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公文写作培训基础资料第一节  公文基础知识一、公文的含义所谓公文，就是公务文书，是国家机关、社会团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文与图书、情报、资料等事物区别的个性点主要有：由法定作者制发；具有法定的现实执行效用；具有规范的体式；履行法定的程序。这里要注意文书、文件、公文三个概念，在很多场合下可以通用，但在实际运用中仍有区别：文书，是一个集合名词，是一个整体概念，是概括各类文书材料（包括法定公文和机关事务文书）的泛称，不指单份或几份公文材料；文件或公文既可表示整体概念，又可指一份具体的文件或公文；公文只是文书中的一部分，即法定公文部分。不包括机关事务文书；文件虽多是公文，但其指称范围实际上与法定公文和事务文书有交叉，它是指法定公文和事务文书中政策性较强或问题重大的那一部分。如法定公文中的“函”、“公告”“通知”等，一般都不称其为“文件”；而机关事务文书中的“计划”、“章程”、“办法”、“细则”、“讲话稿”、“可行性研究报告”等，则常被称为“文件”。二、公文的特点公文的特点主要有以下几点：1、合法性：公文必须由法定作者在法定职能范围内，按法定程序制发。2、权威性：公文是行政机关履行职能的一种手段，一经生效即具有领导指挥、组织协调和监督控制的权威。首先，由法定的作者制成和发布；这个特定的法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织，如国家机关、群众团体、企事业单位，而不是指按照机关内部分工从事公文撰拟的有关人员。其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。3、时效性：公文在规定的有效时间和范围内具有一定的强制力和行政约束力。4、规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。每种公文，只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式，不能任意混用。只有遵循这些特殊的规定，才能保证公文体式的规范化。5、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。三、公文的作用公文主要有以下几个方面的作用：1、法规与准则作用：公文一旦公布生效就在其有效范围内成为机关工作活动的规范和人们广告的准绳。2、领导与控制作用：各级行政机关主要通过公文传达机关和机关首长的决策意图和要求，实现对所属单位和人员的体育场指挥、监督控制。3、联系与知照作用：公文是上下级之间的上意下达、下情上传和不相隶属机关之间接洽协作工作、告知关照事宜的连接纽带和信息载体。4、宣传与教育作用：现行公文不仅用于发布政策、政令和规范人们的言行，还要宣传阐明政策政令的意义、必要性，解释说明规范言行的原因、利弊，做到以理服人、以情动人。5、凭证与记载作用：公文既是发文机关意图的文证，又是收文机关处理工作、解决问题的凭据，具有现实性和历史性。四、公文的分类根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：1、按效用程度划分，公文可分为草稿、讨论稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本。草稿，是正式文件形成过程中初级阶段的文稿。包括讨论稿、修改稿、征求意见稿、送审稿等。草稿不具备正式文件的法定权威和效用。定稿，又称原稿，是经过反复讨论、修改，并经机关领导人正式审核签发，或正式会议讨论通过，或经上级机关审核批准的正式文件的原稿。定稿是印制公文的依据。正本，是按规定范围发出，供受文单位使用的具有法定效力的正式文本。它代表作者的法定权威，并具备各种生效标志。副本，是正本的复制本或正本的复份。现多为没有用印的文本。如有些正式公文具有多份，其中用印者叫正本，不用印者叫副本。因而，副本是相对于正本而言的，副本不具备法定效力，只用作备存和知照使用。试行本，是发文机关认为法规文件的内容尚不成熟，先发布试行的文本。试行本在试行期间具有法定效力。修订本，是对试行本（或暂行本）在试行一段时间后进行修改订正后再行发布的正式文件。2、按公文运转的范围划分，有通用公文和专用文书。通用公文，是指不论何种性质的机关单位都可形成和通行的公文。它主要是指法定行政公文。专用文书，是指只由具有专门职能的机关制发，在特定的范围之内运转的文书。如司法文书（起诉书、公诉书、判决书、上诉书、答辩词等）、外交文书（国书、照会、备忘录、条约等）。3、按用途划分，公文可分为正件、附件、承办件、参阅件。正件，是正式文件，其主要部分是行文部分。它是处理公务的具体书面工具。没有正件，便不会有附件。附件，是附在正件后边，对正件或正件的部分内容加以补充说明的公文或材料。附件是附加部分，但也是整个公文的有机组成部分。承办件，是指需要办理、执行的文件。这类文件，一般说来，时间性、政策性、强制性较强。拟办人要认真提出处理意见，经领导批准，交有关部门办理。参阅件，是仅供阅读参考的文件。它没有强制执行作用。4、按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。绝密件，指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文。机密件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。秘密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。内部件，指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文。国内件，指内容不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文。公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。5、按办理的紧急程度划分，公文分为特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件）。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。紧急公文，一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。6、按行文方向划分，公文可分为上行文。下行文和平行文。上行文，是下级机关单位向上级领导、指导机关报送的公文，如请示、报告等。下行文，是上级领导机关向所属被领导、指导的下级机关单位发送的公文。如命令（令）、批复、决定、通知、通报等。平行文，是同级机关或不相隶属机关单位之间往来的公文。如函等。7、按法定文件规定，公文可分为法定党政公文和机关常用事务文书。法定党政公文，是指国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；中共中央办公厅1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例中的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。机关事务文书，是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。常用的有：计划、总结、简报、章程、办法、调研报告、工作研究、讲话稿等。8、根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。(1)规范性文件(三种)：条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”；规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定；办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。(2)领导指导性文件(六种)：命令。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定；决定。用于对重要事项或重大行动作出安排；指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；批复。用于答复下级机关的请示事项；通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(3)公布性文件(二种)：公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(4)陈述呈请性文件(四种)：议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。请示。用于向上级机关请求指示、批准。报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。(5)商洽性文件：函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。(6)会议文件：会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。9、根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。五、公文的格式公文格式，也称文件格式，是指公文通用的纸张要求、印制要求，公文中各要素排列顺序、标识规则等项目编排的外观规格样式。它是公文规范化、制度化、科学化的主要内容，是对公文进行科学管理，有效发挥公文效用的重要保证。1999年修订的国家行政机关公文格式（以下简称格式），已成为各级机关拟制公文时必须遵循或参照执行的国家标准。它对公文的规范式样，即公文用纸主要技术指标，公文用纸幅面及版面尺寸，公文字体字号和排版规格，公文的组成部分及其标识规则等作了具体的规定。公文有了规范的格式要求，一是便于起草、阅读、办理、立卷、归档和查找利用；二是体现公文法定权威性，较强时效性的外在标志；三是有利于计算机录入、存储和传输。国家行政机关公文的各要素分为眉首、主体、版记三个部分。其中发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、主题词、印发机关和印发时间是一般公文的固定组成部分。其它要素是否标注，要视公文的具体情况而定。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。1、眉首部分眉首部分又称文头部分，在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。(1)公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一般适用于比较重要的公文。(2)秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。(3)紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“××省人民政府文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。(5)发文字号。发文字号是指机关制发公文的编号，即某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。如国务院文件“国发20043号”中，“国发”是发文机关代字，“2004”是发文年份，“3号”为文件序号，表明这份文件是国务院在2004年度制发的第3号文件。发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”插入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。联合行文时，一般只标明主办机关的发文字号。发文机关字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色文线。如果一个机关的文件数量较多，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容或归宿。(6)签发人。签发人是指代表机关核准签发或会签公文的负责人。一般公文签发人姓名签在拟文单上，但上报公文（上行文）应标注签发人姓名，主是为了督促各级机关负责人认真履行职责，体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性。签发人姓名与发文字号标注于同一行，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人用3号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之相距为4毫米。2、主体部分主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。(1)标题。标题就是公文的名称，是对公文内容的高度概括，同时也有揭示行文目的的作用。公文标题一般由三个要素组成，即发文机关名称，公文主题（事由）和文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。排列公文标题时，词语要注意两点：一是移行排列时不要将结构紧密的拆开分行排列，以保持词义的完整；二是要保持标题的适中、对称和醒目。在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。公文的标题通常有四种形式：一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。二是事由和文种两个要素构成的公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种的公文标题。(2)主送机关。主送机关即公文的主要受理机关。它负有对公文进行办理或贯彻执行其内容的责任。主送机关名称应当用全称、规范化简称或同类型机关的统称。上行文、平行文一般只写一个主送机关，不能多头主送。如需同时报送其他上级或平行机关，应当用抄送形式。下行文可写一个或多个主送机关。写给不相隶属机关的函件，可根据实际需要主送一个或几个机关。有些公文，如通报、命令（令）、公告、通告等公布性的公文，一般不写主送机关。主送机关用3号仿宋体标注于标题之下空1行的位置，顶格书写、排印，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主关机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。(3)正文。正文是公文的主体，公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。一般位于主送机关下方。若无主送机关，则置于标题下方。每个自然段的首行要空两个字的位置，回行时顶格排列，数字、年份不能回行。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明其含义。日期应当写明具体的年、月、日，必须使用国家法定计量单位。用词、用字要准确、规范，文内如果使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且要注意保持简称在同一公文中的前后统一。一般来说，公文首页和末页至少要有两行以上的正文，如果排版之后末页没有正文，不能采取标识“此页无正文”的方法来解决，应当调整公文的行距和字距，以保证印章与正文同处一个页面。(4)附件。附件是公文的附属材料，是随正文发送的补充材料报表或参考材料，是为了避免正文过长的内容隔裂而附，对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称，件数。有的公文，附件是文件的主体内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。如有两个或两个以上附件，应在附件名称前用阿拉伯数码标明序号， (如“附件：1。×××××”)；附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。如果把附件名称放在落款之后，或者主件与附件分开分送，都不符合规范，不便于公文的办理。(5)成文日期。成文时间即公文法定的生效日期，一般以机关负责人签发的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规、规章类公文以依法批准的时间为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间要完整地写明年、月、日，标注于正文和发文机关署名的右下方，右空4个字。决议、条例、规定、会议纪要等不标注主送机关的公文，成文时间可加括号标注于标题下方居中位置。需要注意的是，党的机关公文的成文时间用阿拉伯数字，国家行政机关公文的成文时间用汉字数字，将年、月、日标全，“零”要写成“”。(6)公文生效标识。公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文24，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。(7)附注。附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。3.版记部分。版记部分又称文尾部分，置于主题词以下的各要素统称版记，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。(1)主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。(2)抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。位于主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。排列依先上级机关、再平级机关、后下级机关的秩序。同级不同类的机关要按党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院通常应另起一行排列；其他民主党派、工商联等则另起一行列于抄送机关的最后。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。(3)印发机关和印发时间。公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。(4)版记中的反线。版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。(5)版记的位置。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 2010-7-13 05:17:30 PM 上传下载附件 (63.85 KB) 2010-7-13 05:17:12 PM 上传下载附件 (66.96 KB) 4、公文的印装规格(1)公文用纸的规格。公文用纸要采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为297mm×210mm(长×宽)。公文用纸的页边(留空处)与版心的具体尺寸为：公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)(2)公文排版的规格和要求。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行)，每行排28个字。要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1mm。(3)印刷要求。公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。(4)装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm5mm。六、公文处理(一)公文处理的基本原则(1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。(2)实事求是原则；(3)全面及时原则；(4)时效原则；(5)集中统一原则；(6)党政分工原则；(7)保密原则；(8)简化原则。(二)收文处理的基本过程(1)公文的收受与分流：签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式；外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载；启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启；内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载；分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理；摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。(2)办理收文：拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。(3)组织传阅与催办查办：组织传阅。使公文在工作人员中的有效传阅活动。催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。(4)处置办毕公文：包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。(三)发文处理的基本程序与方法(1)文稿形成：拟稿。撰拟公文文稿；会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助；核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查；签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。(2)公文的制作：注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化：缮印。制作供对外发出的公文：用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。(3)公文的对外传递：分装。按规定具体拣配和封装公文。发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。(4)处置办毕公文：包括：阅卷归档、暂存、销毁。(四)公文销毁的方式和范围销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。七、公文的行文关系行文关系是指机关之间公文往来的关系，是隶属关系在行文工作中的具体体现。从机关行文的具体情况来看，行文关系主要有三种：（1）领导与被领导的关系。即在同一组织系统中上级机关与下级机关的行文关系，如省政府与市政府之间的关系。（2）指导与被指导的关系。即在同一组织系统中，上级业务主管部门与下级业务主管部门的行文关系，如省教育厅与市教育局之间的关系。（3）不相隶属的关系。这种关系包括两种类型，一种是在同一组织系统中，同级机关或同级部门之间的行文关系，如省教育厅与省文化厅之间的关系；另一种是在不同的组织系统中，不同机关或部门之间的行文关系，如省教育厅与省委宣传部之间的关系。各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。1、平行文平行文即同级机关或不相隶属机关之间的行文。同级机关之间不存在隶属关系，一般应该使用“函”这一商洽性的公文文种，而不能采用指令性、指导性和规范性的公文文种。在日常的行文实践中，不少机关在向没有隶属关系的主管部门请求解决某一问题时，为了表示对对方的尊重，使问题尽快得到解决，往往用“请示”或“报告”向其行文，实际上这是不符合行文规则的，必须予以纠正。2、下行文下行文即上级机关向所属下级机关的行文。其行文规则主要有以下内容：（1）按职权范围行文。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，文中应当注明经政府同意。（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文。也就是说，向下级机关行文，如果涉及其他部门业务范围内的事项，必须事先与有关部门进行协商，达成共识后才能行文。（3）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。所谓“重要行文”，是指除日常事务性公文之外的规范性、指令性和指导性公文。3、上行文上行文即下级机关向具有领导或者指导关系的上级机关的行文。其行文规则主要有以下内容：（1）要单头主送，不要多头主送。上报请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（2）要逐级行文，不要越级行文。如果下级机关越过直接的上级机关向更高一级的上级机关行文，很容易造成工作的被动和混乱。只有在某些特殊情况下，譬如出现严重的自然灾害、社会突发事件等紧急情况时，可以超级行文。但应将越级报送的公文同时抄送被超过的上级机关，以便被超过的上级机关及时了解情况，有利于今后工作的开展。（3）要向机关行文，不要向领导个人行文。除领导者个人直接交办的事项和一些特殊情况以外，应当将公文呈送上级机关，由其文秘部门按规定的程序进行处理，不应直接呈送领导者个人，以免延时误事，或造成不良影响。第二节 公文写作基本要求公文写作主要包含五大要素：格式、主旨、材料、结构、语言。其中格式是公文的包装；主旨是公文的灵魂；材料是公文的血肉；结构是公文的骨骼；语言是公文的细胞。（一）公文的格式公文格式属于形式范畴，是为表现公文内容服务的，也是公文严肃性、权威性的重要标志。具体内容见前面介绍。（二）公文的主旨公文主旨（又称立意、题旨、主题等）是公文的所有内容所表达或体现出来的行文用意和目的。主旨是公文的灵魂、核心。构成公文的材料、结构和语言等要素，都受主旨的制约、指挥，为主旨服务。主旨应当做到正确、鲜明、集中。正确是指主旨必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规，符合本机关、本单位的实际情况，符合领导人的意图。鲜明是指主旨应清楚地表明赞成或反对、提倡或禁止、肯定或否定的意向，明确地提出问题、分析问题、解决问题。集中是指一文一旨，不可多中心，以求好的表达效果。（三）公文的材料公文的材料主要是指公文作者为着某一写作目的，从公务活动中搜集、摄取的用以说明公文观点的基本情况、事实以及数字、引语等。材料是主旨形成的依据、表现主旨的支柱、公文结构的砖石。材料从性质上分：有事实材料、数据材料和理论材料；从重要性上分：有重要材料、次要材料和典型材料；从来源上分：有直接材料和间接材料。选材时要注意：（1）选材先占材：平时积累、临阵磨枪；（2）选材要切题：根据主旨需要选择材料；（3）选材要真实：写入文稿的材料必须实事求是，大到事件，小到一个具体的细节、一个数据、一段引文等，都不能有丝毫虚假。（4）选材要新颖：要选择符合新的形势要求，能说明当前最迫切需要解决问题的材料，使公文具有强烈的现实感和鲜活的时代气息。（5）选材要典型：选材要精，不在多，要能以一当十。（四）公文的结构公文结构，是公文特定的整体构造。主要包括公文的标题、开头、主体和结尾等方面的内容。结构犹如文章的骨架。结构好，主旨鲜明突出，内容层次清楚，材料衔接紧密，前后呼应，文章便显得集中、完整、统一，具有表现力和感染力。1、标题公文的标题构成：  发文机关（或者是会议名称）+事项+文种 或 事项+文种。公文的标题要求：显露主旨，简明、醒目、得体，画龙点睛。2、开头方式（1）概述情况：即在开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。简报、报告、会议纪要、总结等常用此法开头。（2）提出问题：即在开头提出问题，提示应用文书的主旨或主要内容。调查报告常用这种方式开头。（3）直陈目的：即在开头以“为了”、“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。（4）引述来文 ；即在开头引述对方来文、文号，然后引出下文。复函、批复普遍使用此方式开头。（5）阐明观点：即在开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明。（6）表明态度 ：即在开头对有关的事项表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。（7）交待原因：即在在开头以“由于”、“因为”、“鉴于”等词领起下文，也可直接陈述发文原因。（8）说明根据：即在在开头引用有关法律、法规或上级指示精神，具体来说，是以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文，通知、批复、规章文书等常用这种方式开头。应用文书的开头，有时是多种方式结合运用。3、正文模式公文的篇章结构模式也称“公文结构的体式布局”、“公文结构的外形体式”，它是深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映。它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合，寻求最佳表现形式。常见的公文篇章结构模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分条式，(3)分列小标题式，(4)分块式，(5)主附件式，(6)条项贯通式，(7)章断条连式，(8)并列式等。4、结尾方式 作请求：即在结尾请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。作强调：即在结尾对文中的主要问题作强调说明。作要求：即在结尾提出要求、希望或发出号召。作总结：即在结尾对文中的主要观点或问题做出归纳或总结。显文种 ：以模式化的方式把名词性文种作动词用，并以此结尾。如“特此通告”、“特此通报”、“特此通知”、“特此报告”等。作补充：在结尾补充交待有关事项、事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。还有祝贺、慰问式的结尾，以及主体部分意尽即文完，不再另写结尾等方式。公文结构模式化特点明显，写作人员只要熟悉、掌握上述常用结构模式，紧急情况下就可以根据具体情况和需要迅速做出判断，套用某一模式，使文稿快速成型。（五）公文的语言由于公文具有很强的政治性、政策性、实用性，公文语言使用正确与否，直接关系到工作开展的质量和公务管理活动的成效。因此，公文语言必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求庄重严谨、简明通顺、平实得体。1、庄重严谨。庄重，指用语端庄持重，格调严肃，用以维护公文的权威性与有效性，表明作者的严正立场与严肃态度。严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明确，不出歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，用以维护公文的准确性，保证公文能产生直接应用价值与强制性的影响。公文撰写要选用含意明确、范围限定的词语，准确地表述概念的内涵与外延，正确揭示事物真相及其本质；认真辨析词语的含义及其感情色彩，使之符合实际、准确地表明作者的立场观点。2、简明通顺。简明，指用词精练不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容，做到“言简意赅”。首先，要做到直接表述，开门见山，简洁明了地表述发文意图，以获得准确、快捷的阅文办事效果。其次，应尽量选用含义丰富、准确的概括性词语；也可利用附件，压缩公文正文的篇幅；利用图表或其他表格简化文字表述。最后，应字斟句酌，反复修改，果断删除重复或可要可不要的段落与字句，使公文简洁凝炼。通顺，即流利畅达，符合语法和逻辑。3、平实得体。平实，指公文的语言平和朴实自然，通俗易懂，无形象描写，不堆砌华丽词藻，不滥用修辞格，强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关职责范围出发，根据本机关与受文机关之间的行文关系，选用恰当的词语，对上行文，应用语尊重，恭而不卑，对下行文，应用语郑重、准确，虽可适当使用告诫性词语，但应做到威而不凶；平行文则更应使用谦敬性词语，创造出相互协商与合作的良好氛围；面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。公文是实用文体，写作时效性要求比较严，怎样才能快速表达？除了要多读勤写，培养公文语感这个根本方法外，还应该学习和掌握公文惯用语。公文惯用语是适应公务活动的需要，在长期公文写作实践中逐渐形成的一套规范化、定型化的公文专用语，它在准确、严谨地表述公文内容的同时，还能增强公文简明、庄重的语体风格。学会运用这些惯用语，就能方便、快捷地进行表述，而无须在语言表述上太费周折。这些惯用语一般多用在公文的开头、过渡和结尾处。主要有七种： 称谓语：第一人称用“本、我”；第二人称用“你、贵”；第三人称用“该”。 开端语：兹、查、谨悉、为了、根据、按照、关于。 经办语：经、业经、兹经。 引文语：兹接、近接。文种语：特作如下规定、特通报（通知）如下、特申请（报告）如下。期请语：希、当否、是否、可行、妥否、请核准、请批复、请批示。 结尾语：为盼、为要、特此通知、特此报告、特此函达、特此函复、望遵照执行、请认真贯彻执行。第三节 公文写作的基本步骤一、明确发文主旨任何一份公文都是根据工作中的实际须要来拟写的。因此，在动笔之前，最先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目标，包含以下几项内容：1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。2、根