农村资金互助社主要业务操作试行办法.doc

XX农村资金互助社主要业务操作试行办法(年xx月xx日全体员工会议通过)为了规范PP县XX农村资金互助社各项业务操作，确保全体社员遵循业务操作流程，努力防范和控制金融风险，经创立大会暨第一次社员大会审议，已通过PP县XX农村资金互助社主要业务操作试行办法。一、 机构组织架构（一）社员与权力机构人员构成1、 社员大会：全体社员1760名；2、 社员代表大会：社员代表33人；3、 理事会：7名；4、 监事会：5名（其中开户银行和捐赠人代表各1名）；5、 经营层：员工23名；6、 联络员：非理事、监事、工作人员以外的社员代表为当然的联络人员。（二）权力机构和岗位职责社员代表大会是PP县XX农村资金互助社的最高权力机构。负责重大事项的审议、决议与决策。选举产生理事、监事、聘任工作人员，审议和通过农村资金互助社的“章程”、社员代表大会和理事会、监事会的议事规则及主要管理制度、发展目标、方向，决议增减注册资本、利润分配、员工薪酬和财务预决算，重要固定资产购置，取消和终止社员资格，决议农村资金互助社的合并、重组、分离的撤销。聘任理事长、监事长和工作人员。审定年度工作计划和年终决算，听取理事长、监事长和工作人员的工作汇报。社员代表大会，每年至少召开一次，工作需要时，经三分之一以上的社员代表提议，也可召开社员代表临时会议。社员代表大会决议事项，需经与会社员代表的三分之二以上同意后生效。其决议事项，应形成书面决议，报送银行业监管等部门。银行业监管部门、其它有关部门可派员或作为嘉宾列席参加农村资金互助社的社员代表大会或临时会议。社员代表大会闭会期间，理事会履行相应的权力，其决议的事项需及时向社员代表通报，同时抄送监事会，报告监管部门。理事会负责互助社重大事项和主要问题的审定，定期召开的理事会，其决议事项需经与会三分之二的理事同意，临时召开的理事会，其决议事项需经与会四分之三的理事同意。理事会负责审查主要管理制度，审定日常业务操作制度的制定和修改，审议互助社业务发展规划、年度工作计划、年度财务预决算方案、增资扩股方案、社员授信调整方案、交易返还的比例和利率水平，前述各项决议须提交社员代表大会审议后方可组织实施。理事会由7名理事组成，理事会议由理事长或其委托的理事主持，至少每季度召开一次，工作需要时，也可由至少4名理事提请召开临时理事会。理事长在社员代表大会、理事会授权范围内开展工作，负责主持理事会和农村资金互助社业务的日常经营与管理工作，负责主持理事会及日常办公会议，负责组织起草理事会的议案和工作方案，负责组织实施经社员代表大会、理事会、监事会审议通过的决议事项，负责协调与沟通对外联系、签署报表与报告，负责员工日常考勤与管理。监事会由5名监事组成，其中托管银行代表和捐赠方代表是当然的监事。监事会负责监督理事会、高级管理层履职尽责情况，对理事和高级管理人员进行专项审计和离任审计，检查监督本社财务活动，对本社内控制度制定情况和执行情况进行监督，维护本社社员及职工的合法权益，对理事、理事长及高级管理层成员进行质询，要求理事、理事长及高级管理人员纠正其损害本社利益的行为。监事会会议由监事长或其委托的监事主持，至少每季度召开一次，需与监事会议事规则一致，后者规定为“一年至少两次”？工作需要时，也可由至少2名监事提请召开临时监事会。定期召开的理事会，其决议事项需经与会三分之二的理事同意，临时召开的理事会，其决议事项需经与会四分之三的理事同意。监事会负责对社员大会和理事会的决议的执行情况进行监督，开展对理事、工作人员和社员行为的监督和履职审计。综合岗：主要负责农村资金互助社综合协调有关的文字与秘书工作。具体负责：起草工作计划和综合性材料，联系社员、社员代表与理（监）事以及协调各部门工作，督查各项决议的落实与报告，负责固定资产的维护、保养，负责档案、保密及宣传工作；承办合同签订，办理员工的工资、保险与福利等工作；负责固定资产及办公用品采购、设施维护等工作；负责办理和组织会议工作；做好理事长、交办的其它工作。信贷与财务业务岗。组织起草年度、季度的信贷、财会业务工作计划；承办和落实“三会”决议的信贷、财务工作计划与事宜；组织落实批准的业务与财务计划，报告理事长、监事长和监管等部门；按照贷款业务、财会业务操作管理制度的要求，严格执行进行信贷、财务的日常管理、操作和监督工作；按内部各种业务管理制度要求，开展对各项业务的及时、认真、准确记录与核算，开展自我评价与报告；协调与信贷、财务等业务有关的对外联系与沟通，做好业务信息的处理与录入和备份工作，保证业务信息数据的真实、完整、可靠和安全；做好信贷数据的汇总、统计与分析，随时掌握社员的交易情况并对社员和社员代表提出预警、提示和追踪，掌握贷款质量的变化与发展趋势；做好报表统计与报告等工作；做好各项资产的分类管理与登记工作；做好理事会、监事会和监管等部门交办的其它工作。负责信贷资金的营运、核算与账务处理工作，及时提供会计报表与财务分析；负责财务费用的核算与管理，按月报告费用及收支和盈利情况；按时公布和披露业务计划的执行与落实情况，按时公布违约社员及贷款情况；负责对社员的信贷、财务和会计的培训；负责财务、信贷管理系统的控制、监督和建设；每天保持与开户银行的监事一次电话联系，沟通当日资金往来的情况；保证每日的对账与账实一致，完成每天的营业记录与报表填制；负责保管保险柜的钥匙一把，并开展和参与检查库存现金；负责与会计师事务所的联系与取得其专业工作的支持；严格财务核算与开支，对于贷款、财务风险隐患及时汇报理事长、监事长和监管部门，同时采取有效措施切实控制各种业务风险。出纳与安全保卫岗位。研究社员业务需求与变化，提出业务发展与防范风险的思路，拓展各项业务的健康可持续发展；落实社员代表大会、理事会、监事会的出纳和现金管理方面的各项决议与要求，审查接受捐赠资产与项目事宜，开展申报与落实工作；提出业务创新与修订完善的建议；提出安全、保卫制度草案，经决议后负责执行；开展对个别违约社员的持续帮助与监督还贷款指导，帮助贫困社员致富，并负责其日常指导、培训和监督工作；做好社员之间的交流、学习，推动共同发展；负责到开户银行的现金存取和业务联系，负责库存限额内的现金保管；做好理事会、监事会和监管部门委托的其他工作。（三）贷款业务流程统一开户，建立社员基础信息档案。农村资金互助社对全体社员制发“社员证”，逐户编制口令与号码，记载业务信息。授信管理。理事会负责授信审查，社员代表大会决议通过。对社员授信原则上一年调整一次，信用良好的两年调整一次。最大单户限额控制在互助社总股本金额的10%以内，小额入股社员贷款最高控制在3000元以内。授信计划由社员自行提出，所在村（组）信用小组社员审议，再报理事会审批，以社员代表大会决定方式公开，由工作人员录入电脑信息后，再按照程序和条件管理办法具体办理实施。社员自主滚动使用授信。社员在获得的授信限额内，申请并滚动使用授信限额下的信用贷款。程序为：社员向资金互助社申请信用贷款，信用小组联名签注同意意见，所在村组联络员审核同意后，凭借社员证和已经签字的申请向农村资金互助社申请信用贷款。贷款本金和利息一次计算，自主按月平均偿还本金和利息。农村资金互助社根据社员的申请，经贷款人和理事长双方签字并处理业务过程，由会计计算申请贷款的本金和利息后，即发放贷款。申请一年以上的贷款，本息偿还执行两个月偿还一次本息，申请一年期及以下的贷款，执行一个月偿还一次本息。贷款后加强资金使用与监督。贷款社员按照贷款本金与利息均衡偿还约定，按时偿还本息。未按月偿还贷款本息，第一次逾期的，由工作人员通知本人和本村（组）的联络员；第二次逾期的，由所在村（组）的联络员通知该信用小组全体联保成员。第三次逾期的，由农村资金会理事会通报全体社员，同时采取进一步的违约处理措施。对信用户的循环授信和持续便捷业务服务。社员自主选择的贷款，在首笔合同履行完毕后，对于信用户方可在总体授信规模内循环申请新的信用贷款。对于信用户可以适当提高授信金额，开办新的循环贷款。对于有信用不良记录的社员，执行相应的违约限制与制裁。(四)治理机制建议不要加黑农村资金互助社的宗旨：互助受益，诚信为民。社训：爱社守约，敬业兴家。互助社是社员民主管理、造福社区的微型互助合作金融机构。应建立健全的社员代表大会、理事会、监事会相制衡的法人治理结构，明确利益主体的责、权、利关系与治理机制。 1、股本金的配置与构成1760户社员，出资30.32万元，组建XX农村资金互助社。社员可以申请退社。接受捐赠配送的相应股金，不得退给该社员，作为互助社的公积。社员在发生股金事务矛盾时，遵循股金管理办法，规范操作。分类缴纳金额性质分类缴纳金额理事长30,000单户股金5%以下主办会计30,000单户股金5%以下其他5位理事持有100股以下3名社员监事其余社员100全体社员股本金，为该出资社员的获得相应权力的基础。存款业务每半年结息一次。贷款本金和利息，按照约定和交易记录，及时结算。农村资金互助社按年决算，计算盈亏。对于按时偿还的贷款本金和利息，在该笔合约履结后，依照贷款交易返还办法返还贷款人部分交易所得，结存在个人公积金账户下归个人所有，退社时以现金的形式返还社员。2、实施财务预算管理社员代表大会、理事会、监事会的活动经费和其他日常支出，纳入年度财务预算，经由社员代表大会决议，报经银行业监管机关备案后实施。员工工资、福利和社员代表的必要补贴，列入财务预算管理，按照预算执行。年度经营核算周期为每年的1月1日起至12月31日止。出现经营亏损不得分红，并按出资比例以及亏损金额分摊计算到出资人，在个人的公积金余额下，按比例补足亏损。依据工作人员和社员代表的工作情况，建立相应的奖惩制度。严重违反各种管理制度和违规经营的，一经查实，追究其失职与渎职责任。对其入股股金和公积金相应作为承担责任的风险保证。社员的股权事务与分红，依据专门办法操作。增减股金，需经理事会审议，报社员代表大会审批后实施。二、贷款业务与操作管理(一)种类：信用贷款。(二)贷款范围：1760户社员。 (三)贷款额度：该社员授信金额以下。首批一次贷款，均衡滚动使用。对于信用户可循环周转使用。(四)贷款期限：社员与互助社自主确定贷款期限，但最长不超过二年。 (五)贷款利息：统一执行年固定利率7.2。贷款不满一个月的按1个月计算。(六)贷款确认：1、申请社员提出贷款书面申请，信用联保小组签字；2、村组社员代表该村理事、监事和联络员签字；3、理事长签字；4、会计人员据实记录账务； (七)贷款发放：社员与出纳分别在社员证的贷款栏目签字或盖章确认后，支付现金，社员取得贷款。(八)贷款偿还：社员贷款和利息实行等比例分期偿还。即：(借款本金+年利息)还款次数；分期还款额(包括当期应还利息和本金)。还款频率：由社员根据自己经营情况和还款能力申请，原则上每一个月或两个月偿还一次，经农村资金互助社确认后生效。贷款本息偿还周期，一年以内的贷款为一个月。一年期以上的贷款，还款周期为二个月。贷款偿还：贷款偿还均按放款时与社员约定的还款次数和时间间隔，由贷款人到互助社业务现场办理并签字确认。(九)贷款循环与续借：1、社员在偿还完首笔贷款之后，可以提出新的贷款申请或续借贷款的请求：社员在与农村资金互助社完成首笔贷款之后，确因扩大生产与经营规模或发展新项目，可以提出新的贷款申请，循环办理新的贷款。2、循环贷款与持续贷款的社员应是没有违约记录的贷款人。对于出现违约的贷款社员，必需偿还首笔贷款之后，方可按照新的授信金额，重新申请贷款。3、每位社员的循环贷款或续借贷款最多只能同时申请两笔，且不得超过授信的总额度。循环或续借贷款的还款间隔时间限定在一个月。 4、循环贷款或续借贷款的操作程序同首笔贷款流程。5、对于不及时偿还贷款的社员，由农村资金互助社及时提示与预警，同时在社员证上作违约记录，并不得分享公积金返还。三、存款业务操作规程(年xx月xx日创立大会讨论通过)第一条：互助社面向社员组织存款。第二条：组织存款遵循存款自愿、取款自由、存款有息、半年计息的原则。第三条：互助社存款利息依照积数计付，半年支付一次利息，直接记入本人存款账户。第四条：社员自主决定存款的支取或转存，一次超过3万元的应提前一天预约。第五条：社员需要提供“社员证”办理支取或转存手续。第六条：互助社的社员证只能本人使用，经过授权，并提交所有者的身份证，也可以根据书面委托代为取款。第七条：资金互助社存款操作流程：1、存款人存款时先填写存款凭条，一并将资金和社员证提交给出纳，由出纳先收款，并填写存款时间和数量。2、 会计复核并确认存款人的存款与记账。3、出纳将存款人的社员证复核后退与存款人。第八条：会计与出纳每日必须相互对账，严禁坐支。每天营业终止时，库存现金不得超过存款总额的3%，超过部分需要送往开户银行。第九条：当天的业务结束后，会计与出纳相互对账。会计人员汇总核对存款总账与分户账，出纳清点现金，相互核对准确后，双方签字轧账。第十条：会计人员应坚持与开户银行的每天电话联络，掌握银行存款头寸。每个月亲自前往开户银行领取对账单两次。第十一条：办理存款支取时，应验证取款人所持社员证并进行身份证明与核对。取款人应填写取款凭证的有关信息，交由会计审查记账，出纳在审查无误之后，即在社员证的相应栏目签字，并登录支取记录后，方可取款。第十二条：存取款记账错误的修正：存取款时，因会计或出纳的书写错误，只能用红字更正。经由会计、出纳和社员本人同时签字并确认后，方可进行新的业务处理。未经当事双方的三人同时签字确认，该社员证的存款栏目内容，由单方面签字人本人承担责任。对于出现的争议，应在事发之日的当日报告理事会和监事会，同时报告银行业监管部门。正确的废话第十三条：互助社制作的社员证和有关的会计凭证为重要空白凭证，由主办会计和出纳分工管理。对于遗失或未按要求履行管理职责者，需由理事会决议进行严肃处理。对于监事会监督发现的问题，情节严重或造成严重后果的，监事会有权利督促经营层依法处理。第十四条：本办法从PP县XX农村资金互助社开业之日起执行。第十五条：本办法最终解释权归PP县XX农村资金互助理事会。四、授信操作流程第一条掌握授信原则与政策。农村资金社的社员和社员代表需要掌握和有效使用互助社的授信政策和操作流程。对社员的授信调整实行每年一次，被评定为信用社员如果不调增授信，可每两年调整一次。第二条 社员申请。社员依据自身的投资入股金额、抗御风险能力、信贷需求和今后两年的还款能力，提出自身对授信的需求。第三条 村（组）社员代表组织所在村（组）社员民主讨论与审查。讨论和审查的重点为社员的家庭基本情况、信誉情况、贷款需求、抗风险能力，社员代表将讨论后的授信意见提交理事会审查。第四条 农村资金互助社理事会审查各村（组）提出的客户授信申请后，作为社员代表大会的重要决议内容。重点审查授信金额提高、下调、以及新授信的社员。第五条 经过社员代表大会审查通过的授信，应及时录入社员证，作为重要的内容。第六条 社员在社员代表大会审定的授信金额内，自主申请贷款。经由所在村（组）社员代表签字后，前往农村资金互助社办理信用贷款。第七条 社员贷款后，从严没有违约的，可以评定为信用户。信用社如果不申请增加授信金额，其最初授信可以自主使用到其要求调增授信为止。第八条 评定为信用户的社员申请调增授信的，需村组社员民主讨论，社员代表提交理事会审查，由社员代表大会决议。第九条 对于贷款后出现违约的社员，总体应下调授信。违约一次的社员，不能调增授信金额。违约两次的社员，至少下调其授信25%。违约三次的社员，至少下调其原有授信的50%。在原有合约没有终止前，不得予以循环贷款与持续信贷支持。第十条 未经社员代表大会决议，农村资金互助社工作人员无权擅自变更授信，并超越授信规模提供贷款支持。第十一条 农村资金互助社对社员的授信调整与变更，需在决议后的一周之内，抄送理事会、监事会、联络人员和广元银监分局。第十二条 对于工作人员擅自变更、增减对社员的授信，理事会、监事会和银行业监管机构，有权对责任人员采取进一步的行政与经济处罚。五、账户管理与操作程序第一条 严格开户银行账户管理。农村资金互助社指定在岳东镇农村信用社开列账户。预留互助社财务专用公章、财务会计与理事长和出纳的印章。第二条 该账户接受开户农村信用社的监督。资金存取除按照农村信用社的管理要求外，农村资金互助社的主办会计，需随时与在该农村信用社工作的监事保持密切联系，保证该帐户资金使用的安全。第三条 农村资金互助社超过核定库存总额的现金，或按照要求发放贷款，或存入该帐户。存入该账户的存款余额，由农村信用社以活期存款利率计付利息。第四条 农村资金互助社出现临时资金不足时，开户的农村信用社可在农村资金互助社总资产的4%限额对向其拆借资金。拆借资金利率按年利息3执行。第五条 开户的农村信用社负责对农村资金互助社提供现金供应与回笼。农村资金互助社到农村信用社存取现金、办理业务，应始终坚持双人前往、共同办理。第六条 主办按月与农村信用社核对银行账。情况紧急或存取金额量太大时，可由农村信用社提供上门服务，确保资金正常运转。第七条 农村资金互助社存取现金时，农村信用社将其作为开户企业对待，并实施现金使用的监督与管理。第八条 该账户支取现金时，需严格程序、坚持条件，避免出现风险。主办会计先与农村信用社预约，再随同出纳人员一同前往取款。六、财务会计管理程序 第一条 认真执行财务会计制度。认真审核各种凭证和附件，严格权限开展记账，履行好主办会计职责。保证准确、及时、合理、完整做账。确保会计与财务日清月结，内容真实，数字准确，账目清楚。第二条 搞好会计核算工作。对每项业务活动和财务收支，都要以凭证为依据，据实进行账务处理。严禁做假账，杜绝做错账，防止乱记账。必须及时与出纳、客户核对贷款和存款账户余额，确保总账与分户账相符，账账、账款、账据、账实、账表、时间全部相符。第三条 建立会计档案。主办会计经登记后的会计凭证按月进行整理，按凭证的编号顺序排列，装订成册，并对每册记账加具封面，注明年月日，起止号和册数，装订后存档，不得丢失和毁损。第四条 业务工作终极后，编制会计报表。当日的现金收支明细表，进账单及发放贷款情况，需要及时轧账，完成所有记账业务。第五条 每月会计和业务报表，需及时提交理事长、监事长、开户信用社和中介机构。主要业务指标，需及时向社员和社员代表披露。及时向监管部门报送资产负债表、损益表、费用明细表、信贷资产质量表。第六条 互助社理事会、监事会和开户的农村信用社、中介机构收到报表后，应审核报表的真实性、准确性和有效性。第七条 报表审查无误后，方可支付员工工资、报销预算费用。第八条 社员代表及代表大会、理事会、监事会和员工工资等均执行预算制。即先由社员代表大会分别确定社员代表大会、理事会、监事会和日常费用的预算，再在预算的限额和政策准许的范围内，严格审查与报销。第九条 社员代表大会支出限于社员代表大会、联络员的必要信息费和津贴。掌握在一年4000元代表大会经费1000元，联络员信息费补助3000元。第十条 理事会活动经费年3000元。理事会会议1500元，理事信息费及津贴1500元。第十一条 监事会活动经费2000元。监事会会议1000元，信息费与津贴1000元。第十二条 员工工资及福利掌握在年人均6000元。基本工资月薪400元，津贴补助100元。第十三条 办公经费年人均6000元水、电、纸、笔、宣传、报纸、杂志、摩托车用油、旅差、计提的相应费用等第十四条 接待等机动性支出年2000元。超过部分由责任人自费。第十五条 理事长签字、会计记账、出纳据实报销，接受监事会监督，接受社员代表大会咨询与检查。第十六条 以上预算，原则上一年一次调整。先订预算，经由社员代表大会审定后即执行。超支的不予以报销。节余的滚动作下一年使用。的确需要次年追加预算，也必须社员代表大会决议后，方可调整。理事长、监事长、会计和出纳擅自超过限额报销者，由签字人个人支付。七、风险贷款与不良记录管理程序第一条 风险贷款，是指借款社员在分期还款中出现违约，从而导致该社员剩余债务显现偿还困难特征的部分。特征是：在事先约定的一个月（30天）或两个月（60天）内应偿还而未偿还贷款的情况，即为违约。第二条 第一次违约的贷款即划分为关注类。由主办会计向理事长、监事长报告，立即通知违约的社员和所在村（组）的社员代表理事、监事和联络员。对于第一次违约者，由工作人员和该村镇社员代表进行口头警告，登记入建立的一次警告名单。第三条 第二次违约的贷款即划分为次级类。由主办会计向理事长、监事长报告，立即通知违约的本人和家庭成员，同时责成所在村组的社员代表通知该村组的全体社员。由工作人员进行违约登记，录入该社员的社员证的副本。第四条 第三次违约的贷款即划分为可疑类。由主办会计向理事会、监事会报告，以理事会的名义通报全体社员。录入违约登记，同时建立黑名单，交由社员代表大会下一年大会通报，保留进一步的应对措施。第五条 没有违约记录的社员，在履行完毕一个周期的贷款合同之后，可以分享返还贷款利息的10%作为个人公积金，并记入该账户下。第六条 第一次违约者在下一次履约之前偿还本金与利息的，该笔贷款履约完毕后，可以分享返还贷款利息的5%作为个人公积金，并记入该账户下。第七条 连续二次违约者，即使该笔合约今后也能够继续履约，不再享受贷款利息返还。第八条 连续三次违约者，即使该笔合约其后也能够继续履约，也不享受贷款利息返还，对其拒不执行合约，采取进一步的经济与行政措施。同时按照规定在下一年向下调整其授信规模，落实章程规定的惩罚性措施。第九条 农村资金互助社对于第一次违约者，按照剩余贷款本息的2.5%计提风险准备金。对于第二次违约者剩余的贷款本息计提20%的风险准备金。对于第三次违约者，按照其剩余本息的50%计提风险准备金。第十条 对于确属死亡、绝户、重大灾害事故的，符合核销的社员贷款户，在冲抵其个人公积金余额、扣减股本金等之后，仍然出现有损失的，需报告社员代表大会决议后通过呆账核销。同时注销该社员的账户，终止其往来。第十一条 核销呆账，相应冲减风险准备金。由主办会计根据社员代表大会的决议办理。未有决议而擅自办理者，由决策者个人和经办人按比例承担相应责任。第十二条 确实属于重大灾害事故造成一定时间不可能履约的贷款社员，经由所在村组社员民主讨论，送交社员代表大会决议，方可适当延期并重新签署合同，执行新的合约。第十三条 对于重大灾害与事故的贷款农户，需要登记违约记录，在不分享个人金的同时，经社员代表大会讨论通过，农村资金互助社可以以必要的人道主义支持和帮助。第十四条 理事、监事和员工个人，无权擅自决策、变更、灭失已经作出的违约记录。对于擅自滥用权力的人员，理事会和监事会及社员代表大会有进一步处罚责任人的权力。第十五条 本法办经社员代表大会决议后生效。八、各种基础信息管理第一条 信息传递流程。农村资金互助社确保信息对称与通畅，维护民主管理。社员代表以及理事、监事、联络员、工作人员35人，相互间确保信息通畅，互通情况，各自履行职责。第二条 理事长、监事长、主办会计、出纳和其他主要理事、监事，至少每一个月要民主协商和沟通业务运行与主要指标变化情况。第三条 主办会计、出纳、理事长、监事长在每天工作结束前，要负责及时处理完毕当天的各项业务，并完成当天的帐平、表等与实现账实一致。第四条 理事、监事和联络人员要能够掌握农村资金互助社一个月的重要事项、主要业务趋势和社员的意见与建议。主办会计、出纳和理事长、监事长要能够掌握每天的收、放款和库存现金信息，主办会计、出纳、理事长能够掌握和预测今后两天的社员存取款、贷款需求概况。第五条 主办会计每天应能够与开户的农村信用社保持联系，掌握存款情况，并提出资金使用计划与建议。第六条 出纳要能够掌握每天的库存现金和未来两天的现金供求情况，安排存取现金的时间，并确保安全。第七条 开户的农村信用社监事能够及时掌握农村资金互助社的资金存取情况，发现潜在问题，确保每周与监管部门、其他监事和理事会的沟通。第八条 外部监事能够每个季度指导主办会计、出纳、理事长进行业务运行趋势分析，提出持续性的加强监督、防范风险建议。指导和帮助农村资金互助社按照要求全面完成半年报和年度报表，确保决算的数据可信、资料准确、记载详实。第九条 理事会能够每个月能够召开一次会议，邀请监事会列席，并形成决议抄送银行业监管部门和镇党委和镇政府。第十条 监事会至少每两个月能够召开一次会议，邀请理事参加，听取主办会计、出纳汇报工作情况。第十一条 社员代表大会能够每半年召开一次会议，形成的决议及时传达到全体社员，抄送银监部门和县镇党政部门。第十二条 开通社员与理事会、监事会、银监部门、县镇党政的信息沟通。理事会至少一个月要能够形成一份工作运行情况报送有关方面。第十三条 非职工理事和监事能够将掌握的业务与运行情况，相互及时沟通、磋商或报告县镇党政与银行业监管部门。第十四条 农村信用社的监事及时将发现的问题与银行业监管部门沟通，并提醒其他监事，或报告镇党委与政府。通过监事会发挥监督作用。第十五条 有关业务报表主要报送银行业监管机构、抄送人民银行和县镇党政。第十六条 农村资金互助社的有关文字材料与报告，除有明确规定者外，一般应抄送银监部门和镇党委和政府。第十七条 出现案件和突发风险，应在案发的一个小时之内报告银监部门和镇党委、政府。第十八条 各种经验交流材料与社员代表大会、理事会、监事会的决议，需要报送银监部门，抄送镇党委和政府。第十九条 银行业监管机构需要的信息，按照要求报送。存款、贷款情况；电脑信息情况；社员违约情况；瞀执行情况；社员基础信息情况；接受捐赠情况；开户农村信用社的取、存款情况；社员代表大会、理事会、监事会和主要负责人的履职情况；社员的意见和建议情况；资产质量情况；财务收支与盈亏情况。第二十条 农村资金互助社的理事、监事和工作人员应确保信息的质量，确保信息的及时性与完整性。对于信息错误造成的不良后果，明确责任后，由监事会负责责任追究与处理。九、计算机及软件系统的使用管理办法第一条 本社会计账务实行手工操作和计算机录入双线运行，计算机信软件系统的配置与维护需确定专人。第二条 操作人员需遵循电脑操作流程，独立使用口令与密码。严禁主办会计、出纳、理事长共同使用同一密码。第三条 本社分别设置主办会计、出纳和综合岗位的软件系统，依据岗位相互制约，分别配备独立的电脑与软件系统，由使用人自行管理和维护。第四条 电脑安装好后，各相关信息录入人员不得私自拆装和请人维修，如出现故障，须报告设计单位，由互助社统一到指定的专业技术部门维修。第五条 互助社统一组织所有员工进行电脑培训，学习计算机基础知识、使用常识培训。系统管理人员负责对信息录入的系统操作技能培训，通过习题练习和最终考核合格后，方可进行系统的信息录入。第六条 理事会和监事会明确专门人员，对信息录入人员进行培训和实地指导与检查，查看信贷、财务、出纳岗位的制衡情况。第七条 业务软件系统信息录入主办会计、出纳、综合岗位应明确分工。第八条 监事会应经常检查会计、出纳系统及社员证使用有关的信息录入、制作、审核、登记和拷贝工作。第九条 操作人员出现操作失误，需及时报告软件设计单位人员，获得技术性支持与帮助，在第一时间内解决困难和问题第十条 主办会计、出纳有接受理事、监事和监管部门检查的责任。确保信息录入准确、及时、可靠。第十一条 主办会计要确保电脑录入信息与社员证信息的绝对一致。确保当天业务和该社员的全部信息录入电脑系统。新增客户量较大的，最迟在第二天开门营业前完成各项信息录入，并做好信息核对工作，确保录入信息无误。第十二条 对当天发生的业务，出纳员必须当天内录入完现金收付等信息。同时配合主办会计检查纠正录入的错误信息。第十三条 所有信息录入完毕后，主办会计、出纳、理事长须全面查询、核对当天的业务处理和会计报表，与手工账务核对当天录入的信息是否正确。检查无误后，对当天录入的系统数据进行备份。第十四条 监事会每月必须核对一次电脑客户台帐与手工会计账的数据，每月分批对客户存、贷、还、取款卡和台帐余额进行抽查对账，以确保账证、账卡、账账相符。十、业务失职与渎职处罚措施 依据理事、监事和联络员、工作人员的职责与分工，需要明确对其失职、渎职及违规违纪进行处罚。（一）工作人员有下列行为之一者，互助社作除名处理：1、不执行服务宗旨，违规办理开户，为社员造假骗取贷款者；2、不执行授信制度，为社员违规套取超过授信金额的贷款；3、不执行社员证的使用管理办法，社员冒名顶替贷款或明知是冒名顶替而仍然坚持发放贷款者；4、遵循工作程序，在财务与信贷工作中未审先支、未收入先进账者；5、有贪污、挪用和欺诈行为者；6、有坐支行为者；3、 有收回贷款、组织存款不入帐者；4、 有收贿、索贿行为和造成信誉损失与影响者；5、 决策、执行和监督失职，造成重大不良影响者。（二）有下列行为之一者，检查发现第一次罚款违规记录，第二次处罚款300元，第三次开除。1、超额发放贷款未能纠正者；2、不执行统一的利率水平，发放人情贷款者；3、社员循环贷款和续借款不执行制度者；4、擅自同意社员还款延期且不及时记录违约行为者；5、擅自离岗、不假而走，影响服务社员者；6、超过预算，使用公共资产请客送礼者；7、相同业务操作连续失误，造成经济损失者；8、面对不当干预，消极片面执行，造成严重不良后果者。（三）因违规操作或失职造成损失者，处罚奖金，损失部分年终在相关责任人员的股本金分红中全额扣除。如果不足，扣除其个人公积金帐户金额。（四）在日常工作中不负责任，马虎大意，出现以下问题的，根据不同情况进行处罚：1、不按贷款操作流程办理贷款业务的，每发现一次处罚款50元；2、不按规定的时间和要求访问客户和填写调查表的，每发现一户，处罚款10元；3、不按规定要求和时间进行日报的，每延迟一天，处罚款10元，不按要求进行月报的，每延迟一天处罚款20元；4、漏报各种管理报表的，每漏一份处罚款10元，漏报财务报表的，每漏一份处罚款20元；5、客户调查表、各种报表、原始凭证、财务凭证信息填写不齐、错误的，每处处罚款5元；（五）有以下行为之一者，实行第一、二次说服教育，第三次警告处分。1、不按时通知或催促客户按时还款者；2、会计不能及时记帐者；3、各自不能按时交接资料或票据者；4、每天不能按时交接账务并签章者；5、不按要求履行工作职责者。以上处罚，由监事长组织监事会或配合银监部门开展实施。处置结果报告社员代表大会。十一、档案管理第一条档案范围。社员证记录的全部信息；各村（组）基本情况；各种报表；各种报告；各次会议记录；全部业务记录资料、凭证、合同、社员的身份证、户口簿等基础性资料。第二条 全体社员以所在村（组）按六位数编号。前两位为村编号，第三位为组编号，后三位为社员序号。如文林场一村三组曾某某编号为013001。据此建立电脑信息与业务交易档案，同时建立社员标准档案卷宗，以便于归档和互助社电脑信息录入，以及社员和持续业务处理和查询。第三条 档案传递及保存。客户的信贷档案由综合岗收集、整理、编号后，立即按要求装入档案卷宗内。第四条 每天发生的信贷资料及信息，由主办会计、出纳和理事长依据分工，共同负责，按照要求收集整理。第五条 每月终结后，综合信息按月将发生的档案进行整理，归类，由出纳统一保管。第六条 财务相关资料由主办会计整理后，经监事会和开户的农村信用社指导后留存，统一保管。第七条 基础信息档案管理工作，接受银监部门的指导。同时也接受镇党委、政府综合部门的检查。第八条 档案与信息管理工作也需要向社员代表大会报告。