XX大超门店订货流程.doc

文档信息*文件名称华润万家大超门店订货流程（非生鲜）（华北）*文件编号*文件属性营运、商品/供应链、指引、技能知识*关联文件文件密级机密本版批复信息负责人日期意见*拟制樊春程2012-9*签发文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明樊春程(2012)李晓丽、秦玥(2011)文件说明*目的规范门店订货操作，通过对商品订单的有效管理和控制，提高门店订货效率，保证订货准确性，减少商品的积压、断货，保证充足的商品供应和合理的商品库存。*适用范围华润万家大超华北区门店的经销类非生鲜类商品的订货操作。*流程结构分“自动订货”、“手工订货”、“DM订货”三个子流程，与华润万家大超门店收货流程（非生鲜）相衔接。名词解释商品部 续订由商品部向供应商订货，商品部续订的商品，系统限制门店不能订货。门店续订由门店负责向供应商订货，门店续订的商品，商品部也可订货，二者同时订货时，门店申请的订货失败。订货冲突门店对门店续订商品订货时，在当天商品部已对同一商品进行下单，门店的订货数据失败，此订货失败的原因则为“订货冲突”。自动订货根据业务系统出具的订货建议进行订货，由门店商品部经理负责确认订货数据，完成订单审核。手工订货自动订货以外的补充订货方式 ，需门店商品部填写手工订单申请表，适用于不参与自动订货的商品及由于各种原因需要补充订货和紧急订货的商品。直送订单供应商将商品直接送到门店。直通订单供应商将商品送到物流部，物流部立即将商品分发到各门店，该商品不会停留在物流部。配送订单供应商根据订货单将商品先送到物流部存储，物流部根据各门店的订货需求将商品送到各要货门店。一般配送商品在物流部需要上架存储。集 单门店每天可多次订货，系统每天两次(14:00和21:00）对配送方式为直送和直通订单汇总订货数据，形成订货通知单。注：*项为必填项流程规则1 商品订货分为商品部续订和门店续订两种形式：1.1 “商品部续订”的商品由商品部进行订货,范围一般为：烟酒等高价值商品，结算帐期小于7天，价格波动较大且快速周转的商品。 “门店续订”的商品由门店进行订货，门店商品部经理每天根据系统提供的补货建议维护，结合门店实际订货需求对系统建议的“拟补数”进行修改并完成订单审核操作。 门店只能对“门店续订”的商品进行订货，商品部可以对所有 “门店续订”及“商品部续订”的商品进行订货，但除新品订单、免费货（零成本）订单、季节性商品首单、自采商品订单、一次性商品订单，新店首批订单和DM首批订单、报纸刊商品首批订单商品部可以自行发放外，如商品部需要对其他类商品有订货需求时，商品部需以协办单的形式与营运管理部沟通。2 在商品部DM商品首单下发后，门店商品部按照DM订货时间要求可以在系统中进行订货，DM商品档期内续订可在商品出单日进行订货。对于有特殊陈列需求（如堆端、展架）商品可在开始执行特殊陈列前设定特殊陈列量并进行商品订货。3 “配比订单”（如原品的零成本搭赠）在录入时需在相应商品备注栏注明“赠原品及数量”，如“赠原品180袋”。4 新品在进店一个工作日后，门店商品部经理维护自动补货参数，使此商品参与自动补货。5 自动补货系统将以“定期结合定量”的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于安全库存， 即产生建议订货量。建议订货数量商店可随排面数量和最小陈列量的调整而改变；目标库存按促销商 品和非促销商品分别计算。6 对于特殊商品，系统不提供订货建议，包括：日配商品、带货安装商品、冻结商品。7 商品状态为暂时冻结、冻结、停止销售、清理中、已清理的商品，系统不允许录入订货申请。8 商品的订货方式分为直送订货、直通订货、配送订货三种。直送订货指门店直接向供应商下发订单，供应商接收到订单后直接将商品送至门店。直通订货指门店直接向供应商下发订单，供应商将商品送至物流部，物流部根据各店订货进行分 配后将商品配送至门店。配送订货指门店向物流部下发订单，物流部根据门店订货需求进行配货后将商品配送至门店。 9 直送订单及直通订单参与集单，集单时间为每日14:00及21：00，配送订单参与物流部集单，集单后直送及直通订单系统动生成订货通知单，配送订单系统生成配送通知单。10 手工订货需填写手工订单申请表，其中紧急订货需在手工订货申请表上注明“急补”（急补订单在制作订货通知单当日开始计算，有效期3天）。手工订货商品参与集单，但紧急订货商品不参与集单,在手工订货前，如商品部已对此商品进行订货，则门店订货失败。11 各类型手工订单使用范围普通手工订单：不参与自动补货商品、因系统问题未出单商品、堆端商品首次订单、总部自动补货门店“系统零建议”商品急补手工订单：团购销售商品、其他因紧急销售需订货商品12 自动补货时商品按照大类进行订货，不同大类的商品需分开进行订货。参与集单的大类集单后系统自动生成订货通知单，不参与集单的大类订货审核完成后系统自动生成订货通知单。13 下订单时需考虑的因素：节假日期间的订货量要相应增大。季节性的商品，根据商品的淡季、旺季调整订货数量。 促销商品在促销期进货量要相应增大；促销期结束前，是否需要压货，尤其是一些销售情况很好 的商品。易团购的商品或团购比较频繁的时期。供应商起订量的限制。单品最小订单量限制。商品保质期限制。该供应商的送货时间：本地供应商一般应在2-3天内到货，外地供应商一般在7天内到货。特 殊情况由供应商提前与商店联系。单品是否需要备注(残损、返厂、色号、型号等)。14 商品订单为一次性订单，对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行关闭。15 门店如因特殊原因需修改供应商出单日，门店商品部经理统计需修改出单日的供应商明细，直送订货以邮件形式传相关商品部经理，商品部经理填写相关单据交支持部进行系统修改，直通订货商店应在每月5日上报营运管理部，营运管理部在三个工作日内征求各门店意见后进行审核并发送物流续订部，物流续订部同意后进行修改，配送订货商店不能修改出单日。16 订单完成时间：自动补货订单：总部自动补货门店商品部每日11：00前完成“修改自动补货量信息”上报工作，非总部自动补货门店商品部每日订单制作时间为9：00-11：30。 非自动补货订单：门店商品部需于每日第一次集单前完成订单申请表录入及系统审核；DM商品门店订单制作须经门店主管店副总以上人员审核才能生效，时间为开刊前第9日中午12：00前；急补单无时间限制。流程涉及部门及人员职责1 门店收货部单据组文员：负责手工订单的录入、审核、打印、传真、存档。2 门店商品部经理：负责自动补货订单及DM订单的制作、保存、审核及跟踪；负责手工订单的申请；负责订单关闭的申请；负责向商品部、物流部申请供应商出单日的修改申请；负责向商品部和物流部反馈续订商品订货异常情况；对于订货建议数量异常的商品，进行参数的修改。3 营运管理部：负责门店直送订单的关闭及门店对直通订货出单日修改审核工作。4 店副总经理：负责门店商品部手工订单及紧急配送申请单的审核并签字。5 商品部：负责商品部续订商品的订单制作及跟踪；负责直送供应商出单日修改的审批上报；负责商品部订单关闭的申请。6 商品支持部：负责商品部续订商品订单的录入、审核、打印、传真、存档、关闭。负责直送供应商出单日的修改，每日跟进前一天由于默认供应商错误导致的订货失败明细。7 物流续订部：每日将物流部订货失败明细和库存不足原因及处理办法以邮件通知各门店；接收商店紧急送货申请单；对直通供应商出单日的审核及修改工作。子流程1-自动订货流程流程描述1 确定订货明细1001 日结后系统自动生成当日补货建议维护（附表1-1）报表；每日早9:00门店商品部经理登陆系统界面查询补货建议维护报表。1002 每日12:00前门店商品部经理根据销售及库存情况确定商品订货数量，对系统建议的“拟补数”进行修改。门店商品部经理根据需求进行单品备注（门店商品部经理不需按照物流模式分开进行订货，门店订货数据上传系统，系统自动判断物流模式）。1003 2 系统订单审核1003 门店商品部经理对确认订货数量的订单进行保存并完成订单审核。3 单据传递1004A 每日14:00、21：00直送和直通物流模式中参与集单大类（除冷藏、日配），系统自动集单后，系统自动生成门店补货失败报表（附表1-2），门店商品部经理查询补货失败报表，了解补货失败原因。为门店续订进行商品货源跟踪、库存控制、销售分析等提供及时、有效的参考。 补货失败原因主要包括： - 订货冲突：门店对门店续订的商品订货时，商品部在当天对同一商品进行订货，商品部订单覆盖门店订单，门店的订货数据失败，记入门店补货失败报表，原因为“订货冲突”。 - 默认供应商冻结：门店续订商品的订货数据在自动生成订单时，若相关商品的默认供应商被冻结，则无法生成订货通知单（附表1-4），订货数据失败，记入门店补货失败报表，失败原因为“默认供应商被冻结”。 - 未足起订量：订货量小于供应商最小起订量或小于供应商最小起订金额。1004B 物流部库存不能满足门店订货量时，物流部系统产生补货失败报表，物流续订部每日将此明细和库存不足原因及处理办法以邮件通知各门店。1005A 门店商品部经理跟进不足起订量导致的订货失败。每日订单审核完成后,系统自动将订单修改情况记入补货修改率查询报表（附表1-3），门店商品部经理查询补货修改率查询报表，对订货数量修改原因进行分析，根据需要确定需修改的自动订货参数。1005B 商品支持部每日跟进前一天由于默认供应商错误导致的订货失败，做出原因分析并进行相应的修改。1006A 直送供应商集单后系统自动生成订货通知单，VSS供应商通过VSS网站接收订货通知单，供应商按照系统自动生成的预约日期准备送货；非VSS供应商由门店收货部文员每天早9:00前在系统订货通知单查询模块中查询前一天下发的非VSS供应商订单，并打印订货通知单传真至供应商处，供应商按照系统自动生成的预约日期准备送货；直通供应商集单后系统自动生成订货通知单，VSS供应商通过VSS网站接收订货通知单，供应商准备送货，同时物流部在系统中接收直通商品订货通知单。1006B 配送模式的商品参与物流部的集单，系统生成配送通知单，物流部接收配送通知单后按照配送通知单商品需求进行配货，按照配送到货时间将商品配送到门店。4 表单1-1 补货建议维护（系统单据）补货建议维护日期： 部门名称： 子部门名称： 大类：商品名称在途入库量在途出库量当前库存最小陈列补货规格商品编码拟补件数拟补数昨日销量前7天日均销量DMS库存天数供应商号补货人： 门店商品部经理： 库存审计：1-2 补货失败报表 （系统表单）补货失败报表查询打印日期：门店编码门店名称商品编码商品名称大类编码小类编码参考单号申请日期写入日期申请数量审核数量物流模式续订标识补货失败原因1-3 补货修改率查询报表（系统单据）补货修改率查询报表打印日期：日期大类编码大类名称门店编码门店名称出单SKU数修改SKU数修改率1-4 订货通知单（系统单据）订货通知单单据编号： 审批单号： 补货方式： 有效期：门店编码： 供应商编码： 订货类型：大类编码： 结算方式： 传真号码：订货日期： 计划送货时间： 预约送货时间：商品类型： 急 物流模式： 备注：商品编码商品条码商品名称销售规格销售单位数量进价订货金额商品状态试销？备注制单人： 业务员： 审核人：子流程2-手工订货流程流程描述1 确定订货数据2001 门店商品部经理查看系统库存，结合实物库存确定需订货明细,填写手工订单申请表（附表2-1）。- 手工订货：商品出单日因系统问题未出单的商品，如确实需要订货的，由各门店商品部经理查看库存，结合实物存货及销售情况，确定需要订货的商品数量，填写订单申请表并注明订货原因。- 紧急订货：团购或门店商品紧缺情况下，各门店商品部经理查看系统库存，结合实物库存，确定需订货数量，填写订单申请表并注明订货原因记“急补”字样。2 数据确认2002 门店商品部主管店副总经理对各门店商品部的手工订单申请表进行审批。2003 门店商品部经理将经店副总经理审批后的手工订单申请表交门店收货部文员处，门店收货部文员根据手工订单申请表完成订单录入及审核。3 单据传递2004A 配送商品订货：门店收货部文员根据门店商品部经理提供的手工订单申请表制作紧急送货申请单（表单2-2）并发邮件至物流续订部申请分货，邮件主题为“XX店配送紧急订货申请”，并以附件形式附加经店副总经理审核签字后的紧急送货申请单，物流部接收紧急送货申请单后按照紧急送货申请单商品需求进行配货，按照配送到货时间将商品配送到门店。2004B 直送及直通手工订货，门店收货部文员在系统补货申请单界面录入订单申请表并完成系统审核。审核完成后，直送和直通物流模式中需集单的大类订单审核完成后系统自动进行集单，集单后系统立即生成订货通知单；不需集单大类（冷藏、日配）订单审核完成后系统立即生成订货通知单。A直送商品生成订货通知单后，VSS供应商通过VSS网站接收订货通知单并准备送货；非VSS供应商由门店收货部文员每天早9:00前在系统订货通知单查询界面查询前一天下发的非VSS供应商订单，文员打印订货通知单并传真至供应商处，供应商按照系统自动生成的预约日期准备送货。B直通商品生成订货通知单后，VSS供应商通过VSS网站接收订单，供应商按照系统自动生成的预约日期准备送货，同时物流部在系统中接收直通商品的订货通知单。2004C急补手工订货申请：订货状态商品后核请请单按照接装商品、冻结商品、负库存直送商品：门店收货部文员根据订单申请表在系统补货申请单模块进行订单录入，并勾选“急补”审核后，系统不集单直接生成订货通知单。VSS供应商通过VSS网站接收订货通知单，供应商准备送货；非VSS供应商由门店收货部文员在系统订货通知单查询模块中查询供应商订单，并打印一联订货通知单传真至供应商处，供应商准备送货。直通商品：门店收货部文员根据订单申请表在系统补货申请单模块进行订单录入，并勾选“急补”审核后，系统不集单直接生成订货通知单。VSS供应商通过VSS网站 接收订货通知单并准备送货；同时物流部在系统中接收直通商品订货通知单。4 表单2-1 订货申请表（手工表单） 店订单申请表订货单号： 大类： 订货类型： 是否传真： 供应商名称： 商品部： 供应商号： 到货日期： 订货日期： 结算方式： 商品编码商品 名称规格单位进价（元）售价（元）可用量前八周周平均销量订货数量备注备注：1、订单类型：经销（C）代销（G） 2、单位栏填写销售单位 3、结算方式：用中文填写付款结算方式并注明票期代码 4、可用量为实际库存量与已订货资料中订单（调拨、在途）数量之和申请人： 录入： 核准： 门店商品部经理： 门店店副总经理签字： 此单据保存年限为6个月2-2 紧急送货申请单（手工单据）紧急送货申请单供应商号大类商品编码商品名称订货规格DMS现有库存订货数量到货日期订货原因：1、 DM订货；2、 团购；3、 CI订货；4、 重点促销商品；5、 其它备注（联系人及电话）申请人： 店副总经理：此单据保留年限为6个月子流程3-DM商品订货流程描述1 查询订货明细3001 DM档期执行前第9天，门店商品部经理进入系统特殊商品档期清单汇总（表单3-1）界面按照档期编号查询DM商品明细。2 确定订货数量3002 门店商品部经理根据商品部下发的首单数量，预估销售、当前库存及DM陈列要求等情况确定DM商品中需增补的订货数量，修改系统建议的订货量。3 订单保存及审核3003 门店商品部经理对确定订货数量的订单进行保存并上报主管店副总以上人员进行系统审核完成订货。4 表单3-1 特殊商品档期清单汇总（系统单据）特殊商品档期清单汇总 打印日期：处理状态特殊商品档期编码区域门店编码开始日期结束日期商品编码商品条码商品名称原进价原售价原毛利率促销进价促销售价现毛利率件装数首次订货量小类小类名称商品状态供应商供应商名称结算方式物流模式续订标志