第六章报表管理系统3教材课件.ppt

自定义报表的编制,报表基础设置,报表数据处理,一、报表基础设置,报表管理系统初始设置一般包括：创建新表、设计报表格式、定义报表的数据来源及运算关系等。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,1.创建新表,创建新表，又称新表登记或者报表注册，即把需要处理的报表在系统中进行登记。登记的内容一般包括报表标识符及其相关属性。一般地，报表标识符可以是一个文件名，也可以是一个编号或编码，而且其标识符是系统区别不同报表的惟一标识。【例7.5】创建新表，并保存为“所得税及利润计算表”（存放路径：C：/我的文档）。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,新表创建完毕后，应进行报表的格式设计。会计报表格式设置的主要内容有设置报表大小、画表格线、标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目的内容、设置单元属性等。进行报表格式设计，可使用菜单功能进行操作，也可使用命令操作。【例7.6】自定义“所得税及利润计算表”的格式，如表7-5所示。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,表7-5 所得税及利润计算表的格式,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(1)设置表尺寸，即设置报表的行数和列数。设置前应事先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行、列（行数不仅要考虑表体，还应考虑标题、表头和表尾所占的行数）。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(2)定义行高和列宽。设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据溢出的错误。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(3)画表格线。报表的尺寸设置完毕后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(4)定义组合单元，即把几个单元作为一个单位使用。组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(5)输入项目内容，指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(6)设置单元风格。设置单元类型及数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。其中最重要的是单元类型的设置。例如，将报表的标题“所得税及利润计算表”定义为黑体，字号14，居中；将“A3:D3”设置为居中，将“A2:D2”设置为10号字，居右。将制表人后面的一个单元设置为字符单元，以便能够输入制表人的姓名。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,(7)定义关键字，主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。设置关键字。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字。以根据实际需要任意设置相应的关键字。一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有重复的关键字。关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,2.设计报表格式,调整关键字位置。关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。定义同一个单元或组合单元的关键字之后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值表示向右移。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,(1)定义单元公式（参见7.2内容）。【例7.7】接例7.6，定义“所得税及利润计算表”的计算公式，如表7-6所示。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,表7-5 所得税及利润计算表的格式,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,(2)审核公式。报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系定义审核公式，可以进一步检验报表编制结果的正确性。审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页之间的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,审核公式是把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。其格式为：MESS“说明信息”逻辑运算符有：=、=、。其中“=”的含义不是赋值，而是等号两边的值要相等。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,【例7.8】接例7.7，为该表定义审核公式。其公式表述如下：所得税额=（收入类账户本月贷方发生额之和-支出类账户本月借方发生额之和）*0.33 否则，出现“所得税额计算错误！”的出错信息。本月税后利润=本月税前利润-所得税额 否则，出现“本月税后利润计算错误！”的出错信息。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,(3)舍位平衡公式。在报表汇总时，各个报表的数据计量单位有可能不统一，这时，需要将报表的数据进行位数转换，这种操作称为进位操作。进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式，称为舍位平衡公式。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,【例7.9】接例7.8，假设准备对该表进行数据统计汇总，需要将该表中数据由“元”进位为“千元”，因而需要在此定义其舍位平衡公式。,三、网络课程制作特色,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,3.设计报表公式,注意：每个公式一行，各公式之间用逗号“,”（半角）隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法执行。舍位公式中只能使用“+”、“-”符号，不能使用其他运算符及函数。等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。一个单元只能在等号右边出现一次。要将保存的“所得税计算舍位表”中“单位：元”改为“单位：千元”，以免引起误会。,一、报表基础设置,三、网络课程制作特色,4.生成常用报表模板,报表系统可根据使用者默认账套的行业性质，自动生成与该行业性质相关的各种报表。在执行该功能之前，要确定是否在进入系统时正确设置了本账套的行业性质。【例7.10】接例7.9，将“所得税及利润计算表”生成蓝梦公司的常用报表。,二、报表数据处理,报表的数据包括报表单元的数值和字符，以及游离于单元之外的关键字。数值单元只能接收数字，而字符单元既能接收数字又能接收字符。关键字的值则必须由键盘录入。报表数据处理主要包括生成报表数据（即编制报表）、审核报表数据和舍位平衡操作等工作。数据处理工作必须在数据状态下进行，处理时，计算机根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行数据采集、审核及舍位等操作。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,1.生成报表,生成报表，又称为编制报表，即利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。值得注意的是：大多数的会计报表都与日期有密切联系。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,1.生成报表,【例7.11】接例7.10，利用“所得税及利润计算表”报表模板，生成2004年1月份的所得税及利润计算表，并增加11张空表页。(1)录入关键字。(2)生成报表，如表7-7所示。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,1.生成报表,表7-7 所得税及利润计算表,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,1.生成报表,说明：如果未选中“计算时提示选择账套”选项，在执行“整表重算”、“表页重算”，或在命令窗和批命令中执行“整表重算”及“表页重算”命令时，或在“格式/数据”状态转换的情况下，则报表计算采用进入系统时选择的账套，即默认启动注册时所选择的账套。如果选中“计算时提示选择账套”选项，则每次进行上述操作时都要指定账套。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,1.生成报表,(3)增加表页，可以通过插入表页，也可以通过追加表页来实现。其中，插入表页是在当前表页后面插入一张空表页；追加表页是在最后一张表页后追加n张空表页。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,2.审核报表,在一张报表的某些单元之间存在着内在联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系，即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验证报表的正确性。审核时，执行审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,2.审核报表,导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找不到）或账套数据等数据源错误等。【例7.12】接例7.11，审核蓝梦公司2004年1月份的所得税及利润计算表。,二、报表数据处理,三、网络课程制作特色,3.报表舍位操作,进行舍位操作时，可在系统提供的功能中执行舍位平衡操作，系统按定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中去，并将舍位后的报表置于当前活动报表。【例7.13】接例7.12，按照定义的舍位公式，将报表数据的单位由“元”进位为“千元”。,