质量文件管理系统介绍.doc

Guru ISO 质量文件管理系统介绍ISO QDM质量文件管理系统产品介绍ISO QDM产品系统架构说明ISO QDM Server分公司2Windows 98 / 2000 / XPOffice XPInternet Explorer网络终端使用者分公司1ISO QDM系统采用多层式XML Web Service应用系统架构 (N-tiers XML Web Service System Structure)，Client端不需安装任何程序，直接透过Intranet或Internet连入ISO QDM Server运作的ISO文件管理系统，即可轻松实现分区协同工作。采用Transaction Server多层式架构，Exchange Server、SQL DB Server、文件存放服务器可与Web Server同一台服务器，或根据系统架构弹性调整扩充的需要，分散安装布署于另外单独的服务器上，并可多人(依测试数据一台服务器约可服务一千人同时上线)同时上线共享资源；系统可使用多台IIS的操作环境，以达到系统负载平衡。系统应用了以下标准的协议：l HTTP(Hyper Text Transfer Protocol) 超文件传输协议l DCOM(Distributed Component Object Model) 分布式组件对象模型l IIS(Internet Information Server) 因特网信息服务器l MTS(Microsoft Transaction Server) 事项处理服务器l ASP(Active Server Pages) 动态服务器网页l ADO(ActiveX Data Objects) ActiveX 数据对象l CDO(Collaboration Data Objects) 协力作业对象l SOAP(Simple Object Application Protocol) 简单对象存取协议l XML(eXtensible Markup Language) 可扩展标示语言ISO QDM 产品系统介绍 产品特点完整的Web-based ISO文件管理：让原有的部门内部ISO文件管理系统Web-based化，可在IE浏览器中制定、修改、废止、发行文件。文件签核流程控管：审核文件时可看到流程图的传送动画，增加使用意愿，降低导入阻力 ，容易追踪稽催。（与Webflow工作流系统整合，完成文档管理中的签核流程。）快速设定权限：以文件分类属性，交叉整合角色权限及规则群组设定来快速规范文件及功能使用权限。跨厂、多点文件管理：提供Multi- IIS功能帮助系统负载平衡；使用Web Services-Based技术提供Multi-Site文件发布交换安全机制。(模块另购)文件分享公布栏：提供文件心得分享交换园地，让企业分享知识与传承经验。个人功能设计：个人可将常用的文件或文件查询条件予以储存并依使用习惯分类，增加文件查询调阅的使用方便性。文件只读功能：为避免文件阅读时数据被非法使用或涂改，保证文件的安全性及正确性。可客制化功能：提供多种组件功能函式供程序开发使用，其中分别有文件 (document)、权限(security)、工具(utility) 、系统(system) 等组件。支援AD：可将AD(Active Directory)使用者、群组、组织单位数据整合于系统，解决使用者数据重复维护问题。产品规格Actif ISO QDM System提供ISO文件版本，可满足：l 完整的文档管理过程，包括文档的制定、修改、废止、发行、发布等。l 强大的文件处理功能，包括文档的查询、全文检索、摘要、分类等。l 文件安全管理，如文件权限、签核权限、系统功能权限管理。l 统计分析(文件新增、修改废止、发行、阅读记录、版本历史、评分报表等)功能。l 一份文件可归属于一个树状文件数据库和一个树状分类，并使用一个网页型式的文件摘要(Document Profile)来描述。1. 文件分享l 创新的文件分享公布栏让企业分享知识、传承经验包括最新公布Top 10、最受欢迎（点阅次数最多）Top 10、最有价值（评分最高）Top 10、我的最爱（文件与查询）、待处理事项，帮助企业员工及时了解、获知、学习企业内最新鲜、最有价值的知识；与此同时，可与员工个人的个性化需求结合，设置“我的最爱”及待处理系列，满足企业员工的个性化需求。l 个人化的分享信息功能可实时由“最新公布”得知实时发布的文件与表单，有权限者可进一步阅览文件表单的详细数据、“最受欢迎”与“最有价值”可评估表单的重要性及适用性、待处理可实时得知及快速处理需签核的文件表单。l 我的最爱查询可将喜欢的文件或查询条件加入“我的最爱”，点选“我的最爱”快速显示文件及查询结果，“我的最爱”可设定多个并自行命名。“我的最爱文件/查询”可依个人自行设定树状文件夹管理并命名。2. 弹性的文件管理功能完整的Web-based ISO文件管理完全在IE浏览器中制定、修改、废止、发行ISO文件。Client端不需安装任何ActiveX对象，浏览器安全性不需特别设定为低安全性。创新的规则设定权限管理（Rule-based Management）功能可直接使用现有HR/MIS应用软件数据做权限设定，实现快速导入，避免维护多套数据。文件权限、签核权限、系统功能分别以三个步骤设定(规则群组、角色权限、文件分类)即可达成，不需做任何额外coding。权限规则设定文件被授权角色登陆使用者角色登入使用者使用者资料规则变数权限角色文件分类文件资料支援AD(Active Directory)可直接使用AD使用者、群组、组织单位数据做权限设定。文件版本控管弹性大依照企业已经设定的流程进行文件的制定、改版、发行、废止、历史版本、查阅等操作。版本控管的流程：申请 -> 撰写 -> 会签 -> 正式公布-> 打印分发，详情如下：1，制定文件申请作业：制定文件时，自动带入基本规范信息预设的拥有阅读权限的同仁或部门。在该过程中，可同时申请多份对应表单，并将其视为同一签核流程。在关联性文件方面，可建立多种样式的文件关联性 （ISO文件、ISO窗体、非ISO文件三类）。文件编号输入方式可分为人工输入及系统自动给号两种方式。 (自动给号可设定在指定签核关卡产生或流水号产生方式，可由设定直接产生并可预览。)2，改版文件申请作业：改版文件时，可同时申请制定/改版多份对应表单，并将其视为同一签核流程。当改版文件申请核准完成时，系统会主动通知相关文件使用单位（参考文件），保证文件间保有最正确的关联性。改版跳号可依公司需求特别规划跳号方式。3，作废文件申请作业：申请作废文件时，系统会将相对的表单一并纳入作废申请。当作废文件申请核准完成时，系统会一并废止该文件及相关表单数据，并主动通知相关文件/表单使用单位（关联文件），保证文件间保有最正确的关联性。4，制定窗体申请作业：制定表单申请时，一次仅可处理一份表单。表单编号输入方式可分为人工输入及系统自动给号两种方式。在表单档案制作/管理方面，以档案上传方式处理。一份表单可容纳一份表单文本档案。5，改版窗体申请作业：改版表单申请时，一次仅可处理一份表单。当改版表单申请核准完成时，系统会主动通知相关文件使用单位（参考表单），使得文件间保有最正确的关联性。6，作废窗体申请作业：作废表单申请时，一次仅可处理一份表单。当作废表单申请核准完成时，系统会主动通知相关文件使用单位（参考表单），使得文件间保有最正确的关联性。7，调阅申请：无权限者需经调阅作业程序核准后才能阅读文件。在系统中可选择暂时阅读权限（一星期）或永久阅读权限。8，分发申请作业：申请纸本文件。申请者执行申请作业时，系统会自动将申请者所属数据（姓名、部门、日期等）带入申请表及作业表单字段中，申请者须填写相关数据（申请类别、文件名称、数量、申请原因、需求日期等）。9，修改作业：修改撰写中作者或文件名称的申请作业。10， 删除作业：删除正在撰写中文件或表单的申请作业，并将版次回复正式公告。11，分发与公布作业文件审核通过后需正式公告于公布栏，系统自动寄出通知函及开放权限给作者、签核者、受文单位的窗口。文件签核流程控管自动化文件签核流程结合 WebFlow工作流系统，弹性大。签核文件时可看到流程图的传送动画，增加员工的使用意愿，降低系统的导入阻力，容易追踪稽催。弹性的的文件查询功能查阅者可看到公司全部已发布的文件名目(但无法进一步阅览详细数据)，亦可直接筛选已赋予权限的文件来进一步查询；历史及作废文件也可查询。查询筛选条件及名目信息可依公司需求自行变换及设定。动态分类、全文检索、附件查询功能有阅读权限者可依文件数据库、表单、分类、生效日期、关键词等条件来进行复合查询。全文检索可以搜寻Word、HTML、TEXT等格式的附件数据。动态分类搜寻功能（选购），可自动产生动态分类的查询提示词（Web Genie）。文件合并打印功能打印时自动加上文件摘要与流程审核数据于页首与页尾。自动在文件的页首印出公司名称、标准书（表单）编号、标准书（表单）中文名称、版次、生效日、作者。统计报表分析文件管理绩效、文件贡献度提供申请完成率、改版频率、文件点阅次数、申请数量、阅读行为分析、评分报表等统计报表，做为文件管理的检讨依据。3. 安全的文件管控功能只能读取 （Read only）Word/ PDF文件功能在浏览器浏览文件时，可限制使用者只能阅读文件档案（Word、PDF），而不得执行打印（Print）、无法复制与贴上（Copy & Paste）、传送、打印屏幕 （Print Screen）及另存新档（Save As） 等动作，而且不会在使用者的计算机上留下暂时档案(目前标准规格提供office附件文件有此功能，PDF为选购功能)，可依关卡设定附件是否只能被阅读的权限。 安全的权限管理功能系统可预设会签人员、核准人员及资料中心人员。阅读权限可设定为打印权限（有/无）、储存权限（有/无）。资料中心人员，在任何状态下皆可进入任何申请单、稿纸、会签单中修改。无权限者需经调阅作业程序核准后才能阅读文件。系统提供文件摘要、文件数据夹、文件分类三度空间方式对文件进行多样化管理。系统可结合规则设定权限管理文件权限、签核权限、系统功能。4. 完整的文管中心功能弹性的文件发布功能文件发布日期可选择由关卡自动发布或统一由文管中心核准后发布。安全的文件打印控管功能系统在分发打印及文件打印时，都可以先将要打印的文件送至后端数据库储存，可由程式控制实际打印机打印时间；另可查询打印与否的历史记录，确保文件的安全性。倍增效率的数据异动功能可选择是否赋与文管中心快速文件数据异动功能(含编号、名称、附件等.信息)，可增加管理效能。清楚的文件阶层阅览功能可根据文件的上阶文件关联属性将文件以树状展开。在制定的文件时，可设定文件与文件间的阶层关系，并于此直接显示阅览。公司文件可依树状结构多层次分类弹性的文件树状组织分类，不限阶层。5. 完整的系统管理功能可客制化功能提供程序化界面（多种组件功能函式）供程序开发使用。系统功能项目可新增排序系统功能项目可由MIS人员依公司需求新增及排序。提供系统使用管理纪录及异常纪录系统纪录每笔登入操作信息(含时间、登入者、作业项目及异动状况)及系统运作异常信息，提供系统进一步的安全性。与Windows NT、Exchange Server整合可使用Windows NT使用者账号登入做为安全验证；可设定为Exchange Server Mailbox 使用者即可使用本系统，不须在本系统内手动建立使用者数据；上一级主管的关系确定可取决于Exchange Server Organization；可在浏览器实现收发邮件、排定行事历、连络人、工作、记事等功能。可在浏览器中新增Windows NT、Exchange Server使用者；可以汇入Windows NT、Exchange Server的使用者账户数据；在系统中只要准备一个Access或Excel档即可实现整批新增或删除功能。随装即用，避免重复设定安装十分容易，安装完即可使用，不须到Exchange Server、Outlook、数据库、Web Server、ODBC等组态重复设定调校；使用者计算机免无需安装其它应用软件。 多层式Web架构，执行效能高，容易扩充采用Transaction Server多层式架构，Exchange Server、数据库服务器可与Web Server放在同一台服务器上，或随企业成长需要安装在另外一台服务器上，实现多人上网共享资源；系统可使用多台 IIS 的操作环境，以达到Web Flow负载平衡。ISO QDM与Guru eFlow的关系ISO QDM是建构在Guru eFlow的平台之上的，其中签核的部分都通过Guru eFlow来完成。文控系统的其他具体功能如版本控制等则在ISO QDM系统中实现。