电梯公司程序文件汇编(齐全版).docx

* 电梯有限公司程序文件汇编文件编号： Q/YJDT CXHB -20132013-01-01 批准2013-01-3 实施* 电梯有限公司1目录编号文件名页码Q/YJDT CX 01-2013文件控制程序 ,1Q/YJDT CX 02-2013记录控制程序 ,7Q/YJDT CX 03-2013用户满意控制程序 ,11Q/YJDT CX 04-2013合同评审控制程序 ,15Q/YJDT CX 05-2013设计改造控制程序 ,27Q/YJDT CX 06-2013材料采购控制程序 ,23Q/YJDT CX 07-2013电梯安装维修改造程序 ,39Q/YJDT CX 08-2013焊接控制程序 ,43Q/YJDT CX 09-2013电梯的检验与试验控制程序 ,46Q/YJDT CX 10-2013设备和检验与试验装置控制程序 ,51Q/YJDT CX 11-2013不合格品控制程序 ,58Q/YJDT CX 12-2013质量改进与服务控制程序目标控制程序 ,62Q/YJDT CX 13-2013人力员培训及管理控制程序 ,67Q/YJDT CX 14-2013执行特种设备许可制度控制程序 ,71Q/YJDT CX 15-2013内部审核控制程序 ,76Q/YJDT CX 16-2013管理评审控制程序 ,81Q/YJDT CX 17-2013质量目标控制程序 ,87Q/YJDT CX 18-2013预防措施控制程序 ,89Q/YJDT CX 19-2013产品安装质量验收程序 ,942*电梯有限公司文件控制程序文件编号： Q/YJDT CX 01-2013编制：*审核：*批准：*2013-01-01 批准2013-01-03 实施*电梯有限公司31、目的对与质量体系有关的文件进行控制，确保质量管理体系在运行中所使用的文件均为有效版本。2、适用范围适用于与质量管理体系有关的所有文件和资料。文件和资料可以是任何媒体形式。3、职责3.1 总经理负责质量保证手册的批准。3.2 总经理负责质量保证手册的审核和程序文件及其支持性文件的批准。3.3 公司办公室负责上级有关部门发送的与质量体系有关的文件的管理及公司级质量文件的归档。3.4 各部门负责本部门使用的质量管理体系有关文件的控制。3.5 各部门负责本部门自用文件的编制和使用保管。部门负责人负责本部门的文件批准3.6 办公室负责归档文件的管理。4、工作程序4.1 文件的编号4.1.1 办公室对质量保证手册程序文件及支持文件进行编号标识。a.质量保证手册编号：4Q / Y JD TSC××××发布年号质量手册企业代号 (用汉语拼音字母表示 )企业级b.程序文件编号：Q/ YJDT CX ××××××文件发布年号文件序号 (用 01、02、03 表示 )程序文件企业代号 (用汉语拼音字母表示 )企业级c.工艺文件编号：Q/ YJDT GY ××××××文件发布年号文件序号 (用 01、02、03 表示 )工艺文件企业代号 (用汉语拼音字母表示 )企业级d.外来文件编号：Q/ YJDT WL××××××文件发布年号文件序号外来文件企业代号 (用汉语拼音字母表示 )企业级e.管理文件编号：5Q/ YJDT GL ××××××文件发布年号文件序号 (用 01、02、03 表示 )管理性文件企业代号 (用汉语拼音字母表示 )企业级4.2 文件的编写、审批4.2.1质量保证手册和程序文件及其支持性文件由办公室组织编写。质量保证手册 经质量保证工程师审核后报总经理批准， 程序文件及其支持性文件由总经理批准。4.2.2 职能部门编制的质量文件由各职能部门审核后，报主管经理批准。4.2.3 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。4.3 文件的发放4.3.1 发放范围的确定a公司级质量文件的发放范围由总经理确定。b职能部门编制的质量文件发放范围由办公室主任确定。c技术文件发放范围由技术负责人确定。4.3.2 发放a文件发放前，发文部门应对文件的有效批准进行确认。b文件发放时， 发文部门和收文部门均应填写 “文件收发记录”。c受控质量保证手册 ，程序文件发放应加盖红色“受控”印章，并编写受控编码。d. 提供给客户的质量文件不加盖“受控”印章，不进行更改控6制，但提供文件的质量部门应做好发文登记。e、公司办公室负责将公司级质量文件原稿归档。4.4 文件的使用的管理4.4.1 各部门应正确使用受控文件，不得在文件上乱涂乱画，不得私自外借、复印或带出公司。4.4.2 对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损失的旧文件到发文部门换取新文件，新文件仍沿用原编号。4.4.3 若文件使用人将受控文件丢失，使用人应申请补发，并报总经理批准发文部门在补发文件时应施以新的编号，并在“文件收发记录”上注明丢失的文件编号作废。4.4.4 借阅文件时，须经文件所在部门的负责人批准。借阅者在规定日期内归还文件，逾期不还者文件管理员有权将文件收回。4.5 文件的修改、回收a) 质量管理体系文件的更改，由办公室组织实施填写“文件更改通知单”经总经理（或质量保证工程师）批准后实施；b) 其他文件的更改，由相应部门填写“文件更改通知单” ，经原审核人员审批。 若指定其他人员审批时， 应获得审批所需依据的有关背景资料；c) 文件更改时，要按规定做好记录，保存更改单，使用时收回相应作废文件，确保使用的文件为有效版本；d) 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更7改单”中注明。4.5 文件的保存及作废a) 与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方；b) 质量管理体系文件、管理文件及其“文件发放清单”由办公室统一保存，并设专人负责保存，以方便存取和查阅；c) 管理类作废文件由办公室收集，按规定统一销毁；d) 损坏和作废文件加盖注明日期的“作废”印章，由发文部门按“文件收发记录”收回并记录，与有效受控文件隔离保存；e)作废留用的文件，应办理手续，加盖“作废保存”标识，并单独存放；f) 需销毁的文件列出清单，报上级主管领导批准方向进行销毁。4.6 外来文件的控制4.6.1 公司办公室负责接受和传递外来文件。并催办文件的执行，完成后交办公室集中保管。4.6.2 办公室应建立外来文件有效版本清单，确保现行使用的外来文件为有效版本。4.6.3 办公室按文件发放的规定控制外来文件的分发。4.6.4 对作废的外来文件，按文件的作废管理规定处理。相关记录：JL0302文件发放、回收登记表JL0303文件借阅、复印登记表8*电梯有限公司记录控制程序文件编号： Q/YJDT CX 02-2013编制： *审核： *批准：许朝阳2013-01-01 批准2013-01-03 实施*电梯有限公司91、目的为产品符合要求及为质量管理体系有效运行提供客观证据，为质量追溯和分析提供信息。2、适用范围适用于涉及产品形成全过程和质量管理体系运行的各种记录管理。3、职责3.1 公司办公室负责内部审核、管理评审记录的管理。3.2 各部门负责本部门各种质量记录、计量记录的管理并监督公司质量记录的有效性。3.3 各部门均设兼职质量记录员，负责本部门质量记录。4、工作程序4.1 记录的标识4.1.1 公司的质量记录标识如下JL- ×× - ××质量记录序号与 TSG Z0004-2007标准相对应的章节号质量记录代号4.2 对质量记录的要求4.2.1 填写质量记录时，记录内容应与栏目标题相一致。4.2.2 记录要及时，即在质量活动过程中或完成后立即进行。4.2.3 记录要真实、详尽、字迹清楚，不得随意涂改。104.2.4 如发现记录错误需更改时，应采用“划改”方式，即用笔划掉记错的内容，将正确的内容补写有原位置的后方或上方或下方。不得采用涂改方式更正。 以数据方式表示的质量记录需更改时，更改人要签名。4.2.5 采用数据表达方式的质量记录，应按要求填写具体数据或数据范围。4.3 记录和贮存4.3.1 记录应贮存于适宜的环境中，防止损坏和丢失。4.3.2 记录的贮存，应便于检索。4.4 记录的检索一般不准将记录带离保管场所。确需将记录带离保管场所， 需征得保管员的同意，并在“借阅登记本”上登记。4.5 记录的保管4.5.1 记录在整个传递过程中应得到妥善的保管。4.5.2 记录保管员应对质量记录进行管理。按月或季或年对记录进行收集、分类、归档进行标识。4.5.3 记录保管员应按规定期限催还直至收回借阅记录。4.6 记录的处理4.6.1 根据记录的实用价值，公司应规定记录的保存期限，各部门应按规定的期限对本部门所管记录进行保存和处置，对到期的记录应经质量部门领导审核并报主管领导批准可进行销毁。4.6.2 记录保管员应填写“记录销毁清单”并由有关人员签字。11相关记录：JL0301质量记录表格清单12*电梯有限公司用户满意控制程序文件编号： Q/YJDT CX 03-2013编制： *审核： *批准：许朝阳2013-01-01 批准2013-01-03 实施*电梯有限公司1、目的13追求顾客满意是公司建立和实施质量管理体系的目标。是对质量管理体系的业绩进行评价的一个重要依据。2、适用范围本控制程序适用于公司所有产品。3、职责3.1 公司总经理在实施质量管理时，应以增强顾客满意为目的。3.2 营销部门负责收集用户质量反馈意见，用户申诉，并详细准确地做好记录。3.3 办公室和技术维保部负责对用户进行调查( 或抽样调查 ) ，发送顾客满意调查表及有关产品使用情况的所有质量信息的收集。并对上述质量信息进行综合分析，编写综合分析报告。4、工作程序4.1 获取顾客满意 ( 或不满意 ) 信息种类：顾客对产品质量和服务的意见、用户投诉、顾客满意度调查等。4.2 收集信息的手段：召开用户座谈会、走访用户作产品质量调查、满意度调查及收集媒体消息。 收集有关信息的方法可采用定期和随机方式进行。如：可定期召开用户座谈会；随机抽样进行问卷调查。 4.2.1 用户座谈会：公司每年至少召开二次用户座谈会，公司总经理或技术总负责人参加。营销部门组织技术、质量、生产、供应等有关部门参加。会议应准备充分，主题明确。4.2.2 公司根据年度用户调查计划或必要时质量部门组织进行走访用户活动。4.2.3 顾客满意调查。公司质量部门编制顾客满意度调查表，并发送14到用户。满意度调查表内容包装：a售前服务权数 5b施工进度权数 5c施工管理权数 3d安全管理权数 5e施工人员技术水平权数 5f 环境 ( 含施工噪音 )权数 5g施工质量权数 15h施工人员态度权数 5I 维修的及时性权数 10j.产品性能权数 30k产品价格权数 124.3 汇总和分析：每年管理评审前营销部应将所收集的质量信息进行汇总并进行分析。4.3.1 公司产品由于质量问题而造成人身伤亡事故或被媒体所披露，则判顾客满意度为零。4.3.2 顾客投诉率可用排列图进行分析。4.3.3 产品故障原因可用因果图进行分析。4.3.4 顾客满意度调查表应采用加权法进行计算。对于调查表中所显示的顾客不满意应采用排列图进行分析。4.3.5 对综合分析结果，项目部应作出分析报告，报告中应特别注意15对“关键少数”描述及外部故障成本分析。5、归档分析报告完成后， 由质量保证工程师审批，报公司总经理。办公室应将分析报告及原始资料归档管理。6、用户满意调查分析报告应作为公司管理评审的输入。相关记录：JL-15-01用户满意度调查表JL-15-02质量信息反馈单16*电梯有限公司合同评审控制程序文件编号： Q/YJDT CX 04-2013编制： *审核： *批准：许朝阳2013-01-01 批准2013-01-03 实施*电梯有限公司1. 目的1.1 为加强产品销售过程管理，提高项目操作能力，增大项目签约17成功率而制定。1.2 通过对产品销售及安装合同的洽谈、签订、初审、传递、修改、更改、归档全过程进行控制和管理，消除双方在供需要求上的差异，确保合同的全面履行。1.3 确保产品合同生效后，在履行中始终处于受控状态。2. 适用范围2.1 本标准规定了产品销售及安装合同的签订、初审、发改、更改、归档全过程管理的方法和要求。同时也规定了公司营销部在销售工作中各个环节的管理方法和要求。2.2 本标准适用于公司营销部以电梯厂家名义洽谈和签订的各种产品销售及安装合同的全过程管理。3. 术语、符号、代号3.1 合同初审：公司为满足合同要求而对合同所作的初步的评审，并形成文件的过程。3.2 标准产品合同： 产品技术参数规范， 交货要求正常的订货合同。3.3 非标准产品合同：技术规格、土建尺寸等非标，价格或交货要求特殊的订货合同。3.4 重点合同：国家重点工程项目和投标项目的订货合同。4. 产品销售、安装合同签订程序4.1 签订产品合同的原则4.1.1 产品合同内容符合国家法律政策规定。4.1.2 坚持平等互利 , 协商一致的原则。184.1.3 签订合同双方代表均有法人委托人资格。4.1.4 双方对合同内容 , 包括产品技术性能、品种、规格、数量、质量、交货期、交货方式及条件、价格、支付方式条件、责任等的理解和认识已经统一。4.1.5 销售产品属于电梯厂家可供货产品范围4.2 产品销售计划4.2.1 项目预报4.2.1.1 公司销售员随时将新的项目的“ 项目情况预报 / 跟踪表”上报公司营销部主管人员。4.2.1.2 公司营销部主管人员根据上述报表进行校对后，编制项目总的汇总表“项目预报/ 跟踪汇总表”，并报公司总经理审核。审核通过后由主管人员将上述资料输入电脑系统。4.2.2 项目整理4.2.2.1 由公司营销部主管人员根据“项目预报/ 跟踪汇总表”和“项目情况预报/ 跟踪表”向项目预报单位和个人了解核实预报项目的详细情况和将项目按近期、中期、远期初步分类。近期：三个月以内签约；中期：三个月以上半年以内签约；远期：半年以上一年以内签约；4.2.3 项目分配4.2.3.1 由公司总经理根据“项目情况预报/跟踪表”，在每周公司销售例会上将汇总表中近期、中期项目分配至业务员。各业务员根据19所分配的项目建立各自的销售跟踪台帐及每个项目详细的情况报告。4.2.3.2 远期项目一般不做分配。4.2.4 项目跟踪4.2.4.1 公司业务员每月25 日将近期、中期跟踪项目的“项目预报/跟踪汇总表”和“项目情况预报/ 跟踪表”上报电梯厂家对口业务员。4.2.4.2 近期、中期项目原则上由公司业务员跟踪，填写项目详细情况报告。并及时将项目最新动态汇报公司总经理，以便制定切实可行的销售策略。4.2.4.3 远期项目原则上由公司专人进行定期跟踪，并由公司业务员根据需要进行支援，由公司专人填写项目详细情况报告，其目的便于公司人员随时掌握项目动态和及时督促公司专人进行项目跟踪。4.3 业务洽谈 5.3.1产品性能、技术参数等业务员向用户提供产品样本，并详尽进行技术交底，介绍产品性能结构、功能选择等, 并根据用户要求提出选购建议。业务员遇到疑难问题时，可请公司有关技术人员洽谈，必要时还可请求电梯厂家技术支援。4.3.2 土建图业务员须详尽审核客户提供的土建图纸资料，明确告诉其土建是否符合电梯厂家标准和技术处理范围，及选用电梯厂家产品时，土建方面可能发生的整改要求。204 3.3 交货期产品交货期的要求应符合公司规定，并根据当时实际供货能力，由双方协商确定。4.3.4 产品价格4.3.4.1 询价管理由项目预报人填写“垂直梯询价单”、“自动扶梯询价单”并交公司业务员审核签字后统一交公司询价员，由公司询价员通过电脑系统向电梯厂家报价中心询价。询价单返回后由公司询价员进分工，总经理审核后交给各项目业务员，同时由询价员将询价单汇总，编制“××年××月项目询报价汇总表”每月25 日交公司总经理。4.3.4.1 报价管理4.3.4.1.1 项目的正式报价原则上以询价为基础，由业务员根据项目具体情况给的初审手续， 初审方法参照“合同初审程序” 的规定执行。6.3.2.4 初审通过，由经办业务员将盖章生效的更改合同复印，并分送公司综合办公室、财务部，完成后寄给电梯厂家对口业务员。出，如无法判断，则报公司总经理商定后制定。4.3.4.1.2 如有特殊原因，公司业务员提出跌价时，应将跌价原因和对手情况分析以及整个项目情况形成书面资料，并填写“产品销售跌价申请书 ”报公司总经理批准。4.3.4.1.3 在项目洽谈中涉及的所有未列入公司标准合同中的条款均视作特殊条款，业务员在谈判中应加大攻关力度，尽量避免特殊条款的出现。如业主实在无法达成一致，业务员应填写“特殊条款审21批单”报公司总经理批准后实施。4.3.4.1.4 由项目预报人按公司报价书格式统一制作，并交公司业务员签字审核，由公司询价员登记盖章后返回。公司询价员将报价结果汇总，编制“××年××月项目询报价汇总表”每月25 日交公司总经理。4.3.5 用户资信业务员应要求客户提供完整的法人名称和法定地址以及准确的银行帐户帐号，了解和掌握客户的资信和履约能力。当客户资信不明或了解困难时，业务员应及时与公司企管部联系，由法律事务主管负责查询。4.3.6 合同中涉及到的其它内容的洽谈，供需双方均应取得一致的意见。4.4 非标合同会签4.4.1 当客户对产品的性能和技术参数提出特殊要求时，业务员填制“非标电梯会签单” 。并及时寄给公司对口的地区业务员，业务员根据公司反馈回来的审核意见决定是否承接非标合同。4.4.2当客户要求提早供货或虽要求按正常期限交货，但超过实际供货能力时，业务员以“短交货合同确认单”发往公司对口业务办理。4.5 需方合同文本的审核4.5.1 当客户提出使用需方合同文本时，业务员以公司的标准合同文本的条款为依据进行对照、分析。224.5.2 如果条款相符，即可使用需方合同，如果条款差异较大，部分内容不易接受时，业务员应请示公司经理审批。4.5.3 业务员按审批结论处理。4.6 标书会审4.6.1 业务员接到标书后立即按需方合同文本的审核程序（本程序5.5 ）对标书的要求，合同条款及技术要求进行分析研究和处理。4.6.2 业务员根据审批结论，对标书进行编制或填报，或向招标人提出弃盘。标书的编制或填报必须在投标截止日期之前完成。4.7 签订合同的要求4.7.1 使用公司规范化的合同文本；如客户坚持使用他们的文本应根据（本程序5.5 ）规定执行。4.7.2 合同文本规定填写的内容须完整、正确、清晰；4.7.3 文字准确、严密，书写工整；4.7.4 合同文字更改，须盖更改章并由双方代表签字。4.8 合同草签4.8.1 双方对洽谈事项取得一致认识， 同时执行本程序 “5.1 ”及“5.2 ”条。4.8.2 产品供货合同、产品安装合同各一式五份，全部交客户盖章。4.8.3 业务员草签合同后，当即开具预付款收据一式四联，第一联自留，第二联交需方，第三、四联寄公司财会部。4.8.4 对于非标准合同，需方合同文本及投标合同，业务员根据电梯厂家各部门的意见， 在确保满足用户提出各项要求的条件下，与需方23草签产品合同及开出预付款收据。5.合同评审程序5.1 业务员在完成合同草签后二天内将盖章合同及用户土建资料一起送交评审员进行合同评审。5.2 产品合同的评审由分公司专职人员兼任。5.3 评审员在收到合同资料之后，填制产品合同评审表，按表内容进行评审。5.3.1 对标准合同的评审评审合格的，评审员将产品合同评审表附在被评审的合同后面归档；评审不合格的， 评审员在产品合同评审表 上注明存在的问题，附合同资料一起还给业务员整改。业务员整改后， 将合同评审表再递交初审员重新评审。5.3.2 对非标准合同的评审业务员将合同与公司返回来的“非标电梯会签单”、“短交货合同确认书” 降价申请书等一起交评审员，初审员按“标准合同的评审”程序进行评审。6 产品合同的发放及整改控制程序6.1 初审通过后合同的发放控制6.1.1 对引进技术产品初审通过后二天内，业务员将合同副本及用户土建资料交营业设计人员进行营业设计及填写IDS 表；对交货周期较紧或非标产品、 重点工程的合同， 业务员在交办营业设计时应特别注明，以便引起营业设计人员特别注意。营业设计及 IDS 表完成后，经电梯厂家营业设计人员审核后，公24司营业设计员将营业设计图、IDS 表及用户图纸复印留档后，将原件及合同交签定合同业务员。6.1.2 寄公司的合同、营业设计图、 IDS 表（指引进技术产品）用户土建图纸及其他相关文件由业务员填写“合同流转联系单”和“合同说明表”，一并交公司专职人员汇总登记后（“××年××月销售台帐” ）寄电梯厂家销售科对口地区业务员收。6.1.3 公司留存的合同，由公司专职人员将合同复印两份，留存合同（原件）交办公室保管，其中1 份复印件随同“××年××月销售台帐”每月定期交综合办公室并做好签收， 另 1 份由公司专职人员交签约业务员存档，“合同说明表”返回后和合同（原件）一起归档。6.1.4 给客户的合同（一份正本，一份副本）由签订业务员寄送给客户。6.2 产品合同的保管和存档营销部、综合办公室、 办公室分别负责各自产品合同及产品安装合同的保管和存档，产品销售合同及产品安装合同分别根据产品的交货年度归档成册存放于指定架内便于查阅。每个合同的用户土建资料、 营业设计图、 IDS 表用标有“××年××月产品、安装合同”字样的资料袋装好，放入指定的文件柜内。6.3 产品合同更改控制程序6.3.1 合同更改条件合同交货日期距用户提出合同更改的日期应有不少于120 天的余量，25如不足120 天，经办业务员应向公司经理报告。6.3.2 合同更改的操作程序在合同更改条件成立的前提下， 由原经办业务员负责与用户签订“合同修改书”或更改合同，原经办业务员不在可由其他业务员代办，并签署。6.3.2.1 用户提供经盖章确认的更改资料，并以书面形式提交更改原因、更改要求 , 以便顺利进行更改合同的签约。6.3.2.2 当认为允许更改签约时，应按产品合同签约程序办理。6.3.2.3 待更改合同草签文本经用户盖章返回后，由原经办业务员办理更改合同6.3.2.5 对于用户提出的修改内容，经办业务员应以“合同更改联系单”传真给电梯厂家对口业务员，在取得电梯厂家书面确认同意修改的回函后方可办理合同更改。6.3.3 更改合同登记、归档更改合同办理完毕，由业务员将更改合同正本一份，存放到原产品合同装订册中一起保存归档，并在原产品合同第一页上注明“合同更改”字样。6.4 销售合同注销控制6.4.1 销售合同注销条件a. 用户提出合同更改的要求无法成立而不得不解除合同； b. 因用户自身原因造成无法继续履约；26c. 因原定基建项目取消、 资金短缺等客观原因造成无法继续履行合同义务。由于上述原因及其它可能的原因，用户提出取消合约的要求，我方应要求对方出具书面证明， 在认为能有效说明理由， 具备注销条件的前提下，经办业务员负责办理合同注销手续。6.4.2 产品销售合同注销方法合同注销是合同更改的一种情况，其注销方法与办理合同更改的操作程序一样，采用表式相同，但还须执行以下规定；6.4.2.1 产品销售合同注销的批准程序经办业务员在确认该合同注销已不可避免时，应向公司经理报告，再由公司经理与电梯厂家有关部门联系了解掌握该合同产品已执行到什么程序、造成损失、影响等有关情况，作为注销协商的依据，投产前合同须经电梯厂家业务科长批准，投产后合同注销经电梯厂家业务科长认可，公司部经理同意，总经理批准。6.4.2.2 注销合同发放、登记、归档。合同注销后，经办业务员应以最快速度将“合同修改通知单”寄合同管理部合同管理员发放， 同时电话通知公司有关部门停止履行原定合同。注销合同（即合同更改单）应与原合同共同保存，并由经办人员在原合同正本第一页上标注“合同注销”字样，以备查询。27相关记录：JL0401合同（标书）评审记录表JL0402电梯安装合同台帐JL0403合同评审记录*电梯有限公