成品油零售业务流程风险与控制.doc

成品油零售业务流程风险与控制一、业务目标1. 经营目标1.1. 获得最佳零售利润。1.2. 扩大市场份额。1.3. 保证资产安全，降低货款回笼风险。1.4. 保证现金安全及时上缴。2. 财务目标2.1 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整。3. 合规性目标3.1. 油品价格符合国家有关规定。3.2. 油品计量符合国家有关规定。3.3. 油品质量符合国家有关规定。3.4. 经营性证照符合政府部门的有关规定。二、业务风险1. 经营风险1.1. 付油设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收 入损失。1.2. 付油数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。1.3. 安全事故，导致停业。1.4. 不恰当的压价销售，导致毛利损失。1.5. 收款与付油量不符，导致收入损失。1.6. 对赊销客户的信用等级评估失真、赊销估算协议条款不完备或履行协议不当，导致货款不能及时回笼或损失。1.7. 货款失盗，导致现金资产的流失。1.8. 库存商品不足、品种不全造成脱销，导致市场份额丧失。1.9. 保管不善,导致商品超耗或变质。1.10. 加油站电子货币支付系统发生故障，导致客户账户信息失真，影响股份公司声誉。1.11. 加油站其他附属设施出租不规范，导致其它收入流失。2. 财务风险2.1. 虚增或截留收入。2.2. 多记或少记应收账款。2.3. 销售收入计算错误。3. 合规风险3.1. 违反国家价格政策或法规，受到处罚。3.2. 计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚。3.3. 油品质量不合格，受到处罚。3.4. 经营性证照不符合政府部门的有关规定，导致停业或被处罚。三、成品油零售业务风险控制矩阵业务目标业务风险控制措施不相容岗位相关文档1.持证上岗获得最佳零售利润经营风险：未按规定持证上岗，影响工作质量。1.1 加油站站长和计量员要持证上岗,资格证由省(市)分公司颁发。相应资质证书2. 需求计划获得最佳零售利润经营风险：未及时上报，影响正常经营。2.1 加油站计量人员(站长)将库存和出库情况上报储运部（配送中心），储运部（配送中心）统一组织资源配送。加油站库存保管账；获得最佳零售利润经营风险：结算方式不符合规定，造成损失。2.2 对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制，对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；销售发票3. 接卸入库及日常库存管理获得最佳零售利润经营风险：未按规定流程卸油作业和损耗认定，造成损失。3.1 接卸。接卸工作由储运部承运驾驶人员和计量人员共同负责完成卸油作业。储运部计量人员按照罐车实际计量数填制入库单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。经办计量加油站进油核对单或配送单· 获得最佳零售利润· 油品计量符合国家有关规定经营风险：未按规定进行数量管理，造成损失。合规风险：计量精度不符合国家规定。3.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案，并定期校检，确保计量精度符合管理要求。记账计量加油站岗位责任制；加油机检测记录· 获得最佳零售利润· 油品质量符合国家有关规定经营风险、合规风险：油品质量不合格，违反国家标准，造成损失。3.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐定期进行清洗，油罐清洁度符合油品质量要求。加油站站长岗位责任制；清洗记录4. 价格执行· 获得最佳零售利润· 扩大市场份额· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整· 油品价格符合国家有关规定经营风险、合规风险：未按通知调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。4.1 公司定价领导小组（公司总经理任组长）依照浮动率，集体讨论定价，制定各地市零售执行价格。油品定价基本跟随中石化、中石油等行业巨头。价格文件· 获得最佳零售利· 扩大市场份额油品价格符合国家有关规定经营风险、合规风险：未按通知调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。4.2 加油站严格按规定的价格执行。各加油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。经办审核泵码记录；加油站销售日报表5. 加油与销售· 获得最佳零售利· 扩大市场份额经营风险：付油不符合客户要求，造成损失。5.1 加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。5.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数、油品质量检测抽检数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。加油站交接班表6. 结算与收款· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 保证现金安全及时上缴· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：货款未及时上缴银行，造成损失，影响财务报告。6.1 现金付款售油：加油站统一配备投币式保险柜，保险柜固定安装。保险柜钥匙和密码分开保管。加油站按管理办法的要求规范使用。客户加油后，加油人员根据加油量收取销售款，及时将销售款投入投币式保险柜。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行账户或上交上级公司收款部门，并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级公司收款部门，并由收款人签收。未交款之前，交由收银员负责保管，放入专用保险柜中，站长监管。财务人员定期抽查加油站，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。经办审核加油站付油日报表；加油站销售日报表；交款凭证· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 保证现金安全及时上缴· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：超预收款加油，造成损失，影响财务报告。6.2 预收货款售油：客户在加油站指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证。加油人员接到有效加油凭证后付油。预收款管理台账· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 保证现金安全及时上缴· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告。6.3 赊销售油：公司按照其制定的信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求，拟定客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员严格执行购油结算协议。经办审核审批客户信用动态档案；购油结算协议；货款回笼责任书购油结算协议客户登记账7. 销售日结· 获得最佳零售利润核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：未按规定编制报表，造成财务信息、管理信息失真。7.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。记账计量经办审核加油站销售日报表；加油站付油日报表；加油站库存商品明细分类账；加油站油品分罐保管登记账· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 保证现金安全及时上缴· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：未按规定编报报表，造成管理信息失真，影响财务报告。7.2 城区及有条件的非城区加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证。加油站销售日报表；加油站付油日报表8. 财务记账· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整财务风险：核算方式不正确，造成财务信息失真。8.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整财务风险：未按规定进行会计核算，影响财务报告。8.2 财务人员根据加油站上报的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，及时复核后按股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证需经不相容岗位人员稽核。经办审核审批加油站销售日报表；加油站付油日报表；交款凭证9. 月末盘点· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整经营风险、财务风险：未按规定进行盘点，核销损溢，造成损失，影响财务报告。9.1 月末结账时，公司储运部负责人会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站商品盘点月报表，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”，报数质量管理部门审核，经地市公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。定额损耗至少每季度核销一次，超定额损耗部分按存货盘亏处置权限进行审批。记账计量审核审批加油站商品盘点月报表；核销损溢审批表10 营销分析· 获得最佳零售利· 扩大市场份额经营风险：分析不及时、不准确，导致管理信息失真。10.1 公司至少每月组织储运部，销售部，采购部，加油站开发管理部召开营销分析会议，分析当期销售情况，提出改进意见，制定完成下月零售经营目标的营销措施，并形成书面记录。会议纪要11 加油站管理· 扩大市场份额· 保证资产安全，降低货款回笼风险· 经营性证照符合政府部门的有关规定经营风险：未按规定进行加油站收购、改造、租赁工作，造成损失和管理信息失真。11.1 加油站收购、改造须经加油站开发管理部门予以确认。满足加油站登记证申领条件的新增加油站，加油站开发管理部门应及时办理申领手续和登记证变更手续。相关审批单据、文件加油站登记证