中外秘书比较.doc

第一章 绪 论秘书：是领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项、提供跟踪综合公务服务的参谋助手。秘书工作：人类在管理实践和领导活动实践中产生的，为人类社会所长期承继的、有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。1.中外秘书比较的基本内容与研究方法？答：中外秘书比较的基本内容，主要侧重以下方面：1.有关产生发展历程的比较；2.现实状况的比较；3.发展趋势的比较。研究方法：主要运用比较研究法、归纳研究法、因果分析法和要素分析法。具体研究方法：比较研究方法；系统研究方法；文献研究方法 2.中外秘书比较中，要抓住哪些重点？答，必须抓住以下重点：1.纵向历史发展比较的关节点；2.横向现实状况比较的对应点；3.职能活动比较的特征点。第二章 中外秘书的历史源头1.人们把国家和文字的产生，是秘书工作产生的两个必要条件和基础。2.秘书工作的基本属性：是对领导者的近身综合辅助性。秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。3.人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。人类领导活动的出现是产生人类秘书性活动的条件和基础，也是人类早期秘书性活动的标志。4.原始社会秘书生活动萌生：1.部落首领的近身辅助需要。部落首领领导活动的辅助需要，是原始人类秘书性活动产生的直接原因。2原始社会秘书性活动。5原始时期的秘书性活动有哪些：归纳起来，有以下几个方面：一是听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动，到了上传下达的沟通作用，并开展了原始时期的社会调查研究工作。二是原始信访活动，用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的意见和建议，就是原始信访活动，也是我国信访工作之源头。三是原始会务活动，一般由巫史等充当会议的操办人、记录人。原始社会会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。四是记言记行的史官活动。五是占卜预测吉凶的巫祝活动。六是出现了原始文书。有了“典”、“命”、“谟”、“德”、“行”等等公务文书，即以书面文字记载的公务文件。 6.中国秘书性活动与外国相比的相同与不同之处？答：相同之处：一是均具有萌生原始秘书性活动的基础；二是均是社会生产力发展的产物，均出现在青铜器出现之后；三是均受到原始宗教的影响。不同之处：一是中国原始的秘书性活动的遗迹可以为后世所了解，而外国的原始秘书性活动却大多湮灭。二是中国原始性秘书活动的一些重要方法影响着当代的秘书活动，而外国的的原始秘书活动对当代的影响却极小。三是中国的原始文字随历史发展演化为现代中国汉字，古文书也有明显的承继关系，其他古国的文字和文书大都失传。7.东方古国文书的内容：东方古国书从方面记录了当时社会生活的内容，大体有以下几方面：1、宗教文书；2、国王纪年文书；3、经济文书；4、军事和外交文书；5、法典文书：著名的法典文书汉穆拉比法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律；6、科技文化文书。8.古希腊文书档案大体有以下几种：1、题铭文书（希腊历史之父希罗多德希腊波斯战争史）2、神庙文书；3、王国文书（古希腊的预言书对古罗马的秘书性工作影响较大） 9.古罗马书有以下类型：1、贵族神庙文书；2、平民神庙文书档案；3、国库文书档案；4、统一国家文书档案；5、皇帝文书档案。10.我国夏王朝的秘书性人员及秘书性活动？答：夏王朝的左史、右史、巫、遒人、秩宗等，均为秘书性人员。左右史负责记录国家重大活动和国王言行，掌管机要史科。遒人承掌王命的传达发布。秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通的“解释天意”的使者，主掌占卜、祭祀等宗教活动，是夏君主身边影响力很大的秘书性人员。从已经掌握的历史文献资料看，“誓”是我国最早的国家文书。 11.商代的国家秘书性工作及文书分类?答：也较夏王朝有了发展，所谓六太、五官、六府之官中，其中不少就是操办秘书性工作的人员。如六太中的太宰，是商王的近身助手，总管庶和机要（后发展为宰相或丞相）；太史负责起草商王命令，发布文告，近似国王的秘书长；太宗负责宗庙祭祀事宜；太祝主持礼仪会务；太卜掌管占卜并记录占卜情况；太士承办敬神事务。作册史官，负责制作册命文书、保管册命并宣示王命，相当于商王的机要秘书；记事史官负责记录商王言行、朝政大事、保管典籍、观察天象、记录历法等等，主要承担文书档案工作。商王朝末年还出现了国家中央秘书机构，称之为太史寮，其长官为太史，下管辖有不同层次、不同分工的史官。商王朝的文书可分为三类：一是甲骨文书。二是金文文书。三是简牍文书。12.西周王朝的国家秘书性工作的发展？答：一是秘书性工作的分工更加明确，出现了“卿事寮”和“太史寮”，太史寮则是为王室服务的秘书处；二是巫史分离，史官司地位升高，成为西周王室和地方政府重要的秘书官员；三是西周凡官署皆设史，其办文辅政的秘书性工作更为普遍；四是西周专设了“天府”收藏保管国家公务文书，并实行了副本存制度；五是西周的保密制度有所加强，文书档案无关人员无法窥见，盗窃者即受严刑处罚；六是形成了采风调查制度，派官员深入民间以观政；七是秘书性工作有了初步的规则，还出现了公文用印制度，以加盖印章强化官司府的权力和信用。 13.中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动的相同与差别？ 答：相同相近之处：一是职能地位比较确定，均是奴隶制国家最高统治者身边的综合辅助者。二是职能范围比较明确，均围绕实施奴隶占有制统治展开办文辅政活动。三是素质要求比较相近，都要求有较高的文化水平，具有一定的使用文字的能力，并富有政治统治的经验，要求其对最高统治者忠诚等。四是在“君权神授”观念的影响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一定的宗教色彩。五是占卜在奴隶制国家秘书性人员办文办会办事中是一个重要环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的重要手段。六是国家秘书性人员的任用，大多受贵族继承制的影响，采用世袭制。七是秘书性人员对其辅佐对象的人生依附关系已经确立。14.中外国家公务文书的异同？答：相同相近之处：一是基本内容，均反映了当时奴隶制国家社会生活状况和国务管理活动。二是对国家文书档案均极为重视。三是对文书档案的管理随时代发展越来越严格，越来越重视保密。四是奴隶制国家的文书已开始了用印制度。不同之处：一是文书载体的不同。二是文书保管体制上的差别。三是文书文体的分类不同。四是国家文书使用文字语言发展的不同。五是国家文书与宗教文书关系上的差别。第三章 中外封建社会封建主及宗教秘书性工作1.外国教会活动中的秘书性工作的特点？答：一是办文办会办事以宗教名义，但活动的内容涉及至社会各个领域，对当时的社会生活有极强的参与性和影响力；二是秘书性工作的辅助对象虽是教会首领，但并非仅局限在对某一领域的辅助，它有对教会首领的管理具有综合辅助的职能；三是教会秘书性人员虽是基督教徒，但对世俗经济、政治、文化、科学等均有广泛的接触和深入的了解；四是教会文件档案虽是教会活动中产生的，主要为教务管理服务，但其中包括大量教会与世俗封建主交往的文件材料，也具备直接为世俗封建统治服务的职能。2.春秋战国时期的秘书性工作出现哪些变化？答：一是新兴的地主阶级子弟“士”不少人充当了诸侯国君身边出谋献策、草拟文书的秘书性官吏；二是采用了新的文书载体，采用了木、缣帛等新的书写材料；三是政务记录已形成制度，抄录副本多份，客观真实地反映事实已形成传统；四是文书种类有所发展；五是保密制度有所加强，创建了封泥制度；六是文书档案拓宽了利用范围，除了作为统治施政的工具外，还用作传授知识的工具和编写典籍、史册的材料。 3.秦汉王朝的秘书性工作出现的新变化?答：一是皇宫内秘书性工作与政务秘书性工作分开；二是秘书性机构和人员进一步扩大；三是中央秘书性工作的分工；四是地方政府、监察系统及军事组织也配备了秘书性人员。五是秦汉统一了文字，在秦始皇推行“书同文”后；六是书写材料的进步；七是形成了更为规范的秘书工作制度；八是文书档案的管理进一步加强；九是对秘书性官吏的选任采用了任命、察举、征召、辟除等多种形式，这对先秦史官秘书性人员的世袭制是一大进步；十是创办了培养秘书性人员官吏的学校，如“太学”、“鸿教门学”等。还形成了对秘书性官吏的考核办法，如秦王朝的“五善”、“五失”考核法，汉代的“常课”和“集簿”的考勤考绩办法等。4.中外封建社会早期封建王国秘书性工作的相同与不同之处？ 答：相同之处：其一，在时代基础和历史发展过程上有相似之处。其二，社会环境有相似之处，都出现了封建土地所有制，封建阶级与农民之间的矛盾已逐渐上升为社会的主要矛盾。其三，封建国家政权是封建主阶级的压迫、剥削劳动人民的机关。其四，秘书性人员的职能地位相似。其五，职能活动大体相近。其六，国家秘书性工作的领域也大体相同。不同之处：一是封建君主队国家统治的方式不同；二是秘书办文辅政影响力的空间范围有差别；三是分工程度不同；四是公文载体有差异；五是秘书性工作制度的成熟程度有较大差距；六是公文文体发展水平不同；七是秘书性工作的传统不同。 5.中外封建领主的秘书性工作的异同？答：相同相似之处：一是反映在隶属关系上，秘书性人员都是对封建领主存在人身依附的关系，直接对封建领主负责，由封建领主个人给予工作报偿和提供晋升的机会，带有家臣、管家的色彩。二是在工作内容上，除了办理文书档案和参谋辅助外，还要根据领主的需要，管理和操办大量事务，包括财产管理、财务帐目、家族事务等。三是封建领主所重视的文件的大体类型也比较相似，均是中外封建领主掌握和运用封建特权的凭证和工具。四是封建领主的秘书性活动大多以辅助领主管理内部事务为主。不同之处：一是对封建王朝相对独立性的程度不同；二是秘书性人员受其封建领主的保护程度不同；三是封建领主的秘书性工作的职能稳定性不同。第四章 中外封建社会工商大城市出现后的秘书性工作“末日审判书”：1086年在英国，号称“末日审判书”形成过程中的全国性社会财产调查登记活动，是一次强化王权的有力举措，其中包含着规模空前的内容丰富的秘书性活动。 “宪典宝库”：14世纪，法国国王将文书档案专门存在的王宫教堂内，称为“宪典宝库”。“宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权对文书档案更加珍视；二是标志着政务的纷繁，秘书性工作有了进一步发展，产生了更多文件材料，集中保存国家文书档案也有了重大发展；三是“宪典宝库”的建立对法国国家秘书性人员保管和利用文书档案为国王行政提供服务，有了更为良好的基础性条件。 1.城市秘书性工作的内容答：一是保管国王或大封建主对城市颁发的各种文件；二是组织操办城市市政长官与封建领主之间为了协调某些矛盾而召开的会议；三是为市政长官草拟城市管理中需要的各种文件、法规，如城市准则、城市商业法、社会事务管理的有关条例等；四是操办城市议会会务，草拟会议文件，作会议记录；五是办理市政日常公务。当时秘书性工作的 宋代的档案工作也有所发展，设架阁库保存档案。南宋时还设有中央架阁总库，收藏全国重要档案史料。元及明代前期的秘书性工作元王朝吸取汉族统治者的经验，设有翰林兼国史院草拟皇帝诏令，下属有翻译机构、礼仪管理机构、文书驿传管理机构、档案管理机构等。明初官制沿袭元代，宫廷 不同之处一是时间要素上的差异，中国经历了。二是空间要素上的差异。三是受宗教的影响程度不同。四是文书载体的不同。 5.中外城市秘书性工作的异同答：相同相似之处：一是在行政方面均要从事办文辅政的日常事务，充分行政长官的助手，二是均要办理涉及事务和外交文书。三是经济领域的秘书性工作增多。封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的不同之处：一是城市政务秘书性工作与封建国家的关系状态有所不同，欧洲城市秘书性工作对封建王国具有相对的独立性。二是城市行政秘书性工作的交往渠道和方式有所不同。三是经济领域的秘书性工作专业化程度有所差异，四是秘书性工作与宗教的关系不同。6.中外宗教秘书性工作的异同答：相同相似之处：一是辅助对象和基本职能相似。二是内部事务方面相似。三是在指导思想上有相似之处。四是都要协助宗教首脑与官府往来。不同之处：一是介入世俗社会生活的程度不同。二是介入世俗社会生活的方式不同。三是与封建国家政权的关系不同。第五章 中外封建社会殖民活动兴起后的秘书性工作英国枢密院原是英王的私人顾问机关，也是代表王权的最高行政机关，后演变成为协助国王处理立法、司法和行政事务的中央政府机关。1688年“光荣革命”后，实行权力法案限制王权，扩大议会权利，逐步确立了君王立宪政体，枢密院失去了实际权力，名义上虽仍是英国的最高行政机关，实际上的职能主要是主持王室典礼、内阀就职仪式，处理某些上诉案件，宣布议会的召开、休会和解散，对外宣战或媾和以及发布内阁制定的部分政府命令等。 1.欧洲殖民扩张活动中的秘书工作如英国成立了东印度公司和在其他地区设立的海外贸易公司；荷兰成立了东印度公司和西印度公司；葡萄牙向印度派驻了总督，西班牙设立了印度事务部。1681年西班牙将40万条以上的法令精简为6377条，编成印度等地法律汇编，秘书人员在精简和汇编过程中做了大量工作，使这部法律汇编成为后来英、法、荷制定殖民地法令的范本。在英国像商业拓殖家公会一类的带有行会色彩的规约性商团，其秘书性人员主要是办理公会日常事务，在商务各独立经营的企业之间沟通信息协调关系，通过操办会务，草拟并组织讨论、通过签定各种契约，维护商团的共同利益。 以英国东印度公司为代表的资本主义股份公司，其秘书性工作更为繁多。 2.西汉汉武帝时，中央官员划分为“外朝”和“中朝”两大系统。到明代，废除中央中书省及丞相制，以六部分理全国政务。设通政司，掌收天下文书，在各中央机关间发挥协调作用， 法国大革命中的秘书工作，为推行革命措施，发动群众，打击封建反动势力，发展革命形式，巩固新生政权，起到了不可低估的作用。采取了一系列秘书工作改革、特别是批准了卡缪起草的国家档案馆条例。这个条例是近代史上关于档案的第一个重要文件，按此条件建立的国家档案馆也是历史上第一个具有近代意义的档案馆，它具有全国性，公开为全国公众服务。 2.巴黎公社的秘书工作的特征？答：法国巴黎公社的秘书工作具有为无产阶级服务的鲜明的阶级特征，具体表现在以下方面：一是为夺取无产阶级政权服务，二是为组建无产阶级政权机构服务，三是为打击阶级敌人服务，四是为保持无产阶级本色服务，五是为维护人民的根本利益服务，六是为发展无产阶级事业服务。 3.西方国家近现代秘书工作的发展答：一是秘书部门的地位得到巩固；二是国家秘书机构的负责人一般都是决策层的重要成员；三是国家秘书工作的分工得到进一步发展，出现了政治秘书、安全事务秘书、文化事业秘书、宣传事务秘书；四是政权首脑一般都配备有个人专职秘书或为首脑个人公务服务的秘书班子；五是国家机构中的秘书人员的素质得到进一步的提高，要示熟悉文书、内政、外交、军事、经济、文化等专业管理方面；六是秘书办公工具改善，秘书工作效率大为提高。4.近现代西方秘书工作的分支发展答：近现代西方秘书工作出现了分支发展，具体体现在：一是由秘书的参谋咨询功能，发展成为专司参谋咨询的机构和专门从事参谋咨询有偿服务的中介机构。二是由秘书办文办会事务，发展成为对顾客提供办文办会服务的秘书事务所。三是出现了秘书行业组织，如秘书协会。美国、英国、法国等国家都先后出现了秘书协会。另外，在秘书分类、秘书工作内容的拓展方面，都出现了前所未有的发展。5.晚清，民间还出现了专门培养幕僚（秘书人员）的私人开办的学校“幕馆”。 6.太平天国的秘书工作：答：为了便于文件处理，在天京设立了“诏书衙”，专门管理公文和缮写公文。公文撰制过程由负责制发公文的侯爵官员定稿，呈送翼王审核，准行则送诏书衙缮写。太平天国专设了公文传递机构“疏附衙”，每隔三五十里置一所，每年驿递员二古十名不等。7.南京临时政府的秘书工作答：根据临时政府组织大纲，总统府设秘书长一人，由临时大总统直接任命，胡汉民被任命为首任大总统府秘书长。 8.南京临时政府时期的秘书工作改革答：一是在公文称谓上，废除“大人”、“老爷”等封建称谓，规定一律称现在职务名称，普通民众则称“先生”或称“君”。二是规定凡发文必须盖印、签名。三是公文文尾均要以公元署年月日，改变原来不署年月日或用阴历署年月日的做法。四是改革公文文体，废除封建王朝使用过的制诏诰敕题奏表笺等文体，尽可能地简化公文。五是高度重视人民来信。总统府秘书处在总统府东西栅门处设立揭示处，专门公布对人民来信的批答处理情况。凡人民群众对总统府提陈的建议，或要求解答、解决问题的信用，以三日为限做出处理。 9.北洋政府的秘书机构答：北洋军阀政府国务院的秘书机构是中央政府的秘书机构，国务院的秘书机构主要是秘书厅。秘书厅还有以下人员：秘书，协助秘书长办理公务，佥事，掌官一般文书的撰拟和处理编纂记录、保管文件图籍、翻译文电、核对文稿、收发文件、处理庶务等；主事，辅助佥事分办各类事务，相当于科员；参议，主要是审议法令。 10.北洋政府秘书工作答：1916年7月29日公布的公文程式规定，凡处理公事的文件通称公文，确定的公文种类有大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等文件。加强了盖印署名制度、副署制度、发文编号制度，完善了档案工作制度。1913年1月9日，北洋政府公布了秘书任用法草案，规定“秘书”包括秘书长在内，均不得按文官任用法的规定任用，使秘书官吏的任用主要根据长官意志，由长官决定，这就助长了任人唯亲的风气。 11.国民党政府对秘书工作的改革答：政府颁布了暂行公文革新办法，整顿公文文风，强调公文分行、分段、使用标点，要以白话文撰写。1947年，国民党政府组织了“文书工作竞赛运动”，成立了专门的竞赛组织机构，颁布了竞赛的有关规则，对公文的撰拟、办量、书写、打字的速度、数量、质量进行比赛，以提高秘书人员的业务能力。12.战争年代中国共产党的秘书工作答：1923年毛泽东同志担任中央秘书，负责起草文件、处理文件、会议记录和保管档案。1926年7月，中国共产党中央设秘书处，负责全党的文件处理、机要交通、文件管理等工作。建党初期，内部行文的主要形式是书信，后有通告、声明、告人民书、宣言、决议等等。在长征途中，为了适应组织军事化的要求，很多机构撤消，中央的秘书处、文书科等也都撤消了。同时保留并加强了机要科。机要科是当时唯一的秘书部门。 13.近现代中外国家政权机构秘书工作的异同答：近现代中外秘书工作均在古代秘书工作的基础上有所发展。其发展的相同相似之处有以下方面：一是秘书工作机构更为健全。二是秘书工作的内容更为丰富。三是秘书工作制度更为周密、规范。四是秘书工作的效率有所提高。五是国家秘书人员的来源更为广泛。六是国家秘书人员的从业人数大为增长。不同之处：一是服务对象的不同。二是运作体制不同。三是变革程度不同。四是外事工作的立足点不同。 14.近现代中外企业秘书工作的异同答：相同之处：一是服务对象相似心。二是工作内容大体相似。秘书工作的内容强调为经济事务服务是中外企业秘书共同的特征。三是职能地位大体相似。四是秘书人员的任用方式大体相似。不同之处：一是规范性的程度不同。二是受政府的影响不同。三是企业秘书与企业主管的关系有所差异。 15.近现代中外无产阶级革命中秘书工作的异同答：相同相似之处：一是秘书工作的利益目标相同。二是无产阶级革命中的秘书工作与广大人民群众有着密不可分的血肉联系。无产阶级的秘书工作既要辅助其领导者代表人民利益开展领导活动，又要和人民群众紧密联系在一起，反映人民群众的利益和要求。这是无产阶级革命中秘书工作与其他阶级秘书工作的根本区别，它有着极强的战斗性和影响力。无产阶级秘书工作所具有而其他阶级秘书工作所没有的独特优势。三是无产阶级革命中的秘书与领导者之间的关系，在政治上是平等的同志关系，在工作上是主辅配合的上下级关系。不同之处：一是所处的社会环境不同。二是文化上的差异。三是复杂性程序不同。四是曲折性程度不同。 16.近现代中外秘书理论与实践发展的异同答：相同相似之处：一是秘书工作向社会各个领域扩展。二是秘书工作业务分工向专业化分展。在这一时期中国和西方国家在文书和档案方面，都已彻底分工。三是在秘书业务操作上融入了大量相关方面知识和方法。不同之处：一是强调秘书工作的政治性方面，二是秘书工作的社会普遍性上的差异。三是对秘书工作的制约上的差异。四是在秘书行业发展上的差异。五是秘书教育体制上的差异。第七章 中外秘书参谋比较衍生价值：当秘书提出的参谋建议没有被采纳，领导者采用的是相反或完全不同的方案，经过实践证明，领导者采用的方案的错误的，而秘书的参谋建议是正确的。这种情况下，秘书的参谋辅助虽然没有取得实际的效益，但却有衍生价值。 1.秘书参谋职能基础的异同答：相同相近之处：（1）领导者主事者对秘书参谋的需要。领导者主事者对秘书参谋的需要，一是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位，因此，其参谋辅助活动，对领导者主事者具有不可替代的重要作用。二是承担责权压力的需要。三是科学决策的需要。 （2）.秘书具有参谋辅助的便利条件中外秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件。一是秘书处于组织管理的中介位置。二是秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅助作用。三是秘书工作具有综合职能的优势，便于站在领导工作需要及全局的高度，发挥参谋辅助作用。四是秘书具有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋辅助作用。秘书参谋辅助职能的强化，是由于领导工作近身综合性参谋辅助需要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两个方面的因素所决定的。不同之处：（1）参谋辅助环境的差异；（2）参谋辅助功利目标的差异。功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向，这就使西方社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归；（3）参谋辅助能量的差异。影响秘书辅助能量大小的因素，有领导者的信任程度、秘书的参谋智能及信息拥有量和秘书参谋辅助的主动程度。一是就领导者的信任程度而言，中国与西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。二是就秘书的参谋智能而言，中国与西方的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。三是在秘书参谋辅助的主动性上，西方秘书人员提出参谋建议，大多要考虑上司的态度。2.秘书参谋职能体现的异同答：（1）参谋辅助的体现形式相近。具体体现在秘书体现参谋辅助职能形式的多样性和内容的综合性。（2）参谋辅助效果的制约因素相近。第一是参谋辅助效果的间接性。一是要经过领导决策的选择。秘书的参谋建议方案对管理思维而言，秘书的参谋辅助都要受到领导者的制约，这是秘书工作的辅助性特征所决定的。二是要受到执行实践的选择。三是受到具体条件的限制。第二是参谋辅助效果体现的机遇性。中外秘书都要在参谋辅助活动中发现和利用机遇。一是善于发现和利用组织管理活动需要造成的机遇。二是善于发现各种异常现象、偏差或失误，找出这些问题存在的原因、危害性以及有关对策建议。三是关注领导者注意力造成的机遇。四是理解和体察领导者的心理情绪及其变化，从理论上讲，作为高素质的领导者任何情况下，对来自各方面的意见或建议，都应该认真倾听，理智选择，按需要和可能采纳。（3）参谋辅助多种价值性相似。一是实际效益价值。二是衍生价值。三是参考价值。四是沟通价值。秘书的参谋辅助无论是否被采纳或采纳的程度如何，都能加强秘书与其领导间的信任，促进主辅配合更为默契。通过这种信息沟通和思想交流。五是负面价值。不同之处：（1）参谋辅助层次区别差异。一是体现在高层秘书的参谋辅助上。在西方国家，如英国，设有“国务秘书”。国务院书名为秘书，实为部长级官员。大多以“研究室主任”“办公室主任”、“秘书长”、“副秘书长”命名。中国政府的秘书长职级高于各部部长，主要职能是对政常日常事务进行综合协调管理，其参谋辅助主要是对政府最高决策层的综合性参谋辅助。二是中层秘书辅助上的差异。在西方国家如英国，中层秘书分行政级和执行级两类。执行级的职责是对次要的提案进行初步的审查分析，解决和处理行政事务中可能出现的一般问题。三是低层秘书参谋辅助上的差异。（2）参谋辅助运作上的差异。中外秘书参谋辅助活动运作上的差异，一是体现在对重大决策参谋辅助的程度上。在中国，在制定重大决策前，秘书一般要协助领导者进行深入地调查研究，全面地收集信息。配合包括智囊团在内的各有关人员拟定可行方案。二是体现在参谋辅助的主动性上。三是体现在参谋辅助对群体智能开发的程度上。（3）参谋辅助障碍上的差异。中外秘书参谋辅助活动都存在着一定的障碍，一是体现在管理体制上的障碍。主要指管理组织的结构、分配、运行制度和管理观念等。二是体现在领导人方面的障碍。三是体现在秘书方面的障碍。 3.秘书参谋方式的异同答：相同相似之处：（1）对决策的参谋方式相似。一是在领导决策前要作大量铺垫性参谋辅助。二是决策形式时要作有效的辅佐性参谋。三是在决策执行中要做全过程的参谋辅助。 （2）把握参谋时机的方式相似。一是跟踪把握参谋时机的方式相似。有利于领导活动全过程的有序性、有效性和规范性；也有利于秘书在领导活动全过程中，全面地发挥参谋辅助作用。二是重点把握参谋时机的方式相似。中外秘书参谋辅助，重点把握参谋时机的方式，有利于适应和满足领导者对参谋辅助的需求，有利于秘书参谋辅助活动的针对性和有效性。三是预测把握参谋时机的方式相似。 （3）提供参谋辅助的沟通方式相似。一是咨询方式。二是进速方式。三是探索式，即针对要解决的某一难题，组织有目的、有计划的群体探索，广泛地征求意见或建议。采用这种方式，能集中开发群体智能。（4）提出参谋辅助的思维方式有相似之处。一是比较式。二是补充完善式。补充完善式参谋辅助是在不改变原有目标和总体构想基础上的参谋辅助，秘书在草拟文稿、办理文件等过程中，经常运用的这种方式。三是诊断式，即秘书协助领导分析组织管理运转状况，找出存在的问题，分析造成此问题的原因，提出相应的对策，或者针对已经出现的不正常的现象，找出产生这种现象的关键要素，提出改进的措施。四是多维思维式。多维思维式参谋辅助，不仅能使秘书参谋辅助更具活力。更有利于拓展思路，补充疏漏，论证其决策意向的科学可行性。 不同之处： （1）秘书参谋辅助与事务服务结合的差异。秘书的参谋辅助与事务服务紧密结合，以充分发挥近身综合辅助的职能作用。（2）秘书参谋辅助活动层次上的差异，主要是在对决策层决策和执行进行补充完善的参谋制度，大多采用的是跟踪式参谋辅助和随机式参谋辅助。第八章 中外文书撰拟与处理比较收文：指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。 拟办：负责文件处理的秘书对收来文件提出初步的处理建议，供领导人在批办时参考。办复：需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关做出答复。它体现收文处理的最终结果。可用复函的方式。 1.文书撰拟的异同答：相同之处：（1）任务性质相似。忠实地准确地表达表达领导和组织意图的代笔性是中外秘书文书撰拟的基本性质，也是秘书文书撰拟与其他写作的重要区别。（2）文书撰拟基本要求相似。在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。要通过法定的程序，运用规范的体式和程序，准确地进行表达。在美国，除了要求秘书文件撰拟在内容上要准确外，也对运用正确的文书信涵格式、写作规范、表达语言、写作技巧上提出了较高的要求。在英国，对秘书撰拟常用文书也提出了系统的要求，特别对草拟信函时，要对上司的指示作简明的笔记，要对表达的信息或要表达的、提出的问题做到心中有数。在日本，要求秘书必须掌握草拟文本的知识和技能，具备熟练起草各类文书信函的本领。 （3）文书撰似的基本程序相似。美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分强调动笔前的准备工作，要由领导者交待文书的内容和行文的目的；最后要有领导者的认可和签署。可见，中国与西方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领导者授意，领导者是决定者、立意人和最后审定人；秘书是服从者、表达领导意图者和写作过程的具体操作者。 不同之处：（1）文书撰拟的传统影响的差异。特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。（2）文书撰拟的文体模式的差异在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经常大量使用的文种。（3）文书撰拟语言风格的差异。西方国家各国的文书特别在企业文书的语言风格上，除了强调简洁、明快外，十分注重在商务公共关系、联络感情、宣传效果、心理需要等方面的促销作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、风趣，以求取得读者的好感。 （4）文书撰拟中领导与秘书配合方式的差异。 2.文书运行处理的异同 一、收文处理的异同 （1）中国收文处理接收。签收。拆封。清点。分类。收文登记。摘要。提要。拟办。需要拟办的文件，一般是上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；重要的机密文件等。批抄。批办。传阅。催办。承办。办复。办结。 （2）美国收文处理进行初步分拣。邮件拆封。注明收件的日期和钟点。进一步分拣。阅读来件。在登记簿上登记来件。 （3）日本收文处理分清邮件的种类。开封要精细。来件一定要登记在收信簿上。要妥善处理来信的损毁问题。注意必须回复的来件的处理。要根据来件提供的有关信息，把要事记入行事表内。 （4）收文处理异同分析相同相似之处：一是收文处理都有系统有序的程序，每一程序的每个环节都规定了操作内容和要领；二是都有拆封、分类、登记、送领导者阅办等主要环节；三是收文处理中，秘书对封皮上标明“亲启”或“机密”的来件，在未经授权的情况下，都应交给收信人拆封；四是对拆封的来件，秘书都要阅读，以便进一步处理；五是中国负责办文的秘书要提出拟办的意见，美国秘书要在来件上标明重点和提请领导人注意人之处并准备阅办参考资料，日本秘书要在来件上作重点记号或对长文写出摘要等，可见中外秘书在收文处理中既要办理收文事务，又要对领导人阅办处理文件起到参谋辅助作用。六是秘书收文处理都建立了有关制度，都十分重视防止出现差错等等。不同之处：一是在范围上存在差异。二是收文处理包含的内容上存在的差异。三是收文处理中秘书参谋辅助程序上的差异。四是领导者参与收文处理的程度不同。五是收文处理要求上存在差异。存在上述差别的原因，一是因为秘书工作的传统和体制不同；二是因为领导者对秘书工作的要求不同；三是对收文处理范围的划定方式不同。 二、发文处理的异同（1）中国发文处理。决定发文和授意。拟稿。会签。主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。核稿。对文件草稿的审核。文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由机关办公厅（室）对文稿的内容、体式、语言表达等作全面的审核检查。核稿的目的是保证文件的质量。送审。签发。签发是文件形成的关键性环节。文件经过领导人核准签发后即已生效。签发人是代表发文组织行使权力的，对文件负有完全责任，应以高度责任感行使这一权力。定稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。发文编号。缮印。校对装订。用印。分装。发文通知单。机关发文时填写的清单。收文机关可按照发文通知单核对所收到的文件，便于发现问题，及时与发文机关联系。拣封。检查。装封。封口。投送。发文收集整理。 （2）美国发文处理准备好将要寄发的文件。查对地址。查对邮件标记。查对签名。查对附件。查对副本标记。复写副本标记（CC）或副本标记（C）表明信件的副本发给何人，要仔细查对那些已经写好的地址。定期发出的私人信件的标记有复写副本（CC）和加发复写副本标记（BCC）的信封。 （3）发文处理异同分析相同相似之处：一是都有确定的程序。每套程序中的各个环节，都有具体的操作要求。二是中国和西方国家发文处理中都十分强调清理核查工作。三是都强调发文处理的规范性和完整性。四是都强调有领导人的签署。这是中外公务文书信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的关键。五是一般都有发文登记制度。不同之处：一是中国高层领导机关发文时，与公文一同寄发发文通知单，以便收文方按发文通知单清点收文。西方国家一般没有此规定。二是在寄发文件信函的信封书写格式上，各国按自己的传统贯彻有着一定的区别。三是西方国家发文中往往使用一些标记符号。如美国使用了复印副本标记（CC）、副本标记（C）、加发复印副本标记（BCC）等，中国一般未使用这类标记。三、文书档案及资料管理的异同 （1）我国文书立卷范围如何确定？文书立卷归档是文书处理的最后一个环节。文书立卷的范围的确定，一是要保证文书档案的齐全和完整；二是要保证文书档案的精确；三是要便于有效管理。立卷归档的文件材料，主要是指在本机关主要职能活动中形成的文件材料，即已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料，包括会议文件、上级机关文件、本机关文件、下级机关文件、声像材料等。我国文书立卷归档的工作步骤？归档的工作步骤，一是编制案卷的系统化存放号。二是案卷移交前检查验收。三是案卷移交归档，上一年度的案卷，一般在第二年12月份集中立卷，3月份全部移交归档。四是办理移交手续，包括验收、签字、连同案卷目录、检索目录一起移交。我国文书档案的利用与编研档案的利用是以馆（室）藏档室信息资源为基础，档案的编研工作，是以馆藏档案为主要对象。文书档案的分类方法很多，美国常用的一是主题分类法，即按文件最重要的主题名称作为归档分类的首要因素，次要的主题作第二个因素，依此类推；二是按地区分类，以地域位置作为分类的最主要依据；三是与主题结合的分类，如“主题数字”分类；四是由主题要点派生出来的“十进位制”分类法；五是按语音归档分类法；六是按年月日归档分类法等等。 （2）美国文书档案归档美国文书档案的分类方法：一是主题分类法，二是按地区分类，三是与主题结合的分类，四是由主题要点派生出来的“十进位制”分类法，五是按语音归档分类法，六是按年月日归档分类法。（3）日本秘书的文书档案工作日本秘书收集处理文书档案：一是要根据本单位工作的需要，要讲求效率，当上司需要某种材料时，能够及时准确地提供；要集中管理本单位的文书档案，以供全体人员查阅，避免文书档案成为个人所有；要规范有序地进行整理，防止丢失或损坏；要有序地排列在文件档案柜中。二是要科学合理地分类。永久保存的档案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契约、特许证等；十年保存的文书档案是关系重大但可以再得的，如有关税务问题的文件资料、决算表等；三至五年保存的文书档案，是一般性的可以再得的文件档案材料；半年至一年保存的文书档案是到期可以毁掉的。三是要掌握文书归案处理的流程，要对文书资料进行选择，要进行分类；保管文书档案的重点是借出时使用者要办理有关手续，并使用指引卡，以防失散；保存文书档案的重点是确定保存期，在保存期 侧重存在一定的差异。中国秘书除了购买必备的工具书、参考书外，更强调上级机关的方针、政策的收集整理，调查研究、各种会议中获取的实践中产生的资料的收集、整理，而且实践资料对中国秘书的价值更大。西方秘书侧重于出版物资料的收集和整理。为领导者服务要求上存在一定的差异。中国秘书的资料工作主要为领导的组织管理工作和行使其职权服务，也就是为领导者的公务服务。而西方国家秘书的资料工作，既为领导者的公务服