会计电算化基本要求.ppt

会计电算化培训课件,第三章会计电算化的基本要求,第一节会计电算化法规制度 1999年10月31日修订的会计法规定：1.使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。（第十三条）2.使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。（第十五条）,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求 1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。5.会计核算软件应当符合国标要求。6.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下。利用现有数据恢复到最近状态的功能。8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。（使用单位）9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。（销售单位）,二、会计数据输入功能的基本要求会计核算软件基本功能规范（一）初始数据输入的基本要求1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法。4.定义自动转账凭证。5.用户设置：登录名、登录密码、姓名、操作权限。会计核算软件必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。初始化工作结束并经过确认后有关功能应当随之关闭,以防止用户绕过正常财务处理程序直接对会计数据进行修改。,二、会计数据输入功能的基本要求会计核算软件基本功能规范（二）输入记账凭证功能的基本要求1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能。2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。,二、会计数据输入功能的基本要求会计核算软件基本功能规范（三）记账凭证的控制功能（1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证 编号重复；（2）以编号形式输入会计科目的，应当 提示该编号所对应的会计科目名称；（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当 借贷双方金额不平衡，或没有输入金额时，应予以提示并拒绝执行；（4）正在输入的记账凭证有 借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行；（5）正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行；（前提是收付转类凭证）（6）会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能；审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。发现已经输入并审核通过或者记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“”表示。（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。对同一张记账凭证，应当分别对输入、修改功能与审核功能的使用权限进行控制。,二、会计数据输入功能的基本要求会计核算软件基本功能规范（四）原始凭证输入的基本要求1.输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。,三、会计数据输出功能的基本要求 查询输出、打印输出、输出到存储介质、通过数据接口进行传输四种形式。（一）屏幕查询的基本要求1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；2.查询本期已经输入的记账凭证、原始凭证；3.查询本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；4.查询往来账款项目的结算情况；5.查询本期和以前各期的会计报表。,三、会计数据输出功能的基本要求（二）打印输出的基本要求1.打印记账凭证、打印机内原始凭证、打印会计账簿、会计报表。2.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。3.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的 表格线条可以适当减少。4.会计核算软件可以提供机内会计账簿的 满页打印输出功能。,四、会计数据处理功能的基本要求 1.会计核算软件应当具有记账功能；2.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能,根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助自动生成银行存款余额调节表。3.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账（如折旧计提凭证），确认已全部登记入账后才能结账。4.会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。5.会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分及职责 实行会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位：1.电算主管管理：人员、运行、资源、制度。具有会计和计算机知识，可由会计主管兼任。2.软件操作负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，达到会计电算化初级知识水平。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分及职责 3.审核记账负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。4.电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行。经过会计电算化中级知识培训。5.电算审查负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员兼任。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分及职责 6.数据分析达到会计电算化中级知识培训的水平。由主管会计兼任。7.会计档案资料保管员上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。电算化主管负责设定各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置 一人可以兼任多个工作岗位。出纳和记账审核不应是同一个人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务。小规模电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员任操作员和电算维护员，还应单设出纳员岗位。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，是会计核算电算化工作的初级阶段。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（二）条件（1）配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；（2）配备相应的会计电算化工作人员；其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：一是财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训。二是软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。三是由企业自己组织的培训，让会计人员系统地参加基础理论学习，再联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化管理和应用水平。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（3）建立严格的内部管理制度。包括：岗位分工制度、操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,二、替代手工记账的过程（一）整理手工会计业务数据（1）对账，账证、账账、账实相符；（2）整理各账户余额；（3）清理往来账户和银行账户。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,二、替代手工记账的过程（二）建立会计账户体系并确定编码建立会计账户体系应从一级科目开始，逐级向下设置明细级科目。（1）符合财政部和有关管理部门的规定。（2）满足本单位会计核算与管理的要求。（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目。（4）保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。（5）保持相对稳定。（6）要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案；即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,三、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程1.会计账务处理的流程基本不变，细化记账凭证类别，重新设计部分会计资料格式2.重新确定数据传递次序3.重新确定会计核算方法与过程（成本计算方法、折旧方法、工资分类汇总口径等，设置综合折旧率）四、会计核算软件初始化 初始化：确定会计软件的核算规则与输入基础数据的过程。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,五、计算机与手工并行 目的：双向对比与检验时间：最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期。计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。人工与计算机数据对比要进行的工作：（1）检验各种核算方法；（2）检查会计科目体系的有效性；满足四要求：核算、报表、管理、会计制度要求。（3）考查操作准确性；（4）纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。,第五节会计电算化档案的基本要求,会计电算化档案：以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印出的会计数据。会计数据：1.包括记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等；2.会计软件系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料；3.其他会计资料。追加档案：系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。,第四节会计电算化档案的基本要求,一、保存打印出的纸制会计档案 1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。如果每天业务较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。2.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都在存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。4.会计报表每月打印一次进行保管。,第四节会计电算化档案的基本要求,二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管 对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。三、制定与实施会计电算化档案管理制度会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照会计档案管理办法的规定执行。（与手工相同）,第四节会计电算化档案的基本要求,四、安全和保密措施 1、对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同的建筑物内。2、采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。3、各种会计资料，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。4、经批准同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料还要注意防病毒。,