海西商品交易所合规管理规定.doc

海西商品交易所合规管理规定 海西商品交易所合规管理规定 试行 海商所 2011 01 号 第一条 为了促进会员单位加强内部合规管理增强自我约束能力实现持 续规范发展根据 海西商品交易所会员暂行管理办法和 合同法等相关规 章制定本规定 第二条 交易所所有会员应当按照本规定实施合规管理 本规定所称合规管理是指会员单位制定和执行合规管理制度建立合规管 理机制培育合规文化防范合规风险的行为 本规定所称合规是指会员单位及其工作人员的经营管理和执业行为符合法 律法规规章及其他规范性文件行业规范和自律规则公司内部规章制度 以及行业公认并普遍遵守的职业道德和行为准则 以下统称法律法规和准 则 本规定所称合规风险是指因会员单位或其工作人员的经营管理或执业行为 违反法律法规或准则而使会员单位受到法律制裁被采取监管措施遭受财产 损失或声誉损失的风险 第三条 会员单位的合规管理应当覆盖公司所有业务各个部门和分支机 构全体工作人员贯穿决策执行监督反馈等各个环节 1 9 第四条 会员单位应当树立合规经营全员合规合规从高层做起的理念 倡导和推进合规文化建设培育全体工作人员的合规意识 第五条 会员单位应当制定合规管理的基本制度经董事会审议通过后实 施合规管理的基本制度应当包括合规管理的目标基本原则机构设置及其职 责以及违规事项的报告处理和责任追究办法等内容 第六条 会员单位董事会监事会和高级管理人员依照法律法规和公司章 程的规定履行与合规管理有关的职责对公司合规管理的有效性承担责任 会员单位各部门和分支机构负责人应当加强对本部门和分支机构工作人员 执业行为合规性的监督管理对本部门和分支机构合规管理的有效性承担责任 会员单位的全体工作人员都应当熟知与其执业行为有关的法律法规和准 则主动识别控制其执业行为的合规风险并对其执业行为的合规性承担责任 第七条 会员单位应当根据需要组织内部有关机构和部门或者委托外部 专业机构对公司合规管理的有效性进行评估及时解决合规管理中存在的问题 对公司合规管理有效性的全面评估每年不得少于一次 第八条 会员单位设合规总监 经理合规总监 经理是公司的合规负 责人对公司及其工作人员的经营管理和执业行为的合规性进行审查监督和检 查 合规总监 经理不得兼任与合规管理职责相冲突的职务不得分管与合 规管理职责相冲突的部门 2 9 会员单位的章程应当对合规总监 经理的地位职责任免条件和程序等 作出规定 第九条 合规总监 经理应当具备下列任职条件 一取得会员单位高级管理人员任职资格 二熟悉业务通晓相关法律法规和准则具有胜任合规管理工作需要 的专业知识和技能 三从事证券或期货工作3 年以上并且通过有关专业考试或具有5 年以 上法律工作经历或在监管机构的专业监管岗位任职5 年以上 前款第 三项所称专业考试是指本所组织的会员单位合规管理人员胜任 能力考试国家司法考试或律师资格考试 第十条 会员单位聘任合规总监 经理应当向交易所报送拟任人简历及 有关证明材料 会员单位解聘合规总监 经理应当有正当理由并自解聘之日起3 个工 作日内将解聘的事实和理由书面报告呈报交易所 第十一条 合规总监 经理不能履行职责或缺位时会员单位应当指定一 名高级管理人员代行其职责并自指定之日起3 个工作日内向交易所作出书面报 告 3 9 代行合规总监 经理职责的人员不得分管与合规管理职责相冲突的部门 代行职责的时间不得超过6 个月 合规总监缺位的公司应当在6 个月内聘请符合本规定第九条规定的人员担 任合规总监 第十二条 合规总监 经理应当对公司内部管理制度重大决策新产品 和新业务方案等进行合规审查并出具书面的合规审查意见 交易所要求对会员机构报送的申请材料或报告进行合规审查的合规总监 经理应当审查并在该申请材料或报告上签署明确意见 第十三条 合规总监 经理应当采取有效措施对公司及其工作人员的经 营管理和执业行为的合规性进行监督并按照交易所的要求和公司规定进行定 期不定期的检查 合规总监 经理应当组织实施公司反洗钱和信息隔离墙制度按照公司规 定为高级管理人员各部门和分支机构提供合规咨询组织合规培训处理涉及 公司和工作人员违法违规行为的投诉和举报 第十四条 合规总监经理发现公司存在违法违规行为或合规风险隐患的 应当及时向公司章程规定的内部机构报告同时向交易所报告 对违法违规行为和合规风险隐患合规总监 经理应当及时向公司有关机 构或部门提出制止和处理意见并督促整改公司应当将整改结果报告呈报交易 4 9 所 第十五条 法律法规和准则发生变动合规总监 经理应当及时建议公 司董事会或高级管理人员并督导公司有关部门评估其对公司合规管理的影响 修改完善有关管理制度和业务流程 第十六条 合规总监 经理应当保持与交易所合规稽核部的联系沟通主 动配合交易所合规稽核部的工作 合规总监 经理应当及时处理交易所合规稽核部要求调查的事项配合交 易所合规稽核部对公司的检查和调查跟踪和评估监管意见和监管要求的落实情 况 合规总监 经理认为法律法规和准则的规定不明确难以对公司及其工 作人员的经营管理和执业行为的合规性作出判断的可以向交易所合规稽核部进 行咨询 第十七条 合规总监 经理应当将出具的合规审查意见提供的合规咨询 意见签署的公司文件合规检查工作底稿等与履行职责有关的文件资料存档 备查并对履行职责的情况作出记录 第十八条 会员单位应当保障合规总监经理的独立性保障合规总监经 理能够充分行使履行职责所必需的知情权和调查权 合规总监经理有权参加或列席与其履行职责有关的会议调阅有关文件 5 9 资料要求公司有关人员对有关事项作出说明 会员单位的股东董事和高级管理人员不得违反规定的职责和程序直接向 合规总监 经理下达指令或者干涉其工作会员单位的董事监事高级管理 人员和各部门分支机构应当支持和配合合规总监 经理的工作不得以任何 理由限制阻挠合规总监 经理履行职责 第十九条 会员单位应当为合规总监 经理履行职责提供必要的人力物 力财力和技术支持 会员单位应当根据本公司的经营范围业务规模组织结构等情况设立合 规部门或指定有关部门 以下统称合规部门 协助合规总监 经理工作并 为合规部门配备足够的具备与履行合规管理职责相适应的专业知识和技能的合 规管理人员 合规总监 经理认为必要时可以公司名义聘请外部专业机构或人员协助 其工作 第二十条 合规部门对合规总监经理负责按照公司规定和合规总监经 理的安排履行合规管理职责合规部门承担的其他职责不得与合规管理职责相 冲突 会员单位应当明确合规部门与其他内部控制部门之间的职责分工建立各内 部控制部门协调互动的工作机制 6 9 第二十一条 会员单位应当建立违规举报制度保障每一位工作人员都能够 正常行使举报违法违规行为的权利 公司各部门分支机构及其工作人员发现违法违规行为或合规风险隐患时应当 主动及时地向合规总监 经理报告 第二十二条 会员单位应当将合规管理的有效性和执业行为的合规性纳入 高级管理人员各部门和分支机构及其工作人员的绩效考核