部门立卷归档主要任务及要求课件.pptx
2015年部门立卷归档主要任务及要求,1,感谢你的欣赏,2019-9-18,2,感谢你的欣赏,2019-9-18,一、档案馆藏现状,3,感谢你的欣赏,2019-9-18,学校2012-2014年重大活动档案归档情况,4,感谢你的欣赏,2019-9-18,学校2012-2014年重大活动档案归档情况,5,感谢你的欣赏,2019-9-18,存在问题：档案资源不丰富，人物档案（学校名人、著名校友）书稿字画、有价值的实物，反映学校各历史时期的史料记载（建制文件），系统性专题档案（如教学文件、教学大纲，历届校友照片）学生毕业照：59年建校历史，档案馆目前征集到有39届占67%，但具体到班级合影空缺40%；三个中专学校已征集到55%。,6,感谢你的欣赏,2019-9-18,二、部门档案工作职责,(一)部门档案工作职责和任务：三纳入四同步:纳入学校各单位的规划计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时要同时布置、检查、总结、验收档案工作。,7,感谢你的欣赏,2019-9-18,（二）部门分管档案工作领导的职责 1、组织本单位人员学习党和国家的档案工作方针、政策、法令、法规、不断提高职工的档案意识。2、认真执行学校档案工作各项规章制度，把档案工作纳人本单位的议事日程，建立健全部门档案工作管理制度，做到档案工作与本部门其它工作同步进行。3、加强与学校档案馆的联系，共同做好档案工作的监督、指导、检查和总结，确保档案的数量与质量。4、加强对本单位文秘人员和兼职档案员的领导，提出具体要求并帮助解决档案工作中的实际困难，为档案工作提供必要条件保证。5、督促、支持兼职档案员履行岗位职责，对兼职档案员完成的立卷任务应计入工作量，并作为其晋职、考核的内容之一。6、负责审查本部门归档案卷，参加相关档案的鉴定工作。,8,感谢你的欣赏,2019-9-18,（三）部门兼职档案员主要职责 1、在部门负责人的领导下，负责本部门文件材料的收集、积累、保管、整理、立卷与归档工作，做到归档文件材料完整、准确、系统，积极主动做好部门档案工作。2、做好部门立卷和平时立卷制度，认真做好部门档案管理工作，熟悉本部门主要业务和人员分工，及时收集整理各项工作中形成的各种载体的文件材料。3、在档案馆工作人员的指导下，根据本部门不同种类的文件材料形成的特征，制定案卷类目，合理分类存放，做到组卷合理，页码编写准确，卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要，严格遵守在次年6月底前完成归档任务的规定，按时向学校档案馆办理移交，保质保量完成归档任务。4、全校性重要和专题活动中形成的具有保存价值的文件材料，由主管（办）部门兼职档案员负责收集整理，在活动结束十天内向学校档案馆办理移交。5、凡属各部门归档范围内的文字材料，严格按照要求向档案馆办理移交，不得由部门或个人分散保存。防止出现学校工作中重要档案流失或不齐全不完整的现象。,9,感谢你的欣赏,2019-9-18,三、2015年档案归档立卷的主要任务及要求,档案馆上半年对学校各部门在2014年度形成的各类档案在进行集中立卷接收。希望各部门高度重视，加强领导，统筹安排，认真负责，部门负责人应严格把关，认真审核归档内容，6月底前完成立卷归档工作。,10,感谢你的欣赏,2019-9-18,2015年档案立卷归档工作有三个重点：一是加强档案资源建设，进一步理顺归档机制，规范部门归档范围和建档工作，要求各院（部）、校直各部门做到应归尽归；二是规范干部人事档案管理；三是积极开展档案编研利用，要求各院（部）、校直各部门认真整理和挖掘档案资源，对本部门教学、科研、重点学科建设、重大事件等档案进行专题编研和修史建志工作，为学校建校60周年和学校发展提供高效翔实的档案信息。,11,感谢你的欣赏,2019-9-18,1、归档范围 凡2014年1 月1日至12月31日期间，学校在各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的文件材料均应按照党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物、重大活动等十三类立卷归档。具体内容按照山东建筑大学部门文件材料归档范围执行。校直各部门文件材料归档范围，包括该部门在其职能活动的全过程中直接形成的具有保存价值的文字、电子、图表、声像、实物等不同载体的材料。（向上级主管部门呈报的有关报表）,12,感谢你的欣赏,2019-9-18,党群、行政类文件材料的归档：对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点：1.本校形成的各种载体、形式的文件材料，特别是涉及全校性、综合性的文件材料。2.上级和其他单位所发的文、电及文件中针对我校的指令性、指导性的文件材料。,13,感谢你的欣赏,2019-9-18,教学类档案 学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。归档重点综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、教材等。（教务处、研究生处、继续教育学院、各学院）,14,感谢你的欣赏,2019-9-18,科研类档案 实行科技主管部门与课题组立卷归档制度。科研档案必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。本校承担课题各阶段形成的各种载体、形式的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究成果依据的原始材料必须归档。,15,感谢你的欣赏,2019-9-18,外事类 归档重点综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、国际合作、留学生工作，重大涉外和国外合作项目。财会类 主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清册等。人物类：归档的主要内容，包括生平传记、工作业绩、学术成果、荣誉奖励、社会活动、个人爱好等，归档的重点，在国内外有影响的学科成就、学术成果、论文、著作、生平材料等。实物类：各院（部），校直各部门在其职能活动和教学科研活动中获得的各种省部级以上奖励等实物，应及时归档。,16,感谢你的欣赏,2019-9-18,2、归档管理及要求 纸质档案归档要求：1、重要文件材料须有相应的标识，例如加盖单位印章、部门负责人或经办人签字等；2、学校发文，由拟稿单位整理立卷归档。上级来文、来函直接发至部门的，要求部门向档案馆移交归档；3、立卷归档的文件材料必须是原件。电子档案归档要求：电子文件原文应移交光盘，文本文件一般采用WORD、WPS、PDF等格式,图像文件一般采用JPEG等格式。,17,感谢你的欣赏,2019-9-18,学籍学位档案的归档管理：研究生处、教务处、继续教育学院为学籍学位档案主管部门，负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的统一布置与验收；各院部教学办公室、团总支为学籍学位档案的二级管理单位。负责学位档案形成整理和向学校档案馆移交。按照校院两级档案管理的办法，各院（部）的综合档案管理工作由学院（部）办公室负责；院部留存的教学过程材料保管期限应不少于五年。学院应切实加强档案的安全科学保管工作，及时消除各种隐患。,18,感谢你的欣赏,2019-9-18,3、时间要求 归档时间统一要求为：校直各部门在6月底前归档；各院（部）学位档案在10月底前归档；科研类档案在项目完成后两个月内归档，基建类档案在项目完成后三个月内归档。学校重大活动档案主办、承办单位应当在活动结束之日30日内归档。,19,感谢你的欣赏,2019-9-18,人事档案是党和国家的机密，是历史地、全面地考察了解干部的重要依据，其真实性是干部人事工作严肃性的基本保证。体现了一个人的基本诚信，反映了党员干部基本素质。加快学校人事档案工作的制度化、规范化、信息化和科学化建设，才能更好的为学校干部、人事、师资管理和人事决策工作服务。1.部门负责人是人事档案归档管理的第一责任人，负责本部门人员归档材料鉴别审核；2.严把“入口关”，规范档案材料收集渠道。人事档案由组织部、人事处收集鉴别审核归档。档案馆对绕过组织部、人事处送交的个人档案材料一律不予接收。,四、人事档案的归档管理,20,感谢你的欣赏,2019-9-18,3.教学成果须经教务处审核确认，科研成果须经科技处审核确认，交人事处鉴别审核归档。4.归档的材料必须是正式材料，齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期，需经组织审查盖章或本人签名的，盖章签名后才能归档。5.从严审批干部基本信息变更，建立变更信息确认报批程序，对依据档案以外的材料变更的，必须经组织部、人事处对原始证明材料原件或其他证明材料进行认真鉴别，确保材料真实性。6.严格执行调阅手续，一般由组织部、人事处来查阅。2014年考核表要求于6月20日前报档案馆,21,感谢你的欣赏,2019-9-18,五、档案的开放利用,馆藏档案分为开放档案和限制开放档案和保密档案三部分。利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明。各类档案原则上限在本馆查阅。如确因工作需要必须借出者，借出时间一般不超过7天，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续。,22,感谢你的欣赏,2019-9-18,发展目标,建校60周年建成新档案馆、校史馆，规模居全省首位，国内领先，档案馆将依靠各部门，加强内涵建设，强化档案资源建设，坚持“高效、规范、创新、发展”的理念，弘扬档案文化，传承建大精神，实现库房现代化，资源数字化，管理智能化，队伍专业化，服务优质化的目标。谢谢大家！,23,感谢你的欣赏,2019-9-18,24,感谢你的欣赏,2019-9-18,
