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采购基础知识讲义课件,02.04.2023,2,项目目标,知识目标1.掌握采购的概念和分类。2.了解采购方式和采购类型。3.掌握采购管理的内容。4.掌握采购的组织结构类型，了解采购人员的职责。技能目标1.能说出现实中的采购现象。2.能描述采购流程。3.能运用所学理论知识点点评企业采购管理。4.能根据企业类型分析其采购组织机构。,02.04.2023,3,任务一 认 识 采 购,02.04.2023,4,【任务驱动】,海尔采取的采购策略是利用全球化网络集中购买，以规模优势降低采购成本，同时精简供应商队伍。据统计，海尔的全球供应商数量由原先的2336家降至840家，其中国际化供应商的比例达到了71%，到2008年世界前500强中有44家是海尔的供应商。对于供应商的管理方面，海尔采用的是SBD模式：共同发展供应业务。海尔有很多产品的设计方案直接交给厂商来做，很多零部件是由供应商提供今后两个月市场的产品预测并将待开发产品形成图纸，这样一来，供应商就真正成为了海尔的设计部和工厂，加快了海尔的开发速度。许多供应商的厂房和海尔的仓库之间甚至不需要汽车运输，工厂的叉车可以直接开到海尔的仓库，大大节约了运输成本。海尔本身则侧重于核心的买卖和结算业务，这和传统企业与供应商关系的不同在于，它从供需双方简单的买卖关系，成功转型为战略合作伙伴关系，是一种共同发展的双赢策略。,02.04.2023,5,【任务驱动】,网上采购平台的应用是海尔优化供应链环节的主要手段之一：网上订单管理平台。100%采购订单由网上下达，实现采购计划和订单的同步管理，使采购周期由原来的10天减少到3天。同时，供应商可以在网上查询库存，根据订单和库存的情况及时补货。网上支付平台。支付准确率和及时率达到100%，为供应商节省了近1000万元的差旅费，有效降低了供应链管理成本，到2008年网上支付已达到总支付额的80%。网上招标竞价平台。通过网上招标，不仅是竞价、价格信息管理准确化，且防止暗箱操作，降低了供应商管理成本。在网上可与供应商进行信息互动交流，实现信息共享，强化合作伙伴关系。1999年海尔的采购成本为5亿元，由于业务的发展，到2000年，采购成本为7亿元，但通过对供应链管理优化整合后，2002年海尔的采购成本预计将控制在4亿元左右。可见，利益的获得是一切企业行为的原动力。成本降低与供应商双赢关系的稳定发展带来的经济效益，促使众多的企业以积极的态度引进和探索先进、合理的采购管理方式。谈谈你对海尔采购活动的认识。,02.04.2023,6,【任务分析】,若要完成此任务，需明确以下几个问题。(1)海尔的采购活动是怎样的？(2)海尔为什么要加大采购的力度？(3)采购活动对海尔整体运营有什么作用？,02.04.2023,7,【任务资讯】,一、采购的概念（一）采购的定义 1.狭义上的采购（Purchase）:即购买通过商品交换和物流手段从资源市场取得资源的过程,指企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。2.广义上的采购：除了以购买的方式占有物品之外，还可以用下列各种途径取得物品的使用权，如租赁、借贷以及交换或外包来达到满足需求的目的。3.采购的定义：是指采购人或采购实体基于生产、转售、消费等目的，购买商品或劳务的交易行为。,02.04.2023,8,4.采购含义的理解,采购是从资源市场上取得资源的过程 生活资料和生产资料 物质资料（如原材料、设备和工具等）非物质资料（如信息、软件、技术和文化用品等）采购是商流过程和物流过程的统一 采购是一种经济活动,02.04.2023,9,(二)采购与供应的关系和区别,采购是以各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷、交换等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求；而供应是指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程，供应也意味着采购部门采购企业需要的商品满足自己企业内部的需求，因此采购与供应是两个相辅相成的过程。采购与供应虽具有密切的关系，但二者在概念上并不是完全一致的。一般而言，供应的含义大于采购的含义，供应包括内部供应和外部供应。内部供应如生产自用、车间之间的供应等；外部供应是从外部寻找供应商、组织货源、对企业进行供应，采购就属于此类。此外，采购的含义与供应的含义也有一定的区别，供应是保证需要的意思，而采购的功能远远多于供应，且具有降低成本、减少资金占用等功能。,02.04.2023,10,二、采购的分类,(一)按采购订约方式分类 按采购订约方式，可将采购进行以下分类。(1)订约采购。订约采购是指买卖双方根据订约的方式而进行采购的行为。(2)口头或电话采购。口头或电话采购是指买卖双方利用书信或电报的往返而进行采购的行为。(3)试探性订单采购。试探性订单采购是指买卖双方在进行采购事项时因某种缘故不敢大量下订单，先以试探方式下少量订单，等试探性订单采购进行顺利时才下大量订单。,02.04.2023,11,二、采购的分类,(二)按采购时间分类 按采购时间，可将采购进行以下分类。(1)长期固定采购与非固定性采购。长期固定采购是指长期且固定的采购行为；非固定性采购是指采购行为为非固定性的，需要时就采购。(2)计划性采购与紧急采购。计划性采购是指根据材料计划或采购计划而进行的采购行为；紧急采购是指物料急用时毫无计划性的临时性加急的采购行为。(3)预购与限购。预购是指先将物料买进而后付款的采购行为；限购是指以现金购买物料的采购行为。,02.04.2023,12,二、采购的分类,(三)按采购性质分类 按采购性质，可将采购进行以下分类。(1)公开采购与秘密采购。公开采购是指采购行为公开化；秘密采购是指采购行为在秘密中进行。(2)大量采购与零星采购。大量采购是指采购数量多的采购行为；零星采购是指采购数量零星化的采购行为。(3)特殊采购与普通采购。特殊采购是指采购目的特殊，采购人员事先必须花很多时间从事采购情报收集的采购行为，如采购特殊规格、特殊用途的机器；普通采购是指采购项目极为普通的采购行为。(4)正常性采购与投机性采购。正常性采购是指采购行为正常化而不带投机性；投机性采购是指物料价格低时大量买进以期涨价时转手图利的采购行为。,02.04.2023,13,二、采购的分类,(5)计划性采购与市场性采购。计划性采购是指依据材料计划或采购计划而进行的采购行为；市场性采购是指依据市场的情况、价格的波动而从事的采购行为，此种采购行为并非依据材料计划而进行。思考：举例说明正常性采购与投机性采购有哪些不同。另外，按采购主体分类，可将采购分为个人采购、家庭采购、企业采购、政府采购、事业单位采购及集团采购等。,02.04.2023,14,三、采购制度,(一)集中制采购制度 所谓集中制采购制度，是指由企业的采购部门全权负责企业采购工作，即企业生产中所需物资的采购任务，都由一个部门负责，其他部门(或分厂、分公司)均无采购职权。1.集中制采购制度的优点 集中制采购制度的优点主要有：第一，可以降低企业的采购费用，因为集中采购可以使采购数量增加，提高与卖方的谈判力量，比较容易获得价格折让和良好的服务；第二，有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化；第三，有利于对采购工作实施有效控制；第四，可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存。,02.04.2023,15,三、采购制度,2.集中制采购制度的缺点 集中制采购制度也存在不足，主要有：第一，采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况；第二，非共同性物料集中采购，企业难以得到数量折扣利益；第三，采购与使用单位分离，缺乏激励，采购绩效比较差。3.集中制采购制度的适用条件 集中制采购制度主要适用于以下三种情况：第一，企业物资需求规模小，集中采购能够解决企业的供应问题；第二，企业供应与需求同处一地，便于集中组织供应；第三，为了管理与控制，需进行集中采购。例如，连锁店的采购配送中心实行的就是集中制采购制度。,02.04.2023,16,三、采购制度,(二)分散制采购制度 所谓分散制采购制度，是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足部门生产的需要。1.分散制采购制度的优点 分散制采购制度的优点主要有：第一，可以有效地完善和补充集中制采购的不足；第二，增强基层工作的责任心、积极性；第三，有利于采购各环节的协调配合，且手续简单、过程短、直接快速；第四，同时占用资金和占用库存空间较小。,02.04.2023,17,三、采购制度,2.分散制采购制度的缺点 分散制采购制度也存在不足，主要有：第一，采购权力分散，不利于采购成本的有效降低，易于产生暗箱操作；第二，如果管理失控，将会造成供应中断，加大采购成本，影响生产活动的正常进行。3.分散制采购制度的适用条件 分散制采购制度主要适用于大型生产企业和大型流通企业。例如，实行事业部制的企业，每一事业部均设有独立的采购供应部门。,02.04.2023,18,三、采购制度,(三)混合制采购制度 所谓混合制采购制度，是指由集中制采购和分散制采购组合成的一种新型采购制度。依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大且价值高的物品、进口货物等可由总公司采购部集中采购；需要量小、价值低的物品以及临时性需要采购的物资，可由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。【技能训练1-1】正确的采购模式为公司带来好业绩 某商业集团股份有限公司是一家大型商业上市公司，早在2000年年初，集团就组建了X集团供货、配货中心，对集团公司下属的八大卖场实行进销分离、集中采购、统一进货、统一核定售价、统一对供应商结算。供货、配货中心在营运一年后，以500万元流动资金实现了3.9亿元商品的购进，创造了178的资本高速运作的奇迹，成为全国商业物流中心之一。X集团物流系统之所以能取得如此业绩，与其商品采购制度和采购策略息息相关。要求：请画出该公司的采购模式示意图。,02.04.2023,19,四、采购作业流程,（一）采购流程的一般模式 1.确认需求 2.需求说明 3.选择评估供应商 4.确定适宜的价格 5.订单安排 6.订单跟踪与稽核 7.货物的验收 8.核对发票 9.结案 10.记录与档案维护,02.04.2023,20,四、采购作业流程,（二）注意事项 1.注意先后顺序及实效控制 2.注 意关键点的设置 3.注意划分权责或任务 4.避免作业过程发生摩擦、重复与混乱 5.价值与程序相适应 6.处理程序应适合现实环境 7.配合作业方式的改善【技能训练1-2】根据以上对采购作业流程的描述，画出采购作业流程示意图。,02.04.2023,21,【任务实施】,特点与启示：本案例中所介绍的是海尔集团的“采购现象”。它的操作方式和特点很典型地代表了我国迈向市场经济的过程中，企业是如何按照自我的行为方式进行采购运作的。海尔集团作为20世纪80年代的亏损企业转型，具有典型的传统计划经济烙印，改变计划经济中的采购模式，不仅只是决策者理念的转变，更重要的是，必须突破一张久已形成的社会行为网络和思维定式。海尔集团作为企业改革的先锋，已经形成市场化的经营管理机制，加之先进技术手段的应用，使其“很自然”地走上符合市场经济内在要求的采购之路。应当说，在与国际经济和其运作方式接轨的今天，“拿来主义”的做法不失为一种“走捷径”的做法。,02.04.2023,22,任务二 认识采购管理,02.04.2023,23,【任务驱动】,海尔物流整合了集团内分散在28个产品事业部的采购、原材料仓储配送，通过整合内部资源来获取更多的外部资源，建立起强大的供应链资源网络。供应商的结构得到根本的优化，参与到前端设计与开发的国际化供应商比例从整合前的不到20%提高到2008年的82%，GE、爱默生、DOW、巴斯夫等59家世界五百强企业都已成为海尔的合作伙伴。海尔实行并行工程，一批跨国公司以其高科技和新技术参与到海尔产品的前端设计中，不但保证了海尔产品技术的领先性，增加了产品的技术含量，同时还大大加快了开发速度。,02.04.2023,24,【任务驱动】,海尔采购订单滚动下达到供应商，一般的订单交付周期为10天，加急订单为7天，战略性物资(如钢材)每个月采购一次，三个月与供应商谈判协商价格。另有一些供应商通过寄售等方式为海尔供货，即将物资存放在海尔物流中心，但在海尔使用后才结算，供应商可通过B2B网站查询寄售物资的使用情况，属于寄售订单的海尔不收取相关仓储费用。JIT采购要考虑销售的淡季和旺季问题，在旺季之前要提前预算，海尔目前一个月的预测精度可达到80%；三个月的预测精度为50%。另外，海尔的JIT采购一般不能退货，无逆向物流，不能取消订单。从海尔的采购管理中你得到了什么启示？,02.04.2023,25,【任务分析】,若要完成此任务，需明确以下几个问题。(1)什么是采购管理？海尔是怎样对其采购流程进行管理的？(2)采购管理有何作用？海尔的采购管理对其采购有什么影响？(3)采购管理的目标是什么？内容是什么？,02.04.2023,26,【任务资讯】,一、采购管理的概述(一)采购管理的定义 所谓采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制等活动。采购管理具体活动包括采购计划的制订、采购活动的管理、采购人员的管理、采购资金的管理、运输的管理、采购评价和采购监控，也包括建立采购管理组织、采购管理机制等。,02.04.2023,27,(二)采购与采购管理的关系,02.04.2023,28,(三)采购与供应管理的作用,采购与供应管理主要有利润杠杆作用、资产收益率作用、信息源作用、营运效率作用、对企业竞争优势作用五个方面。采购与供应管理的利润杠杆作用是指当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比例。这是因为采购成本在企业的总成本中占据较大的比重，一般在50%以上，而这个比例远远高于税前利润率。例如，某公司的销售收入为5000万元，假设其税前利润率为4%，采购成本为销售收入的50%，那么采购成本减少1%，就将带来50万元的成本节约，也就是利润上升到了250万元，利润率提高了20%。可见，利润杠杆效应十分显著。资产收益率作用是指采购成本的节减对于企业提高资产收益率所带来的巨大作用。资产收益率指的是企业的净利润和企业总资产的比率，用公式表示出来就是资产收益率=净利润/总资产，该公式可以转换为：资产收益率=(净利润/销售收入)(销售收入/总资产),02.04.2023,29,【技能训练1-3】,假设某企业现在的经营目标是将利润提高一倍。现在，该企业的总销售额为1亿元，利润为500万元。表1-2所示为影响企业利润的因素比较。问题：(1)企业提高利润的途径有哪些？在本例中你认为提高利润的最好途径是什么？(2)本例中在哪些方面体现了采购管理的重要性？,02.04.2023,30,二、采购管理的目标（5R原则）,Right Time适时（按照生产计划）Right Quality适质（质量良好）Right Quantity适量（物料的管制、EOQ）Right Price适价（多渠道询价、比价等）Right Place适地（供应商越近越好）,02.04.2023,31,三、采购管理的内容与过程,1.采购管理组织 2.需求分析 3.资源市场分析 4.制订采购订货计划 5.采购计划实施 6.采购评估与分析 7.采购监控 8.采购基础工作,02.04.2023,32,【任务实施】,提示：海尔突破了我国大型家电生产企业物资管理的模式，全面推行物资集中采购一贯管理，形成了具有海尔特色的采购与供应管理。海尔在物资管理方面，借鉴国外先进的采购与供应管理思想和经验，结合企业自身的情况，摸索出一条适合企业发展的采购之路。,02.04.2023,33,任务三 采购组织构建,02.04.2023,34,【任务驱动】,海尔最早的组织结构是直线职能式结构，后来是矩阵式结构，第三阶段就是市场链结构。直线职能式结构就像一座金字塔，下面是最普通的员工，最上面是厂长、总经理，它的好处就是容易控制到终端。随着海尔的壮大，张瑞敏发现海尔染上了“大企业病”，反应迟钝，效率低下，继而把金字塔式的直线结构转变成矩阵结构的项目流程。这种结构仍然保留了所有的事业部和事业部的研发、采购、销售等完整的业务流程，但是集团的整个管理职能不再是程序化的由上到下的统一指令，各个事业部不再各自为政，它们会因为项目而发生关联，事业部包揽全部业务流程的权利被肢解。海尔主要通过实现组织结构的再造，将原来分散在28个产品事业部的采购、原材料仓储配送、成品仓储配送的职能统一整合，成立独立运作的专业物流公司。海尔集团所有的产品零部件及包装材料采购皆由物流本部负责，采购事业部业务流程的主要任务是从分供方采购产品事业部所需要的零配件，并对分供方进行管理。海尔物流本部下设采购中心、订单执行中心、配送中心，其中采购中心负责管理供应商资源，降低采购成本以及执行战略采购物资的采购。这样就使海尔实现在全球范围内采购零配件和原材料，降低成本，提高了产品的竞争力。,02.04.2023,35,【任务分析】,若要完成此任务，需明确以下几个问题。(1)公司采购组织作出了哪些改变？(2)从理论上来说，不同组织结构形式都有哪些优势和不足？这些优、劣势在海尔公司的组织机构变革中都有哪些体现？,02.04.2023,36,【任务资讯】,一、采购组织的设计程序(一)确定采购组织的结构以采购为主要功能的采购部门可以有以下四种组织结构形式。(1)产品结构式。(2)区域结构式。(3)顾客结构式。(4)综合式。(二)为采购组织设定岗位，配置适当的人员(1)总经理。(2)采购科长。(3)科长助理。(4)采购人员。(三)确定采购部门人员的数量(四)明确采购部门的职责 采购部门的职责包括一些与采购工作直接或间接相关的活动，具体包括以下内容：物料来源的开发与价格调查；请购单内容的审查；交货的跟催与协调；物料的退货与索赔；采购计划与预算的编制；采购制度、流程、表单等的设计与改善；对供应商的选择、评价和管理；国外采购的处理。,02.04.2023,37,二、采购组织的类型,（一）分散型采购组织1.基本概念 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。2.适用情况 适用于拥有多样化经营单位的跨行业公司，每一个经营单位采购的产品都是唯一的，或与其他经营单位采购的商品有显著不同。,02.04.2023,38,（二）集中型采购组织,1.基本概念由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。2.适用情况适用于几个经营单位购买相同的产品，并对他们具有战略重要性。,02.04.2023,39,（三）混合型采购组织,有些制造企业中，在公司一级的管理层次上设立公司采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。,02.04.2023,40,三、采购部门的组建方式,1.采购产品部门化,02.04.2023,41,三、采购部门的组建方式,或,1.采购产品部门化,02.04.2023,42,三、采购部门的组建方式,2.采购部门区域化,02.04.2023,43,三、采购部门的组建方式,3.采购价值部门化,02.04.2023,44,三、采购部门的组建方式,非紧要项目,瓶颈项目,杠杆项目,策略性项目,供应风险,利润影响,4.采购项目重要性部门化,02.04.2023,45,三、采购部门的组建方式,采购部,询价组,议价组,谈判组,综合组,履约组,5.采购过程部门化,02.04.2023,46,三、采购部门的组建方式,采购部,外购科,内购科,原料科,包装材料,塑胶制品,五金制品,机器零件,主要原料,助剂染料,6.混合式,02.04.2023,47,三、采购人员的职责,1.采购主管的工作职责 采购主管的工作职责主要有：对新产品供应商的寻找、资料收集及开发工作；与供应商的比价、议价谈判工作；对旧供应商的价格、品质、交货量的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力；及时跟踪掌握市场价格行情变化，降低采购成本；采购计划的制订，商品订购及交货期控制；采购部门员工的管理培训工作；与供应商及销售部门的沟通协调等。2.采购主管助理的工作职责 采购主管助理的工作职责主要有：协助主管进行商品采购渠道的收集；采购计划的制订；市场行情的调查分析与统计；供应商评估数据的统计与分析；采购人员的培训工作；采购有关文件的编写工作。,02.04.2023,48,三、采购人员的职责,3.采购员的工作职责 采购员的工作职责主要有：订购单的下达；交货期的控制；商品市场行情的调查；验收货物的品质和数量；与供应商沟通协调交货期、交货地点等。思考：你认为应该怎样通过制定规章制度，才能杜绝采购人员徇私舞弊的行为？4.采购文员的工作职责采购文员的工作职责主要有：各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质记录的保管与维护；采购事务的传达。,02.04.2023,49,【任务实施】,特点与提示：直线职能制结构反应非常快，在企业规模与实力较小的时候，“一竿子抓到底”，但企业规模与实力较大以后就不行了，最大的弱点就是对市场反应太慢，这种结构在海尔发展初期起了很大的作用。事业部制是一种分权结构的运作形式，下属企业在集团内部是事业本部，对外是独立法人，各公司可以各自为战，但不能各自为政，目前海尔实行超事业部结构，把原来的职能型组织结构转变成流程型的网络体系结构，顺应了企业的发展。,02.04.2023,50,项 目 总 结,一、基本知识点 采购的概念、采购的分类、采购的方式、采购的类型、采购的流程、采购与供应的关系和区别、采购管理的概念、采购与采购管理的区别、采购与供应管理的作用、采购组织形式、采购部门的职责、采购员工的职责。二、基本技能点 现实中采购的现象、采购的基本流程、采购管理的内容、采购组织构建。,02.04.2023,51,采购组织实训,设计一个采购组织。要求：设计出具体的组织框架，并用文字说明设计思路、该组织适合的公司或企业类型以及该采购组织需要企业做出怎样的改革。提示：先明确企业的主营业务，据此确定采购类型或制度（集中、分散或混合），以此确定采购组织在企业中的位置，进而根据采购物料情况选择具体的采购部门组建方式。画出结构图。完成方式：以组为单位，各组的设计（图及文字部分）以Word文档或PPT形式完成。,02.04.2023,52,工业企业的采购物流（图1）,