管理信息系统的分析.doc

第七章 管理信息系统的分析学习目的和要求：通过本章的学习，了解系统分析在整个管理信息系统设计中的地位、基本任务、工作步骤和使用的分析工具；掌握业务流程图、数据流图的绘制方法，掌握数据词典的编制方法；掌握数据库的概念设计方法，了解数据仓库的概念及应用；掌握新系统逻辑模型包括的内容，能够根据现行系统的分析结果建立新系统的逻辑方案；掌握系统分析报告的作用与内容。§7.1 管理信息系统分析概述系统分析是采用系统的思想和方法，把复杂的对象分解成简单的组成部分，找出这些部分的基本属性和彼此之间的关系。系统分析是信息系统开发工作中重要的、必不可少的环节。特别是针对中、大规模的信息系统开发，系统分析工作的好坏直接影响整个系统的成败。§7.1.1 系统分析的任务信息系统分析的任务是，在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统逻辑方案设计，或称逻辑模型设计。逻辑方案不同于物理方案，前者解决做什么的问题，是系统分析的任务；后者解决怎样做的问题，是系统设计的任务。1. 系统分析的基本任务系统分析员与用户在一起，充分了解用户的要求，并把双方的理解用系统分析报告表达出来。系统分析报告经审核通过后，将成为系统设计的依据和将来验收系统的依据。简言之，在系统分析阶段要回答新系统要“做什么”的问题。拟建的信息系统既要源于原系统，又要高于原系统。系统分析员要在总体规划的基础上，与用户密切配合，用系统的思想和方法，对企业的业务活动进行全面的调查分析，详细掌握有关的工作流程，收集票据、账单、报表等资料，分析现行系统的局限性和不足之处，找出制约现行系统的“瓶径”，确定新系统的逻辑功能，根据企业的条件，找出几种可行的解决方案，分析比较这些方案的投资和可能的收益。系统分析的困难主要来自三个方面：问题空间的理解、人与人之间的沟通和环境的不断变化。由于系统分析员缺乏足够的对象系统的业务知识，在系统调查中往往感到无从下手，不知道该问用户一些什么问题，或者被各种具体数字、大量的资料、庞杂的业务流程搞得眼花缭乱。一个规模较大的系统，有反映各种业务情况的数据、报表、帐页，业务人员手中各种正规的、不正规的手册，技术资料，等等，数量相当大。各种业务之间的联系繁杂。不熟悉业务情况的系统分析员往往感到好像处在不见天日的大森林中，各种信息流程像一堆乱麻，不知如何理出头绪，更谈不上如何分析制约现行系统的“瓶径”。另一方面，用户往往缺乏计算机方面的足够知识，不了解计算机能做什么和不能做什么。许多用户虽然精通自己的业务，但往往不善于把业务过程明确地表达出来，不知道该给系统分析员介绍写什么。对一些具体的业务，他认为理所当然就该这样或那样做。尤其是对于某些决策问题，根据他的经验，凭直觉就应该这样或那样做。在这种情况下，系统分析员很难从业务人员那里获得充分有用的信息。系统分析员与用户的知识构成不同，经历不同，使得双方的交流十分困难，因而系统调查容易出现遗漏和误解，会使系统开发偏离正确方向，另外还使编写系统分析报告变得十分困难。系统分析报告是这一阶段工作的结晶，它实际上是用户与研制人员之间的技术合同。作为设计基础和验收依据，系统分析报告应当严禁准确，无二义性，尽可能详尽；作为技术人员与用户之间的交流工具，它应当简单明确，尽量不用技术上的专业术语。这些要求是不容易达到的，但必须努力达到。最使系统分析员困惑的是环境的变化。系统分析阶段要通过调查分析，抽象出新系统的概念模型，锁定系统边界、功能、处理过程和信息结构，为系统设计奠定基础。但是信息系统生存在不断变化的环境中，环境对它不断提出新的要求。只有适应这些要求，信息系统才能生存下去。在系统分析阶段，要完全确定系统模式是困难的有时甚至是办不到的。2. 系统分析员的任务和应具备的素质在系统开发中，系统分析员起着十分重要的作用。系统分析员要与各类人员打交道，是用户与技术人员的桥梁和“翻译”，并为管理者提供控制开发的手段。系统分析员还必须考虑系统的硬件设备、数据输入、系统安全等各个方面。总之，系统分析员必须考虑系统的各种成分。系统分析员的知识水平和工作能力决定了系统的成败。一个称职的系统分析员不但应具备坚实的信息系统知识，了解计算机技术的发展，而且还必须具备管理科学的知识。缺乏必要的管理科学知识，就没有与各级管理人员打交道的“共同语言”。很难设想，缺乏财务知识的人能设计出实用的财务系统。系统分析员应有较强的系统观点和较好的逻辑分析能力，能够从复杂的事物中抽象出系统模型。他还应具备较好的口头和书面表达能力，较强的组织能力，善于与人共事。总之，系统分析员是应具有现代科学知识的，具有改革思想和改革能力的专家。为了克服这些困难，做好系统分析工作，需要系统分析员与用户精诚合作。系统分析员应树立“用户第一”的思想，虚心向用户学习，“不耻下问”虽然隔行如隔山，但“隔行不隔理”。这个“理”就是人们认识事物的共同规律，就是系统的思想与方法，这是我们分析复杂事物的有利武器。系统论的思想方法强调系统的整体性、综合性、层次性，强调系统元素之间的有机联系。这也是我们常说的要全面地看问题，认识事物要由表及里、去伪存真，要从事物之间的联系去认识事物，而不要孤立地看待事物。不论技术人员与用户的业务有多大差距，人们认识事物的方法都是相通的。如果说隔行如隔山，那么根据这个原理，就可以在这座山中打一个“隧道”使两边相通。为此，还要有一定的技术和工具。这些工具可以帮助系统分析员理顺思路，同时也便于同用户交流。这些将在本章中详细介绍，在次不在赘述。§7.1.2 系统分析的工作步骤系统分析阶段中的理解和表达过程的实质是要把原来由最终用户进行的各项具体的管理工作纳入计算机系统之中。为了实现这一工作目标，在系统分析过程中需要对系统进行初步调查、可行性分析、现行系统的详细调查、提出新系统的逻辑方案。1. 系统的初步调查（1）目标：系统的初步调查是系统分析阶段的第一项活动，系统开发工作一般是根据系统规划阶段确定的拟建立系统总体方案进行的。在系统规划阶段已经根据当时所做的战略规划、组织信息需求分析和资源及应用环境的约束，将整个管理信息系统的建设分成若干项目分期分批进行开发。系统规划阶段的工作是面向整个组织的。着重于系统的总体目标、总体功能和发展方向，对每个开发项目的目标、规模和内容并未作详细的分析。另一方面，由于环境可能发生变化，系统规划阶段确定的开发项目的基本要求，到系统开发时应根据实际情况进行审定。也可能出现在系统规划阶段未曾考虑的项目到开发阶段时用户提出开放要求。因此，初步调查阶段的主要目标就是从系统分析人员和管理人员的角度看新项目开发有无必要和可能。（2）内容：系统分析人员要调查有关组织的整体信息、有关人员的信息及有关工作的信息，包括主要输入、主要输出、主要处理功能以及与其他系统的关系。同时还要分析：现有什么？需要什么？在现有资源下能提供什么？此项目有无必要和可能作进一步的调查与开发。并在初步调查阶段可能得出以下结论：拟开发项目有必要也有可能进行。不必进行项目开发，只需对原有系统进行适当调整修改。原系统未充分发挥作用，只需发挥原有系统的作用。目前无必要开发此项目。目前不具备开发此项目的条件。如果结论是第一条，系统分析员要向拟定系统的单位主管提出“系统开发建议书”，系统开发建议书包括以下内容：项目名称、项目目标、项目开发的必要性和可能性、项目内容、项目开发的初步方案、可行性研究安排等。2. 可行性分析可行性研究是系统分析阶段的第二项活动。此活动的主要目标是：进一步明确系统的目标、规模与功能，对系统开发背景、必要性和意义今昔调查分析并根据需要和可能提出拟开发系统的初步方案与计划。可行性研究是对系统进行全面、概要的分析。此项活动开始时，要对初步调查的结果进行复审，重新明确问题，对所提系统大致规模和目标及有关约束条件进行论证，并且提出系统的逻辑模型和各种可能的方案，并对这些方案从以下三个方面认真分析，为系统开发项目的决策提供科学依据。² 技术可行性：对现有技术进行评价，分析系统是否可以用现有技术来实施以及技术发展对系统建设有什么影响。² 经济可行性：对组织的经济状况和投资能力进行分析，对系统建设、运行和维护费用进行估算，对系统建成后可能取得的社会及经济效益进行估计。² 营运可行性：指系统对组织机构的影响，现有人员和机构、设施、环境等对系统的适应性和人员培训、人员补充计划的可行性。可行性研究的时间取决于系统的规模。一般从几周到几个月的时间，经费为整个项目的5%10%，大型项目可能要开发原型。可行性分析的一般步骤如下：（1）确定系统的规模和目标：分析系统的出发点是否正确，目标是否正确。（2）明确用户主要信息需求：明确现行系统是否能够满足用户需求，如果不能，问题在什么地方。这当然要对现行系统进行有针对性的调查。这一活动容易出现的问题是在现行系统调查上费时太多，系统分析人员要主要这一活动不是要详细描述系统做什么，而是要理解系统在做什么，用户通常只谈论症状，系统分析员要明确问题所在。（3）提出拟建系统的初步方案：在调查的基础上要画出顶层数据流图和相应的数据词典。不要进行详细分解（除非在哪一方面发现问题有必要时）。要弄清楚此系统与其他系统的接口，这在设计新系统时是很重要的约束条件。（4）审查新系统：与用户交换意见、对要解决问题的规模、目标与关键人物进行审查，以数据流图和数据词典为基础，对建议的系统评价，如发现问题和不一致之处，找出解决问题的办法，重新审定。反复几次以使系统逻辑模型满足用户需求。（5）提出并评价可能的替代方案，并进行可行性研究：这里可行性研究要涉及物理方案，即解决问题的可能途径，如软、硬件的配置。（6）给出该项目做还是不做的选择，同时确定方案。（7）制定项目开发计划，包括人、财、物的安排。（8）撰写可行性分析报告。（9）向用户、审查小组与指导委员会提交结果。工作结果包括“可行性分析报告”和“系统设计任务书”。其中，可行性分析报告的主要内容包括：现行系统概况、主要问题和主要信息需求、拟建新系统的方案、经济可行性分析、技术可行性分析、营运可行性分析、及结论等。系统设计任务书是在可行性研究报告做出并经审定后正式进行后续阶段系统建设的决策性文件，是根据可行性研究确定的系统方案、对系统开发者下达的任务书，其中主要包括系统目标与任务、系统的规模、结构、建设初步计划、投资安排、人员安排等。3. 现行系统详细调查现行系统详细调查的目标是在可行性研究的基础上进一步对现行系统进行全面、深入的调查和分析，掌握现行系统的运行状况，发现薄弱环节，找出要解决的问题实质，保证新系统较原系统的有效性。现行系统详细调查的具体内容与方法，我们在后面要详细讨论。4. 提出新系统逻辑方案新系统的逻辑方案是指经过上述的分析工作，找出现有系统存在的各种问题并改正或优化后给出新系统的系统功能结构、信息结构和拟采用的管理模型，由于它是不考虑硬件环境的实体结构，故称为逻辑方案（逻辑模型）。新系统的逻辑方案主要包括：分析整理后的业务流程、分析整理后的数据词典、经过各种检验并优化后的系统功能结构、每一项业务处理过程中新建立或已有的管理模型和管理方法。上述内容也构成了系统分析阶段的成果系统分析报告的核心内容。§7.1.3 分析工具1. 数据流图（Data Flow Diagram, DFD）为了建立一个满足用户需求的管理信息系统，系统分析人员应在深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析组织活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动、满足用户管理决策活动中的信息需求。因此要对调查材料进行加工、提炼，抽出其中只反映企业中信息运动规律的部分，把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求，以建立系统的逻辑模型。数据流图就是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要组成形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，它用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，表示所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。由于图形描述简明、清晰，不涉及到技术细节，螦描述的内容是面向用户的，即使完全不懂信息技术的用户单位的人员也容易理解。因此数据流图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计（即建立所开发的系统的物理模型）的主要依据之一。2. 数据词典（Data Dictionary, DD）在结构化分析中，数据词典的作用是对数据流图上的每个成分给以定义和说明。换句话说，数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据词典。数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺乏详细、具体的内容。数据词典对数据流图中的各种成分起注解、说明作用，给这些成分赋以实际内容。除此之外，数据词典还要对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。3. 结构化语言人们常用自然语言来描述各种问题。自然语言语义丰富、语法灵活，可描述十分广泛而复杂的问题，表达人们丰富的感情和智慧。但自然语言没有严格的规范，理解上容易产生歧义。在信息处理中人们广泛使用的计算机语言，是一种形式化语言，各种词汇均有严格定义，语法也很严格、规范，但使用的词汇限制在很小范围内，叙述方式繁琐，难以清晰、简洁地描述复杂问题。结构化语言的特点介于两者之间，没有严格的语法规定，使用的词汇也比形式化的计算机语言广泛，但使用的语句类型很少，结构规范，表达的内容清晰、准确，易理解，不易产生歧义。适于表达数据加工的处理功能和处理过程。结构化语言使用的语句类型只有以下三种：祈使语句、条件语句、循环语句。上述语句类型可以嵌套，句中可使用逻辑关系式与数学公式。例1祈使语句：获取收发数据计算补充定货量例2条件语句：如果 成绩60分则 将及格人数加1否则 将不及格人数加1例3循环语句：对于每一个库存项目 （循环条件）获取输入数据将在库数加收入数据，更新在库数获取发出数据将在库数减发出数据，更新在库数如果 在库数小于或等于临界库存数 则 发出补充定货信号。4. 决策树（Decision Tree）如果一个加工中决策或判断的步骤较多，则使用结构化语言时，语句的嵌套层次太多，不便于基本加工的逻辑功能的清晰描述。决策树又称判断树，是一种图形工具，适合于描述加工中具有多个决策，每个决策和若干条件有关的逻辑功能。在结构化分析中，决策树如图7-1所示。左边结点为树根，称为决策结点。与决策结点相连的称为方案枝。最右边的方案枝的端点表示决策结果，即所采取的策略。中间各结点为分段决策结点。图7-1 决策树（两段决策）例如某工厂对工人超产奖励的政策为：该厂生产两种产品A和B，凡工人每月的实际产量超过计划指标者均有奖励。对于产品A的生产者：超产数n小于或等于50件时，每超产一件奖励1元；超产数n小于或大于50件、小于或等于100件时，大雨50的部分每件奖励1.25元，其余每件奖励1元；超产数大于100件时，超过100件的部分每件奖励1.5元，其余按超产100件以内的方案处理。对于产品B的生产者，超产数n小于或等于25件时，每超产一件奖励2元，n大于25、小于或等于50件时，超过25件的部分每件奖励2.5元，其余按超产25件以内处理；n 大于50 件者，超过50件部分每件奖励3元，其余按超产50件以内处理。上述处理功能可以用决策树（图7-2）描述如下：图7-2 某工厂超产奖励决策树5. 决策表（Decision Table）在基本加工中，如果判断的条件较多，各条件又相互组合、相应的决策方案较多的情形下用决策树来描述，树的结构比较复杂，图中各项注释比较繁杂。决策表又称判断表，为描述这类加工逻辑提供了表达清晰、简洁的手段。决策表也是一种图形工具，呈表格形。决策表共分四大部分如表7-1所示。表7-1决策表的组成条件状态决策方案决策规则决策表的编制，首先要明确加工的功能与目标，然后要识别影响决策的各项因素（条件），列出这些因素可能出现的状态，并制定出决策的规则。为简便计，以以上工厂超产奖励处理功能的描述为例。这里只考虑产品A的超产奖。此功能的目标是合理分配超产奖励以鼓励工人超产。对于产品A，根据奖励的目标和日常生产状况，超产的情况可分三个档次：超产数小于或等于50、大于50小于或等于100、大于100，这就是影响奖励的因素或条件。奖励方案有三种：每超产1件奖励1元、1.25元、1.5元。为此我们可画出相应的决策表（见表7-2）。表7-2 超产奖的决策表超产量1<n<=5050<n<=100n>100状态奖金方案1.0*n50+1.25*(n-50)112.5+1.5*(n-100)决策规则其中状态栏内把可能出现的状态组合标示出来，表示出现，表示不出现。由于右图中三种状态是不相容的，所以无组合项。决策规则是指在什么状态组合下采取什么策略方案。表示采取相应的方案。以下再以学生评奖为例说明决策表的应用。奖励的目的在于鼓励学生品学兼优，此评奖处理功能是要合理确定学生受奖等级。决定受奖的条件为：已修课程各类成绩比率为：成绩优秀占70%或50%以上，成绩为中或以下占15%或20%以下，团结纪律为优良或一般者。奖励方案为一等、二等、三等、鼓励奖四种。因为受奖中有些是相容的，相互组合的项较多。描述此学生奖励处理功能的决策表如表7-3所示：表7-3 学生奖励处理的决策表条件已修课程各类成绩比率优70%优50%中以下15%中以下20%YYYYYNYYNYNYYNYYNYNYNYNY状态团结纪律评分优良一般YNNYYNNYYNNYYNNY决策方案一等奖二等奖三等奖四等奖XXXXXXXX决策规则由表7-3 可见，决策表将比较复杂的决策问题简洁、明确、一目了然地描述出来。如果要用文字叙述或用结构化语言、决策树描述将比较繁琐，结构也很复杂。所以决策表是描述条件比较多的决策问题的有效工具。6. 其他工具由于结构化方法种类较多，各类方法所用工具不一致，因而结构化系统分析工具的类型也多。一般说来，除了结构化工具之外，还有一些传统的不属于结构化方法的图形工具，如系统流程图、组织结构图、功能分解图、业务流程图等。这些工具虽不及结构化工具规范，但也能使人一目了然，应用比较广泛。其中，系统流程图主要用于系统设计阶段，在此不论。（1）组织结构图：组织结构图是用一种树型结构来描述组织结构之间隶属关系的图形化表示工具，如图7-3所示为某公司的组织机构图。 图7-3 某公司的组织机构图 图7-4 某工厂的管理智能分解图（2）功能分解图：功能分解图，和组织结构图比较类似，用以描述系统各功能之间的分解关系，如图7-4所示为某工厂的管理智能分解图。（3）业务流程图：业务流程图是分析业务功能流程的重要工具。它是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表工具。业务功能分析是建立在详细调查和组织结构分析的基础上的。组织与功能之间是密切相联的，组织是为了实施企业的功能而成立的，当功能体系和组织体系相一致时，该企业就在功能上组织化了，这种组织体系就被认为是合理的。在分析组织与功能关系的同时，找出企业的各个业务功能。§7.2 现行系统分析开发新系统的要求往往来自对原系统的不满，原系统可能是手工系统也可能是正在运行的信息系统。由于存在的问题可能充斥各个方面，内容分散，甚至含糊不清，这就要求系统分析人员首先对现行系统进行详细分析，并在原系统的基础上提出新方案。§7.2.1 详细调查对现行系统的详细调查是在可行性研究的基础上进一步对现行系统进行全面、深入的调查和分析，弄清楚现行系统运行状况，发现其薄弱环节，找出要解决的问题的实质，确保新系统比原系统更有效。详细调查的主要内容包括对现行系统的目标、主要功能、组织结构、业务流程、数据流程的调查和分析。管理信息系统所处理的信息是渗透于整个组织之中的，系统分析员必须从实际的组织中的实际情况出发，逐步抽象，才能得到组织中信息活动的全貌。（1）组织结构的调查：调查的第一步就是了解组织的机构状况，即各部门的划分及其相互关系、人员配备、业务分工、信息流和物流的关系等。组织机构状况可以通过组织结构图来反映。所谓组织机构图就是把组织分成若干部分，同时标明行政隶属关系、信息流动关系和其他关系。（2）业务处理状况调查：组织结构图描述了在组织边界之内、各部分之间的主要的各种业务活动的情况。这只是一种粗略的描述。为了弄清楚在各部门的信息处理工作中，哪些与系统建设有关，哪些无关，就必须了解组织的业务流程。系统分析员应按业务活动中信息流动过程，逐个调查所有环节的处理业务、处理内容、处理顺序和对处理时间的要求，弄清楚各环节需要的信息内容、信息来源及去向、信息处理方法、提供信息的时间和信息形态等。有关的调查情况可以用“业务流程图”来表示。（3）现行系统的目标，主要功能和用户需求的调查：只有充分了解现行系统的目标和功能以及用户的需求，才能发现存在的问题，寻找解决问题的途径，也使新系统的开发成为可能。（4）信息流程调查：研制开发系统，必须了解信息流程。业务流程虽然在一定程度上表达了信息的流动和存储情况，但仍含有物资、材料等内容。为了用计算机对组织的信息进行控制，必须舍去其他内容，把信息的流动、加工、存储等过程抽象出来，得出组织中信息流的综合情况，然后做出数据流图（DFD）并进行逐层分解、审查和核对。（5）数据及功能分析：有了DFD后，要对图中所出现的数据和信息的属性进一步分析，包括编制数据词典、数据存储情况分析及使用者查询要求分析。同时要对DFD图中的各个功能的内容从逻辑上而不是从物理上加以详细说明。可用的工具有决策树、决策表、结构化语言描述等。（6）系统运行环境分析：决定一个系统能否正常运行的因素很多，有些是系统本身的原因，有些不是。据统计，目前我国许多企业的信息系统处于停滞状态的主要原因是系统对环境的适应性而非技术问题。因此，在开发系统之前，必须对系统的应用环境进行认真的调查和分析，充分考虑各种可能发生的变化，以提高系统开发的效率。为了确保调查工作顺利进行，系统分析人员要注意工作方法和工作手段。切实与用户建立良好的关系，让用户充分地、积极地参与到调查工作中来。详细调查的具体方法有直接面谈或专门访问、发调查表征求意见、召开讨论会、阅读历史资料和参加业务实践等，其中参加业务实践、与具体工作人员一起完成最基本的工作程序是最基本、最有效的方法。详细调查与初步调查的区别在其调查目的和内容。初步调查的目的是为了明确系统开发所要解决的主要问题和目标，论证系统开发的必要性和可能性。详细调查的目的是为了弄清楚现行系统的基本功能及信息流程，为新系统逻辑模型的建立提供基础和依据。初步调查的重点是了解现行系统的概要情况及与外部的关系，包括资源情况、能力情况、外部影响情况等。而详细调查的重点在于更详细、更具体系统的内部情况，从而可以提供在新系统建设时改进或更换的内容。不重视详细调查会导致对新系统信息需求的考虑不充分，因为详细调查的主要任务在于理解现有业务问题和信息需求，新系统的建立总是以现有系统为基础的，只有弄清楚现有系统中哪些是合理的、必要的，哪些是需要改进的、增加的，才能建立合适的新系统，因此详细调查是建立新系统的前期和基础工作。如果这一阶段工作没做好，不但逻辑模型设计不好，而且以后的物理设计和实现工作将会受到影响，因此系统分析人员一定要做好系统的详细调查。系统详细调查的结构以“详细调查报告”表示，主要包含下列内容：项目主要工作内容概述。系统需求分析。现行系统主要目标、功能。组织结构图。组织业务流程图。信息流程：数据流程；数据词典，数据存储分析，查询分析；数据处理分析。§7.2.2 业务流程分析为了能够反映组织内部各部分之间的联系程度，组织各部分的主要业务和它们在业务过程中所承担的工作等，就必须对组织的业务流程进行分析，即从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料串起来进一步分析。业务流程图是分析业务功能流程的重要工具。它是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表。1. 业务功能分析业务功能分析的主要任务就是对企业的各个业务部门的业务进行分析与归纳，画出各个业务部门的业务流程。业务流程分析是建立在详细调查和组织结构分析的基础上的。组织与功能之间是紧密相联的，组织是为了实施企业的功能而成立的，当功能体系和组织体系相一致时。该企业就在功能上组织化了，这种组织体系是被认为合理的。在分析组织与功能关系的同时，找出企业的各个业务功能。业务流程图反映了实际的业务活动。制作业务流程图的过程也是系统分析员全面了解系统业务处理的过程。业务流程图不仅是系统分析员进行更深入系统分析的依据，而且也是系统分析员、管理人员、业务操作人员、系统设计人员进行沟通的工具。系统分析员可以直接在业务流程图上拟出能够由计算机实现的部分，因此可以明确系统的边界，以及使计算机处理与人工业务处理的接口清晰。另外，通过业务流程图可以对业务流程作进一步的分析，分析组织的业务流程是否合理，删除重复的、不合理的环节，明确整个业务流程，为以后的分析与设计打下良好的基础。2. 业务流程图业务流程图用来描述企业的业务功能，其基本符号尚无统一的标准，常用的符号如图7-5 所示。图7-5 业务流程图常用符号如图7-6所示，为某娱乐休闲型酒店业务流程总图。图7-6 某休闲娱乐型酒店业务流程总图业务流程图应该表达输入、输出、处理以及相关数据文件。在绘制业务流程图时，应注意以下几点：（1）以功能为中心展开，找出业务活动的主线，明确系统的边界与范围。图7-6以客人入店、消费、离店为主线，相关的业务活动有餐饮、楼层管理、娱乐消费、库房管理等。（2）对于功能较复杂的企业，可先绘制一个简单的业务流程总图，在按“自顶向下”的方法分层分级地向下展开，直到描述清晰为止。§7.2.3 数据流程的抽取经过大量详细的业务流程调查，我们得到了组织的有关业务的业务流程图，进而我们还要进行组织数据流程的抽取。所谓数据流程的抽取，就是在现行系统的业务流程图的基础上，抽取出现行系统的信息（数据）流动情况，绘制出现行系统的数据流图。在此过程中，我们只关心组织的业务处理过程中信息的存储，流动和加工情况，并将其用数据流图的方式表达出来。如何在业务流程图的基础上绘制出组织的数据流图？我们可以将这个过程看成是一个从业务流程图到数据流图的转换过程。具体转换过程可以参考如下的启发性规则：（1）将业务流程图中的业务处理单位转换成数据流图中的外部项；（2）将业务流程图中的业务处理描述转换成数据流图中的数据加工；（3）将业务流程图中的表格制作转换成数据流图中的数据流；（4）业务流程图中的数据文件直接转换成数据流图中的数据存储；由于目前业务流程图还没有一个统一的标准，因此上述规则只能是一些启发性的规则，仅供数据流程抽取时作为参考。在具体的数据流程抽取过程中，要根据具体情况进行一些变通，如添加一些必要的外部项等。§7.2.4 数据流图为了建立一个满足用户需求的管理信息系统，系统分析人员应在深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析组织活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动、满足用户管理决策活动中的信息需求。因此要对调查材料进行加工、提炼，抽出其中只反映企业中信息运动规律的部分，把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求，以建立系统的逻辑模型。数据流图就是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要组成形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，它用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，表示所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。由于图形描述简明、清晰，不涉及到技术细节，螦描述的内容是面向用户的，即使完全不懂信息技术的用户单位的人员也容易理解。因此数据流图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计的主要依据之一。1. 数据流图的基本组成与符号数据流图由四种基本成分组成：（1）外部项（外部实体）：外部项在数据流图中表示所描述系统的数据来源和去处的各种实体或工作环节。这些实体或环节向所开发的系统发出或接受信息。系统开发不能改变这些外部项本身的结构和固有属性。（2）加工（数据加工）：又称数据处理逻辑，描述系统对信息进行处理的逻辑功能。在数据流图上这种逻辑功能由一个或一个以上的输入数据流转换成一个或一个以上输出数据流来表示。（3）数据存储：逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。（4）数据流：与所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体，是各加工环节进行处理和输出的数据集合。在数据流图中数据流用箭线表示，箭头指处表示数据流的输送处，箭尾联接处表示数据流的来源。表7-4 示出了常用的三类数据流图基本成分的符号。本书主要采用第类。其中第二类主要在作草图时使用。同时在图7-7中给出了一个数据流图的例子。表7-4 数据流的基本符号成分类型外部项（外部实体）加工（数据处理逻辑）数据存储数据流图7-7 市场营销系统数据流图2. 绘制数据流图的主要原则由于数据流图在系统建设中的重要作用，绘制数据流图必须坚持正确的原则和运用科学的方法。绘制数据流图应遵循的主要原则有：（1）明确系统边界：一张数据流图表示某个子系统或某个系统的逻辑模型。系统分析人员要根据调查材料，首先识别出那些不受所描述的系统控制、但又影响系统运行的外部环境，这就是系统的数据输入的来源和输出的去处。把这些因素都作为外部项确定下来。确定了系统和外部环境的界面，就可集中力量分析、确定系统本身的功能。（2）自顶向下逐层扩展：管理信息系统庞大而复杂，具体的数据加工可能成百上千，关系错综复杂，不可能用一两张数据流图明确、具体地描述整个系统的逻辑功能，自顶向下的原则为我们绘制数据流图提供了一条清晰的思路和标准化的步骤。数据流图的绘制过程如图7-8所示。图7-8 数据流图绘制过程示意图首先在调查研究的基础上，明确所描述的系统与各外部实体的信息联系。绘制最高层的数据流图关联图。在关联图中，所描述的系统当作一个数据加工项，着重描述系统与外部实体的联系。表明系统作用的范围和边界。然后确定系统的几个主要的综合性的逻辑功能，绘制顶层（总）数据流图。其中每个逻辑功能由一个数据加工符号描述。顶层图可进一步分解，其中某些或者所有的数据加工项可分解为若干个数据加工项，这样就形成了第一层数据流图。依次逐层向下扩展，直到最底层的数据流图表示了所有具体的数据加工功能和输入输出关系。（3）布局合理：数据流图各种符号要布局合理、分布均匀、整齐、清晰、使读者有一目了然之感，这才便于交流，免生误解。一般系统数据主要来源的外部项尽量安排在左方，而数据主要去处的外部项尽量安排在右边，数据流的箭线尽量避免交叉或过长，必要时可用重复的外部项和重复的数据存储符号（见7-9图和7-10图）。（4）数据流图只反映数据流向、数据加工和逻辑意义上的数据存储，不反映任何数据处理的技术过程、处理方式和时间顺序，也不反映判断与控制条件等技术问题。这样，只从系统逻辑功能上讨论问题，便于和用户交流。（5）数据流图绘制过程，就是系统的逻辑模型的形成过程，必须始终与用户密切接触，详细讨论，不断修改，也要和其他系统建设者共同商讨以求一致意见。3. 绘制数据流图的主要步骤（1）确定所开发的系统的外部项（外部实体），即系统的数据来源和去处。（2）确定整个系统的输出数据流和输入数据流，把系统作为一个加工环节，画出关联图。一般应把数据来源置于图的左侧，数据去处置于图的右侧（见图7-8a）。（3）确定系统的主要信息处理功能，按此将整个系统分解成几个加工环节（子系统）：确定每个加工的输出与输入数据流以及与这些加工有关的数据存储。根据各加工环节和数据存储环节以及输出与输入数据流的关系，将各外部项、各加工、数据存储环节用数据流联接起来，为各数据流和各加工和数据存储环节命名、编号，这样就形成了所开发系统的数据流图顶层图（总图）的草图。（4）根据自顶向下、逐层分解的原则，对上层图中全部或部分加工环节进行分解：将需要分解的上一层图的加工环节（子系统）分解成具有明确逻辑功能的数个加工环节，按上一步骤中的作法，对上层需分解的加工环节画出分解数据流图草图。一般情况下，下层一张数据流图对应于其上层数据流图中的一个加工环节，在上层数据流图的加工环节需分解成下层加工环节的数量少时，下层一张数据流图亦可对应于上层图一种以上的加工环节。（5）重复步骤四，直到逐层分解结束：分解结束的标志是：对于每一个最低层的加工，即各层数据流图中不作进一步分解的加工，其逻辑功能已足够简单、明确和具体，可以用一张A4规格的纸写出清晰的说明。（6）对草图进行检查和合理布局，主要检查分解是否恰当、彻底，DFD中各成分是否有遗漏、重复、冲突之处，各层DFD及同层DFD之间关系是否正确及命名、编号是否确切、合理等，对错误与不当之处进行修改。（7）和用户进行交流，在用户完全理解数据流图的内容的基础上征求用户的意见，和用户讨论的主要问题是：系统逻辑功能的设置和描述是否合理，能否满足用户的信息需求，数据流和数据存储的内容以及数据来源和去处（外部项）是否符合实际，描述是否准确、合理；用户在了解数据流图的全部内容后对系统逻辑功能有什么进一步的意见与要求。系统分析人员根据与用户讨论的结果对数据流图的草图进行修订。（8）用计算机或其他制图、编辑工具画出正规的数据流图。（9）将正规的数据流图提交系统分析负责人复审。若有修改之处，则组织人员修改，否则通过复审，数据流图绘制过程结束。4. 绘制数据流图的几点注意事项（1）自顶向下、逐层分解：数据流图的绘制过程，是系统分析过程的重要组成部分，这一过程自顶向下，逐层分解，就是由系统外部至系统内部、由总体到局部、由抽象到具体的系统逻辑模型建立过程。对于一个大型管理信息系统项目，DFD分解的加工环节可以稍多一些以减少图的层次，但每张图的加工项目以不超过78 个为宜。在数据流图分解中，要保持各层成分的完整性和一致性。数据流图的逐层分解是一加工的分解为中心的，属于功能分解性质。我们把上层被分解的加工环节称为父加工环节，分解后的加工环节称为子加工环节。从逻辑上来讲，父加工环节的功能为对应的自加工环节功能之和。对数据流图的分解、数据存储的分解甚至外部项的分解，也一定要保持父项的内容为对应各子项的内容之和，防止任意增、删、改，保持各层数据流图之间数据的平衡。下层数据流图不应出现不属于上层