汇中企业会计电算化下的内部控制毕业论文.doc

学年论文（会计专题）汇中企业会计电算化下的内部控制The Hui Zhong Accounting Computerization Remit The Internal Control学生姓名 班 级09财管单学 号 学院名称管理学院专业名称财务管理指导教师2012年月日 摘要会计电算化是会计工作现代化的必然趋势，并对企业会计内部控制产生新影响。会计电算化可能造成会计信息系统无法判断经济业务发生的合理性、合法性和真实性，以及会计信息的完整和安全性不能够得到很好保障等问题。本文将会计电算化下的内部控制的意义、内容和优劣点等进行阐述和分析，挑选本市一家中小型企业进行实地考察并得出结论，从企业使用会计电算化中发现许多问题，如原始数据操作准确性问题、财务人员的素质问题、会计电算化工作中的安全问题等。以此为基础探讨加强程序操作控制、加强人员的职能控制、加强系统安全控制、加强内部审计控制等措施，提出自己的意见和解决方案，从而保证有效的会计信息。关键词 会计电算化；内部控制；财务AbstractAccounting computerization is the inevitable trend of modern accounting work, and the enterprise accounting internal control produce new influence. Accounting computerization may cause the accounting information system can't judge the rationality of economic business happening, legitimacy and authenticity, and accounting information of complete and security can't get very good security problems. This paper will accounting computerization of internal control under the meanings, contents and fit and unfit quality point discussed in this paper and analysis, choose a local small and medium-sized enterprise field investigation and concluded, from the enterprise use accounting computerization in found that many problems, such as the original data operation accuracy problems, financial personnel's quality problem, computerized accounting work of security problems, etc. Based on this discussion program operation control, strengthen to strengthen the functions of the control, strengthen the personnel system safety control, to strengthen internal audit control, put forward their views and solutions, to ensure effective accounting information.Keywords Accounting computerization Internal control Financial一、绪论内部控制关系到企业财产物资的安全和完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标，必须建立一套内部控制制度，以确保企业有序、健康地发展。企业在建立了电算化会计系统后，其会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。会计电算化是将以计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称,是计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账以及部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。它的使用,可以节约大量人力、物力和时间。同时,它也给企业的内部控制带来了许多新问题,对企业内部控制制度造成了极大的冲击,使企业内部控制制度在新的环境下落后于形势。由于会计电算化系统的特殊性,建立一整套适合会计电算化系统的内部控制制度就显得尤为重要。二、 会计电算化内部控制的概述会计内部控制是企业经营者为维护企业资产的完整性，确保会计记录的正确性和可靠性，以及对经济活动进行综合的计划、调整和评价而制定的制度、组织方法和手续的总称。会计电算化内部控制按控制实施的范围分为：一般控制和应用控制。（一） 一般控制一般控制是对整个电算化会计系统及环境构成要素实施的、对系统的所有应用或功能模块具有普遍影响的控制措施。如果系统的一般控制较弱，则无论单个应用与各处理环节的应用控制如何完善，都难以达到内部控制的目标。一般控制可具体划分为组织控制、硬件及系统软件控制、系统安全控制和系统开发与维护控制。1.组织控制电算化会计系统组织控制的基本目标是：电算化会计系统的设置、职责分工、人员的招聘人员的招聘的职能。电算化会计系统组织控制的主要内容有以下几个：（1）会计化部门与用户部门的职责分离；（2）系统职能部门内部的职责分离；（3）人员素质保证；（4）领导与监督2.硬件及系统软件控制（1）硬件控制。电子计算机硬件控制，指计算机硬件制造商随机配置的某些控制功能或技术手段。（2）系统软件控制。系统软件控制的主要功能包括管理计算机系统资源、辅助和控制应用程序的运行等。较为理想的系统软件应包括以下三个方面的控制功能：错误的处理、程序保护、文件保护。（3）系统安全控制系统安全控制是一般控制的重要组成部分，它是为了保证计算机系统资源的实物安全而采取的各种控制手段。它有利于防止和减少因自然灾害、工作疏忽、蓄意破坏以及计算机犯罪等造成的损失和危害。系统安全控制还是各种应用控制作用的前提和基础。如果安全措施不当，则再完善的应用控制也无济于事。系统安全控制包括硬件的安全控制、软件与数据的安全控制、环境安全控制、防病毒控制等几个方面。（4）系统开发与维护控制系统开发控制是对新系统的分析、设计、实施以及对现行系统的改进和维护过程的控制。合理设置系统开发过程中的有关控制，是保证系统开发质量的重要条件，具体内容包括以下几个方面：计划与文档控制、授权控制、转换控制、系统维护改进控制。(二) 应用控制应用控制是在整个电算化会计系统中的某个子系统或单位应用系统的数据输入、处理和输出环节中设置的控制措施。应用控制设计及各种类型的业务，每种业务及其数据处理有其特殊流程和要求，决定了具体控制的设置与结合具体的业务，各种业务数据处理过程应用控制的内容有很多。应用控制一般划分为输入控制、处理控制和输出控制三个方面。1.输入控制数据输入是一项极为复杂的工作，手工操作与计算机操作混合规使用，电算化部门与其他部门业务往来繁杂，最易发生错误，需要设置大量的控制措施加以防范。美国学者阿兰的一项研究表明，在156个计算机犯罪案例中有108个案例是涉及对输入业务的非法改动的犯罪。由此可见，输入控制是应用控制中最为关键的环节，其主要包括数据采集控制和数据输入控制。2.处理控制数据输入计算机后，即按照一定的程序和指令对有关数据进行加工处理，这一过程极少人工干预。处理控制大部分为检查性、纠正性和程序化控制。但应用程序的计算与处理逻辑错误，程序运行中处理了不应当处理的文件和数据，错误数据在输入过程中没有被检查出来，或处理过程中使用了不应该使用的程序版本，等等，都影响数据处理结果的准确性和可靠性。因此，在处理过程设置一定的控制措施仍是十分必要的，其主要包括数据有效性检验和程序化处理有效性检验。3.输出控制输出是电子计算机数据处理的最后结果，对输出进行控制的主要目的，一是要验证输出结果的正确性，二是要保证输出结果能够及时送到有权接受有关输出的人员手中。电算化会计系统数据处理的最终输出有三种基本形式，即存入外存储器、打印成书面文件和屏幕显示；其中打印出的书面文件往往具有法律效力（如会计报表）或者导致资产的转移（如发货单），因而构成输出控制的重点，输出控制的首要任务是及时发现输出中存在的问题。系统职能部门与业务职能部门在这方面共同承担责任，控制的具体设计也应从两方面考虑。电算化部门输出前的控制要求在输出文件分发前对其从形式和内容上加以审核，对正常报告与例外报告均要进行认真检查。审核检查采用的主要手段之一是核对。其中包括：业务梳理记录簿与输入业务记录簿的有关数字核对；输入过程的控制总数与由输出得到的控制总数相核对；正常业务报告与例外报告中有关数字的对比分析，等等。业务职能部门，也应对收到的文件从形式和内容两方面进行检查。在检查中，要将收到的计算机数据处理清单与自己保存的原始凭证据清单逐一核对，以便发现输出文件中有无重复、遗漏或篡改的内容；要将输出文件中有关的数字与实物核对，进行合理分析，研究输出中存在的问题。输出控制的第二项任务是确保输出文件传送工作安全、正确。因此，必须建立输出文件的分发、传送程序，设置专人负责此项工作。业务职能部门负责登记输出文件收存记录簿，与收到的输出文件核对，与文件分送时间表核对。对于屏幕形式的输出也应设立一些控制措施，限时对输出信息的接触。如：限定使用计算机或终端人员、使用进入口令、机器加锁、房屋加锁和权限控制。三、汇中企业会计电算化内部控制的现状和问题（一） 汇中企业现状汇中企业成立于2002年1月25日,注册资金1500万元,2006年6月份成为一般纳税人,现有沥青储备能力3.2万吨,主要经营沥青的销售、乳化沥青、改性沥青的生产和销售，会计核算软件为用友V8网络版，财务人员共有4人，目前已经甩帐，财务人员实行定岗定人（分岗位），会计业务也比较简单。实行会计电算化后，其岗位应根据实际需要进行设置，有时一人可以兼任多个工作岗位。这样，不仅能够加强对会计电算化工作的管理，而且能够提高工作效率。不过设置的电算化会计岗位应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，软件操作人员不能操作软件处理会计业务等，所以目前汇中企业实际操作时有难度。（二）汇中企业会计电算化内部控制的问题1.身兼数职现象严重并安全意识淡薄在手工会计系统中，数据的处理和储存都分散于各个不同的部门和人员，但实现会计电算化后，汇中企业虽然设置有不同的财务分工，却往往是一个操作员身兼数职，可以以不同的身份进入系统进行不同的上机操作。这样，财务分工的控制就名存实亡，从而加大了该企业出现错误和舞弊的风险。2.会计电算化工作中的安全问题电算化情况下，电子数据较易被大量修改，并且不会留下任何痕迹和审计线索，这使电子数据的安全保护和禁止非法操作变得极为重要。特别是近年来网络会计信息系统的日益普及，未经授权的人有可能通过网络浏览数据文件，复制、经贸北方BEIFANGJINGMAO伪造企业重要数据。此外，磁性介质在受热、弯曲或者强电磁场的情况下容易损坏，会造成数据的丢失。这些都是汇中企业需要注意的问题，否则一经发生，后果不堪。3.人员素质问题人员素质包括管理者素质和会计人员素质。管理者素质在经营管理中起绝对重要的作用。汇中企业财务人员实习定岗定人（分岗位），但在实际操作中却有难度，该单位的领导认为完成会计工作需要的是算盘和账本，而有些就算是实施了会计电算化的单位，其支持力度还是远远不能够满足的，不重视软件的更新和硬件的投入，也不重视人员的培训，电算化工作的广度和深度有待推进，企业领导还没有充分认识到实施会计电算化的重要意义，没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然，是管理现代化的需要。而会计人员的素质在财务管理中起到了至关重要的作用。但汇中企业的会计人员大多数都是一些老会计，会计经验丰富，但只会一些基本的电脑操作，如果在软件运行过程中一旦出现了问题，而其工作人员却不知如何去处理，如此一来，工作效率肯定会受到大大的影响。不仅是该企业甚至是全国都需要既熟悉计算机操作的财会人员，又精通计算机硬件维修、信息系统管理和基本财务知识的复合型人才，但这种复合型人才还相当匮乏。4.错误发生的连锁反应和重复性无论多么完美多么优秀设计的计算机程序总会有错误的存在，更何况像汇中企业这样的中小企业。而一旦错误发生，由于会计电算化信息系统是按照既定的程序运行的，则在将来每次相同情况中总会发生相同的错误，除非由开发方进行修改，这就是会计电算化与手工会计之间的一项区别：错误的重复性。又由于在该信息系统中，其有一系列较为复杂的流程，因此，一旦流程事务中的某一项发生错误，则会导致日记账、明细账及总账乃至报表输出等一系列的错误，这就是所谓的错误发生的连锁性。而以往汇中企业的手工会计之所以不会有这样的问题，是因为其从凭证到日记账、明细账、总账均是由该企业中的不同人员负责，并且定期核定检查，所以所有工作人员同时出错的概率很小。四、加强汇中会计电算化下内部控制的对策建议（一）严格规范操作规程该企业操作规程的会计电算化业务处理过程的具体操作要求，具体包括以下操作命令：录入的数据均需具有真实的原始凭证；无关人员不能进入电脑操作；工作人员不能擅自向任何无关人员提供任何资料和数据；不准把额外的储存器带进机房；输入内容有误的，按系统提供的方法进行修改；工作人员不得擅自离开工作现场；要做好日备份数据，同时还要有周备份。通过完备详尽的制度减少错误的发生，确保会计信息的真实性和可靠性。安装硬件系统时，必须按照一定的顺序进行操作，按规定开关机等。（二）明确职责分工并加强组织控制职责分工尽可能保持不兼容职能分离，以及在会计电算化部门内部的职责相分离。通过职员的内部职责分工，弥补电算化不相容职能集中化的不足，比如汇中企业应将会计电算化操作过程中的凭证录入和审核的操作人员进行分工账务处理，将系统中不相容的职责进行明确的分离，并制定相应的管理规章加以规范，会计人员通过相互制约的机制来确保会计信息的准确、可靠。（三）加强原始资料和操作系统的安全控制会计电算化存储介质是电脑中的磁盘，对会计资料管理的要求比较严格，除了可打印输出的资料以外，整个系统的全套文档资料都属于会计档案。加强操作系统的安全控制可以通过制定系统内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务电脑，设置工作人员的操作权限限制，加强操作人员身份的密码控制，使数据存储和处理相隔离。可采用一些安全技术，如数据加密技术、指纹识别等。（四）提高会计电算化操作人员业务素质为建立相互监督和相互制约的机制保障会计信息的真实、可靠,需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定,制订相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制,实现操作人员职能控制制度的创新。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是职责分工。首先是将会计电算化部门与用户部门的职责相分离,明确规定每个岗位的职责,以防止对处理过程的不适当干预。其次,应将系统分析、程序设计、计算机操作、数据输入、文件程序管理等职务予以分离,系统操作人员、管理人员和维护人员这两种不相容职务相互分离,互不兼任,以减少利用计算机舞弊的可能性。通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足。计算机技术的应用，给会计工作增加了新的操作内容和新的控制措施。由于计算机系统的复杂性，内部控制的范围也随之扩大，包含了系统权限的控制、修改程序的控制等，系统维护人员的岗位责任制度等。应积极支持会计人员学习会计电算化知识，从而维护软件正常运行，对会计人员应按不同岗位对不同的工作人员进行培训。培养具有技术过关，素质高的系统管理操作人员，对推动事业单位内部会计电算化的发展，降低电算化会计应用中的风险有着重要的作用。而降低培训成本可以吸引更多的会计人员参与培训，对会计电算化人才的培养力度被大大曾强，会计人员的专业素质也被大大提高。（五）组织培训并且降低培训成本现阶段汇中单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，虽然他们有丰富的会计经验，但他们在使用计算机处理业务时，只是局限在财务软件的使用上，一旦计算机出现故障或者与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但对于那些从未接触过计算机的会计人员而言，在上机是仍不能灵活运用软件满足工作需要。所以汇中单位领导及会计人员要转变观念，既要重视计算机的因素，也要重视人的因素，更要意识到实现会计电算化不仅是核算工具和核算方法的改进，应定期对企业的财务人员进行培训，培养复合型人才。为了能更好的适应会计电算化的发展，企业应培养复合型的会计人才，不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。另一方面，降低培训的成本。会计电算化的主要问题之一是人才的问题，因此对会计人员进行培训是实施电算化的必要步骤之一。而降低培训成本可以吸引更多的会计人员参与培训，对会计电算化人才的培养力度被大大曾强，会计人员的专业素质也被大大提高。五、完善所有中小型企业会计电算化内部控制的几点设想内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的有力保证。该企业如果忽视制度建设,可能造成不可估量的损失,同时,造成的危害也是在手工方式下无法想象的。内部控制制度的落实力度不够,将可能造成系统瘫痪、数据丢失、篡改数据等严重的后果,产生无法挽回的损失。在实际工作中,汇中企业的领导与财务人员没有充分认识到制度建设的必要性和重要性,认为制度建设是摆设,根本就没有建立有关的会计电算化制度;或者是照搬其他单位的,从来就没有考虑到自己单位的实际情况以及忽视制度建设所带来的严重后果。因此,完善企业会计电算化内部控制是刻不容缓的事情,是建立现代企业制度的内在要求,也是提升该企业竞争力的重要途径。（一）加强电算化程序操作控制为了保证财务信息处理质量,该企业必须减少差错和事故的产生,要制定必要的上机规定和操作程序,这是操作控制制度化的具体表现。上机规定主要是对计算机机房内工作所作的一般性规定,操作程序是对计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、设备的使用说明、病毒防治、黑客的攻击以及非常情况处理等等。具体包括:(1)无关及外来人员不能随意操作带有会计电算化软件的计算机;(2)财务人员要根据严格审批、完整真实的原始凭证录入数据,对输入的数据有疑问,应及时核对,不得擅自修改,输入有误,需按系统提供的功能加以改正,如负数应冲正凭证或编制补充登记凭证加以改正;(3)对外不得擅自提供任何数据和资料;(4)不准使用外来的存储介质,如软盘、U盘、移动硬盘等,以防病毒的侵害和黑客的攻击;(5)开机后,不得擅自离开工作现场,如有事离开时,需将计算机引入休眠状态,再次进入时,需提供用户密码或口令,以防他人非法使用计算机,窃取资料和数据;(6)做好日常数据和资料的备份,以防数据丢失,同时将损失减少到最低。只有加强内部控制才能减少错误的发生,汇中企业才能从根本上保证会计信息的真实、可靠和完整。（二）加强系统安全控制安全控制是非常重要的,因为它是计算机系统运行的外部环境,主要包括人员安全、硬件安全和软件安全。汇中企业是中小型企业，所以其系统安全达不到大型企业的规模，但企业不能忽视安全控制的工作。人员安全是指操作人员的权限限制、密码控制、操作日志记录、以及禁止非电脑操作人员接触电脑等;硬件安全是指电脑本身及其附属设备的安全性,比如电脑硬盘的生命周期、单独的安全供电系统、保护性设备的配备;软件安全指财务软件本身的安全性,以及对抗病毒、黑客攻击的能力,包括数据保密、访问控制、身份认证和识别、入侵检测以及网络防火墙等等。因此汇中企业要加强系统安全控制,保证计算机系统运行安全。（三）加强内部审计工作加强内部审计能够强化内部会计监督制度的安排，使中小型企业内部控制系统更加完善。内部审计必须包括会计资料的定期审计。其目的是为了检查电算化会计账务的处理是否正确，是否遵照会计法以及有关法律、法规的规定，是否有不符合有关内部控制制度的审核费用签字以及凭证是否规范等等：电子数据与书面数据的一致性审查。其目的是为了做到帐表相符，对错误或不妥的帐表处理进行及时的调整；确保数据保存方式的安全、合法性，目的是防止某些非法修改历史数据的现象；系统维护，包括对系统运行的各方面进行检查，确保系统的正确运行。六、总结会计电算化，是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。会计电算化对事业部门内部控制制度产生深刻的影响，对事业单位内部控制制度提出了新要求。环境的改变必然要求有新的内部控制系统与之相匹配，以全新的方法去建立一套行之有效的内部控制系统已是形势所豁。在电子技术以及网络技术飞速发展的今天，会计电算化的普及程度也将会越来越高，其带来的必然结果就是内部会计控制中的新问题与新课题都将会不断地产生。而其中的每一项深入的研究与突破，都会使在会计电算化下形成的理论与方法得到进一步的完善与发展，也将会使内部会计控制制度在会计电算化的理论和方法完善与发展中不断地进行调整、改善，更好地保证会计信息的真实性、完整性和可靠性，为汇中企业做出正确的决策提供有效的信息，从而为企业带来更多的会计价值。参考文献1 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