异地库存管理规定.doc

异地存货管理规定为规范公司异地存货的管理，维护公司资产安全与完整，严格资产内部控制，异地存货管理除需执行公司相关资产管理制度规定外，针对异地存货的特殊性，特制订本规定，请遵照执行。第一条 范围本规定适用于按公司相关规定发到各片区的各种存货。根据公司实际情况，异地存货分设十一个分库：新疆分库、长庆分库、青海分库、中原分库(含江苏、江汉分库)、南阳分库、胜利分库、华北分库、大港分库、辽河分库、大庆分库、吉林分库。第二条 异地存货管理规定（一）按照公司有关规定，市场部内务按照合同或市场需求计划填制“调拨单”，调拨到各片区分库，各片区分库存货由片区负责人实施管理，需确定一名资产管理员负责管理片区存货，并通知财务。（二）各片区分库必须按照公司资产管理规定建立手工账簿（数量金额三栏式账）进行管理，真实反映库存的收、发、结存动态情况，并按财务部提供的计划价格进行登记金额，按月结账，结出当月的收、发、存，保证资产账实相符。每月末需编制异地存货报表（按明细，数量金额式，具体格式已提供各片区），次月初3日前分别发给市场部内务和财务部收入核算岗主办会计核对账目，财务要有对账记录。（三）各分库每月定期由片区负责人抽查库存情况，抽查不少于20项，并做好抽查记录（格式见附表一），以保证账物相符，抽查记录表与账簿一同带回公司交财务。（四）每年以12月31日为节点，按照公司资产清查盘点文件规定，必须进行一次全面的清查盘点，公司将书面委托市场部片区负责人为公司异地存货清查监督盘点责任人，认真开展存货清查盘点，并与市场部内务、财务核对后，编制纸质清查盘点表，由片区负责人确认签字，市场部内务签字，财务部审核。清查中出现盘盈、盘亏、毁损等情况，必须查明原因，形成书面报告，按公司规定处理。（五）各片区需在每次(四次)返回公司时，将全部存货账簿（包括所有登账的单据）及抽查记录表带回交财务主办会计，检查稽核账簿，发现问题，由片区查清原因，形成书面报告，按相关规定追究相关人员责任。（六）异地存货收入、发出管理规定1、收入规定市场部内务发货时将产品调拨单装入备件箱内一起发往片区，如是整机，由内务将调拨单先传真到片区，待下次发货或邮寄发票资料时补给片区，片区负责人收到调拨单或传真后必须及时登记入账，记入增加方，摘写规范填写：总库调入，并注明调拨单号码。2、发出规定（1）如产品、备件出库与开具发票同时进行，以发票为依据填制领料单（一料一单）登账减少，在领用单“产品型号”处注明“销售”，“零件代号”处注明发票号码，摘写规范填写：发票 0004201 胜采监测。（2）先开具发票未供货的，待供货后，以原发票为依据填制领料单（一料一单）登账减少，在领料单“产品型号”处注明“销售”，“零件代号”处注明发票号码，摘写规范填写：发票 0004201 胜采监测。（3）如是先交付油田使用的，以油田用户签字的维修材料清单（收费）为依据填制领料单（一料一单）登账减少，维修材料清单附在领料单后，并在领料单“产品型号”处注明“待销售”，“零件代号”处注明维修材料清单号码，摘写规范填写：待销售 110001 胜采监测。如维修材料清单油田客户签字困难，片区负责人在“接收人”处必须签字确认。（4）片区发生维修领用时，依据用户签字的维修材料清单（保修、收费）填制领料单（一料一单）登账减少，维修清单附在领料单后。并在领料单“产品型号”处注明“保修（或维修）”，“零件代号”处注明维修材料清单号码，摘写规范填写：保修（或维修） 1001433 胜采监测。（5）调拨单、产品交接单、维修材料清单、领料单等单据需夹在账簿里，片区库存管理员将账簿带回，由财务部稽核，结出收、发、存数量金额，单据抽出交还片区。（6）每年12月31日后，片区库存账簿如不更换，需按年登记，注明年、月、日。（7）调拨和发出的备件、元器件、整机价格以财务部提供的计划价为准，不得随意改变。（七）异地库存实行额度控制，根据年初下达的预算指标，公司对市场部异地存货指标进行考核。(八)异地存货交接规定1、各片区因工作需要人员变动，更换资产管理员，需及时通知财务部。2、前任资产管理员必须与现任管理员办理资产移交手续，方可调动。资产经双方清查核对后打印出纸质存货明细表一式四份（格式见附表二），双方交接签字，片区负责人或市场部领导监交。双方各持一份，片区负责人留存一份，提供财务一份。3、片区负责人必须督促资产管理员的交接工作，各片区账务交接后应由现任片区负责人负责遗留问题的清理。因资产交接不到位，造成资产盘盈盘亏等情况，将追究片区负责人、资产管理员责任。（九）鉴于应收账款与存货分库有着密切的联系，市场部各片区日常要与客户及时核对往来账，要积极配合财务部每月一次与市场部内务的核对，一年两次与各片区的核对账务工作。并协助财务部完成每年11月份发出询证函的反馈工作。年末市场部部长需对应收账款回款情况进行分析说明，并对三年以上未结算应收账款提出处理意见，经董事长（或总经理）签字，报财务部执行。片区负责人变动，应收账款必须办理交接手续（比照异地存货），各片区账务交接后应由现任片区负责人负责遗留问题的清理。因资产交接不到位，造成资产损失情况，将追究片区负责人的责任。第三条 开具发票及销账规定（一）财务开具发票以销售合同与不能提供合同的报告为依据。销账以市场部内务提供的明细为依据。各片区在通知开具发票时，必须按财务规定提供开具发票申请单、合同、报告、销账明细等相关资料。如不需签订合同开具发票的，需提供无合同报告（格式见附表三）。如开具发票的货物与实际发出的货物不一致的，还需要提供实际供货清单(格式见附表四)。如未供货需提前开具发票，延迟提供合同需提前开具发票等情况需有书面报告，经片区负责人签字，财务部领导审核，公司领导批准。书面报告内容必须要有：客户名称，产品或备件名称、数量、金额，提前开票的原因或暂时不能提供合同的原因，并承诺提供合同的具体时间。（二）各片区在通知开具发票时，如已供货不能提供销账依据的，财务拒绝开具发票。（三）各片区在通知开具发票时，如未供货当时不能提供销账依据的，开具发票后，片区收到货物时，需及时提供销账依据。（四）各片区已经供货，不需开票，货款已收回的情况，需及时提供销账依据。（五）市场部片区资产管理员每次返回公司，需将异地存货账、销账等事务交财务主办会计检查核对，存货账务存在问题的财务拒绝办理所有出差费用。第四条 责任与处罚（一）各片区职责：市场部部长为异地存货总责任人，各片区负责人为片区异地存货管理责任人，负责按照公司规定履行对这部分资产的管理职责，确保分库存货的安全、完整。（二）在异地库存管理工作中出现下列情况，由财务部提出处理意见，报公司决定，对市场部部长，各片区负责人，资产管理员进行相应处罚。1、不按规定程序登记片区存货手工账，每月末向内务、财务报送异地存货报表（电子文档）。2、不按规定程序核销已开票的存货：未供货需开具发票，当时不能提供销账依据的，后续已经供货但未提供销账；已供货不开票款已收回的存货，未提供销账依据的。按应销账金额由片区负责人承担15%的企业所得税款。3、不按规定程序向财务提供手工账簿及抽查记录表等资料。4、年末未完成存货额度指标，按预算管理规定考核处理。5、不按规定程序认真开展存货清查盘点及报送相关资料。6、片区资产管理员变动不按规定程序进行资产交接。7、片区之间调动资产不按规定程序及时办理手续。第五条 本规定自下发之日起执行。 第六条 本规定财务部负责解释。附表：一、存货抽查记录表 二、资产移交清册三、关于无合同需开具发票的请示报告四、实际供货销账报告 2012年3月7日附件一：存货抽查记录表年 月 日序号 清查日期 资产名称 牌号规格 账面数量 实物数量 核对情况备注片区负责人确人签字：资产管理员签字：附件二：资产移交明细表片区名称: 交接日期: 年 月 日序号调拨单号类别及名称规格型号或零件编号计量单位单价 账面值 清 查 值核对情况备 注数量金 额数量金额123456789101112131415161718需说明的问题及意见：1、监交人职务：2、其他事项说明：监交人： 接交人： 移交人：附件三：关于无合同需开具发票的请示报告公司领导、财务部：各片区按以下规定写报告并由相关领导签字：5000元以下不能签订合同的，由片区写出书面说明，片区负责人批准。5000-30000元不能签订合同的，由片区写出书面说明，片区负责人签字，市场主管领导批准。30000元以上必须有合同，特殊情况不能签订合同的，由片区写出书面说明，片区负责人签字，经市场主管领导签字，由总经理批准。内容要求：客户名称，产品或备件名称、数量、金额，无合同的原因。片区负责人签字：公司领导审批签字： 财务部领导签字： 年 月 日附件四：实际供货销账报告公司领导、财务部：1、 原因：（内容需清晰明了）2、 开具发票明细：（注明合同号等）序号产品名称型号单位数量单价（不含税）总金额（不含税）备注合计3、实际供货应销账明细：序号产品名称型号单位数量单价（不含税）总金额（不含税）调拨单号合计片区负责人签字： 市场部内务核实签字： 财务部领导签字： 公司领导审批签字：(按审批权限需要) 年 月 日