。我们一般采用是：类别年度排列，就是将会计凭证、账薄、报告及其他类分开，在再每一类中按年度分开，年度中再分保管期限，永久的排在前面，短期的排在后面。如：   凭证  永久、15年 账薄  25年、15年 报表  永久、10年、5年 （2）会计档案的编号，一般根据案卷排列的方法，选用按类别年度大流水号。固定好案卷的位置后，用铅笔在封面档案号栏填写排列的卷号，然后用蓝口取纸填上卷号贴在案卷的脊背上。口取纸的填写方法是：待添加的隐藏文字内容3     凭证          账、表   年代   卷号 卷号期限 （3）卷皮的填写：凭 证- 直接入盒，只填写全宗名称和保管期限。账薄、报表- 全宗名称、类别、页、件、年代、保管期限和案卷名称。会计档案的档号，包括，全宗号、目录号、案卷号、页号。（4）编制检索工具：凭证、账薄、报表要各编制一本目录。目录号的编制，是按保管期限结合时间顺序排列，同一保管期限的目录号不能重复，案卷号和页号也不能出现重号。