采购和文档管理精讲课件.ppt

软件项目管理,软件项目采购管理计划,本章要点,一、采购管理概述二、合同合同基本概念合同管理外包管理合同收尾三、软件项目的文档管理,什么是采购管理？,项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程。PMBOK项目采购管理包括：1.由项目团队授权人员签发的合同或采购订单所需的合同所涉及的合同管理和变更控制过程。2.管理外部组织（买方）为从实施组织（卖方）获取项目而签发的任何合同，以及管理合同规定的项目团队应承担的合同义务。,采购管理的过程,PMBOK2008定义的项目采购管理过程包括以下几个过程：规划采购记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。实施采购获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。管理采购管理采购关系、监督合同绩效以及采取必要的变更和纠正措施的过程。结束采购完成单次项目采购的过程。,采购管理的过程,软件项目采购,一般地，软件项目采购可以分为对市场流通的软件产品进行采购和外包采购两大类。1.对市场流通的软件产品进行采购 2.外包采购 当在市场上没有出现现成的产品或者没有适合自己企业需求的产品的情况下，需要采用定制的方式把项目（功能模块）承包给其他企业。,本章要点,一、采购管理概述二、合同合同基本概念合同管理外包管理合同收尾三、软件项目的文档管理,合同的基本概念,中华人民共和国合同法规定合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议.合同类型在采购计划编制过程中选择，而谈判是主要的步骤（或是供方选择中用到的最重要的工作与技术）。对 合同的理解（Contract）：A.使卖方负有供应具体产品的责任，使买方负有为该 产品付款的责 任的一种双方互相负有义务的协议。B.可以被称为协议、分包合同、采购单或MOU(Memorandum Of Understanding，即谅解备忘录)。,合同的基本概念,软件项目采购的根据采购类型的不同，需要对应的不同类型的合同。合同分类也有很多种，可以按照承包的范围进行分类，也可以按照工作的内容进行分类，还可以按照成本的支持方式进行分类。软件项目合同主要是技术合同.技术合同是法人之间、法人和公民之间、公民之间以技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务为内容，明确相互权利义务关系所达成的协议。,合同的分类,固定总价合同:fixed-price/lump-sum contracts FFP/lump-sum:固定总价(Firm Fixed-Price)FPIF:固定总价加奖励费(Fixed-Price-Incentive-Fee)成本补偿合同:cost-reimbursable contractsCPIF:成本加奖励费CPFF：成本加固定费CPPC：成本加成本百分比工料合同(单价合同):Time and Material(T&M)contracts可能类似于成本补偿合同；也可能是固定单价合同,固定总价合同：（1）,固定总价合同（Firm Fixed Price,FFP或Lump Sum）卖方承担最高的风险。获利可能性达到最大。买方注重控制成本。适当规定的生产规范对买卖双方都是必要的。,固定总价合同：（2）,固定总价加奖励费合同（Fixed Price Plus Incentive Fee,FPIF）。在固定价合同的基础上，给一个奖励费。,成本补偿合同：（1）,成本加成本百分比合同:(Cost Plus Percentage of Cost,CPPC)：它补偿服务的成本，再加上事先规定的成本百分比作为利润。(美国联邦合同订立法规禁止这类合同。)也被称为成本加费用百分比合同（Cost Plus Percentage Free,CPPF）,成本补偿合同：（1）,成本补偿合同：（2）,成本加固定费合同（Cost Plus Fixed Fee,CPFF）这是成本报销合同最常见的一种形式。格式等同于上面的CPPC，只不过无论实际成本如何，费用总是固定的。,成本补偿合同：（2）,成本补偿合同：（3）,成本加奖励合同（Cost Plus Incentive Fee,CPIF）,合同类型与相应的风险,（乙方）卖方风险,（甲方）买方风险,高,低,低,高,合同类型选择,合同的基本条款,一般情况下，合同的具体条款由当事人各方自行约定。总的来说，应包括以下各项。当事人的名称（或姓名）和地址。规定需要采购的产品、货物或服务，即标的。数量。质量。价款（或报酬）。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。合同中除了上述的基本条款外，还可以包括合同附件，其中可以包括与履行合同相关的文档资料。,合同的主要内容,本章要点,一、采购管理概述二、合同合同基本概念合同管理外包管理合同收尾三、软件项目的文档管理,合同管理,合同的签订管理、合同的履行管理、合同的变更管理、合同的档案管理、（档案法、归档的要求）合同管理的依据（合同管理计划，已经批准的变更）合同管理的交付物,合同管理合同变更,合同是双方当事人通过要约、承诺的方式，经协商一致达成的。合同成立后，当事人应当按照合同的约定履行合同。任何一方未经对方同意，都不得改变合同的内容合同法第七十七条 当事人协商一致，可以变更合同。合同的变更是指合同成立后，当事人在原合同的基础上对合同的内容进行修改或者补充。,合同管理合同变更,合同变更及变更确立的原则:合同的变更是指合同成立后，当事人在原合同的基础上对合同的内容进行修改或者补充。合同变更指由于一定的法律事实而改变合同的内容和的法律行为，一般特征包括：项目合同的双方当事人必须协商一致。改变了合同的内容。变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。,本章要点,一、采购管理概述二、合同合同基本概念合同管理外包管理合同收尾三、软件项目的文档管理,外包管理,软件外包，是指软件企业利用外部的专业资源来实施软件工程项目，从而达到降低软件开发和管理成本、提高软件项目效率一种管理模式。,外包管理,外包管理的过程,软件外包管理实际上涵盖了软件生命周期中的各个过程，任何一个软件外包过程都会涉及到需求管理、软件计划、质量管理、项目追踪、配置管理等内容。当然如果从软件项目管理的角度来看外包管理，整个外包采购过程可以分为五个工作阶段。,需求分析和设计,包括了总体项目需求分析和设计、分包子项目的需求分析和设计。对于业主来说，在开始外包采购之前，首先要完成对整个软件项目的总体需求规格说明书和外包项目的需求说明书。同时，业主要考虑如何做好子项目的需求分析以及对子项目的管理。对于分承包商来说，业主对软件项目所提出的需求可统称为“用户需求”。,选择供应商,选择供应商（软件分包商）分为两个部分，评价供应商和选择供应商。对业主来说，建立一个选择供应商的标准非常重要。可以从供应商的名气、市场份额、服务、价格、经验、规模和历史等因素进行全面考虑。,选择供应商 评价供应商,软件项目的外包管理小组应制定“评估检查表”，为有效评估候选承包商的综合能力提供依据。,选择供应商 选择供应商,经过对软件分包商的综合评估后，软件项目外包管理小组就分包商的技术能力、资源、资格和信誉、过去的合作关系、价格、服务等进行了全面评估，列出分包商商的优劣次序，择其优者为该项目的分包商。,过程监控,软件项目外包的成功取决于对以上整个外包管理过程的指导和监督。对业主来说，外包合同对软件项目外包的成败起着关键性作用，但是由于存在不确定因素，同时也难以了解和度量外包商的具体运作，因而合同并不能确保对外包商的完全控制。因此，与外包商的关系不仅仅是一份合同那么简单。这就需要业主对整个外包的过程进行监控。由于在实际的操作过程中，业主不可能时刻监督项目的开发过程。虽然理论上可以把分包商纳入自己的进度控制和质量控制体系，把其作为自己的一个项目部门来对待，但是客观上由于分包商与业主距离较远，人员不熟悉，各自有自己的企业文化和管理体制，双方之间的信息沟通不畅，业主难以实时监督分包商的开发进程和质量。最好的办法就是在软件项目的各个里程碑处进行检查和评估。,外包交付,当软件项目完成后，软件外包管理小组启动外包交付工作。外包交付的包括了评估、交验测试、安装、培训、问题处理等工作。验收时承包商准备好待验收的工作成果，并将必要材料提前交给外包管理小组。双方确定验收的时间、地点、参加人员等。验收人员审查承包商应交付的成果，如代码、文档等，确保这些成果是完整并正确的。,本章要点,一、采购管理概述二、合同合同基本概念合同管理外包管理合同收尾,合同收尾,软件项目的合同收尾也即通常所说的项目验收。根据合同中的需求一项项的核对，是否完成了合同所有的要求。合同收尾过程涉及评估软件项目产品是否具备了可交付功能。包括诸如对开发记录进行更新以反映最终结果，将更新后的记录进行归档供将来项目使用的管理活动。合同收尾考虑了项目或项目阶段适用的每项合同。在多阶段项目中，合同条款可能仅适用于项目的某个特定阶段。在这些情况下，合同收尾过程只对该项目阶段适用的合同进行收尾。在合同收尾后，未解决的争议可能需进入诉讼程序。合同条款和条件可规定合同收尾的具体程序。,合同收尾,合同收尾指买方通过其授权的合同管理员向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。合同收尾过程支持项目收尾过程,因为两者都要验证所有的工作和交付的成果是否可以接受.合同收尾包含了产品核实和行政收尾两方面的内容，产品核实是核实已经完成的工作，行政收尾是对合同记录进行更新。有三种方式都可以结束合同：成功完成；相互协商同意结束,但没有成本结算；实质性违约。,软件项目管理,软件项目文档管理,本章要点,一、软件项目文档概述项目文档管理的概念项目文档的分类二、项目文档的质量项目文档结构 文档标准三、项目文档准备四、主要项目文档,软件项目文档管理概述,能作为开发组员之间交流沟通的媒介。能为软件项目的维护工程师提供有关信息系统的资料和知识库。能为项目管理者提供项目计划、预算、开发进度等各方面的信息。能作为最终用户或管理员的用户手册，使用户知道如何使用、维护及管理系统。,本章要点,一、软件项目文档概述项目文档管理的概念项目文档的分类二、项目文档的质量项目文档结构 文档标准三、项目文档准备四、主要项目文档,软件项目文档管理概述,项目文档的分类过程文档，是指那些记录软件项目开发和维护过程的文档资料，项目的计划、进度、过程质量、组织及项目标准等都是过程文档。产品文档，是那些描述正在开发的产品的资料。这类文档又可以分为从软件工程师开发和维护系统的角度描述产品的系统文档，以及主要以客户为对象描述产品的用户文档。,过程文档,软件项目计划、预测和进度安排文档：这些文档由项目经理负责产生，以便预测和控制软件的开发过程。相关报告：这些文档用来报告在软件开发过程中，资源是如何分配和利用的。标准报告：这些文档规定了软件过程应该如何实现，这些可以是国际标准、国家标准、行业标准等。工作文档：这些文档是在项目开发中最主要的交流沟通工具，记录了软件项目开发中软件工程师的想法等。备忘录及电子信息：主要记录了每天项目经理和开发人员之间的详细交流信息。,过程文档可以分为如下几类：,产品文档,产品文档可以分为用户文档和系统文档用户文档包括：(1)系统功能描述(2)初级使用手册(3)系统参考手册(4)系统安装文档(5)系统管理员手册,用户文档,产品文档,系统文档包括：需求文档及相关的基本原理说明。系统体系结构文档。对系统的每一个程序，都有相应的程序体系结构文档。每个子系统的规范和设计说明书。程序代码列表。这些列表包括程序注释、用来解释代码中复杂代码段和采用的编码方法等。描述每个程序怎样验证和验证信息与需求之间关系的验证文档。维护指导文档，主要描述系统已知的问题、软件支持、硬件支持等信息，以便维护时使用。,本章要点,一、软件项目文档概述项目文档管理的概念项目文档的分类二、项目文档的质量项目文档结构 文档标准三、项目文档准备四、主要项目文档,项目文档结构,项目文档结构 文档标准文档书写风格,项目文档结构,主要信息：,文档应分章节描述。如果文档包括许多细节性参考信息，应该有附录。文档应该有难点注释和详细说明。文档的结构通常应当是严整的，并且有一定的标准。,本章要点,一、软件项目文档概述项目文档管理的概念项目文档的分类二、项目文档的质量项目文档结构 文档标准三、项目文档准备四、主要项目文档,文档标准,文档标准是保证文档质量的基础，根据一定的标准编写文档，可以有一致的外观、结构和质量等。过程标准：这种标准定义了高质量文档应该遵守的过程。产品标准：这种标准操纵文档本身。交互标准：通过电子邮件和文档数据库交换文档变得越来越重要，交互标准使得所有的文档都存在可比性。,文档标准,图:文档编制过程,文档标准,文档编制中涉及到的一些产品标准有：文档识别标准：项目都要产生许多文档，每一个文档都要求有一个独特的识别标准。对于正式的文档，它的识别标准可以是由配置管理人员专门定义的；对于非正式的文档，其识别标准可以由项目经理来定义。文档结构标准：在软件项目中每一种类型的文档都有一种合适的结构，结构标准就用来定义这种结构，可以采用传统的页码、页眉、页脚和章节等。文档解释标准：文档解释标准定义了文档的总体“建筑风格”，包括文档中字体的大小、颜色及风格的定义等。文档更新标准：系统的变更应在文档中反映，因此应该采用一种连续的方法来表示系统变更，即在文档中确定更新的标准。文档标准要适用于所有项目文档及用户文档的最初版本。,文档书写风格,编写文档时，也应该注意以下问题：运用主动的而不是被动的语气。运用正确的术语和语法结构。句子不宜过长，尽量用短句。段落简短。用词简洁，不要长篇累犊，质量比数量更重要。简明定义用到的专业术语。应用标题和子标题。尽可能地逐条列举事实。不要单纯地参考数字、图、表来理解信息，应当有一定的说明和注释。,本章要点,一、软件项目文档概述项目文档管理的概念项目文档的分类二、项目文档的质量项目文档结构 文档标准三、项目文档准备四、主要项目文档,项目文档准备,文档的准备分3个阶段：文档制作：文字处理器、文本格式器、表格和公式编辑器、绘图工具包等。文档修改：拼写检查器和风格检查器。文档产品发布：桌面发布包、技术工作包等。,项目文档准备,文档管理系统：,本章要点,一、软件项目文档概述项目文档管理的概念项目文档的分类二、项目文档的质量项目文档结构 文档标准三、项目文档准备四、主要项目文档,主要项目文档,项目开发立项报告可行性研究报告项目开发计划报告项目分析报告项目设计报告程序设计报告项目测试报告项目使用与维护手册项目评价报告项目开发总结报告,项目开发立项报告,项目开发立项报告是在项目正式开发前，由开发单位提出或委托开发单位提出要开发的新系统的目标、功能、费用、时间、对组织机构的影响等内容的申请项目立项文档。项目开发立项报告主要包括以下内容:(1)概述：概述现行系统的组织结构、功能、业务流程以及存在的主要问题。(2)新系统的目标：开发新系统的意义和新系统实现后的功能、技术指标、安全和保密性、新系统运行环境等。(3)经费预测和经费来源。(4)项目进度和完成期限。(5)验收标准和方法。(6)移交的文档资料。(7)开始可行性研究的组织队伍、机构与预算。(8)其他需要说明的有关问题。,可行性研究报告,可行性研究阶段的文档是可行性研究报告。可行性研究报告是根据对现行系统的调查、分析和研究，提出若干个系统的开发方案及其评价，供领导进行决策。(1)可行性研究报告主要包括以下内容:系统概述。新系统的目标、要求和约束。可行性研究的基本准则。现行系统描述及现行系统存在的主要问题。新系统对现行系统的影响。投资与效益分析。其他可选方案及国内外同类方案的比较。有关建议。,项目开发计划报告,项目开发计划报告主要包括以下内容:(1)概述：主要包括系统开发的主要目标、基本方针、参加人员、工作阶段和内容等。(2)开发计划：系统开发各个工作阶段或者子项目的划分、任务、分工、负责人、计划时间(开始及结束时间)、人力资源需求、资金及设备消耗、实际执行情况等。可以用工作进度表、甘特图、网络图及关键路径法等工具辅助管理。(3)验收标准：每项工作完成后验收的标准，包括时间、资金、质量等。(4)协调方法：项目开发中各个单位、阶段之间的衔接、协调方法、负责人、权限等。,项目分析报告,项目分析报告主要包括以下内容:(1)概述(2)系统需求(3)新系统的目标与新系统的功能(4)新系统的逻辑模型(5)新系统的运行环境(6)新系统的验收标准与培训计划,项目设计报告,包括以下内容:(1)系统概述(2)系统总体结构(3)计算机系统配置方案(4)代码设计(5)文件/数据库设计(6)输入输出设计(7)计算机处理过程设计(8)接口及通信环境设计(9)安全保密设计(10)数据准备(11)系统测试计划(12)培训计划,项目测试报告,包括以下内容:(1)概述：说明项目测试的目的。(2)测试环境：有关软、硬件、通信、数据库、人员等情况。(3)测试内容：系统、子系统、模块的名称、性能技术指标等。(4)测试方案：测试的方法、测试数据、测试步骤、测试中故障的解决方案等。(5)测试结果：测试的实际情况。(6)结论：项目功能评价、性能技术指标评价、结论。,项目使用与维护手册,包括以下内容:(1)概述：主要包括系统功能、系统运行环境(软硬件环境)、系统安装等内容。(2)使用说明：系统操作使用说明较为详细地说明了操作的目的、过程、方式、输入输出的数据等。最好将系统操作的界面图放入说明书中，便于使用者学习与操作。(3)问题解释：解释了系统使用中可能出现的问题及解决办法，如非常规操作命令、系统恢复过程及意外情况、与开发单位的联系方式等。,项目评价报告,项目评价报告主要根据项目可行性分析报告、项目分析报告、项目设计报告所确定的新系统的目标、功能、性能、计划执行情况、新系统实现后的经济效益和社会效益等方面进行评价。项目评价报告主要包括以下内容:(1)概述(2)系统构成(3)系统达到设计目标的情况(4)系统的可靠性、安全性、保密性、可维护性等状况(5)系统的经济效益与社会效益的评价(6)总结性评价,项目开发总结报告,项目开发总结报告中在项目正式运行一段时间后，开发人员所做的工作总结，目的是总结经验，找出不足，为今后的开发工作提供借鉴。项目发总结报告主要包括以下内容:(1)概述：包括项目的提供者、开发者、用户；项目开发的主要依据；项目开发的目的；项目开发的可行性分析等。(2)项目的完成情况：包括项目构成与主要功能；项目性能与技术指标；计划与实际进度对比；费用预算与实际费用的对比等。(3)项目评价：项目的主要特点；采用的技术方法与评价；项目工作效率与质量；存在的问题与原因；用户的评价与反馈意见。(4)经验与教训：项目开发过程中的经验与教训；对今后工作的建议；写出对外发表的论文。,小结,软件项目文档管理概述项目文档管理概念项目文档的分类过程文档产品文档项目文档的质量项目文档结构文档标准文档书写风格项目文档准备文档制作、文档修改文档产品发布,主要项目文档项目开发立项报告可行性研究报告项目开发计划报告项目分析报告项目设计报告程序设计报告项目测试报告项目使用与维护手册项目评价报告项目开发总结报告,作业,1.什么是采购管理？说明采购管理的过程。2.合同的常见类型有哪些？并简述其特点3.软件项目文档有哪几类？每类文档的特点与内容？4.说明软件文档的标准，包括那些类型。,