XX集团印章管理制度.doc

XX集团印章管理制度目录第一章 总则2第二章 容细则2第三章 管理授权7第四章 附则8附表：9第一章 总则第一条 目的为保证集团公司印章使用的合法性、严肃性和权威性，规集团公司使用印章的的行为，维护集团公司利益，特制定本管理制度。第二条 适用围本管理制度适用于XX集团各下属公司。第三条 职责集团行政管理中心负责本制度的制定修改及解释，并督导下属各公司执行。各公司行政管理部门负责本制度的具体落实执行，同时具有对本制度修改的建议权。第二章 容细则第四条 名词解释印章：本规定中所指印章是在集团公司发行或管理的文件、凭证文书等与集团公司权利义务相关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第五条 种类1、 公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。2、 公司业务专用章：代表和行使某项专业容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。3、 法人名章：刻有公司法人名字具有法人效应的法人专用章。4、 部专用章：刻有公司名称、中心名称、部门名称等只对使用的印章。第六条 印章刻制1、 各公司、部门印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写印章刻制申请表，将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请上报到集团，经董事长审核批准后，方可进行印章的刻制。2、 审批通过后的印章刻制申请表在各公司行政部备案，由行政部代表公司执行印章的刻制。3、 印章样式应根据国家有关规定制作。除专门规定外，各级公司公章、业务专用章均应采用圆形或椭圆样式，部专用章采用方形式样，字体应使用宋体字和规化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定。4、 刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理，严禁在非法定机构刻制印章。5、 印章刻制完成后行政部门应指定专人（至少两人同行）领回并交行政部门领导。填写印章启用登记表，登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部门印章存档册中存档。6、 私自刻印、伪造公司印章是触犯刑法的行为。任何人不得私自刻印、伪造公司印章，否则公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。第七条 印章保管(分为三个公章行政管理，财务章和合同章财务管理)1、 各公司公章由公司行政部专人负责保管；财务章和合同专用章由财务部人员专人保管。一些公司级重要印章如财务专用章、法人名章等，必须严格实行分开管理。2、 各部门用章由部门负责人指定专人进行保管。3、 各公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。4、 印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记簿，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三者监督下进行，并填写印章移交申请表，由双方当事人及监督人签字，原则上由本部门领导监督交接。5、 保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或指定专人临时保管，以保证工作需要。6、 印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。第八条 印章的使用1、 由使用人填写用印审批表，按照公司授权报相关领导审批后，方可用印。2、 所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。3、 严禁开具空白证明（含协议书、介绍信、合同等）。4、 对已盖印章的文件容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续。5、 印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批容相符，不得有涂改部分；要严格按照用印位置用印，不得乱盖。6、 印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。7、 印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。8、 审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。9、 各印章保管人员应建立用印登记簿，详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等容，并定期归档。10、 印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份（财务报表除外），并连同用印审批表一并归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。11、 一般不得将印章带出公司，因特殊情况确需带章外出（原则上不得超过一天），须填写印章外出使用申请表，经授权领导批准后，方可外带印章，使用完毕后应立即交回。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。12、 允许外带公章使用围：XXX13、 因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至追究法律责任。第九条 印章使用围：1、 公章：用于以企业名义对的发文、通知、生产工程计划等日常事务文书；对上级的请示、报告、各种统计报表（月报、季报、年报）等事务文书；对外的证明、函、介绍信以及经营方面需要的证件等；与他人（企业或单位）签订的与经济无关的合同。2、 合同专用章：用于本单位与其它企业或单位签订的生产经营、商务等业务方面与经济有关的合同，如购销合同。3、 财务专用章：是财务部门用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据，也可以代替发票章在发票上盖章等有关与财务有关的文件均可用财务章。4、 发票专用章：到税务机关购买发票时在发票上所使用的签章。5、 法人名章：用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫，转帐结算时使用。6、 部专用章：在以各中心、各部门等名义印发的各类对公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。第十条 印章销毁1、 各公司、各部门如因需要更换新印章，在新印章启用同时，由各公司行政部对原有印章进行销毁处理申请。2、 其他原因提请的印章废止和销毁，由印章使用部门填写印章销毁申请表，详细说明原因，报集团公司董事长审批。3、 经董事长批准后，各公司行政部下发旧印章销毁通知，并安排由两人同时进行销毁，并在行政部备案。第三章 管理授权第十一条 印章管理授权事项系统总监法务总监财务总监分管总经理行政总经理财务总经理董事长印章管理印章外带建议权审核权审核权审核权审批权-知情权印章刻制和销毁建议权审核权审核权审核权审核权审核权审批权印章使用公章建议权审核权审核权审核权审批权-知情权合同专用章建议权审核权审核权审批权-知情权财务专用章建议权-审核权审核权-审批权知情权发票专用章审核权-审核权审批权-法人名章审核权审核权审核权审核权审核权审核权审批权部专用章审批权-知情权-说明1、 释义：建议权：可向平级或上一级单位提出建议、提议的权利。审核权：对下级或平级提出的建议的核定权，有否决权，无决定权。审批权：经直接下级或平级单位审核后的意见或建议的最后批准权限，有否决权。知情权：审批人的直接上级具有先行知情权（知情而不否决），直接上级的上级有事后知情权（如统计表形式）。2、 本授权的修订权利在董事长，本授权仅适用于目前的管理架构和人员配置。3、 具有借款、请假审核/审批权限者本人借款或请假，自己不审核，直接由上级领导按照授权文件规定进行审核、审批。第四章 附则第十二条 本制度自批准之日起执行。附表：1、 印章刻制申请表2、 印章启用登记表3、 印章移交申请表4、 用印审批表5、 用印登记簿6、 印章外出使用申请表7、 印章销毁申请表1、印章刻制申请表申请单位： 申请日期： 年 月 日印章名称印章用途申请类别新刻印章（ ）更换旧印章（ ）印章种类公章（）合同章（）财务章（）发票章（）部专用章（）印章材质印章尺寸印章形状印章参照格式审批意见系统总监法务总监财务总监分管总经理行政总经理财务总经理董事长2、印章启用登记表印章名称启用日期领回日期领交人领交人1：领交人2：印模留样种类用途印章保管人：行政部门负责人：备注：3、印章移交申请表申请移交部门： 申请日期： 年 月 日移交印章原因原印章人员工作调动（）原印章管理人员离职（）原印章人员休假（）新刻印章（）其他（） 印章移交人印章接收人申请移交期限自 年 月 日 - 年月日监督人审核系统总监审核分管总经理审核备注说明：1、 双方要认真办理印章移交手续，严禁事后补办或口头移交，违者将严肃处理。2、 此表批准后，印章移交表需于移交的次日报各公司行政部备案。4、用印审批表申请部门： 申请人： 申请日期： 年 月 日用印申请登记印章名称文件名称文件容简要应送单位或协议另一方文件份数每份页数审批意见系统总监法务总监财务总监分管总经理行政总经理财务总经理董事长盖章人复核盖章日期5、用印登记簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部门：_填表人：_序号盖章时间文件名称及发文号份数页数申请部门申请人审批人盖章人备注6、印章外出使用申请表申请部门： 申请人： 申请日期： 年 月 日外带印章名称用印原因用印文件名称用印文件容简介应送单位或协议另一方文件份数每份页数预计使用日期用印责任人审批系统总监法务总监财务总监分管总经理行政总经理7、印章销毁申请表申请单位：申请日期： 年 月 日印章名称印章销毁原因更换新印章（）废止（）其他（） 印章种类公章（）合同章（）财务章（）发票章（）部专用章（）印章留样审批意见系统总监法务总监财务总监分管总经理行政总经理财务总经理董事长执行复核执行人1执行人2行政部门负责人