高效会议与简报技巧工作坊课件.ppt
高效会议与简报技巧工作坊,课程目标,了解会议管理的基本理论掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率理解简报设计的原则及设计的方法掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能通过现场演练，切实提高表达技巧,MEETINGS OFTEN SEEM LIKE A WASTER OF THE TIME，BUT FOR THE MANAGER WHO KNOWS HOW TO USE THEM，THEY ARE POWERFUL TOOLS INDEED,AN EFFECTIVE MEETING 高效会议,这些都是重要的有效会议要素,清晰的会议目标及议程良好的会议前沟通和确认合适的参会人员和会议日期及时间会议的开场和氛围的建立会议原则（rules）和共同约定会议中的角色定位 会议中的集思广益和有效记录优质的会议简报技术,合适的会议问题处理高效的会议促动技能会议中的PARKING LOT（停车场）有效的会议时间控制会议总结技术和跟进计划,会议的常见类型,基于解决问题的会议 Problem Solving Meeting基于决策、决定的会议 Decision Meeting 基于沟通、报告和反馈的会议 Communication、Reporting、Feedback,何时需要召开会议,需要整个相关团队提供信息或者建议时需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问题时需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特殊的进程或者情形时需要通过团队成员的不同视角去集思广益来解决问题或者献计献策时需要去解决工作中所遇到的角色不清 冲突或者有需要在一起澄清的时候,什么时候不需要召开会议,带有个体性质的事情或者主题，最好是需要一对一的方式沟通你没有时间准备或者出席的有比召开会议更有效果的沟通方式的 比如备忘录 邮件 电话问题已经解决了的不值得每个人花时间都参与主题的会议的相关人员在一种怒气状态并且需要时间去理智和了解原因,准备一个会议,会议目的和目标SMART(用动词开头的描述)会议的日期和地点会议的参与人员 会议的议程和时间长度会议的角色定位所需准备的会议资料会议中可能的意外情况预测和应对措施会议信息的发放渠道和确认反馈,确定会议目的,通知信息集思广益锁定和分析问题确定一个行动探讨事宜澄清角色和责任冲突或者协调会议,确定参与人员,是否是会议事项的主要决策者?是否会议有合适的人数限制？（SMALL）是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）?是否会议事项中的角色、承诺、支持者？是否是会议中的信息搜集和整理者？是否是需要获取相关信息和后期执行者？,Key Players,单独邀请，预约匹配的时间表 提供主动和积极的角色定位，或者强调会 议出席对其的利益和价值,会议日程需要思考的核心内容,会议的目的会议的期望目标和产出日期 时间 地点（人数 设备）会议持续时间长度会议的召集者会议参与的名单或者团队（如营运部）会议参与的者的角色定位（提前获悉角色）（主持 领导 嘉宾 促动者 记录者 贡献者 专家 列席者）如有外来参与者，请详细说明具体日程中发言者的主题和时间分配（类型 复杂程度）会议背景资料、相关资料或者所需资料的前期告知,需要准备的HOMEWORK,搜集相关文件和信息与相关参会者获取他们的观点和期望鼓励相关参与者提前准备与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议派发会议日程（包括目的 目标 产出期望 主 题和所需时间等）提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料信息,会议团队是如何达成决定的,投票赞同方式（Voting by Majority）团队共识（Group Consensus）领导决定方式(A Decision by the Leader)-关键人员信息采集-召集会议搜集信息,会议举行,准时开始快速介绍会议的背景和相关信息重申和回顾会议的原则和共识（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行 为和原则）常用的为“五项基本原则”,会议中的重点Ground Rules,承诺准时开始和结束承诺愿意积极参与日程安排同意决定或者行动的结果产生方式同意采用“停车场”（PARKING LOT）澄清现有的一些资源限制和相关政策对一些事项的决定限制邀请每个人都能参与和贡献观点同意如何处理会议中的“冲突方式”同意如何去跟进行动计划,如果你是会议FACILITATOR,鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围不要主导或者控制讨论用合适方式鼓励一些内向和内敛的人发言积极和鼓励参与发言及时干涉如果有语言上的人身攻击迹象保持小结和巩固会议成员的共识使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或者白板,会议中的常见问题,会议出现卡住 会议出现跑题 会议出现冷场 会议提出不同观点 会议出现争执 会议出现超时 会议出现话题或已做决定的重复讨论,九型人格在会议中的运用和体现,1.改革者,2.帮助者,3.促动者,4.艺术家,9.和事佬,指导者 8.,乐观者 7.,忠诚者 6.,思相家 5.,九型人格在会议中的思维模式分析,结束会议何时？,所有的目标都已完成时间已经到了特别是：在最后时刻也很难达成收尾时 已经开始有人离开或者不停看手表 有人提出提出时间已经到了或者过了,重点 商量 延迟,结束会议如何？,重述或者总结已经完成的内容澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和沟通计划的重要性强调每个参与者观点的重要性如果有必要，通知下一次的会议信息征求会议意见和感谢大家的参与,会议跟进沟通计划,Follow-up Memo,包括：参与者会议目标主要讨论的事宜主要的决定（问题 分析方法 方案 标准等）下一步计划或者行动计划下次会议或者跟进的时间感谢参与,AN EFFECTIVE PRESENTATION 有效简报技巧,重新定义简报,管理沟通（级别越高，用得越多）正式如会议不是真的你，而是他人眼中的你,策略/目的,程序/形式,成功的简报,人/风格,事实/数据,成功的简报,策略性简报技巧,成功简报的框架明确的简报目的周密的逻辑表达策略的视觉材料专业的表现形式,简报目的类型（形式）,简报目的类型,说 明,说 服,激 励,娱 乐,知 道,行 动,分析听众,分析有哪些类型的人参加会议人数/规模年龄知识水平职位、其它背景资料观众对你简报主题的了解程度和态度,分析听众,分析有哪些关键人物对你的目标有决定作用听众，尤其是当中的关键人物，期望什么分析观众对简报产生的兴趣、顾虑和问题参加简报的听众受益/收益何在？有可能提出的问题或异议是什么？分析对你是否有利的观众支持者、反对者,标题的技巧,关键技巧底线式风格激进保守,逻辑顺序的重要性,内容安排必须集中围绕客户的需求简报中每个观点、主张需要有事实、数据的支持运用逻辑顺序才能满足听众的需求逻辑错误会摧毁简报依靠逻辑诉求、情感诉求来获得信任并产生影响,不同的逻辑表达方式,*FootnoteSource:Source,解决问题,演绎推理归纳推理外展推理,分享信息,构成关系流程关系,简报议程的逻辑表达,个体独立性，加总完整性组织越有条理（因此清晰),越能完成至最好将观点融入同一层级的子类别其它观点另外归类比两个多，比五个少，三个最好,介绍逻辑顺序,把特定说明放在讨论的后期,顺序的重要性,你透过：听众的互动效应权威/专家的演说幻灯片或录像带的的运用你的引导讨论可以及早引起听众的兴趣,并将话题引至特定的主题上。,引起注意 让观众安定下来 建立和谐关系 介绍讨论主题 介绍目的 说服观众你要讲的是值得一听的,专业的开场白,专业的开场白-P.I.P.模式,Purpose(目的）为什么要做这次简报？Importance（重要性）与听众，公司，未来的联系Preview（预览）对简报有个整体的了解 注重“I”的设计,专业的开场白形式,TELL THEM WHAT YOU WILL TELL THEM,故 事,开门见山,幽 默,提问,闲 聊,吸引听众注意力,迈 好 上 台 的 第 一 步 说 好 简 报 的 第 一 句 话 做 好 第 一 个 身 体 动 作 恰 如 其 分 使 用 礼 貌 用 语 以 提 问 的 方 式 吸 引 听 众 设 置 悬 念 制 造 高 潮 适 当 的 停 顿 运 用 视 觉 材 料 采 用 独 特 的 方 式（如 朗 诵诗 歌，讲 故 事）,人类的感知,77 视 觉,14 听 觉,9 触 觉、感 觉,简报的特点,身 体 语 言 视觉 视 觉 材 料 视觉 声 音 语 言 听觉 个 人 形 象 感觉,资料来源：上海消费者协会19981999,案例：消费者投诉案统计,资料来源：上海消费者协会19981999,KISS 原 则,Keep It Simple,Stupid,KISS 原 则,Keep It Short and Simple,视觉材料设计与演示,谚语,I Hear and I Forget,I See and I Remember,视觉材料的设计原则,简洁主题明确易读所有文字按阅读习惯排列格式一致形式多样用色彩增加效果,视觉材料的设计原则（续）,不要让视觉材料取代你的的专业简报避免使用花哨/多种字体尽量避免全部大写,视觉材料的演示,说明材料中所示内容（不要让你的听众猜测）说明图例、轴线（如果材料上有这些标识。同样不要让你的听众猜测）直接指在辅助材料上始终站在一侧音量比平常稍大。让声音更具表现力！,视觉材料的演示（续）,不要对着视觉材料说话不要背对听众不要玩指示物,分发材料,用于强调的专业简报内容将所有材料编号，并留出记录空间可在的专业简报之前、之中和之后分发,专业的表现形式,建立你的形象有效运用体态语言互动方式关键技巧,建立你的形象,仪表及着装处理紧张情绪,着装原则,帮助建立你的形象而不是夺去对你的注意力,最常见的害怕,54%,处理紧张情绪,充分的准备积极的思想小技巧,充分的准备,了解会议场地了解你的听众了解你的材料充分的彩排,练习,充分的准备,练习,1小时的简报需要 30小时的准备,你知道的比听众多 听众希望你成功 你相信你所讲的内容 每个人都会紧张，这很正常,积极的思想状态,使自己轻松的小技巧,不断练习开场白坐姿，吸气，放松脸部肌肉寻找一张友好的脸小卡片服装,充分的准备,练习,不可以为自己的紧张道歉,简报的影响力,55%肢体语言,7%用词,38%我们说话的方式和语调,专业的表现形式,建立你的形象有效运用体态语言互动方式关键技巧,有效运用体态语言,面部表情眼神交流手势站姿移动,面部表情 微笑,保持轻松，易于交流的表情微笑是有用的交流工具切忌面无表情,与每一位听众眼神交流,与听众的纽带参与兴趣,眼神交流,目光必须注视某个人3秒钟，然后转向别人分布全场、角落或后排的观众接触注意那些不住点头的积极的听众注视人群中的关键人物用眼睛来倾听听众的心声,眼神交流,目光避免盯着准备好的讲稿注视房间后面的墙壁关注天花板或地板注视某人的时间过长不与任何人接触,手势,自然，就像平时与人交谈的样子 配合与内容相应的手势 以肩关节带动的动作为好,手势,避免不自主小动作祈祷手势双手背后双手叉腰双臂胸前交叉双手插兜玩弄小物品,正确的站姿,双脚同肩宽牢牢着地身体自然挺直，保持平衡,我应该站在哪儿？,面对观众大家都能看见你不要站在屏幕、揭纸板前两臂自然下垂,放于裤袋外面避免将身体一直贴在讲桌上,移动,改变情绪或节奏 吸引注意力 强调观点 避免盲目走动,动则有意,强调、要听众参与时，走近听众每一次移动至少走三步移动的速度不紧不慢在一个地方停留5-6分钟,移动的原则,简报的影响力,55%肢体语言,7%用词,38%我们说话的方式和语调,发音(Enunciation)停顿(Pause)语速(Pace)音高(Pitch)语气(Tone)音量(Volume)抑扬(Intonation),声音的七个元素,需要控制什么,音量语调语速,让每个人都听得到根据会议室大小调节不要太强或太弱,音量,声调与文字意思所代表的感情配合需要观众思考，把声线放低，放慢需要观众激昂时，把声线提高，加力小心紧张时语调变高,语 调,缓慢而清晰不时改变讲话的速度，以求简报效果速度加快 激情 速度减低 强调适时停顿能引起注意，观众思考,语速,录象,声音语言,准确性简洁性通俗性,声音语言,热 情,自 信 幽 默,面 带 笑 容 吐 字 清 楚、准 确、流 利 声 音 清 亮、圆 润、甜 美，语 气、语 调、声 音、节 奏 富 于 变 化 强 调 重 点（如 数 字）适 当 运 用 停 顿 交 谈 式 地 讲 话 使 用 短 句 子,声音语言,讲 话 速 度 太 快 讲 话 速 度 太 慢 声 音 在 句 子 开 头 时 响 亮，结 尾 时 细小 口 头 禅 反 复 重 复 同一 句 子 或 内 容,专业的表现形式,建立你的形象有效运用体态语言互动方式关键技巧,进行互动的目的,确认理解获得或给予信息说服听众提高解决问题的效率制定行动计划,提问的作用,引起兴趣/注意促使双向沟通启发思考重温重点衡量进度让参与者表达意见和经验,提问的原则,明确目的问题要简明要引发思考集中一个重点，每次只提一个问题,问与答,准备一张纸让听众把问题写下来；听完整个问题；一定要重复问题；赞扬提出问题的人；,问与答,稍作停顿；答问题前花一点时间思考；诚实地回答问题；答不出的问题写在纸上；,关键技巧,把重点从你向观众过渡鼓励参与确认理解程序建议应对问题,
