西安光机所因公出国境手续办理流程.docx

西安光机所因公出国（境）手续办理流程为保证科研人员顺利、按时进行出访，建议因公出国办理至少提前1个半月（美国至少提前3个月）进行。一、任务审核：确定出访任务,拿到邀请函后，在所网站综合科研处“文件下载”里面，下载因公临时出国（境）任务及预算审批意见表，正反面打印。按照表格设置填写相关内容，并按顺序找相关职能部门进行审核：所在部门一一保密办一一综合科研处（需携带出访邀请函复印件）财资处。二、事前公示：将以上部门审核完的因公临时出国（境）任务及预算审批意见表交至人教处进行出国事前公示（公示期不少于5个工作日），同时发送电子版因公临时出国（境）任务及预算审批意见表至。公示期结束后若有异议，暂停办理因公出国手续，处理异议;若无异议，人教处进行出国人员备案，同时将人教处签完字的因公临时出国（境）任务及预算审批意见表返回至综合科研处。三、申请批件：ARP国际合作模块一一出访交流一一申请填报一一新建，同时附件上传邀请函电子版（PDF格式），填写完成提交至部门领导审批，部门领导审批同意后提交至综合科研处国际合作主管审核，国际合作主管提交至综合科研处领导及主管所领导审批，审批同意后报院国际合作局，待院批复后（一般1周以内），在综合处领取批件原件两份（两份原件分别用于办理护照及签证）。四、政审：携带批件原件至人教处进行政审。五、办理护照、签证：办理因公护照所需材料见所网站综合科研处“文件下载”处办理因公护照所需材料，按要求准备好材料交至综合科研处审核，国际合作主管审核后将材料邮寄至院国际合作局（也可申请人自送），护照办理时间一般2周左右。待护照办理后，自行登录中国科学院国际合作局网站（）一一护照签证（网页左下角）一一查看“各国和地区入境手续所需材料名录”一一下载出访国家签证材料压缩包，严格按要求及压缩包里的格式模板准备签证材料，签证材料准备好后交至综合科研处国际合作主管审核,国际合作主管审核后将材料邮寄至院国际合作局，签证办理时间一般2周左右（美国签证时间较长）。院国际合作局最终将办理好的护照及签证邮寄返回至所综合科研处。（备注：如需介绍信请在所网站综合科研处“文件下载”里面下载模板，如需经济担保，请前往至综合科研处外事主管开具。）六、行前保密提醒：在保密办进行出国前保密提醒并填写相关保密审批表格。七、领取护照：出访人员在临出发一周之内方可在综合科研处领取护照。出国期间严格按照批件所批的时间和路线进行出访,严禁擅自在外延长时间、更改路线或增加出访国家/地区。八、交还护照：须在批件批复的抵达国内日期7天之内将因公护照交还至综合科研处。（特别提示：未及时交还护照者，将拉低研究所信息化评估的分数，请务必及时交还）九、事后公示、报销：在所网站综合科研处“文件下载”下载因公临时出国（境）访问总结及报销核算表填写回国总结及经费核销，将财资处审核后因公临时出国（境）访问总结及报销核算表交至人教处进行回国事后公示（公示期不少于5个工作日），同时发送电子版因公临时出国（境）访问总结及报销核算表至。公示期结束后若有异议，暂停办理报销手续，处理异议；公示无异议后将人教处签完字的因公临时出国（境）访问总结及报销核算表交至综合科研处盖章，再将盖好章的因公临时出国（境）访问总结及报销核算表复印件交至财资处完成报销，原件留综合科研处备案。