会议纪录课件.ppt

授課講師：中國生產力中心 高級講師 吳美娥國際專案管理師(PMP)證號：435028,溝通的確立,會議型溝通,主講者吳美娥 介紹,現任：財團法人中國生產力中心(CPC)正管理師/高級講師 世新傳播管理學系 兼任講師 台灣國際專案管理師協會台北分會顧問 學歷：世新大學 管理學院 傳播管理碩士 曾任：CPC媒體事業群總監、出版與推廣組經理、學習資源組經理、教 育訓練組經理 專長：PMP國際專案管理師(認證435028)、CPC PSTQ認證高級講師、MTP中階主管才能培訓講師(認證315)、課程設計與教學(CPC儲 備講師授課及評審)、職訓局TTQS(教育訓練品質體系)講師、ISO10015主導稽查員(認證Q-08-TW0286)、PDP組織診斷講 師、服務技巧講師、教育訓練、傳播業經營管理及製作 著作：PMP摘金術邁向專案管理師國際證照金牌之路最關鍵教材 獲獎：CPC第一屆優良員工良師獎 電話：(02)2698-2989分機1008；手機：0916-764-656 E-Mail：1008cpc.tw；,P2,課程大綱,認識會議會議目的會議種類籌備要素會議安排會議規劃會議記錄追蹤管制,團隊溝通管道,採書面報告的情形：不需要互動 講究用字上的精確性 有很多細節 讀比聽易理解,採簡報方式的情形：已經有足夠訊息 不需要聽別人的意見 想自己掌控一些訊息內 容，不需要討論或經由他人來做決定,應該召開會議情形：從團體中蒐集資料做出群體決策建立團隊承諾、認同或鬥志,採個別談話的情形：導引出個別的回饋或反應建立個人關係或信賴處理敏感或負面的議題,認識會議,開會的好處：看出員工的才能，獲取資訊、知識與活力，進而增強討論和評估議題、做決策，以及推動計畫的能力。開會的壞處：動不動就召開一堆會議、多數會而不議、議而不決、決而不行、行而不果。,會議成本,與會及服務人員花費在會議期間的時間量價值、相當於工作量價值及其經費開支的總和，即直接會議成本、時間成本和效率損失成本。會議成本分為：1.直接會議成本：與會者差旅、住宿、交通等費用、會場的租金、相關文件資料的費用等等。2.時間成本：與會者及工作人員的會議準備時間、旅途時間，和與會者的人數等幾個相關因素組成。3.損失成本：與會者參加會議，離開原來工作崗位造成的生產、管理、市場反應的滯後等產生的損失。,籌備考量,為何要開會？確定開會目的與選擇適當的溝通管道。誰要來開會？選擇並分析與會者。要討論什麼？人員配置及訂定議程。由誰來記錄？記錄的格式及由誰發出會議記錄。在哪裡開會？需準備哪些後勤裝備。,考量因素,會議目的,要確立一個清楚的會議目的，必須考慮：一般性的目的：指大範圍的開會理由。如確認或解決問題、集眾人智慧提出意見、蒐集資訊或傳達組織資訊、做決策以及擬定計畫。特定的會議目的：先仔細描述預計要達成的結果，根據會議的討論結果執行。,會議主要角色,三類主要參與會議角色者1.主持者(高階主管)：會議主導、控制及下最後決策或結論者。2.與會者(中、基層主管、相關專業人員)：報告、提議及回應者。3.協助者(一般行政人員)：準備會議前、中、後的主要協助者。,有哪三類？,會議主要角色_協助者,事先準備好會議議程並在會前發到與會者手上，讓參與者都明確瞭解會議的目的、主題、程式、參與人員構成等等。事先準備相關討論問題如需大家同意討論的問題，應將資料備好，隨會議議程發給與會者，讓與會者可事先準備。做好會議記錄會議結束後及時整理發給每個與會者和相關部門。會議如需成文的規定或決策，要及時將會議記錄給決策人過目簽名後，才能發送給參與會議與會者。,會議種類,1.溝通型：最重要功能在交流信息、內部協調、得出結論等；如：部門協調會、腦力激盪。2.管理型：會議主要對一些事物進行規範或是宣佈政策和決定。如：階段性工作分配會議。3.決策性：主要是得出某些決定或方案；比如董事會、一些流程的制定會議等等。4.專案會議：因應組織策略需求，而成立具有臨時性、獨特性及最終有可交付標的(成果)，如文件、結果、產品，而成立之專案相關會議。,會議種類_專案啟動會議,說明專案願景與專案任務。促使專案成員間彼此了解，並凝聚達成專案目標的共識。說明專案主要交付標的、里程碑、限制、機會及風險。進行分工及定義部門間溝通方式與介面。邀請管理高層及相關 支援部門主管參加。,會議種類_專案審查會議,專案審查會議是專案的核心活動，是專案掌控的重要機制。所有專案利害關係人共同檢討進度、審查專案目標成效、解決相關問題，討論及下達決策。,專案的每一個階段，視預定目標及需求重點的不同，都需經過技術性及管理性的審查。,會議種類_管理高層會議,屬於專案高層與主要利害關係人間，互動與決策協商的一種會議。視需要召開，主要效益在於將專案經理及團隊間無法解決之問題，以管理高層的權限進行決策，以便專案進行。固定時間召開為管理專案的執行現況及績效。主要的會議記錄可能是中階主管(人事主管、稽核單位),會議種類_專案協調會議,召開專案與專案，或專案團隊與支援單位及部門之間，進行工作協調的一種會議(如院內協調會議)。視需要召開。,主要目的包含資源協調、時程衝突協商、工作協調及分配、意見整合、衝突及問題解決。企業重要協調會議，有時會帶主要單位參與(人事、行政、法務、稽核)並做成重要記錄。,會議種類_專案結案會議,確定專案已正式完成或結束的會議結案會議室專案的重要里程碑之一專案結案會議除策略與技術問題的審查與檢討外，還包含行政、財務與支援性工作的檢討與審查。,會議種類_專案小組工作會議,專案小組例行性的工作檢討及審查。運用工作分解結構及檢核表進行重要工作檢查。利用工作會議瞭解專案現況、問題解決、風險分析及監控。,籌備專案會議之四大主軸,籌備專案會議,目的,人員,內容,場地,會議討論事項_1/2,人員配置：構思議程之前，先決定以下角色 主席：優秀的會議主席是推動會議的進行，而不是頻頻干涉會中討論。計時：要如何適度掌握，必須用心思考，同時適度堅持立場或團隊默契。會議紀錄：負責記下會中的發言和所做的決定。,會議討論事項_2/2,訂定議程：1.明訂會議目的：希望能從會議中得到什麼結果。2.在議程表上描述會議目的：除了列在議程表上，還需口頭重申，讓參與者了解被期望參與程度。3.列出與會人員名單：並詳述每位參與者擔任的角色，確切知道有哪些人會出席及該做什麼事。排定議程項目：考慮時間及優先順序1.會議長度：以不超過二小時為主，準備書面資料及報告重點，及一些期望得到團隊回應的事項。2.敏感話題：留到最後，比較有足夠的時間處理，也可消除爭議過大而無法專心討論的心理障礙。,會議安排,會議規劃,規劃檢核表_1/8,規劃檢核表_2/8,規劃檢核表_3/8,規劃檢核表_4/8,規劃檢核表_5/8,規劃檢核表_6/8,規劃檢核表_7/8,規劃檢核表_8/8,會議記錄撰寫五要點,完整性：會議中所有的重點結論均已納入正確性：會議中所記載的內容均正確無誤執行性：會議記錄所列之各項結論，變成後續可執行的行動綱領,分工性：需強調專案後續工作執行時的適當分工整合性：兼顧會議資料的一致性與共通性，以利不同專案利害關係人的運用,會議紀錄主要項目,1.會議名稱及會次2.會議時間3.會議地點4.出席人姓名及人數5.列席人姓名6.請假人姓名7.主席姓名8.紀錄姓名9.報告事項,10.選舉事項、方法、票數及結果(無此項者可省略)11.討論事項，表決方法及結果12.其他重要事先,紀錄應由主席及紀錄分別簽署會議事項如有設委員會，需核對紀錄事宜，有異議應向大會提出,會議記錄的執行,會議紀錄應包括：討論重點會議決議後續行動完成日期,一般會議記錄(常用)一、會議名稱：二、會議日期：三、開會地點：四、主席：五、紀錄：六、出席：七、討論事項：八、提案與決議：九、臨時動議：十、後續追蹤事項：與會人員簽名(可另列一張簽到表),專案會議之追蹤管制,行動要項專案會議之行動要項必須持續追蹤管制，直至該要項完成為止。下次會議時，前次會議的行動要項執行狀況需納入議程檢視及管理。,有效的會議,開會是件實實在在的工作會議前需用心規劃會中需平衡專案利害關係人各方的需求會議記錄是永久的且重要的,好的會議不是憑空發生的，是設計出來的。,用心規劃,知識管理領航價值創新推手CPC Creates Knowledge and Value for you.,誠摯感謝、敬請指導,Thank You!,