会计电算化对传统会计职能的影响.doc
中南林业科技大学本科论文 会计电算化对传统会计职能的影响1 引言知识经济的兴起,是社会发展历史上的一次重大变革。与此相适应的财务管理方式也随之出现,具有模拟、替代手工的特点的新的会计处理方法应运而生,即会计电算化。会计是随着人类社会生产的发展和经济管理的需要而产生并不断完善起来的,而会计电算化是现代化社会生产和新技术革命以及会计本身发展到一定阶段的必然产物,会计电算化发展到今天。已不再是单纯的会计与计算机的简单结合,而已发展成为延伸到通信学、企业管理学、市场运筹学等学科的综合性学科。会计电算化将手工会计对数据的分散处理、重复记录的操作方式,改变为统一处理、数据共享的操作方式,提高了会计信息的处理速度。同时大大提高了会计信息的质量,增强会计核算的深度和广度,使会计向多种量度发展,在提高资源配置效率、促进经济健康持续发展方面发挥了积极作用。适应了现代化管理的要求,也给传统的会计职能带来了深远的影响。2 传统会计职能的内容要充分认识和理解会计电算化对于传统会计职能的影响,必须对传统会计的职能有所了解。2.1 反映职能反映职能是指运用会计自身特有的方式,通过分析、整理和归集把复杂多变的经济活动转化成为一系列直观有效的数据,向管理者提供相关的财务信息。2.2 监督职能会计监督是指会计利用资料及信息反馈对于经济活动的整个过程进行指导和控制。当然,会计监督除了对货币监督之外,还包括对实物的监督。这种监督功能必须立足于企业的经济效益,根据企业的预算、计划、定额以及各种制度,通过对业务、经济的分析核算和检查来实现对本企业一切经济活动的合法性、合理性、真实性及有效性的全方面监督。2.3参与经营决策决策,就是从所有的备选方案当中选择出最佳的方案,以帮助企业获得最大的经济利益。科学的预测是作出正确决策的基础,然而不管是预测还是决策,其过程都涉及大量的财务方面的信息,这些信息恰巧是由会计来提供的,因而,为实现企业获得最大经济效益,参与经营决策自然也是会计职能的重要组成部分。当然,对于传统会计职能的认识并非固定不变,随着管理水平的不断提高,生产力不断进步发展,我们不应拘泥于程式化的习惯当中,必须以发展的眼光去看待传统会计职能。3 会计电算化概述3.1 会计电算化的概念会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是将当代的信息技术运用到会计工作当中,用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程,,以提高企业的财务管理水平,最终实现会计行业的现代化,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的学科,其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机,以提高会计核算和管理水平。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技对会计工作提出的要求。3.2会计电算化的意义会计电算化的应用以及远程通信技术的发展,使得计算机应用领域发生了日新月异的变化。多媒体利用数据压缩存储技术,再配合以宽带网络传递,使实现无纸化成为可能。同时,多媒体技术和通信技术相结合,可实现远距离服务,下级财务部门通过网络可以上报各种财务报表,查询各种财务法律法规和标准制度,减少工作的失误。会计电算化系统利用现代化的通信技术与其他子系统建立纵横双向计算机网络,实现会计信息传输处理和检索,从而形成整个网络化管理。会计电算化系统以计算机为控制器,具有输入输出及反馈功能。会计电算化在新思想指导下,以计算机为信息载体建立起其理论基础,充分发挥计算机的管理功能,上级财务部门可以随时通过网络对下属单位的财务活动和经费使用情况实时进行督察和分析,掌握基层财力的投向和投量,准确、及时下拨和结算各项经费,提高资金的运行和使用效益。会计电算化系统吸收、融合了不断发展的尖端的计算机技术,让计算机模仿人脑去从事相关规划、设计、思考、学习等思维活动,让计算机对经济活动进行思维分析和判断,从而得出某个专门会计问题的解答。通过开发人工智能,建立专家系统,建立决策支持系统,为决策者提供信息和服务。会计作为一种管理活动,会计信息系统的价值与作用则置于管理系统(MIS)及决策系统(DSS)中去评价。会计信息系统的开发,将它的实施当作MIS、DSS系统标准去规划会计信息系统,同时考虑资金流、物流、信息流的控制问题,并在会计信息系统中保留与销售、生产、库存等系统的接口。总之,会计电算化不仅仅是用来模拟替代手工,完成记账、算账和报账的功能。会计电算化这门学科摆脱了传统会计处理方法的约束,与控制论、信息论、系统论、计算机科学等多种学科相互渗透,发展其新的理论和方法。同时,会计电算化系统的开发研制,吸收和应用了计算机领域内的先进技术,将通信技术、专家系统知识、信息处理与多媒体技术和数据库相结合,开发出了更好的具有一定智能的决策支持系统,使会计工作更加得心应手。4 会计电算化对传统会计职能的影响会计电算化能够推动会计的业务处理实现前所未有的飞跃式发展,在会计电算化形成以及发展的过程中,对于传统会计职能的各个方面都产生了重大影响, 使各项业务工作的开展发生一系列的变化。4.1 会计电算化对反映职能的影响4.1.1 对会计记账规则的影响会计记账是会计人员采用特定的记账符号、一定的记账原理、程序和方法。实现会计电算化后,在会计记账规则上发生了很大变化,具体表现在以下几个方面: (1)会计账簿装订方式。会计账簿是进行登记,用来反映单位所发生的经济业务或会计事项的一种方式。传统的会计规则规定总账、日记账都要使用订本的账册,而明细账则要使用活页的账册,用这样的账簿装订方式进行互相之间的核对和牵制;而电算化打印输出的账页则是折叠或卷带状的,能够装订成为活页的形式,并由计算机自动打印。(2)账簿格式和账户设置。传统会计的账簿格式都是千篇一律,对单位的个性化考虑很少;而电算化会计则可以将主动权交给用户,由用户根据会计制度的统一要求和单位自身的实际需要自行设计账簿格式。手工会计核算下,为了便于查阅、登账,每个单位都根据本单位经济业务类型和规模确定了适合本单位实际情况的记账凭证类型。目前许多财务软件也正在机械模仿手工,也把凭证类型分成几大类,事实上在电算化会计下,由于登账是由系统自动完成的,而且查阅凭证的方法很多(可以按凭证号、关键字、摘要、科目等等进行查阅),因此对记账凭证分类也就失去了原来的意义。一旦实现单一的记账凭证类型,不但能做到查找方便、快捷,而且省却了操作上的麻烦,提高了计算机的处理速度。(3)账簿登记和储存方法。手工方式下账簿登记方法是由人工完成,计算机会计方式下登账由计算机自动完成。手工会计核算是以纸张作为其信息载体,由于纸张具有易篡改、易受损、易泄密、难保管、不便携带等缺陷,这就使得已实现会计电算化的单位纷纷采用磁性材料和光电材料进行会计信息的记录、查询、存储、交换。由于磁性材料和光电材料具有保密性好、调用查阅方便、数据可用率高、易保管等优点,传统会计资料存档需要占用很大的空间,而会计电算化打印输出的是总账、日记账以及一些报表,因明细账涉及太多二、三级科目,打印的数量较大,因而一般采用磁盘的形式输出。(4)错账更正方式。手工会计对账簿记录的错误可采用划线法、红字法、补充登记法进行更正, 账目记录出现的错误之处则要使用红字和划线法进行更正,账页中的空页、空行要用红线划销。而电算化会计账册的核对工作是依靠相关软件来完成,只要所输入的原始凭证正确,计算机便可以迅速地完成手工条件之下的各种账务的处理工作而对于账簿记录中的错误部分的处理,已然不可能采用原始的手工方式进行修改,但是为了确保审计追踪的线索不中断,所以规定所有已经通过校验的数据都不得更改,如若出现了错误,则可理解为合法性的问题,用输入“更正凭证”的方式进行更正,以便留下更改的痕迹。为了能够留下审计线索多是采用红字法和补充登记法。另外对于需要打印的账页的空页,空行可用手工处理。(5)自动并账。当某一客户与某企业往来涉及到四个账户,应收账款、应付账款、预收账款、预付账款。在手工会计核算下,就必须逐一打开这四本账,而在电算化会计下,只要输入客户名称,电脑就可将与此客户相关的账户打开,并可以自动进行并账处理。4.1.2 对组织体系的影响传统会计工作组织体制是以会计事务的不同性质作为制定的主要依据,它一般划分为:材料核算组、工资核算组、资金核算组、成本核算组、固定资产核算组、综合财务核算组等。而电算化会计的工作组织体制则是以数据的不同形态和电算化系统实际运行的要求作为制定依据,它一般划分为:数据搜集组(以原始凭证作为原始数据,处理各项会计业务)、凭证编码组(按事先规定的编码原则对凭证或需要处理的数据进行编码)、数据处理组(包括数据的输入、处理、输出等工作)、系统维护组(包括对系统软、硬件进行维护,以确保系统的正常运行)。很显然,这两种会计的工作组织体制截然不同,会计电算化将会计对于数据进行分散收集、处理以及重复记录的传统操作方式转变成为集中收集、处理,数据共享的操作模式,充分地利用计算机的优势,增强了会计在核算方面的深度及广度,使得会计向着多种量度去发展,同时处理、存贮实物量和与之相依存的货币量,在需要时提供出来。同时,随着处理数据量的增加,单位信息成本降低,效益更大,使会计信息从提取到利用都更适应现代化的管理要求。4.1.3 对账务处理程序的影响传统形式下,会计对于账务的处理程序大致包括记账凭证账务的处理程序、科目汇总表的账务处理程序、多栏式的日记账的账务处理程序等,在组织会计进行核对的时候,可以根据企业对于会计业务管理以及繁简的需要,任选其中的一种处理程序进行核对即可。但不管采用的是哪一种,其共同的特点都是“平行登记”,也就是说所有记账凭证的会计信息要以平行、等量、同向的方式记录在总分类账目和明细账当中。这样就可以各有侧重地去反映相关的会计信息,同时也能够发挥出总分类账目所具有的统辖作用,通过对账,发现人工记账可能出现的部分错误,并及时地加以纠正。而电算化的账务处理程序当中,所考虑到的是会计数据的处理目标,也就是获得管理中所需要的各种会计信息。其中间数据的处理可以认为是源于最原始数据的处理加工,因而,从输入凭证到输出报表,所有中间过程都交由计算机来控制。这种数据的处理方式和模式具有集中化、自动化的特点。事实上,存储在数据库当中的所有会计信息没有所谓的总账和明细账的区别,但可以按照总账或者是明细账的格式来输出,所以在会计电算化的系统当中,打印所输出的总账跟明细账之间是不存在内在的统辖和被统辖的关系的。4.2 会计电算化对监督职能的影响4.2.1 对内部控制的影响现代会计电算化的信息处理技术给企业的内部控制赋予了新的内涵,并且由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大。所以必须重新设计内部控制环节,建立科学严密的会计电算化内部控制制度,强化企业内部控制机制。以保证会计数据的安全和完整。例如组织控制、系统维护控制、系统的安全控制、输入输出控制、计算机处理与数据文件控制等。1.对企业内部控制的影响内部控制不仅是对财会及有关业务活动的控制,而且要对整个组织机构的各项业务活动进行必要的控制。这样做的目的就是要使电算化会计信息系统的风险减到最低。会计电算化条件下,内部控制的现存问题有如下三点:(1)不相容职能的分离,职责分工原则的重要性下降。传统的手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后,由于功能和知识高度集中,导致职责的集中,原手工操作下不宜合并的岗位,采用电算化后可以合并,会计人员大大减少,致使这些原则的重要程度下级。某些会计人员可能既从事数据的输入、处理,又负责数据的输出、报送,他们可能在数据来源的相互关系、数据如何处理、分配及输出的使用等方面具有详细的知识,也熟知内部控制的缺陷,这就有可能使他们在未批准的情况下,直接对使用中的程序和数据库进行修改和操作处理,加大了出现错误与弊端的风险。(2)输入依据和输入结果不严密。采用电算化后,程序与数据存储在一起;数据的输入和输出形式和手工会计系统也不大不相同。数据的输入可能缺乏充分可靠的计录,未经确认没有附件的数据亦可能被输入系统内。在输出方面,有些业务或处理结果不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读存储在磁性、媒体中的数据。而如何存储改动数据的命令和程序又集中在塔同一装置内,如果没有适当的控制,未经批准擅自存储或改动数据就很有可能。(3)数据库安全性不稳定。我国的会计电算化软件通常是以数据库管理系统为基层经过二次开发完成的,一些重要的会计数据及资料均以数据库的形式存放。虽然有一些会计控制措施,但这些软件对其系统中存在的各类数据文件却未采取相应的保护措施,通过数据库管理系统,直接读这些数据库文件,甚至对文件的数据直接进行增删修改等操作。这样数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。2.建立会计电算化条件下的内部控制(1)程序控制的形式。程序控制是指依靠计算机程序对会计核算进行内部控制,以实现系统的自我保护,这种自我保护的内部控制更为有效。程序控制由输入控制、数据处理过程控制、输出控制、系统维护安全控制组成。输入控制的设计目的是为了保证输入的数据的确已经过审批手续,并且能够正确而完整地输入计算机。会计数据正确输入后,数据将要由程序进行具体的加工处理,遵循输入、复核、更改、汇总、分类、登帐、对帐、转帐、结帐等过程。这一控制过程是为了确保计算机运行时发现、纠正和报告某些有错误的输入,从而保证数据处理的可靠性和正确性。输出控制的最重要目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性,保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。会计软件必须有控制系统初始的功能。对用户和计算机设备授权是目前比较普遍使用的系统安全保护措施。因此,系统必修具有授权系统,检查用户身份和核对操作权限的机制。(2)制度控制的形式。制度控制一般是以管理制度的形式实行的,即由主管部门制定一系列规章制度控制或监督会计部门执行从而保证会计核算软件正常和安全运行,免遭外界干扰破坏,向企业提供准确无误的会计信息。4.2.2 对审计工作的影响会计电算化虽然没有改变内部审计的目标,但在一定程度上改变了审计线索的收集方法,并可在一定程度上利用计算机扩大审计的范围,使企业内部审计发挥更大的作用。审计电算化在内部审计中的应用,是根据各自的财务软件编制设计的审计软件,相对而言,由于实施的条件仅限于某一个企业的,实施的条件要容易些。能较好的解决审计软件与财务软件间的衔接问题,而且其开发成本较低。同时也能为用于各种财务软件的通用的财务审计软件的开发积累实际经验,在自助型会计系统的审计方面内部审计有着明显的优势。会计电算化对内部审计的影响,大体表现在以下几个方面:(1)对内部审计线索的影响。可视线索明显减少。实行会计电算化后,会计数据的存储介质和形式、会计数据的生成和传递形式都发生了变化,审计人员很难甚至根本无法通过肉眼跟踪会计业务的处理,也无法用传统的方法考查会计档案数据的安全性、完整性和准确性。为了更有效地审计会计电算化系统,在系统设计开发过程中必须提出审计要求,系统的各种数据文件都应留下审计线索,除应保证会计数据文件的打印输出外,还应将会计数据文件以可审计的形式进行存储保留。(2)对审计技术方法的影响。审计软件是必不可少的,在手工会计系统的情况下,审计人员进行审计,一般都是手工操作。但是,在会计电算化信息系统的情况下,审计人员应掌握计算机知识及其应用技术,把计算机当作一种提高审计质量和效率的有力工具来使用,并要不断的积累经验,结合本企业的实际开发出既规范又具有充分保留和提供审计线索功能的审计软件。譬如,ERP软件较适应现代审计的要求,在初始录入凭证时有一条记录记载,在改动、删除时,并不是在原记录上变动,而是另有记录反映。这样在查询时,同一笔业务有哪些改动,在什么时间改动的,谁操作的,在哪项功能中变动的,均可查出。每一笔处理都留有痕迹,这就为审计工作提供了线索和方便。(3)对内部审计内容的影响。会计电算化系统的安全性成为内部审计重要内容。在会计电算化信息系统中,由于会计事项由计算机按程序自动进行处理,使得因计算或过账错误的机会大大减少了。但如果会计电算化系统的应用程序出错或被人非法篡改,则计算机只会按给定的程序以同样错误的方式处理有关的会计事项,错误的结果将是不堪设想的。因此在会计电算化条件下,内部审计人员要花费较多的时间和精力对会计电算化的内控进行审计。另外,除了要对投入使用后的电算化会计信息系统审计外,在电算化系统的设计和开发阶段,内部审计人员要对系统进行事前和事中审计。(4)对内部审计人员的影响。掌握计算机审计技术非常重要。由于会计电算化信息系统的环境比手工会计系统更为复杂,审计对象也更多更复杂,内部审计人员只依靠原有的知识和技能是无法胜任对会计电算化信息系统的审计工作的。因此,内部审计人员除了要具有丰富的财务会计、审计等方面的知识和技能,熟悉有关的政策、法规等审计依据外,还应掌握一定的电子计算机知识和应用技术。此外,在内部审计组织中,还应培养一批计算机审计的系统开发人员,从事设计和开发审计应用软件的工作,建立本单位的计算机审计系统。(5)对审计作业手段的影响。在手工会计系统情况下,审计人员进行审计,一般都是手工操作。但是,在会计电算化系统的情况下,如果仍用手工操作,将很难达到审计目的。因此,审计人员应掌握计算机相关知识,审计的作业手段也应从手工作业逐步向电子计算机作业方向转变。(6)对审计标准和准则的影响。人们在以往的审计工作中已建立了一系列的审计标准和准则,如审计人员标准、现场审计标准、审计报告标准等。但是,由于审计对象、审计线索、审计内容以及作业手段等发生了一系列的变化,手工审计中审计标准与审计准则也就很难适用。因此,在原有审计标准和准则的基础上,建立一系列与新情况相适应的新的审计标准和准则迫在眉睫。4.3 会计电算化对参与经营决策的影响在从前的手工条件下,许多复杂、实用的会计模型,如最优经济订货批量模型、多元回归分析模型等很难在企业管理中得以实施,大部分预测、决策工作需要依赖管理者个人的主观判断或者经过复杂的程序计算判断。而在如今,会计电算化快速发展下,管理人员借助先进的管理软件工具可以将已有的会计管理模型在计算机中实现,同时可以不断研制和建立新的计算机管理模型,提高管理者预测、分析和决策能力。与此同时广大的会计人员也从繁重的会计核算工作中解放出来,有更多的时间,更好地参与企业经营管理活动。这其中会计决策支持系统就是现在典型的在会计领域具体应用,使得会计电算化参与到经营决策的一个实例。决策支持系统(DSS)是计算机硬件技术迅速发展并应用于管理决策领域的必然结果,它能综合利用各种数据、信息、知识与模型技术,辅助管理者解决半结构化和非结构化的决策问题。会计决策支持系统(ADSS)是DSS的理论和方法在会计决策领域的具体应用,是以计算机为基础和工具,应用现代决策会计的理论和方法,为决策者提供各种信息,辅助决策者进行决策的系统。企业管理阶层所关注的重点在于过去和现时的财务和其它经济信息。而在激烈的市场竞争中,环境干变万化,生产条件错综复杂,现代企业更重要的是要把握未来,进行科学决策。这就将会计电算化的发展引向其更高的发展层次,即以财务决策支持系统为中心的企业管理决策支持系统。这是一个以现代管理科学、信息技术、计算机及其网络为基础,采用人机交互的方式,通过广泛利用财务信息和各种数学模型来解决半结构化或非结构化的管理决策问题的会计电算化,如通过一个完整的ADSS的三个功能:会计核算、财务管理、会计决策。在管理层进行指标分析,编制财务计划,再下达到核算层,并对核算层的执行过程进行控制,最后根据已有会计管理模型进行会计决策。基于会计数据仓库的会计决策支持系统的结构如图三所示, 主要包括数据源、数据集成、数据存储管理、数据查询与分析等部分组成。现在的ADSS正在向一个以数据仓库为基础,联机分析处理(OLAP)和数据挖掘为工具,与模型库、方法库、知识库三者集成的系统。数据仓库用于对决策主题数据的存储和组织,OLAP实现多维数据分析,数据挖掘致力于知识的发现,模型库和方法库实现对不同问题的定量分析、对知识库进行定性分析。它们集成的综合决策支持系统将相互补充、相互依赖,发挥各自的辅助决策优势,使分析结果更加全面,决策更加有效。随着会计决策支持系统的不断发展和完善,会计电算化对企业的经营决策起到的影响会越来越大。同时,随着会计电算化的快速发展,企业也将进入快速、良性的发展阶段。结 论我国经济正在迅速的融入世界经济体系中,经济的繁荣发展和市场的全面开放,必将对企事业单位的信息化进程产生新的推动。会计电算化的目标是通过建立电子计算机会计信息系统,实现会计工作的现代化,所以说会计电算化的发展是必然的。会计电算化的发展和应用对于传统会计职能的影响是多方面的,但它将是未来会计工作的普遍形式,也是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段,因而我们要加快相关软件的开发和完善,分析其合理性,妥善的处理,加快会计电算化的进程,同时我们必须不断地提高会计人员的自身素质,提高会计核算和管理水平,为推动我国企业的现代化管理打下坚实的基础。致 谢首先感谢我的母校中南林业科技大学,在这里我学到了丰富的知识,为我的人生添上了辉煌的一笔,同时在写毕业论文期间,学校图书馆为我提供了丰富的文献资料。然后感谢张晓琼老师在我的毕业论文设计期间给予我的悉心指导和不懈支持。另外还要感谢所有的老师和同学们在学习期间给予我生活和学习方面的关爱和支持。最后,还要感谢培养我长大的父母。衷心的谢谢你们!把我的快乐和幸福送给所有关心和支持过我的人,愿你们将来的日子一切如意!我也不会辜负你们对我的期望,我会成为一个对社会有责任感,为别人服务,为社会付出的人。参 考 文 献1刘飞涛.浅析会计电算化及其对传统会计的影响J.经营管理者,2009(14). 2郭剑峰.会计电算化对会计工作的影响J.中国高新技术企业,2009(12). 3谢小红.会计电算化对传统会计的影响研究J.消费导刊,2009(16). 4曲淑晶.会计电算化的深入发展对会计的相关影响J.东北财经大学学报,2000(3). 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