电大秘书学小抄(已排)(可编辑).doc

2014电大秘书学小抄(已排) 名词解释秘书活动 就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为。秘书人员 泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员,如领导着的个人秘书、秘书机构中的集体秘书,以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。秘书方法 是秘书活动得以运行的媒介,亦指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。秘书业务 是指秘书人员或秘书机构的专业工作。秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它同秘书业务能力相比,具有更强的实践性、灵活性和可操作性。狭义领导意图 是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。秘书环境 是一个相当宽泛的概念,它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。其中以组织环境与秘书活动的关系最密切、办公室次之,其他再次之。公务秘书 就是在国家机关、国有或集体企事业单位,以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。广义的秘书 我们统称为秘书人员,一般由四部分人组成:一是秘书,即由组织或人事部门正式任命的,具有某种职务的秘书人员,如秘书局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者,即虽无秘书职务,但实际上从事秘书工作,或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员,即由保密工作部门和用人主管部门审批的,经管国家和集体秘密事项的人员。四是秘书首长,即拥有决策权、指挥权,又主管办公厅(室)工作的负责人。广义的秘书工作 是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。秘书制度 主要是狭义的制度,即秘书工作制定和秘书管理制度,其中有成文的,也有不成文的(即惯例)秘书制度。秘书机构(广义) 是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能,并为领导工作和机关工作服务的办事部门,如办公厅(室)中的秘书、文书、机要、信息、调研、督查、信访、接待和值班等业务部门。机构 是组织的组成部分一般为组织中的内设单位。管理职能 是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功能。中枢机关 是在决策管理系统中起总的主导作用的机关,在一级组织中能够统揽一切。秘书职能 是秘书活动的作画、职责、作用和交通的统称。会议 是指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。会议预案 是会议的筹备方案。在会议如开之前,必须周密、细致地制定会议预案,以保证会议的顺利进行。商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议,与争端,以取得各自经济利益而进行的磋商活动。直接调查法 即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。谈判议程 就是谈判的程序,这是影响谈判效率高低的重要一环。信访工作 是各级领导机关的一项重要的经常性的工作,它是领导机关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径,也是维护人民群众的民主权利,为人民群众排忧解难的重要手段。礼仪 是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范,它是社会文明的标志,也是人际交往的准则。接待规格 就是对来宾的礼遇规格。事务(广义) 是指行政管理中除政务以外的,具体的,一般的日常公务活动。如办会、值班、接待、印信管理等。广义的事务还包括机关后勤服务的内容,如车辆、财务、房产、食堂、物品、环境等管理。值班指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作。会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。.庆典仪式 是庆祝典礼和各种组织仪式的合称,是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。企业 是从事生产、流通等经济活动,为满足社会需要并获得盈利,进行自主经营,自负盈亏,实行独立经济核算,具有法人资格的基本经济单位。私人秘书 指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣,提供秘书性服务的社会职业人员。.秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人,受聘于单位或个人,协助领导者或主事者处理日常事务,提供综合性服务,并收取报酬的一种社会职业。 选择题 1.秘书活动:(D)D.辅助行为 2.秘书人员:( C )C.秘书工作的专门人员 3.秘书方法:( A )A.秘书活动运行的媒介 4.领导意图:( B )A.领导为实现组织目标的意见 5.秘书环境:( B )B.秘书活动的内外部环境 6.秘书活动的基本要素:(CD)C.秘书人员和方法D.秘书环境和领导意图 7.秘书人员:( CD ) C.秘书活动的主体要素D.秘书活动的主导要素 8.秘书工作:( BC ) B.秘书活动的客体要素C.秘书活动的载体要素 9.秘书方法:( AB ) A.秘书活动的中介要素B.秘书活动效率的保证 10.领导意图:( AD ) A.秘书活动的潜在因素 D.秘书活动的准绳和尺度 1.秘书环境:( BC ) B.秘书活动的组织保证C.秘书活动的外在因素 2.秘书活动的本质属性:( A )A.辅助性 3.秘书活动辅助性的特点:( AD ) A.辅助的全面性 D.辅助的非独立性 4.秘书活动的重要特征:( AD ) A.随机性 D.潜隐性 5.秘书活动的重要特征:(AB) A.文牍性B.受动性 6.秘书活动的重要特征:( BC ) B.事务性 C.秘密性 7.秘书活动的重要特征:( AD ) A.补偿性 D.受动性 8.秘书活动的受动性:( B )B.以领导活动为中心 9.秘书活动的补偿性:( AC ) A.知识与能力的补偿 C.经验与精力的补偿 10.秘书业务包括的内容有:( AB ) A.文字工作 B.文书工作 1.会议的功能( AC ) A.决策功能 C.协调功能 2.按会议的内容划分,会议可划分为( AD ) A.综合性会议 D.专题性会议 3.商务谈判按谈判的正规程度划分,谈判可分为( BC ) B.非正式谈判 C.正式谈判 4.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作(AD) A.广泛收集资料D.拟定谈判方案 5.谈判方案的主要内容有( BC) B.谈判主题和目标 C.谈判议程 6.信访工作的原则( AB ) A.调查研究、实事求是的原则 B.按政策、法规办事的原则 7.信访工作的要素( BD ) B.信访人 D.信访方式 8.信访工作应遵循的基本方针是( BC ) B.联系群众 C.广开言路 1.接待工作的一般程序有( BC ) B.收集来宾情况 C.拟定接待方案 2.接待工作的作用( AB ) A.代表作用 B.联络作用 3.交谈的礼仪要求是( CD) C.态度要真诚D.倾听要认真 4.秘书处理事务的特点是( CD ) C.重复性 D.智能性 5.秘书值班的主要功能有( AB ) A.过滤 B.应急 6.领导者事务活动的特点有( AD ) A.繁杂性 D.临时性 7领导者事务活动安排的原则有( AB ) A.力戒排场,求真务实B.围绕中心,突出重点 8.党政秘书工作的特点( AB ) A.政务性 B.从属性 9.党政秘书工作的基本原则有 ( AC ) A.服从原则 C.参谋原则 10企业秘书工作的特点有( AC ) A.经营性C.时效性简答题秘书学的学科对象是什么?秘书学的对象,即秘书学的学科对象,应为秘书活动。秘书活动的本质属性是什么?辅助性是秘书活动的性质,即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。秘书活动的辅助性有什么特点?1、辅助的直接性,即秘书活动直接受命并服从于领导活动,又直接对领导活动负责。2、辅助的全面性。3、辅助的非独立性。秘书活动的重要特征有哪些?1、文牍性 2、秘密性 3、事务性 4、受动性 5、随机性 6、补偿性 7、潜隐性秘书工作机构设置有哪几项原则?答:设置秘书工作机构有三大原则:精简原则 纵向层次尽量少 横向幅度可适当加大简述我国秘书活动产生的条件。社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件简述我国古代秘书活动的基本特征。1、秘书活动历史悠久 2、秘书机构变动频繁 3、秘书人员选拔较严 4、秘书制度比较完备。秘书的层次是怎样划分的?从组织级别上区分 2、从辅助功能上区分 3、从职位分类上区分秘书有哪些方面的工作?1、文字工作。文字的撰拟,文稿的校核。2、文书工作。发文、处文处理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、协调工作。部门关系协调、工作协调。5、督查工作。6、信访工作、办信、接访。7、议案和提案工作。8、机要工作。9、会议工作。10、接待工作。11、随从工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通讯工作。15、其他工作。秘书工作的原则有哪些?1、准确原则,是对秘书工作的质量要求。2、及时原则,是对秘书工作的效率要求。3、严谨原则,是对秘书工作的作风要求。4、同步原则,是对秘书工作的态势要求。秘书机构的作用有哪些?1、组合作用2、枢纽作用3、过滤作用如何进行秘书队伍的建设?1、保持相对稳定2、提高综合素质3、优化队伍结构简述辅助决策的过程。1、决策准备阶段。发现问题,确定目标,拟定方案。2、决策制定阶段。分析评估,方案选优。3、决策审定阶段。决策审批,立法认定。4、优化队伍结构。试验证实,普遍实施。协助管理的原则有哪些? 服从原则。服从领导工作的需要。2、沟通原则。管理过程的各项职能,特别是计划职能和控制职能,都高不开信息沟通。3、合作原则。管理活动从本质上说,就是众人通力合作以实现共同目标的群体活动。秘书协调工作的方法有哪些?基本的协调方法有以下四种:1、行政方法。依靠行政组织,通过行政渠道,运用行政手段进行协调的一类方法。2、经济方法。依靠经济规律,运用经济手段和经济形式进行协调。3、法律方法。依靠现行的法律、法令和法规运用经济法和行政法进行协调。4、疏导方法。依靠思想教育运用各种疏导性措施进行协调。简述保密工作的纪律。不该入的机密,绝对不说。2、不该问的机密,绝对不问。3、不该看的机密,绝对不看。4、不该记录的机密,绝对不记录。5、不在非记录本上记录机密。6、不在私人通信中涉及机密。7、不在公共场所和家庭、子女、亲友面前谈论机密。8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。10、不携带机密材料浏览、参观探亲、访友和出入公共场所。良好的会议组织工作可以实现哪些功能?1、决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要形式,通过会议进行决策,是实现决策科学化、民主化的重要手段。2、执行功能。通过会议,可以传达上级的政策和指令,可以部署本组织的中心工作和重大行动,可以责成所必单位统一行动步调,可以解决工作进行中的某些问题。3、沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。4、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突,运用座谈,对话,协调等会议形式,往往会收到事半功倍的良好协调效果。5、监督功能。决策的实施离不开检查、督促,而监督等功能的实现往往离不开会议。秘书人员应如何拟定接待方案?凡事预则立,重要的接待都应拟定接待方案,作为接待工作的依据和指南,合理的接待方案来源于对于来不开会议诸情况的收集和处理,来源于对来访者用意的正确分析和判断。接待方案的主要内容有:接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经费、生活安排等。接待方案拟出后,要呈报主管领导者审批,必需时,还要征询来宾的意见。交谈的礼仪要求有哪些?态度要真诚,表情要自然,语调要适中,体态要得当,倾听要认真。值班工作制度有哪些?岗位责任制度,请示报告制度,交接班制度,保密制度。.打电话的原则有哪些?清楚,简短,礼貌,保密秘书人员怎样进行自我管理?答:秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。工作管理首先要有明确的工作计划,包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等;其次是区分轻重缓急,决定工作次序。有条理有理地去进行。2、行为管理秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。做事要干净利落,动作准确到位,穿着得体,谈吐文雅,举止落落大方。3、时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。还应定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况,总结经验,结合工作成果做必要的调整,以提高工作效率。4、办公室环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率,更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。秘书应具有怎样的知识结构?答:秘书应有四方面知识的纵横结合。基础知识:包括社会科学基础知识和自然科学知识。专业知识:公文和应用文写作知识,文书制作和文书处理知识,档案保管知识等。行业知识:具有所在行业、系统的专业知识。相关知识:这一部分是秘书人员为适应时代需要,做好工作,应加以进修提高的知识是秘书人员知识结构中的较高层次,有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。四、秘书应具有哪些能力?答:秘书人员应具有以下能力:写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 使用先进的办公器械的能力 预测能力五、秘书应具有哪些职业道德?答:秘书有以下五条职业道德1、忠于职守:大而言之是忠于国家的利益,人民的利益;小而言之要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。2、严守机密:要严守党和国家机密,不得泄露或出卖本单位和政治、军事、经济、科技情报。不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事。3、恪守信用:秘书工作严谨缜密,而又责任重大,秘书人员为忠于职守必须在工作人际交往中恪守信用。 4、文明礼貌:在工作中待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。 5、廉洁奉公:秘书应做到奉公守法、廉洁清白,不以权谋私,不接受贿赂。你基本上属于哪种气质?你认为完美的性格是怎样的?应如何塑造?答:个人认为自己是胆汁质和多血质的混合体。 完美的性格应该具备开朗乐观的精神,有敏捷的思维,遇事细心,办事稳当,有坚持到底的勇气和毅力,还有较高的自制力。要保持稳定、乐观、健康的心态,需要从以下方面着手:1、博览群书,开阔胸襟。知识就是财富,知识就是力量,博览群书能使用人丰富知识,开发智慧,拓宽视野,有丰富知识,有固定财产的人更容易具有稳定的心态。2、培养广泛兴趣,丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活,调节心理情绪是必不可少的,业余爱好不仅可以陶冶性情,培养乐观情绪,还能促进人际交往,广交朋友,丰富感情生活。3、善于反省,自我调适。遇到困难、挫折时,要善于反省,冷静、客观地从自身寻找原因和教训,而不应总是怨天尤人。要从自身寻找到有利因素去克服不利因素,从自身获取力量和信心。4、倾诉、宣泄、调节情绪。如果自我调适难以奏效,就只能寻找外援了,可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦,可以得到对方的安慰和劝解。但应该注意倾诉、宣泄的对象,必须是你的知己,是你真诚的朋友,否则你透露的隐私可能成为对方有意或无意伤害你的利器。你认为秘书的社会地位应该是怎样的?答:秘书作为一种职业或一种职位,它不构成阶级或阶层,但它却占有性质、大小不一的空间,拥有大小不同的权力,也承担相应的义务。秘书的“先赋地位”具有明显的“依附性”。因些有人认为秘书是没有独立的社会地位的。但是如果秘书本人具有较高的德、才、学、识等,作出了成绩,他仍然会获得周围人的尊重,也可说是取得了较高的社会地位,而先赋地位较高的秘书,如果他的修养、道德、学识、能力与其地位相称,那其社会地位即是真实的,稳定的,甚至有继续上升的可能,反之,则其地位即是虚假的,不稳定的,随时可能降低甚至失去。因此秘书人员既要承认自己职业、职位的从属性,又要摆脱社会地位的依附性,应该更重视自己的后成地位。秘书如何才能扮演好自己的角色?答:秘书是企划“角色组”,在不同的场合、条件下将扮演不同的角色,或是在同一时间扮演多种角色。从秘书在行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说,秘书是助手、是配角,这是秘书的基本角色。每个秘书人员都应该具有这样的角色意识,自觉地、心甘情愿地当好助手和配角。但是也有某些秘书人员担任着某种领导职位,主管或分管着秘书部门的工作,也有自己的下属,他必须既要遵循整个组织的总目标、总任务,服从上缓期领导的指挥;又要充分地发挥主观能动性,规划自己的职责范围内的工作,善于组织、指导自己的下属去完成各自的任务。秘书不能因甘当配角而事事被动,而要在实践中和领导的授权之下学会掌握分寸,什么情况下自己应该是配角,什么情况下自己可以是主角或代理主角。一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识,其关键是自己的价值取向,不应该追求表面的地位和荣誉,而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。只有这样清醒、全面的认识,秘书才能经常保持心态平衡,找出工作中的优势和乐趣,更好的喜爱和从事秘书工作。接待工作应遵循哪些原则?答 :接待工作的原则有以下几点: 1、文明礼貌2、负责3、与人方便4、讲求时效5、按制度办事 6、遵守纪律面对突发事件,秘书应如何行动?答:处理突发事件的基本原则是加强组织领导,坚持实行统一指挥,分级、分部门负责。突发事件的处理工作包括两个方面的含义:一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件,需要紧急决策处理,采取果断措施;另一是指为了防患于未然,或把突发事件消灭在萌芽状态,平时需要做好各项预防、准备性工作,设立自己的住处情报网络,建立预警系统。秘书处理突发事件的基本过程如下:1、有思想准备和心理准备。2、做好通讯准备。3、问清详细情况。4、采取应急措施。5、及时向领导、上司和上级汇报、请示。6、根据领导指示及时处理。如果属于刑事案件,必须及时拨打110,并把事件移交司法、公安部门处理。十一、调查有哪几种主要类型、方法?试比较其优缺点。答:调查分为以下几种类型:1、普遍调查。主要是对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查,用于生大的基本情况调查,普查得来的资料全面、客观、精确,但缺乏生动性、具体性。2、典型调查。就是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查,适用于经验性调查。因为它的对象少,便于集中、深入地进行调查,得来的材料生动而具体,但是调查者是“选定”的,有人为的主观因素,一旦选错了对象便可能前功尽弃。3、个案调查。就是对个别的对象进行调查,有明显的针对性,但个案调查又往往不局限于当地、当事人本身,常常涉及历史背景、社会环境及其他种种因素,因些调查时应充分加以注意,不能就事论事。4、重点调查。就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查,再将其结果推论至其他一般单位。它与典型调查的最大区别就在于:典型是人为选择的,而重点是客观存在的。5、抽样调查。就是从总体中抽取部分样本进行调查,将其结果推断总体。可以说它是典型调查与重点调查的放大,是普遍调查的缩小,介于两者之间兼有两者的优点,在现代社会使用最为普遍。 调查的方法又分为以下几种:1、观察法。就是调查者对调查 对象(人、事、物、环境、场所等)的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器作观察、记录。观察法侧重于了解调查对象的外观、形态、动作或变化的特征及过程。2、访问法。比观察法更进一层,除了看之外还可以问。通过与对象的交流、讨论,了解更深层的内容。想要取得预期的效果,调查者就要取得被访问?信任和合作,其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文献法。是指调查者查阅有关的局面资料(包括报刊、文件、档案以及照片、图表、录音、录像,影片等),以获取所需要的资料。此方法的优点是资料丰富,时间、空间跨度大,可以上下几千年,纵横数万里,搜集观察中受制约少,花费也低。缺点是所获得的信息总是滞后于现实,也往往缺乏生动性、具体性。4、问卷法。就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷,由被调查者做书面答案。问卷法又有两种类型,一种是开放式问卷,另一种是封闭式问卷。开放式问卷便于答卷人各抒已见,答案比较丰富、具体,既有共性,又有个性;缺点是无法用计算机统计,只能由人工阅卷。封闭式问卷的优点在于用数字或符号表示答案,便于计算机统计;缺点是答案有限定,只有几种大体类型,无法调查特殊及深层的情况。 秘书人员作调查时,应把调查目的、课题、项目和调查类型、调查方法结合起来,根据调查目的、课题、内容、性质、范围、对象以及项目等确定调查类型,再由调查类型选用调查方法。十二、秘书写作有哪些原则和要求?答:秘书写作必须坚持遵循三大原则: 1、符合方针、政策、法令、法规2、忠于机关制文意图3、坚持实事求是的精神 秘书写作的要求: 1、信息量大,措施具体,指示性强2、内容高度概括,语言表达实用、精确3、用材精要,语言深入浅出,主题富有个性4、讲究文明礼貌,语言得体,多一点人情味十三、收文和发文的办理程序是怎样的?答:收文办理程序: 1、签收、拆封和登记2、分办和传阅3、拟办和批办4、承办、催办和注办 发文办理程序: 1、拟稿、审核与签发2、缮印与校对3、用印、登记与封发十四、情景题1、秘书正在接电话,正好有客人来访,不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件,这种情况下,秘书该怎么办?答: 一般情况处理:看见客人来了,对电话里说:“请稍等一下。”然后捂住话筒,问客人贵姓、身份、有什么事,简单的就回答,需要时间处理的说请坐下稍候,然后回到电话,这时总经理呼唤的话,如果电话已经说的差不多了,就在3分钟内结束电话,如果还没有说完,就请对方谅解,说这时有访客,稍后你再回电。然后和访客打个招呼,去见总经理,如果访客就是找总经理的,可以在见总经理同时请示一下。 特殊情况处理:电话的对方很重要,访客是熟悉的,可以不停止电话,对访客做个坐下等待的手势。然后总经理呼唤了,暂停一下电话,跟总经理解释稍等片刻。 总之,处理原则是尽快结束电话,然后看总经理和访客谁的事更紧急,访客的事如果需要请示总经理,刚好可以一块办。2、周五下午3时,H公司总经理将来你公司就技术合作一事进行商谈,请制订出接待方案。答:安排好会谈等有关事宜如下: 搞清楚来宾的情况和来意; 根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程; 安排领导会见来宾; 安排双方商谈; 安排来宾考察、参观; 做好安全保卫工作; 准备好送给来宾的纪念品; 准备好新闻报道工作。 (2)安排好生活接待工作: 安排好食与宿; 安排好车辆使用; 办好返程车、船、机票预定工作; 安排好就医保健工作; 安排好来宾业余活动。3、×市制药厂刘厂长明天来访,领导指示王秘书把接待室整理一下,请描述王秘书完成这项工作的程序及内容? 答: ?1注意光线。应以自然光源为主,人造光源为辅,切勿使光线过强或过弱。如阳光直射,则可设置百叶窗或窗帘予是调节。使用人造光源时,最好使用顶灯、壁灯,尽量不要使用台灯或地灯,特别是不要以之直接照射来宾。使用彩灯、漫光灯或瀑布灯,也是毫无必要的。2注意色彩。应当布置得既庄重又大方。特别是主要装潢、陈设的色彩,有意识地控制在一两种之内,最好不要令其超过三种。3注意温度。室温以摄氏24左右为最佳。因为它是人体体温的“黄金分割点”,令人最为舒适。室温低于摄氏18,往往令人寒冷难耐。室温高于摄氏30,则又可能会令人燥热不堪。4注意湿度。一般认为,相对湿度为50%左右,最是舒适宜人。相对湿度过高,往往会令人感到憋闷压抑,呼吸不畅。相对湿度过低,则又会让人觉得干燥不堪,易生静电。5注意安静。地上可铺放地毯,以减除走动之声;窗户上可安放双层玻璃,以便隔音;茶几上可摆放垫子,以防安置茶杯时出声;门轴上可添润滑油,以免关门开门时噪音不绝于耳。6注意卫生。在待客的房间之内,一定要保持空气清新、地面爽洁、墙壁无尘、窗明几净、用具干净。7注意陈设。主要务求实用。一般来讲,在待客的房间之内放置必要的桌椅和音响设备即可。必要时,还可放置一些盆花或插花。诸如奖状、奖旗、奖杯等奖品,绘画、挂毯、壁挂等装饰之物,是没有必要摆放或悬挂在其中的。4、公司准备召开一次科技成果汇报会,参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员,约30人,会期三天。请按制定会议方案的基本要求与方法,草拟一份会议方案。 答:1会场预约 根据需要,制定最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。 2会场的布局,设备安装调试 根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;根据需要准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;根据需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。 3印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;提前把印刷品送到会场或指定位置。 4参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。 5参会者的餐饮 根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,选择不同的用餐地点。 6参会者业余时间的安排 根据参会人员的喜好,选择不同的休闲方式;设计专门的旅游线路7统筹安排安全、保卫、消防、交通、供电、供冷、供暖等工作,确保万无一失5、国外某电子企业总经理一行3人前来我国某企业参观访问,从迎送规格方面考虑,李秘书在安排迎送工作时,将目前两国间关系状况和客人的背景资料以及接待要求交给接待组,随后按以上资料和要求,接待组较好地完成了迎送工作。请答出李秘书所提供的资料和要求的内容。 答:提供的资料内容主要有以下方面:来访外宾或代表团的基本情况。例如,来访人员的职务、性别、年龄、礼宾次序,来意,要求等情况,还应注意国籍、饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等,必要时,还可向对方索要来访者的血型资料。对方抵离的日期和时间、交通工具和施行路线。预订食宿的规格标准,宴请方式等,要让来宾产生“宾至如归”的感觉。还是日程活动的安排,正式会议的日程表与参观活动的日程表等,另外还要准备礼品,社品的选择要突出纪念性,讲究“礼轻情义重”,不宜赠送过于贵重的礼物,否则有行贿受贿之嫌。还要体现民族和地方特色。最后要以欢迎来宾相应规格及仪式欢送宾客,然后做书面小面,立卷存档备查。6、某报社记者在结束对你公司总经理的采访后,起身告辞,你作为秘书该怎样礼貌相送?(要求:告辞程序与要求)。 答:如客人提出告辞时,秘书人员要等客人起身后再站起来相送,切忌没等客人起身,自己先于客人起立相送,这是很不礼貌的。若客人提出告辞,秘书人员仍端坐办公桌前,嘴里说再见,而手中却还忙着自己的事,甚至连眼神也没有转到客人身上,更是不礼貌的行为。“出迎三步,身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。因此,每次见面结束,都要以将再次见面的心情来恭送对方回去。通常当客人起身告辞时,秘书人员应马上站起来,主动为客人取下衣帽,帮他穿上,与客人握手告别,同时选择最合适的言词送别,如希望下次再来等礼貌用语。尤其对初次来访的客人更应热情、周到、细致。当客人带有较多或较重的物品,送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时,要与客人握手,目送客人上车或离开,要以恭敬真诚的态度,笑容可掬地送客,不要急于返回,应鞠躬挥手致意,待客人移出视线后,才可结束告别仪式。十五、案例分析题 1.阅读下面的案例并进行分析。? 吴小姐是一家外资公司的首席秘书。一天,吴小姐所在的公司的经理突然收到一封非常无礼的信件,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把吴小姐叫到自己的办公室,叫她记录自己口述的绝交信。然后,经理让吴小姐立即将信打印寄走。当天下班的时候,吴小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理,“经理,可以将信寄走么?”这封充满火药味的信自然没有发走,因为吴小姐的聪明,使公司挽回了一个潜在的客户。答:吴小姐正确的处理自己与上司的关系,发现上司做出明显错误的决定时,并没有立即正面提出意见,而是采用委婉、含蓄的提示、提醒方式,让上司自己冷静下来,重新作出决定。这样就照顾到上司的自尊心,上司也容易接受和理解秘书提出的不同意见,从而做出更好、更有利的决定与决策。2.试分析下面案例中秘书对紧急情况处理的三种方案哪一种最好,并说明为什么。你从中获得了什么启示?谢秘书对一起交通事故的处理? 某县工商局办公室谢秘书星期天值班,下午5时,接了一个紧急电话。电话的内容是:局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内三人重伤,车损严重,不能开动,特请求局里急速处理。秘书做好了电话记录后,思考出了三种处理办法: 一是等到第二天上班时,向领导汇报后,再按照领导指示去办; 二是立即向主管领导汇报,请领导亲自到现场处理; 三是自己立即紧急处理,然后再向领导汇报。 谢秘书采取了第三种办法。他先给出事现场附近的直属单位?工商所打电话,请他们派人去保护现场,并妥善保护好伤员;接着给县医院打电话,请他们立即派救护车去现场抢救伤员,并请外科住院部做好抢救伤员的准备;然后又给县交警队打电话,请他们立即派人去现场处理这一事故;最后,又打电话给县领导汇报了上去情况。谢秘书自以为事情已经办好,他看了一下表已经六点多了。于是,他轻松地下班回家了。? 要求:1、运用相应的理论进行分析。 2、结合案例内容分析 3、600字以内。 答:对谢秘书做法的分析: 1.谢秘书在紧急情况下采取第三种办法解决问题,是正确的。 2.谢秘书的做法初看上去已无可挑剔,但仍有不足之处: (1)谢秘书对这一起交通事故是遥控处理。在未得到任何信息反馈的情况下就下了班,显然是不妥的;应该就近组织人力抢救并部署人员保护好现场。要有遇事不慌、临危不惧、冷静处理。 (2)谢秘书对事故的处理是草率的。他采取的几项措施是否落实,并没有任何督询措施,只是开了个头,离真正处理好还有相当的距离;应该每项措施都要落实到个人,哪些人员护送伤员到医院,哪些人员保护现场等待交警队的同志来处理,并做好跟踪回报,随时了解事态的发展进程。这些紧急措施可在未得到领导的指示时就采取,争取时间。 (3)事情正在处理过程中,而面包车又是工商局的,更何况又是车损人伤呢!如此处理实在是避重就轻。怎么能不及时请示领导派人前往出事地点呢?只简单地向领导汇报情况,这样是不行的,应出谋献策,拿出具体办法来供领导参考,因为在现场处理是最重要的,不能等,不能拖,时间就是生命,必须请示领导采取何种措施或方法。 (4)事情正在处理过程中,谢秘书要下班,也要等接班的人到来之后才能离开,怎么能6点多就回家呢!岂不是失职?最后一点也是最关键的一点,处理事情的过程中并没有留在现场等待来接手事件处理的人员,虽说已向领导汇报情况,但是现场肯定要有人留守指挥的,谢秘书没有等待交班的人员就离开,现场就属于无人指挥,容易乱套,没有统一行动了,因为谢秘书的最后一点工作就是交接,但是他还没交接就擅自离开现场造成严重的后果,他是承担不起的。这就是善后工作没有处理好。