会计信息系统 讲义集.doc

会计信息系统讲义集第一章 会计信息系统概述内容简介：会计信息系统将会计看作一个信息系统,它为信息需求者生成并提供会计信息,信息使用者则利用会计信息做出决策、参与企业的经营管理。本章首先介绍信息系统中的基本概念及内容：数据与信息，系统与信息系统。然后将这些概念应用于会计，即用信息论、系统论、信息系统的理论与方法来分析会计系统，明确了会计数据、会计信息、会计信息系统的概念与内容，特别分析了信息技术引入会计信息系统之后，会计信息系统的层次结构。最后详细说明了会计信息系统的基本内容：它在企业管理中的位置，与交易循环、会计循环的关系，会计信息系统的构成及其各子系统之间的数据关联方式。教学时数：3学时。教学目的：了解AIS基本概念与理论，掌握AIS的基本内容。具体来说包括：1、掌握数据与信息的基本概念、它们的区别与联系；2、了解系统、信息系统基本概念及特性，掌握信息系统的基本功能；3、将信息与系统的理论运用于会计中。了解会计数据、会计信息的概念及分类，掌握会计信息系统的概念、目标、特点。了解计算机应用于会计信息系统中的历程和因此而形成的应用层次。知道会计信息系统不仅仅是提供会计信息，更重要的是对会计信息的进一步综合应用。教学重点：教学重点是本章第三节，即教学目的第三点。教学难点：介绍完信息、系统、信息系统的基本概念之后，关键是学会将这些理论与概念应用于会计学中，使之形成会计信息系统的基础理论。如系统是有目标的，会计信息系统的目标是什么？信息系统的功能，应用于会计信息系统中主要表现在哪些方面？系统是分层次的，会计信息系统的构成结构如何？系统各部分之间是有联系的，会计信息系统各子系统之间的数据联系如何？会计信息系统与企业管理信息系统之间的关系如何？因此，教学难点在于两个方面，第一学生应对企业（组织）这样的系统有所了解；第二，运用本章第一、二节中的理论来分析会计信息系统，理解会计信息系统的理论基础。第一章 会计信息系统概述会计是以货币为主要计量单位,反映和监督一个单位经济活动的经济管理工作。会计运用本身特有的一些方法,将单位的经济活动的原始数据进行收集、加工、存储和传输，向单位内部和政府部门、投资者、债权人及其他各个方面的会计信息使用者提供会计信息，会计信息使用者据以分析单位过去的经济活动，并预测未来的经济活动。会计是一个信息系统，它旨在向与单位利益相关的各个方面传递以财务信息为主的经济信息。会计的各项活动体现了对信息某种加工或反应。填制和审核凭证是收集和分类并初步确认信息；设置账户是为了取得某种信息而预先设置好的信息处理模型或框架；复式记账是信息的处理和验证；登记账簿是按预先设定的模型对信息进行加工；成本计算是按照成本的分类方法，把成本信息按相关性进行分类；会计管理是会计信息的使用。所有这些会计活动都有着紧密的内在联系，它们相互依存、环环紧扣，是一个有序的数据处理和信息生成的过程。这一过程可分为若干部分，每一部分都有各自的信息处理任务，但所有部分又相互联系、相互配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体。这个有机整体就称为会计信息系统（Accounting Information Systems ，简称AIS）20世纪60年代，计算机陆续被一些发达国家应用于会计领域，从而引发了会计数据处理的重大变革。计算机在会计中的应用，虽然并没有改变会计作为一个经济信息系统的本质，但却给会计学科带来了深远的影响。这些影响不仅表现在会计数据处理工具和会计信息载体的变革上，而且还表现在会计理论、会计方法以及会计行为等方面上。到目前为止，计算机在会计中的应用已经不仅仅是替代传统的手工作业，完成有关的会计核算，更重要的是，计算机的应用使传统的核算型信息系统向管理型会计信息系统转变，使会计信息系统逐步与管理信息系统连结、融合。会计信息系统集企业业务处理、会计核算、财务管理于一体，能够充分利用企业内部业务处理及核算信息和企业外部经济信息，准确分析企业现状和预测未来，为企业提供管理、分析和决策服务。我们把这样的系统称为计算机会计信息系统或称会计电算化、电算化会计信息系统。第一节 信息系统为了使学生了解信息系统的概念，我们首先介绍涉及信息系统的相关概念和内容。一、数据和信息（一）数据数据是对事实，即客观事物的性质、形态、结构和特征等的一种表达形式，它可以用人工或自动化装置进行通讯、翻译和处理。数据不仅指数字，还可以是文字、图形，甚至还可以是声音、颜色等。现代计算机可以接收几乎所有种类的数据。我们可以把数据理解为记载下来的事实，即客观实体属性的值。例如，“现金余额485.34元”，所描述的客体是现金，所指的属性是余额，其属性值为485.34元，这就是一个数据。数据作为客体属性的记录，包含两方面的含义。首先，它是个体属性的反映。客体的属性名可以联系着多个属性值，数据离开属性名就失去了它所反映的客体属性，那么属性值也就失去了意义，也就不能表明客体的具体特征，因而也就失去了其作为数据的内容。所以数据是客体属性名和属性值的统一体。例如，“现金余额485.34元”，如果只有数据客体属性名，就是“现金余额”，不知道现金余额是多少，该数据没有意义。其次，数据具有载体的表现形式。数据作为客体属性的记录，必须有一定的物理载体。它可以以纸作为载体，记录在纸上，也可以采用其他载体，如记录在纸带、磁盘或光盘上。从逻辑上看，数据主要可分为数值、文字和图形三种类型，而且也可以有不同的表现形式。数据的表现形式与内容有一定的联系。通常我们习惯于将定量的属性值用数字符号来表示，如上面的485.34等；对于定性的属性值则采用文字符号，如男、女，甲产品等。但这不是绝对的。在一定的条件下，定性的属性也可以用数字来表示它的值，例如，我们可以约定用数0表示男，用数字1表示女。即使是数字数据，也可以有不同的表现形式，例如发票上的金额就要用汉字表示，甚至定量的属性值有时也可以采用文字符号来描述，例如用优、良、中、差来表示考试成绩。（二）信息信息是对人有用的、能够影响人们行为的数据。信息是客观世界中各种事物的变化和特征的最新反映，是客观事物之间联系的表征，也是客观事物状态经过传递后在人脑中的再现，从而可以对人产生指导。信息作为客观事物特征和变化的反映，总是在不断地产生着和传递着。银河系的星群，微观世界的基本粒子，天空中的风雨雷电，市场中各种商品供求的动态变化，社会生活中人与人之间的关系和变化等，都是通过各种各样的信息反映出来的。信息的范围极其广泛，语言文字是社会信息，湖光山色是自然信息，遗传密码是生物信息。信息的概念太大了，不论怎样描述和概括，总带有一定的片面性。任何信息只有经过传递才能被人接收和利用。数据是反映客观现实情况的，其中蕴含着现实情况的信息。管理者想得到的是信息，即数据的含义。例如，当我们得到生产产量的数据，就可以了解生产情况，也即获得了有关生产情况的信息；当我们得到库存数据，就可以了解库存情况，也即获得了有关库存情况的信息。数据是为信息传递服务的，它是信息得以传递的载体。但是信息在数据中的蕴含方式却是不同的，有些信息从数据的表面就可以得到，而有些信息却不是直截了当的。例如，当你看到某车间“本月产量1 500台”这样一个数据，马上可以得到一个信息该车间本月产量1 500台，但究竟是否完成了人均生产计划指标，这个信息就无法获得，只有和另外两个数据“车间人数”和“生产计划指标”相联系，经过计算和比较，才能得到是否完成人均生产计划指标的信息。所以，数据所载的信息分两类：一类可以使接收者直接得到信息，另一类只有经解释加工之后才能成为信息。因此我们说信息是对数据的解释，是加工了的数据。从这个意义上来说，数据经过加工便产生的信息，它仍然以数据的形式出现。因此，信息构成一定含义的一组数据。在不严格的场合，数据与信息的界限也模糊了。在一个企业管理工作中，一般来说，管理者所处的地位越高，他们所要求的数据内容就越需要加工和处理。例如，一个工段的管理者要了解各班组的生产情况，只需把各班组的生产记录拿来一看，便可基本达到目的。而工区的领导者并不太关心班组的具体数字，而是关心各工段的情况，这就需要在班组数据的基础上加以归纳合并，送上一张供工区领导使用的报表。类似地讲，公司也需要他们所属的各层管理人员，在原有的数据基础上加工整理，产生出适合自己获取信息需要的数据内容，诸如报表、总结、分析、意见等等。如上所述，一个企业内部的信息就这样从最下层的数据，逐步加工提炼，一直达到各层管理人员和需要获得该信息的部门。每个信息管理部门的职责就是把蕴含信息不很直接的那些数据，加工成可以直接向上级管理者或其他有关部门反映他们所关心的情况的信息。直观地看，数据加工处理之后产生的东西仍然是数据，充其量是“高一级水平”的数据，只有它被有关的人得到，并与他们关心的问题联系起来，产生某种新的认识的时候，才能转化为信息。这也就是许多有关数据处理的书上所常说的“数据处理的任务就是把数据加工成信息”中“信息”一词的含义。（三）信息的性质信息是一种新的社会资源。信息的性质可以从许多不同的角度来描述，一般说来，它包括：准确性、描述形式、频度、宽度、来源、时间趋势、针对性、完整性、及时性和经济性。准确性是指信息的真实程度。显然，只有准确的信息才能做出正确的决策。搜集数据、处理数据、传递数据都有可能把不准确的内容掺杂到信息中去。因此，在管理工作中摒弃或减少各种不准确因素，保证信息的准确性，是各级管理人员首先要考虑的问题。信息的描述形式是指描述信息的方式和传递信息的媒介。例如，财务报告可以用表格形式，也可以用文字形式，上报决算可以用纸张作媒介，也可以用磁盘或磁带作媒介。各种信息用什么样的形式和媒介表达与传递，应根据保证信息的正确和用户使用的方便来确定。信息的频度是指使用该信息或变动该信息的经常程度如何。有些信息属于固定的或半固定的，例如人事档案、设备档案等；而另一些信息是变化较频繁的，例如设备的运转记录、财务的收支账目等。研究信息的变化和使用频率，有益于考虑它们的组织形式和存取方式。信息的宽度是信息所反映的事件有多大范围。一般来说，信息所适用的范围越宽，搜集处理起来就越困难。当然信息宽度大，更适合于标准化和统一管理，这其中有一个折衷和平衡的问题。信息的来源可以是组织内部，也可以是组织外部，一般说来，内部信息的获取和处理都较为容易。但是随着我国社会主义市场经济的不断发展，越来越多的外部信息将对本地区的各个方面产生影响。如何适当地获取和利用外部信息，已经成为我们必须考虑的重要问题。计算机网络为迅速和准确地获得外部信息提供了有力工具，但这牵涉到成本、通讯、组织和控制等许多方面的问题，必须予以通盘考虑。信息的时间趋势有三种：着眼于过去，着眼于当前和着眼于未来。针对性是信息的重要特征。只有针对性的数据才能转化为信息。例如，你把轮船设计图纸中的数据告诉冰箱生产厂家，就决不会对它产生任何信息。负责材料核算的会计关心是有关材料的品种、单价、库存量、材料资金占用等数据，而有关固定资产的数据对他来说就是无用的信息。完整性是指信息应满足使用者的需求。完整性和针对性有时会发生矛盾。过于追求完整性往往会使信息量非常庞大，针对性不强；过于强调针对性有时会使一些不甚重要或不经常被使用的内容被忽略掉，失去完整性。及时性有两个含义：一是求信息能够随用随有；二是要求信息永远是最新的。在手工处理中及时性不易保证，在这方面计算机却显示了极大优势。最后，信息的经济性是指获得信息所花费的代价。要衡量代价，首先要了解信息本身的价值。信息的价值不是经济学中所指的那种使用价值，而是以信息对人进行决策的有用程度来度量其价值的大小，有用程度高则价值大，反之则小，也就是说，信息的价值与其有用程度成正比。以上我们简单地介绍了信息的各种性质。研究信息性质的目的在于合理予以考虑，达到各方面的优化安排。应该看到，不同性质的管理任务对信息的各方面性质侧重不同。有些侧重于准确性，有些则侧重于及时性，有些也许侧重外部信息，另一些则主要是处理内部信息。因此，必须针对自己所面临的具体问题来决定侧重点，以便最佳地满足对信息的各方面要求。二、系统和信息系统（一）系统的定义系统的概念渗透在许多学科、各个领域中，如国民经济中的能源系统、交通系统、邮电系统、教育系统，人体中的呼吸系统、循环系统、消化系统等。由于各自的着眼点不同，所以，至今也没有一个统一的定义。系统通常被认为是一个整体，它由若干个具有独立功能的元素组成。这些元素互相联系、互相制约，共同完成系统的总目标。一个大的系统，往往很复杂，常常可以分解成一系列小的系统。这些小系统称为包含它们的大系统的子系统，也就是说，这些子系统有机地组成了大系统。由计算机硬件和软件各部分可以构成计算机系统。根据用户提出的在决策中要达到的目标和用户提供的业务处理目标，按照完成业务管理应遵循的顺序，建立起来的实现有关目标的应用软件，叫做计算机数据处理系统。它是为实现系统目标而编制的各种程序的有机整体。系统可以是抽象的或者物理的。抽象的系统是相关的思想或观念的有序结合。物理系统是为达到一个目标而共同工作的一组元素。（二）系统的特性系统具有许多特性。主要有：1.目的性任何系统都有其要达到的目的和应完成的任务或功能，即为某一目标服务。系统的目的决定着系统的基本作用和功能，为达到既定目标，各部分（各自也有分目标）才能有机地组合在一起形成一个整体。当然，各部分的分目标常常会互相有矛盾，因此系统应在分目标之间寻求平衡与折衷，以求系统的总目标最优。开发一个新系统的第一步就是确定系统的目标。这个目标必须是明确的、切合实际的和经过努力能够实现的。评价一个子系统时，不能只从系统的某个部分，而要从整个系统出发。如果组织得好，各部门充分协调，那么系统的功能可望发挥各子系统功能之和的几倍，甚至更多，这就是系统概念的“全局”观点。2.系统要素性每个系统都是由各种可以互相区别的具有不同属性的元素组成的，称之为系统要素。例如一个企业是由职工、资金、设备、材料、产品、信息等组成的，所以研究系统必须考虑各要素的状况。3.相关性系统组成要素是相互依存、作用与联系而又相互制约的，子系统之间的关系也是如此，具有明确边界，这就是系统的相关性。所以划分子系统时就要充分考虑相互之间的作用与约束，使之有适当的相对独立性，以降低相关性，但也不能分得太细。4.层次性任何系统都可以分解为一系列的子系统，这种分解实质上是系统目标的分解与系统任务与功能的分解。而各子系统又可以分解为更低一层的子系统。因此，系统的结构是具有层次性的树形结构。这种结构也体现了子系统目标的逐级的具体化和各自在结构中的位置及隶属关系，有利于对信息系统的理解、实现和维护。5.环境适应性每个系统总置身于一个特定的环境之中，系统要存在、要充分发挥其应有的作用，达到预期目标，本身一定要适应环境的要求。当然，环境也是变化的。所以当环境发生变化时，系统就要及时作出调整，使之能适应与完善，这样的系统才是有生命力的。自然系统如此，信息系统亦如此。（三）信息系统信息系统是一个高度综合且各部分密切相关的系统；是能够接受输入数据和指令，按照指令的要求对数据进行处理产生有用信息，并输出这些信息的独立完整的系统。由基本的输入、处理和输出部分可组成最简单的信息系统模型。如图11所示：数据指令处 理信 息图11 基本信息系统模型信息系统处理过程往往要求预先对数据进行收集和整理，并要用到先前的数据，因而要在信息系统模型上增加一个数据存储器，这样处理活动便可使用当前的数据和先前收集和存储了的数据，其模型如图12所示。数据存储器输入处理过程输出图12 带有数据存储器的信息系统基本模型在具有数据存储器的情况下，信息系统不仅把数据转换为信息，而且还把数据（信息）存储起来，供以后使用或为别的系统提供数据。（四）信息系统的基本功能信息系统的基本功可归纳为以下四个方面：1输入功能输入功能即对数据的收集和录入。反映客观情况的数据分布在各处，不会自动地集中起来。因此信息系统首先要做的，是用各种方式记录下这些数据，集中起来，整理并转换成系统所需要的统一格式并送入系统。这部分工作是整个信息系统的基础。在计算机会计信息系统中，首先将各式各样的原始凭证或经过收集整理、审核后的原始凭证编制成记账凭证，再按凭证的格式及已设计好的屏幕输入画面，通过键盘录入各项数据，经过校核确认正确无误后写入指定的文件或数据库中。这个过程是将纸上的数据或其他信息系统的电子数据，通过输入功能传递到计算机外存磁介质上保存起来。2处理功能把数据输入到计算机之后，不仅仅是把它们原封不动地取出来，而是要用计算机对这些数据进行处理，为我们提供有用的、新的信息。为了满足用户的各种需要，进入信息系统的数据在程序的控制下进行相应的加工处理，以取得反映全面情况的综合指标(信息)，选择各种方案和模型，进行分析预测，从而提供给决策人员参考。在计算机会计信息系统中，加工处理包括：自动登记账薄、结算余额与发生额、费用结转与分析、自动生成会计报表等会计工作。数据处理范围很广，从简单的计算、查询、排序、分类、归并一直到复杂的模型调式。特别是面向高层管理的系统，涉及许多专门知识，如经济计量学、运筹学、管理科学等知识。3存储功能数据不论是进入信息系统的，还是经过加工处理而得到的有用信息，都要进行存储和保管，以便以后使用，这就是信息系统存储功能所应完成的任务。一个企业的管理信息系统数据量往往非常庞大，因此存储也是个非常复杂的问题。既要保证信息的安全（不被盗用、篡改、破坏和丢失），又要考虑存储结构合理，提高查找速度，为使用提供方便。4输出功能信息系统的目的是为管理人员提供信息。通过加工处理产生的有用信息，要以各种方式传送给需要这些信息的人员使用，否则就失去了信息的价值与处理的意义。这就要靠信息系统的输出功能来完成。为了使用方便，要求系统输出的结果准确完整、易读易懂、直观醒目，尽可能符合人们的习惯。第二节 会计信息系统一、会计数据和会计信息（一）会计数据会计数据是用于描述经济业务发生情况的客观记录。在会计工作中，从不同渠道、不同来源取得的各种原始资料、原始凭证以及记账凭证等上面所记载的数据一般都属于会计数据。根据会计业务处理的特点，会计数据具有连续性、系统性和周期性的特点。但这些会计数据本身并不能成为人们判断和得出结论的可靠依据，它还必须按照一定的加工程序加工成为对会计工作有用的、有价值的会计信息。（二）会计信息会计信息是指按照一定的要求或需要，通过一系列专门的会计的核算方法，对会计数据加工或处理后提供给企业内部和外部信息使用者管理决策所需要的各项会计数据，包括资产、负债、所有者权益，收入、费用、利润信息，以及其他能以货币表现的信息。由于会计信息在经济管理中有极重要的作用，因此准确、及时是会计信息的基本要求。（三）会计数据和会计信息的关系会计数据和会计信息既有密切的联系又有着本质的区别。会计信息是通过对会计数据的处理而产生的，会计数据也只有按照一定的要求或需求进行加工或处理，才能成为满足管理需求的会计信息，但二者并没有截然的界限。会计信息具有相对性，有的对某些管理者来说是会计信息，而对另一些管理者来说则需要在此基础上进一步加工处理，才能变成会计信息。会计数据和会计信息这种相对关系可以用图13表示。数据处理2数据处理1会计数据1 会计信息1 会计信息2 会计信息2 八 会计信息3 图3 会计数据与会计信息的关系尽管会计数据和会计信息存在一定差别，但在实际工作中，二者经常被不加区别地使用。因为在会计处理过程中经过初级加工处理后形成的会计信息，往往又成为后继深度加工的来源，因此有时也把会计数据处理称为会计信息处理。（四）会计数据和会计信息的特点会计数据和会计信息有如下主要特点：（1）会计数据和会计信息是反应与资产、负债或所有者权益的增减变动有关的经济业务的数据或信息。（2）会计数据和信息的处理具有周期性。每个周期的处理方法基本上是一样的。如每个月的工资计算、资产折旧、每天的凭证处理、每月的银行存款对账、每月结账、打印会计报表，都是可重复的循环。所以会计数据和会计信息的处理十分适合于计算机来完成。（3）会计数据和会计信息是管理信息的重要组成部分。（4）会计数据与会计信息不仅对企业外部利益关系人的决策有用，而且对企业各级管理人员的管理与决策有用。许多管理工作中的分析、预测、决策、规划、控制、考核、评价等所需的数据和信息，均以会计数据和会计信息为基础。（5）会计数据和信息要求具有客观、真实、公允的要求，因此，对会计数据和信息的收集、处理及结果的输出都必须有严格的控制措施，以保证会计数据和信息的合法、完整、准确、客观真实与可靠。（五）会计数据和会计信息的分类按照不同的分类标准,会计数据和会计信息可有不同的分类，如：（1）按用户对象和处理规则，可分为财务会计信息与管理会计信息。财务会计和管理会计具有同源分流的关系,它们的许多初级数据、信息是同源的或者是相同的，但其主要目标与职能不同，因此相应信息的使用对象与处理规则不同。（2）按用途层次，可分为核算处理型、管理控制型、决策支持型的会计数据与信息；按综合程度分，可分为业务凭证型、账簿和业务报表型、会计报表型的会计数据信息。（3）按数据信息载体，可分为纸质会计数据信息、磁性会计数据信息。前者如纸质的凭证，账簿，报表等；后者如记录在磁盘、磁带上的会计数据文件等。（4）对计算机信息系统来说，按其流向可分为输入和输出的会计信息。（六）会计数据和会计信息的用途综合来说，财务会计数据和信息是为企业内部各层次的管理人员和企业外部的政府机构、债权人和股东等利益相关人的管理和决策服务的。具体来说，财务会计信息面向企业外部信息使用者，管理会计信息主要对企业内部管理人员有用；业务凭证型会计数据和信息（如入库存单、出库单、记账凭证等）主要供信息系统输入、处理，以提供更综合、高级的账簿和业务报表型的会计信息（如出入库会汇总表）；账簿、业务报表型的会计数据信息主要供中层管理、控制、决策使用（如进行库存管理，制定采购、销售等计划与预算，并对相应业务实行控制等等）和编制会计报表；会计报表型会计信息供企业内高层领导决策和企业外部各利益相关人决策使用；纸质会计信息直接供用户使用，磁性会计信息直接供计算机处理，转化为屏幕或纸质信息后为管理者使用。二、会计信息系统（一）会计信息系统的概念会计的本质是为提供微观经济效益、加强经济管理而在企业单位范围内建立一个以提供财务信息为主的经济信息系统。这个信息系统称为会计信息系统，主要用来处理企业经营过程中价值运动中所产生的数据，按照规定的会计制度、法规、方法和程序，把它们加工成有助于决策的财务信息和其他经济信息（总称为会计信息）。会计信息反映企业的历史和未来，会计作为系统，通过信息的提供与使用来反映过去的经济活动，控制目前的经济活动，预测未来的经济活动。简而言之，会计信息系统是企业管理工作中一个最重要的系统，是组织处理会计业务并为企业提供财务信息、定向信息和决策信息并辅助企业管理控制的有机整体。它不但为管理人员提供企业内部生产经营活动的详细信息，而且还和外界交换信息，从外部环境中，包括有业务往来的企业、上级主管部门、银行、工商、税务等政府部门取得有关数据，经加工处理后把信息提供给有关部门及人员。所以会计信息系统能够提供各方面所需的会计信息；提供企业内部各部门管理控制、生产、考核工作成果以及提供企业上层决策人员决定经营方针、制定计划、进行其他重要决策所需的会计信息；提供外部有关人员掌握企业财务状况和经营成果的财务报告。应该看到，以往手工作业的会计信息系统，由于处理工具落后，尽管财会人员整天忙忙碌碌，但收效甚微，实际上只是进行日常的核算，完成会计工作的“反映”职能。只有建立起除能完成核算工作外，还能加强财务管理与分析的有效的计算机处理的会计信息系统，才能真正实现会计工作的监督与控制的职能。（二）、会计信息系统的目标会计信息系统是为企业服务的，是企业会计工作必不可少的组成部分。会计信息系统的目标服从于企业、企业信息系统和会计三者的目标，亦即为企业内部和外部的决策者提供所需要的会计信息。会计信息系统的功能、规模和结构的不同，决定了会计信息用户可以得到的信息内容和质量。当然，不同的决策者，由于需要的不同，希望获取的会计信息也会各不相同。要求会计信息系统要满足所有信息使用者的需求是不切实际的，因此，会计信息系统要有一个基本功能定位，也就是：利用各种会计规则和方法，加工来自企业各项业务活动的数据，产生满足外部信息使用者的财务会计信息和提供企业经营管理需要的管理会计信息，以辅助人们利用会计信息进行相关的决策。其中，会计规则和方法包括会计核算的方法、会计法律和法规以及管理制度。（三）会计信息系统的特点（1）综合性。会计信息是全面反映企业供、产、销和管理各个环节的综合信息。企业的活动通常分为两大类，一类是生产、经营活动，另一类是管理活动。在生产、经营活动过程中，各部门都会有某种程度上的会计数据的发生，而在管理活动中又要利用大量的会计信息。因此，会计信息系统能够综合地反映、监督和控制整个企业生产经营活动。（2）复杂性。会计信息系统本身是一个独立的整体，由许多职能子系统组成，如账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、存货核算子系统、成本核算子系统等，内部结构较为复杂，各子系统在运行过程中进行数据的收集、加工、传递、使用，联接成一个有机的整体。另外，由于会计信息系统全面的反映企业各个环节的信息，它跟其他管理子系统和企业外部的联系也十分复杂。会计信息系统从其他管理信息子系统和外界获取信息，也将处理结果提供给有关系统，使得系统外部接口较复杂。（3）信息的及时性、准确性和可靠性。通过计算机对会计数据的实时处理，可以及时提供生产经营活动中的最新信息，并大大缩短会计核算周期。同时，会计信息直接关系到国家、企业及个人的经济利益，会计信息应该符合一定的质量要求，包括：严格遵守会计准则（制度）、法规的要求；连续、完整、真实、准确地反映经济业务；及时提供相关的会计信息等。（4）控制严格。会计信息系统中的数据不仅在处理时要层层复核，保证其正确性，还要保证在任何条件下以任何方式进行核查核对，留有审计线索，防止犯罪破坏，为审计工作的开展提供必要的条件，因而控制的要求更为严格，内容更为广泛。三、计算机会计信息系统的应用层次手工会计信息系统主要是收集经济业务发生后产生的相关原始依据，会计人员根据这些经济业务的性质对这些经济事项进行会计分类，即编制会计分录（记账凭证），再根据记账凭证登记会计薄，计算汇总后编制会计报表，完成会计工作的一个循环。手工会计信息系统主要完成会计核算工作，重点发挥会计的反映职能，其监督职能主要在事后发挥，很难做到实时的监督、控制，并且该系统是一个被动的数据接收和相对封闭的系统。由于原始单据的传递不及时或出现差错，导致会计信息的反映不真实和不准确。会计人员处于封闭的会计系统中，对经济业务的实质判断依赖于向经济业务的执行者获取相关信息，这种人工信息的传输方式很难做到及时准确，而经业务的执行者也不完全清楚会计人员所需要的信息。这种数据、信息的传输不畅通，不能满足会计信息及时性、准确性的要求，导致会计信息的使用者在做出决策时产生滞后和偏差，降低整个企业的管理效率。在手工会计信息系统环境下要解决这些问题并非不可能，可以通过对企业员工严格、规范的训练，要求各个环节的人员了解会计系统所需的数据和信息，保证数据、信息及时、准确地传递。对一个规模很小的企业要做到这一点并不困难，但对于一个规模大、地域分布广的企业要做到这一点难度就很大了。只有把计算机应用到会计信息系统，才能解决会计信息的及时性和准确性。计算机会计信息系统是根据单位的需要分不同层次的应用。在单位选择应用计算机会计信息系统时，应考虑两方面的因素，一方面是的规模，另一方面是单位管理广度和深度的要求。我们都知道，一个单位的会计核算、财务管理（会计信息系统）的要求和复杂程度与该单位的规模、业务性质和业务范围密切相关。从单位的规模考虑计算机在会计信息系统的应用，要充分考虑单位的实际和管理需要，并非所有单位都需要建立计算机会计信息系统，一个规模很小的单位，会计数据、会计信息的量很小，且信息的传递及时、准确，建立计算机会计信息系统并不能明显提高效率、改善单位的管理，反而会加大单位的管理成本，在这种情况下，就没有必要建立计算机会计信息系统。反之单位的规模大，管理层次、环节多，在人工处理条件下，很难规范化、标准化且高效地传递、处理大量的会计数据和会计信息，就有必要建立计算机会计信息系统。那么在面对各种各样的计算机会计信息系统软件和管理信息系统软件的情况下，一个单位应建立什么样的计算机会计信息系统呢？我们来了解一下计算机在会计信息系统中应用的历程。计算机在会计信息系统中的应用，首先是替代手工记录、计算大量的会计数据，提高会计数据的处理速度、准确度和会计信息查找速度，使会计人员从繁杂、重复的记账、算账中解脱出来，这个层次的电算化会计信息系统一般称为核算型会计信息系统。在此层次计算机所做的工作是模拟手工处理会计信息系统中数据处理的工作，原始会计数据的收集是依靠人工完成，提供管理者所需的会计信息也是由人工完成的。在该层次的应用人们明显感到其局限性，由于业务信息、会计信息和管理信息彼此分离，彼此间的数据和信息的传递和转换仍由人工完成，避免不了人工进行数据、信息传递和转换的故有缺陷，做不到信息共享，所以人们意识到会计信息系统只有与单位的经济业务系统联系起来，才能切实发挥会计的反映监督职能，便产生了计算机会计信息系统第二个层次的应用，即会计信息系统与经济业务系统相联接的应用。在此层次会计数据和会计信息的传递渠道发生了改变，减少了数据传递的环节，通过计算机网络技术把经济业务系统与会计信息系统联接起来，经济业务一旦发生，其数据就通过计算机网络传递到会计信息系统，通人工干预或计算机自动转换为会计数据、信息，大大提高了会计数据、信息传递的及时性和准确性。这个层次的电算化会计信息系统称为管理型会计信息系统。该层次的应用实现了会计信息系对经济业务的实时反映和监督，但还存在要把会计信息传递给管理者，把会计信息转换成管理信息，形成管理决策。这就要求把计算机在会计信息系统的应用再提高一个层次，就产生了第三层次的计算机会计信息系统。在此层次应用人们己跳出了只研究会计信息系统的范围，而是把整个企业的管理系统作为研究对象，体现企业的一种管理思想，应用计算机实现企业的一种管理思想和管理模式。从企业信息化的角度对企业信息系统进行全面、系统地规划，使整个企业的所有信息在各个系统间及时、准确地传递和转换，建立企业的信息中心，形成企业全面实时信息系统，消除信息孤岛，保证企业高效地运转所需的信息及时、全面地取得，提高企业的竞争力。计算机会计信息系统在此层面的应用，己脱离了以会计信息系统为中心建立计算机会计信息系统的模式，是以企业管理系统或企业信息化为中心，会计信息系统作为企业管理信息系统或企业信息系统的一个子系统，在实现企业信息化的过程中，作为其中的一部份建立起来的计算机会计信息系统，这个层次的会计信息系统可称为管理信息系统下的会计信息系统。如ERP（企业资源规划）和BPR（业务流程重组）软件就属于该层次的应用软件。通过上述从管理的广度和深度的需要说明计算机在会计信息系统中不同层次的应用，学员可以根据本单位的实际情况，如单位的规模、单位的管理需要、单位的管理水平、人员素质等，选择不同层次的计算机会计信息应用系统。不一定都要选择最先进、最全面的，关键是选择最适合本单位的。分析单位的需求，可以有计划分步骤地实施，保证实施的效果。中级会计电算化的学员，通过培训后应能够根据单位的实际情况，提出本单位的计算机会计信息系统实施方案和实施计划。四、会计数据的综合利用会计信息系统按照会计的制度、准则加工、输出会计信息，所提供的会计信息主要适应单位外部的会计信息使用者的需要。单位内部需要的会计信息不仅限于会计信息系统对外提供的会计信息，还要提供能够满足单位内部管理需要的会计信息，如单位的内部费用预算管理、经营目标管理、成本管理、劳动生产率管理等。为适应单位内部管理的需要，还需要从会计信息系统和其他管理系统中获取一些数据，加工成为单位内部管理需要的特殊会计信息，这就是会计数据的综合利用。会计数据的综合利用是充分发挥会计信息系统的作用，提高单位的管理水平和管理效率的重要方法，会计人员一定要结合单位实际运用的会计信息系统熟练掌握和灵活应用。任何一个会计信息系统所设定的功能不可能完全满足单位的所有会计信息的需要，而单位内部会计信息的需要也会随着单位管理模式、管理方法的改变而改变。会计信息系统存贮了会计的原始数据，如会计的原始凭证、记账凭证、各类明细账，会计信息系统是以数据库的形式存放这些数据，一般会计信息系统软件提供了数据输出和转换接口，通过接口可以取得会计信息系统的原始数据，再利用某种工具把这些会计数据加工成为所需要的会计信息。最常见的就是把会计数据转换成Excel表格形式，再结合其他管理数据，利用Excel的处理功能，可加工、生成、分析特殊需要的会计信息。Excel是会计数据综合利用最常用的工具，熟练应用Excel对会计人员综合利用会计数据大有益处。第三节 会计信息系统的基本内容无论是何种类型的企业，管理者在决策过程中都需要运用大量的信息，以制定经营计划和实施控制，实现即定的经营目标。这些信息主要来自企业的会计信息系统，也就是反映特定期间经营过程或交易事项的财务信息。为了便于理解会计信息系统的功能及其在企业的经营过程中的作用，需要对企业会计信息系统的内容有所了解。一、交易循环会计数据来源于经营过程中所发生的交易和事项产生的相关资料。所有的交易或事项均会形成一定的会计记录。为了便于分析说明，通常可以把企业的各种经营交易和事项按其处理流程或其相关资产、资源的流动方式归并为若干个交易处理循环（Transaction Processing Cycles）,或者简称为交易循环。每个交易循环包括有关的资产或资源，以及必须经过类似处理流程的交易或事项，其流程周而复始，持续不断。交易循环的划分及其特征因不同企业和经营活动的不同而相同，但是不同企业的交易循环也有一定的共性。一般而言，制造业企业包括以下四个基本交易循环。（一）销售与收款循环销售与收款循环包括三项基本的经营活动，即销货、应收账款处理和现金收取。它起始于接受客户订单、确定销售条件（如赊销或现销以及销货折扣与客户信用审核）、发运物品或提供客户所需的服务、开列销货发票或账单、登录应收账款及定期对账、收回客户支付的货款和应收账款。（二）购货与付款循环购货与付款循环着重于生产或销售活动中所需用固定资产、原料、配件和劳务的采购，以及应付账款处理以及货款的支付。一般而言，购货与付款循环还包括对购入物品的验收与仓储、付款支票的签发与审批等各项作业。（三）生产循环生产循环包括与产品制造过程相关的各项交易或经营事项，譬如产品的设计与开发，原材料或配件的领取与耗用，固定资产的使用、维护与处置，制成品的质量检验及其存储等，内容繁多，并可能与购货与付款循环有一定的重叠。就非制造业而言，由于不涉及产品的设计与