信用社(银行)信贷岗位培训资料：信用社(银行)信贷档案的管理.doc

信用社(银行)信贷岗位培训资料：信用社(银行)信贷档案的管理信贷, 岗位培训, 档案, 资料, 管理一、信贷档案的概念：信贷档案是指在信贷工作中形成的具有保存价值的文字、图表、盘片、声象等不同载体和不同门类的文件材料，它是信贷工作的历史记录，是维护农村金融工作历史真实面貌的重要资料。信贷档案管理，是指信用社在信贷业务经营管理活动中对所形成的文字材料、图表、声像、各项合同、协议、文件、函电、账表、记要、记录、fa piao、法律文书、通知、证 件等形态的历史真迹资料进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。信贷档案管理工作是农村信用社信贷工作的一个非常重要的组成部分，也是维护信贷历史真实面貌的重要基础性工作。我们通常所理解的、也就是狭义上的信贷档案，系指以农村信用社贷款客户（包括企事业法人、自然人和个体工商户）为基本单位，并与农村信用社已经发生或将要发生借贷关系形成的有关档案资料，是记载每笔信贷业务从受理、调查、审批、发放、收回各流程的系统记录及具有史料价值和查考利用价值的信贷经营管理专业技术资料，包括贷款客户提供和信用社内部形成的各项贷款业务原始的、具有保存价值的文字、图表、盘片、声像等不同载体和不同门类的基础资料。是农村信用社信贷资产管理的重要内容和保全信用社信贷资产的重要资料。二、信贷档案的分类就本人理解，信贷档案应分为信贷管理档案和贷款资料档案两大类，即：（一）信贷管理档案：包括：1、信贷管理相关法律法规：如贷款通则、担保法、商业银行法等；2、信贷管理规章制度：如农户联保贷款指引、XX农村信用社贷款操作规程、XX县农村信用社农户联保贷款管理办法、XX县农村信用社“三违”贷款管理办法等；3、各类信贷业务文件资料、通知、检查反馈等；4、会议记录：信贷讨论会议记录等；5、各类贷款台帐：如支农再贷款台账、“三违”贷款台账、已置换不 良贷款台账、公职人员拖欠贷款台账、财政、政 府贷款台账等。（二）贷款档案资料：1、贷款审批会议记录；2、每笔贷款业务资料。三、信贷档案的管理信贷档案实行“统一领导，分级管理，严格监督、定期检查”的管理原则。信贷档案管理要遵循以下原则：一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；二是档案管理要原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；三是要严格执行谁贷款，谁立卷；谁建档，谁管理；四是要按农村信用社贷款管理操作规程规定收集整理信贷档案的基本原则。各社应将信贷管理档案与贷款业务资料分开保管，即将法律法规、规章制度、相关信贷文件资料、通知、检查反馈专分一盒保管；将信贷讨论会议记录、贷款审批会议记录专分一盒保管；另外贷款业务资料一户一档，将小额信用与大额贷款分别按村入盒保管。联社信贷管理部门是信贷档案管理的职能部门，对辖内信贷档案管理有指导、管理、检查、监督的责任。基层信用社是信贷档案管理的责任机构，负责辖区内信贷档案资料的管理工作；信用社主任、信用分社（以下简称信用社）负责人为主要负责人，信贷员、会计、出纳为责任人。包片信贷员为兼职档案管理人员，负责收集和管理贷款客户的档案资料。管理程序及人员职责。信贷员对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成时间归类建档、保管；在规定交接内容和时间内，交由档案管理员管理，按年度将贷款客户资料登记归档。（一）信用社主任。其基本职责是：对辖内信贷档案管理负有领导、检查、监督的责任。（二）信贷员。其基本职责是：按第九条规定内容，及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、专夹（卷）、专户保管，做到真实完整；未还清贷款本息的信贷档案由各包片信贷员保管；按时装订并向会计移交已还清信贷档案；信贷员要对信贷档案资料的真实性和完整性负责。 四、贷款业务档案管理的内容信用社所有贷款，无论贷款金额大小，均应建立信贷档案，一份完整的信贷档案内容具体应有：（一）企业贷款：以借款企业或贷款项目为单位，逐户建立信贷档案，内容有：1、借款人基本情况资料：（1）借款企业依法成立的文件和有年检记录的法人营业执照或事业单位法人登记证复印件（借款人若为集团性公司，还需提供其子公司的分布、生产经营及资信情况，主要财产如房地产、大型关键设备等权属证明文件；借款人若属“三资”企业，还需有外商资信证明材料）、注册资本验资报告（须经会计或审计师事务所审计验资）、法人代表（个体工商户负责人、授权代理人及所有股东）的身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）、法人代表证明书、企业营业执照要素变更的通知书、税务登记证复印件等。（2）借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制企业的股份协议，联营企业的联营协议书，董事会决议等。（3）经与工商部门核对的借款人的专用印鉴卡。（4）商品购销合同和生产经营许可证明：商贸企业需提供商品购销合同，工矿企业需提供生产经营许可证、开采许可证和产品购销合同。生产经营或投资项目需取得环保部门的许可证明；若医药、卫生、采矿等特殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明。（5）属挂靠集体所有制企业的，要出示挂靠单位证明。2、发生贷款业务的文件资料：（1）借款企业申请贷款的书面申请书；（2）合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事会同意借款的有关决议书；（3）借款企业提供的购销合同复印件；（4）借款企业上年（季）度财务报表、申请借款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表和现金流量表）、固定资产明细表及有关统计报表；（5）借款企业经年检有效的贷款证或贷款卡复印件、有年检记录的代码证（卡）复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款情况；（6）借款企业法人代表（或股东个人）授权委托书、公证书；（7）借款企业年度信用等级证明；（8）借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书；（9）信贷员的贷款贷前调查报告；（10）贷款审查报告、贷款承诺书、企业短期借款申请书（表格式）及企业短期借款审批（咨询）书；（11）借款担保合同。3、企业贷款担保的文件资料：（1）采用保证担保方式。保证人是企业法人的，需提供有效的企业法人营业执照复印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）、法人代表证明书或法人代表（个人）授权委托书、有效的贷款卡（证）复印件、有年检记录的代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件；保证人上年（季）度财务报表，担保贷款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表）及有关统计报表；保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司的合同、章程、协议和董事会（股东大会）同意担保的决议书、所有股东个人担保声明书以及其他资信评估等资料；信贷员对保证人的资格审查意见和核保资料；保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人担保声明书。（2）采用抵押担保方式。以借款人或第三人财产抵押的，需提供抵押物的产权证明文件、单据等各项重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需提供房屋所有权证、土地使用权证、房产他项权利转移证等产权证；如抵押物为进口关键设备的，需提供fa piao、海关证明及上级主管部门同意抵押的证明文件；如抵押物为车辆、船舶等动产的，需提供有关fa piao和行驶证复印件，并由有关管理部门出具抵押登记证明。如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。经会计（审计）师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的报告书；抵押物房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复印件；抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得抵押登记证；涉外财产抵押，须有外商所在地经中方有关部门认可的律师事务所出具的证明；财产保险单复印件（经与原件核对的复印件）；有限责任公司、股份公司企业董事会（股东大会）同意抵押意见书或文件资料；国有资产抵押，需有国有资产管理部门批准同意抵押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件；抵押物清单；（3）采用质押担保方式。借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。4、申请中长期贷款还要提供以下资料：有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实施方案、纳入年度固定资产投资计划等有关批文，环保部门批准的环境影响报告书等；项目开工前期准备工作完成情况，若为续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；信用社主持进行的项目评估报告，上报上级社的贷款请示文件，上级社的贷款批复文件；中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评估报告；在开户社存入规定比例资本金的证明；资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠，生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，需提供有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。5、其他资料：借款人自贷款日至归还日的分月（或季）财务报表；若为归还再贷的，须有还款凭证；为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料。二）个体农户贷款：以村以组为单位，逐户建立信贷档案，内容有：1、借款人基本情况资料：（1）借款人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；（2）农户资信档案；（3）借款人家庭基本情况（包括人口、收入、及房屋情况等）；（4）贷款证。2、发生贷款业务的资料：（1）借款人申请贷款的书面申请书；（2）信贷员的贷款贷前调查报告；（3）贷款审查报告、审批表、贷款承诺书、借款审批表；（4）借款人授权委托书、公证书；（5）属农户小额信用贷款的，须有农户小额信用贷款文件要求的材料；（6）借款担保合同（含保证、抵押、质押）。3、个体农户贷款担保的文件资料（1）采用保证担保方式。保证人是个人担保的：须有保证人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；个人担保承诺书；保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函。保证人是企业担保的：与企业贷款采用的保证担保方式所需材料相同。（2）采用房地产抵押方式。借款人需提供房地产的产权证明文件原件及复印件（经核对后，复印件作为信贷档案），如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证（户口簿）、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。经有权部门评估的报告书；房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证；房地产须到土地局或房管局办理抵押登记并取得抵押登记证；有办理保险的，须提供保险单复印件（经与原件核对的复印件）；房地产抵押物清单；7房地产抵押登记核保单。（3）采用质押担保方式借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；存单质押贷款在相应的营业机构办理核保止付登记手续的文件。凡是贷款客户提交的复印件，信贷员应要求提供人签名盖手印并负责与原件进行核对后签字以示负责；且为了档案的整齐，要求复印件统一为16开纸张。（三）信用社内部形成的档案资料包括记录和反映客户贷款申请、调查审查、发放、检查、保全、收回等全过程运行情况的资料，是用于界定内部管理责任的基础档案资料及围绕贷款使用、监督、检查贷款本息收回及贷款保全所发生的行为资料，也是贷款重要法律文件及贷款动作记录资料。信用社内部形成的档案资料有：（1）信用社审贷小组会议记录；（2）信用社审批权限内的贷款集体审批表；超审批权限须报联社审批的贷款审批表。（3）贷后检查资料。包括贷款贷后检查报告；信贷员对贷款特别是大户贷款的按月或按季、定时或不定时跟踪调查分析报告。（4）银监局、联社、监稽等部门对贷款运作问题稽核意见书、通知书和整改意见书。（5）设立并登记贷款审批登记簿；（6）借款人违约的信贷制裁通知书。（7）贷款归还、展期的档案资料。短期、中长期贷款到期前10天发出的贷款到（逾）期催收通知书。若借款人按期归还贷款本息，根据还款凭证，信贷员登记贷款登记簿；贷款需展期，借款人到期前15天写出的借款展期申请书，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明，并与借款人、担保人签订的展期还款协议书及批准书。（8）贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书的档案资料。信贷员对每次签收到的贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书应粘贴在已立卷好的每户贷款后面的粘贴处，不能放另处）。（9）不 良信贷档案资料：向借款人、担保人签发的贷款到（逾）期催收通知书；呆滞（呆帐）贷款认定审批表、呆帐贷款审批表、呆帐贷款核销清单及批文复印件；对借款人依法诉讼、仲裁的有关法律文件（诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等）资料；以资抵债的登记、保管和处理后的有关资料；处分抵押物或处分质押物通知书、拍卖抵押物的拍卖书。（10）贷款清偿后的档案资料。（11）信贷电子化管理的有关信贷档案。（12）其他需要归档的资料。对上述按贷款管理操作规程规定要求归档的有关报表和文字资料以外的档案，也要按农村信用社制定的其它管理制度和办法的有关内容对信贷档案进行管理。五、建档、移交管理信用社贷款发放后，信贷员按以上规定内容，及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档，并登记借款人贷款资料目录，并将全部资料编号、按序归入借款人档案盒保管。并对已收清的贷款资料，以社为单位年末统一列出清单，统一规范装订成册（装订成册后信贷员应加封、盖印），移交会计归入会计档案登记保管。（一）个体农户贷款，信贷档案以村以组以户立卷建档，其中：10000元（含）以下的贷款（农户小额信用贷款，以农户小额信用贷款管理办法规定进行建档），以村为单位，村小组内的有贷款的客户总装订为一卷，一村一档一案卷；10000元以上的贷款，一户一卷，一村一档一案卷；（二）企业贷款信贷档案按户分类立卷建档：对某一客户的独笔信贷档案资料按贷款运作程序及取得的时间归类建档，单笔单卷单档；对某一客户的多笔贷款资料按贷款发放日先后顺序整理保管立卷，即一笔一卷，一客户一档；（三）卷内材料按信贷档案目录材料属性编写页码，页码必须连续，并在卷内目录上表示材料属性和页码，文件本身不编页号；卷内目录一式一份，附在某一客户（或客户类别）卷内首页；档外标明客户名称（或客户类别）、贷款笔数（类别户数）和立档时间。已核销呆帐贷款的信贷档案资料管理：信贷员以户以类建档后，专档管理。信贷员对各自保管的信贷档案，及时收集、整理，便于查找、利用、保管。信贷员因包片轮换或工作调动时，必须对所有档案资料抄列清单，并在信用社主任的监督下办理移交手续。由交出人造具信贷档案移交清单，详细列明每个借款人的信贷档案资料内容，移交双方和监交人按照信贷档案移交清单内容，当场核对无误，并在信贷档案移交清单上签字，信贷档案移交清单一式三份，移交双方和信用社各持一份。六、信贷档案的管理要求信贷档案管理的要求：l保密性要求：任何人对涉及信用社商业机密的信贷档案资料均不得泄密。2专门性要求：信贷业务资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。3完整性要求：档案资料要求内容完整，要素齐全。4规范性要求：建立信贷档案要求科学、合理、规范、易于查找。信贷档案管理员要设立贷款档案登记簿，对保管的保管的每笔贷款档案案卷号、客户名称等内容进行记载，作为事后调阅的索栓工具。信用社会计人员负责保管和管理借款借据、贷款收息凭证和贷款收回凭证。出纳人员负责保管和管理抵（质）押物品、权利证书或权利凭证、抵（质）押物他项权利证明书或登记证明书。信用社接收抵债资产，应将抵债协议书、抵债裁决书、借款合同、抵债资产清单等分户由信贷员统一保管。抵债资产处置后，所有资料装订成册移交会计归入会计档案登记保管。信贷档案的存放。信贷员应将各自管理的信贷档案资料放置在信贷办公室信贷专柜之内，并加强防盗、防火、防潮湿、防虫蛀、防腐蚀等方面的设施。信贷档案资料保管柜必须保持整洁卫生，做到“三防”、“五无”。即：防火、防潮、防盗；无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。 信贷档案资料需要原本、原稿、不得另行编写与修改。信贷档案管理人员不得违反规定提供、利用、移交资料或违法、违纪牟取私利进行涂改、伪造档案。已核销信贷档案资料的管理。对已核销贷款的借款合同、催收通知书、核销申报材料等分户由信贷员统一保管，收回后，所有资料装订成册移交会计归入会计档案登记保管；对已核销贷款借款借据由会计统一保管，收回归入会计档案登记保管。信贷档案利用。积极提供利用，充分发挥信贷档案资料的作用，是做好信贷档案工作的根本目的。各社信贷主办（信贷档案管理员）应熟悉本社所藏信贷档案情况，积极主动做好提供利用工作，服务农村金融业务的开展。七、信贷档案资料的调阅信贷档案资料一律不准外借，严防丢失和泄密。建立信贷档案借阅登记簿。严格掌握信贷档案的查阅，查阅范围一般限于信贷部门有关人员的业务需要，否则必须经县联社主管领导批准后方可查阅。查阅时，档案保管人员必须在场监督，并做好查阅登记，记载调阅批准人、调阅时间、归还时间等，明确责任。调阅档案，须经信贷部门负责人或信用社主任批准，调卷只限内部查阅，不得外借，未批准不得复印。当贷款依法提起诉讼或发生案件时，经主任批准可以供律师、政法、*门等查阅、影印。查阅信贷档案资料时，应有专人负责，协助查阅。查阅人所需的证据和有关资料，可以抄录、复制和照相，严禁在信贷档案资料上涂画、拆封和抽换。查阅信贷档案资料的介绍信附入原件内保管，并将查阅日期、查阅人、抄录复制情况等内容在信贷档案资料查阅登记簿上详细记录。内部人员调阅信贷档案。凡已归档保管的信贷档案和由信贷员负责保管的信贷档案，因工作需要调阅的，由调阅人填写信贷档案调阅登记簿，应由调阅人出具借条，并经主任签字同意方可调阅。信贷员和档案管理员应负责登记调阅人员名单、时间和调阅内容；调阅的信贷档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。外部人员调阅信贷档案。信贷档案原则上不对外调阅借出。当发生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况时，有：司法、法院等部门需查阅、复印时，必须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经信用社主任签字批准后方可查阅；己方律师如有需要可以查阅；对方律师原则上不可以查阅，若其通过法院来查阅,法院须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经信用社主任签字批准后方可查阅。查阅时，信用社应有专人在场陪同，查阅人需要索取复印有关证据和资料时，须经信用社主管领导同意后，方可抄录和复印，但严禁将原件抽出借出。公 安、检察、法院等执法部门查阅信贷档案资料，必须持有县级以上主管部门出具的正式公文介绍信或执行公务证，经县级以上主管部门负责人签字批准后方可查阅。信贷档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证资料的安全、完整性和有效性，借用或查阅人均不得在信贷档案资料上涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开，对因资料的遗失、毁损或泄密而造成的经济损失可要求其承担相应责任。信贷员对调阅归还的信贷档案，要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动的，可以拒绝接受，并立即向信用社主任报告。必要时可向联社领导报告。八、信贷档案的保管期限和销毁按照信贷档案的重要程度，确定不同的保管期限：（一）农村信用社对县联社审批发生的信贷业务档案从业务结清日起，保存15年。（二）农村信用社对本身审批发生的信贷业务档案从业务结清日起，保存10年（其中农户小额信用贷款档案资料保存5年）。（三）永久保存的档案：短期和中长期贷款到期、逾期至今仍未收回和呆帐核销贷款的信贷档案要持续永久保存。信贷档案的销毁。信贷档案的销毁工作按有关规定执行。未经批准，任何人不得擅自销毁信贷档案资料。对超过保存期、需要销毁的信贷档案要编制销毁清册，并经过档案管理员提出和慎重鉴定，本社负责人审核，由档案保管信用社提出申请，稽核部门审查，联社主任审批，并由监销人员监督，办公室销毁。档案管理员和本单位负责人同时在留存销毁清册上签字备查。