毕业论文——浅谈会计电算化档案管理1.doc

浅谈会计电算化档案管理 摘 要：随着网络技术的发展，会计电算化取代手工记账是会计发展的必然趋势。会计电算化对会计档案管理提出的新的要求。本文在简要阐述电算化会计档案内容及特点的基础上，就目前电算化会计档案管理工作中存在的问题，提出了做好电算化会计档案管理工作的几点措施。 关键词：会计电算化；会计档案管理； 办法一、关于会计档案管理的办法 为了加强会计档案管理统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，制定本办法。国家机关、社会团体、企业、事业单位按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 各单位必须加强对会计档案管理工作的领建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。会计档案是指会计凭证会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。会计账簿类总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。财务报告月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。其他类、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。各单位每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 保管期满的会计档案，除本办法第十一条、规定的情形外，可以按照以下程序销毁由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 单位分立后原单位存续的其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。建设单位在项目建设期间形成的会计档案应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。二、电算化会计档案特点 电算化会计档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照会计档案管理办法规定，采用电脑进行会计核算的单位，应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财务部、国家档案局备案。 电算化会计档案与传统的会计档案相比，有其自身的特点，主要表现为： 电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了，电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等。 作为传统审计对象的凭证、账簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但以打印输出的纸质形式存在，还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。 由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘等，而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响，因此，存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施。 电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本和种类就越多，电算化会计档案只有得到科学的管理，才能被正常的利用。三、电算化会计档案管理中主要存在问题（一）是对电算化会计档案的组成认识不足 会计电算化虽已实施较长时间，但会计人员和单位领导缺乏会计档案管理的经验，很多单位只是将打印出的会计档案存档，并未将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，电算化会计档案除传统概念的会计档案外，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。由此可见，在会计电算化条件下，会计档案的载体除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。(二)是对电算化会计档案调阅方法认识不足由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可显示，而目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致电算化软件升级后，不同版本的会计数据不能被调用。（三）是对电算化会计档案保存的硬件措施不配套采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，仍使用老式的针式打印机，致使打印输出的会计档案未达到规定的保存期限，且没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度。（四）会计电算化档案保管人员职责不清 在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可以不留痕迹。这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改、复制、伪造、销毁等违法乱纪行为具有很强的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发现利用计算机舞弊的难度更大。因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，未制定相应的会计电算档案保管人员职费情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象较为普遍。（五）缺乏必要的计算机维修、网络安全维护人才 电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题，电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。但目前大部分单位仅对会计人员进行一定的培训后，便安排其使用操作软件系统，会计人员对软件系统的管理与维护还不熟悉，容易导致较大的失误。四、改善会计电算化档案管理的建议（一）加强电算化会计档案的完整性管理 会计数据在未打印成书面形式输出前，应妥善保管并保存副本。记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账都应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。（二）加强电算化会计档案与对应会计软件版本一致性的管理 不同版本软件下形成的会计档案数据的结构可能不同，从而导致会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。所调阅的会计档案有两种情况：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统的档案调阅功能进行调阅即可；二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，只需在另一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。因此，会计电算化档案除保存各种版本和备份会计数据外还应保存对应版本的会计电算化软件版本。（三）加强会计档案保管人员的权责管理 在电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性受到挑战。因此对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可输送大范围共享，涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人使用；设计原程序文件、数据结构文件等，仅主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能性。建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续。外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。（四）对所有的会计数据应进行双备份 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份。备份时要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护封签，存放在两个不同的地点，防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置，注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。（五）改善硬件设施，配备具有高清晰度的激光或喷墨打印机 作为输出纸质会计档案工具，确保打印输出的会计档案达到规定的保存期限。同时须提供专用的会计档案库房。配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。为了使盘片不变形，库内温度要保持在1525度，相对湿度保持在4560为宜，库房应配有温、湿度测量仪和空调器，严格监测，及时调整。（六）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构 会计电算化，不仅需要一定的专业会计人员，而且需要一定的计算机人员参与维护日常使用和确保其数据的安全。所以必须不断提高会计人员的计算机操作能力，同时需要有一定数量的计算机高级人才管理与维护电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行，不断开发更合理、高效的电算化会计软件。只有两者共同配合，才能有效保证会计电算化的正常运行。五、结束语 电算化会计档案管理既是一项重要的会计管理工作，又是一项重要的档案管理工作，各单位应依据电算化会计档案形成的规律和特点，进一步加强和改进管理方法，充分发挥网络时代的会计档案信息优势，提高电算化会计档案利用效率，为领导决策服务，逐步使电算化会计档案走入正轨，真正使电算化会计档案在会计工作中发挥出应有的作用。参考文献：1支 华.会计电算化下的会计档案管理工作M.20072姚玉芬.完善电算化会计档案管理的思路.山西财税3周 辉 贾亚男.会计电算化与网络化工作在实践中的思考.会计之友，2007.1