浅论办公自动化在办公管理中的作用论文.doc

附件一 四川电大毕业论文 姓 名 黄 引 省（市）级电大 泸 州 电 大 专 业 行 政 管 理 年 级 2012 级 学 号 141104145 指导教师 刘 建 平 目录摘要、关键词、引言1一、概述2（一）计算机应用概述2（二）计算机系统开发的背景2（三）办公自动化的变迁2二、办公自动化的发展3（一）办公自动化3（二）我国办公自动化的发展状况3（三）办公自动化应用的发展范围4三、现代企业办公自动化的功能需求4（一）信息发布功能4（二）公文流转功能5（三）考勤管理功能6（四）办公室管理功能7四、办公自动化在现代企业管理的重要性8（一）办公自动化对现代企业的经营和管理重要性9（二）办公自动化是现代企业信息化的必要条件9（三）办公自动化是现代企业营销创新的技术基础9（四）推行办公自动化对现代企业带来的进步9五、办公自动化在企业管理中的具体应用10六、办公自动化在管理中所面临的问题及解决办法11（一）安全问题及解决办法11（二）技术问题及解决办法12（三）管理问题及解决办法12七、分析总结13八、致谢14九、参考文献15浅论办公自动化在办公管理中的作用摘要网络办公系统是适应现代化无纸化办公的趋势，更好地服务于现代化办公操作。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。随着计算机技术和信息技术的发展，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，对企业而言，对信息的掌握程度、信息获取的及时性、信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素。企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，已经不可避免地需要脱离传统办公模式接受现代办公自动化的系统模式。那么，对于企业，如何建设一套完善的办公自动化系统？本文将从办公自动化的发展、作用、要求和管理四个方面分析和探讨，以期为企业办公自动化提供可行性建议。关键字网络办公 发展 作用 要求 管理引言办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。 一、概述 （一）计算机应用概述随着计算机技术的不断发展与提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能以为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。今天，计算机的价格已经十分的低廉，性能却有了长足的进步，在发达地区计算机的普及率也可以说已经达到了无所不在的地步，与计算机相关的配套设施，外部设备和网络设置也有了很大的进步，与人们的日常生活有着息息相关的联系，使人们的日常生活，工作，娱乐等社会活动有了更大的便利和效率。计算机作为我们人类得力的助手，之所以占据重要位置的原因主要有以下几个方面：首先，代替人工进行许多繁杂的劳动，减少人工的危险性和失误率；其次，节省许多资源，降低人工生产劳动的成本；再次，大大的提高人们的生产效率；最后，可以使某些敏感和重要的信息更加安全，等等；总之，计算机技术的合理应用是现今社会一个十分重要的课题，许多人投入到计算机科学的研究中，为计算机科学的进步做出了伟大的贡献。可以说计算机技术的发展代表着人类社会的发展，计算机技术的应用已经深入到人类社会的活动当中。在现今人类社会的各种活动中，以经济活动的公司经营管理代替传统的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趋激烈的商业竞争中占据有利形式，取得现任那一步的商机。 （二）系统应用开发的背景现今的商业社会中，许多非计算机专业的公司对于计算机的应用操作还停留在一个相对比较肤浅的应用层面上，并没有充分发挥计算机系统的高性能和智能的优势，计算机只是用来进行一些比较简单的文档处理，网页浏览和信息保存，这些相对于计算机系统强大的功能来说是一种十分严重的资源浪费。计算机系统完全可以充分的融入公司日常的管理经营工作中去，使工作人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使公司的经营管理工作完全摆脱纸笔记录和人员反复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提干了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性，工作人员避免了因为某些工作而不得不停下手边的工作去和别的人员频繁见面的情况，只需要通过计算机系统进行一定范围内的相互通信，使用几个简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦。因此可见，开发一套适用于公司日常经营活动的无纸化办公系统对于一个公司企业来说是十分具有现实意义的。 （三）办公自动化的变迁办公自动化，英文Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，他利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代末80年代初在我国提出的，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的丰富出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门与部门之间的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非本文的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图像等多媒体信息、超文本信息进行有效处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流程提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事物的处理过程。因此，现代办公自动化系统更有着重于提供办公信息的共存、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人的神经系统。目前成熟的基本客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动化系统，都是企业数字化神经系统的重要组成部分。因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动化内涵的发展变化，清楚认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。 二、办公自动化的发展 （一）办公自动化办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网和广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度的提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。（二）我国办公自动化的发展状况办公自动化简称(OA Office Automation）,在我国自70年代开始发展，到00年代中期大致经历了三个阶段，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等，造成这些问题的主要原因有三条，首先对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的为提高效率，实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。（三）办公自动化应用的发展范围一直以来，许多人对"办公自动化"的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。 随着企业对"办公自动化"理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。 因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意义。 三、现代企业办公自动化的功能需求  随着经济环境的改变，社会进步正在不断加速，越来越多的企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的办公自动化信息系统，从而提升其管理水平。（一）信息发布功能 1.发布信息 本功能供具有发布权限的用户发布信息，部门信息管理员或以上级别的用户有发布信息的权限，部门用户和访客没有发布信息的权限。可以使用的信息格式有“附图片信息”和“文档信息”两种。两种信息都具有信息标题，所不同的是，发布者可以在“附图片信息”的信息正文后加入图片，而“文档信息”没有信息正文，发布者须指定“文档信息”中的文档（可以是任何格式的文件，但推荐使用Word文档、Excel文档和文本文件）。用户发布信息时须指定：（1）信息类型（如果该类型的信息全部用户可读，则不用指定下面三项）； （2）可以阅读该信息的最低权限；（3）读限制标志（所有部门皆可阅读，还是将阅读范围限制为某些部门）（若读限制为某些部门）可以阅读该信息的部门（一个或多个）。2.阅读信息 用户登录系统后，都可以查看信息，但他（她）所能阅读的信息根据其读权限的级别而有所差别。访客只能阅读所有用户均可阅读的信息，如公告、合理化建议等；其他用户除了可以阅读所有用户均可阅读的信息外，还可以阅读以下信息：所有部门皆可阅读的，而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息；当前用户所属部门可读的，而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息。 （二）公文流转功能 1.登陆公文流转子系统用户进入公文流转子系统后的操作如下：(1)能够看到系统给的公文审批通知信息。形式以滚动条或其他消息框方式给出。初始登录用户为集团所有人员并拥有自己的登录名和登录密码。(2)登录公文子系统就要同时打开本登录用户的待审文件列表。促使用户进入系统就进行审批文件。 2.公布公文文件集团所有人员都可以发布公文。用户按照公文的要求发布自己的公文（公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型）。每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看。 3.选择审批流程用户自己填写的公文成功提交后，进入到选择审批流程。流程分为两种：固定流程和定制流程。(1)固定流程由发起人在固定流程表中选择一个审批流程,分为： 发起人选择固定流程表中一个审批流程。 若需要对固定流程进行维护（增加、修改），提供选择固定流程前到固定流程维护界面的入口，并能够返回。也就是说用户在选择固定流程时，可以先进入到固定流程维护界面进行维护，然后返回选择界面选择一条固定流程。 (2)定制流程发起人发起公文后或上一个审批人审批完后，按照先部门后人员选择下一步的审批人，完成后提交。 4.查看审批文件状态 发起人可以对自己发起的公文进行维护，维护类型如下： （1）查看：查看本人发起的公文的审批情况。 （2）前置：本功能提供查看的公文是正在审批过程中的文件。 （3）删除：在还没审批完成之前，对本人发起的公文，进行作废处理。审批人可以对自己审批的文件进行查看。 5.审批文件并选择下一个审批人 用户进入到公文子系统就直接审批文件，若本公文审批流程为固定流程，则审批后提交完成，若审批流程为定制流程，则如同上面选择审批流程功能模块中的“定制流程”。6.查询历史文件历史文件为已经完成最后审批的文件。所有人都只能查看自己发起或者审批过的历史公文信息，但不能进行修改。其他人发布的文件自己又没进行审批则没有权限查看。历史文件的删除操作由管理员进行。作废处理的文件只能由管理员才能够查看。7.管理员查询浏览文件（1）查找文件描述按照一定关键字进行文件查找，提供按公文名称，发起人，发起时间，审批人以及人员编号等查询。查看分列表和详细两种方式。管理员可以查看历史文件，也可以查看在审的文件。管理员可以查看作废处理的文件。（2）管理员管理文件  管理员对所有公文有删除、查看的权限。查看：文件及其审批情况或历史公文。可以对所有公文起到监查的作用。 删除：文件及其审批情况或历史公文。管理员对正在审批或已经审批完成的公文认为该作废的可以作废处理，作废处理的文件并没从数据库中彻底删除。例如内容不是健康的，则要即时作相关处理，并且作废处理的文件只能由管理员查看处理。（3）用户管理主要是对用户的权限管理：目前暂设所有人都有发布公文的权限。其他用户权限例如用户对固定流程的维护权限等在程序中控制，对管理员不作管理要求之外，用户管理暂没有特殊要求。（三）考勤管理功能1. 考勤登记该部分的功能如下：考勤登记在用户登陆办公自动化系统网站时即开始；当用户登陆时，系统获取当前工作时间，根据系统设置的考勤时间判断该用户是否是正常上班，还是迟到或旷工等性质。同时记录到考勤登记表中。2. 加班登记加班登记有如下功能：（1）加班登记由加班人员自己操作。为防止弄虚作假，每次加班需提供一个审核人。（2）加班人员只有登记权限，没有修改和删除权限。若需要修改等操作可以请系统管理人操作。3. 查询本人考勤信息查询本人考勤信息部分提供本人查询自己的考勤信息，提供两种方式的查询：（1）时间：可以查上两个月的考勤。（2）考勤类型：可以查正常考勤记录、加班记录或出差等。4. 非正常考勤登记非正常考勤登记只能由管理员操作，专门对出差、请假休假和旷工等考勤进行登记。一般用户没有此项操作权限。5. 考勤统计考勤统计也是由系统管理员操作，一般用户无该操作权限。考勤统计有两个功能：（1）统计某个员工当月、上月或一年的考勤情况。（2）打印考勤报表功能。 系统时间管理该部分也是系统管理人员操作，每个月对应一条记录系统时间管理部分专门设置下月的工作天数，每天的小时数，旷工时限以及上班起始时间设置等。当月每天的考勤计时就根据系统时间管理表中的设置进行计算。6.考勤信息维护该部分也是由系统管理员操作（1）由系统管理人员对某个员工一年之内的所有考勤进行维护，包括增加、删除、修改和查看等。（2）可以对个人的考勤信息打印报表。7.加班信息维护该部分也是由系统管理员操作 （1）由系统管理人员对某个员工一年之内的所有加班信息进行维护，包括增加、删除、修改和查看等。（2）可以对个人的加班信息打印报表。（四）办公室管理功能1.公共场地与公共财物使用管理对公司的公共场地（如会议室、卡拉OK厅）、公共财物（如公车、照相机、摄影机）的使用记录。包括以下几个子功能：（1）公共场地和公共财物使用管理公共场地和公共财物使用管理对公司公共场地和公共财物使用情况的维护功能，以及使用、归还、预订、取消预订等使之能清楚地知道公司的动向。 （2）公共场地和公共财物管理 对公司公共场地和公共财物记录的维护功能，以及对公共场地和公共财物记录的增加、删除和修改。 （3）查询功能可以查询某时间点公共场地与公共财物的使用情况。并查询某公共场地与公共财物在一段时间内的使用记录。2.公司设备管理设备管理对公司设备的进行管理，并提供一般的查询功能。包括以下功能：  （1）设备管理对公司设备记录的维护功能，包括对设备记录的增加、删除和修改。 （2）设备类别代码表管理 类别代码表的管理对公司设备类别记录的维护功能，以及对设备类别记录的增加、删除和修改和作废。按照部门、物品种类、供货人（单位）进行查询，列出公司设备的统一清单。  3.日常活动安排管理日常活动安排主要是公司集体的日常活动安排。例如，公司未来两日的旅游安排，工会活动安排等；包括公司领导可以公开的活动情况；例如，领导接待客人，有贵宾来访等。（1）日常活动安排管理日常活动管理对公司日常活动记录的维护功能，包括对日常活动记录的增加、删除和修改。（2）查询功能查询以周为单位浏览，列表显示日常活动，可定制时间段进行查询。4.办公用品（消耗品）管理办公用品的管理对公司所有办公用品进行统一记载的功能。办公用品是指纸张、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下几个功能：（1）办公用品使用情况登记单位对办公用品使用情况的登记，包括办公用品的领用和办公用品的归还，对办公用品的领用、归还，应在现有办公用品数量中应减去、加上所领用、归还的数量。使公司领导清楚的知道办公用品用在哪些地方。（2）办公用品管理办公用品的管理是对公司办公用品的维护，包括对办公用品的增加、删除和修改等。（3）查询功能单位、部门在对办公用品的检查时，可以按物品、时间、部门、人员、总计等进行查询，并列表显示办公用品的使用情况。这样就对部门中所用的消耗品进行有条有序的查询。5.系统管理功能（1）部门管理部门管理模块提）J）供系统管理员管理部门的信息，包括新增部门和删除部门两个功能。（2）信息类型管理信息类型管理模块供系统管理员增加和删除信息类型。系统管理员增加信息类型时，应指明该类型信息是否网站的所有用户均可阅读。网站的所有用户均可阅读的信息有公告、合理化建议等。 四、办公自动化在现代企业管理的重要性在传统的办公方式中使我们工作人员耗费大量的时间和精力，用手工处理那些繁杂、重复的工作。企业用先进的现代化工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。办公自动化管理系统对传统办公方式的革命，顺应了技术发展，是现代企业进入21世纪所必备的工具。 （一）办公自动化对现代企业的经营和管理重要性办公自动化在对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理中比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。现在我们中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力，。企业推行办公自动化，能给企业经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。这些都是企业做IT工作的共同难题。推行办公自动化，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。办公自动化为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了办公自动化已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。 （二）办公自动化是现代企业信息化的必要条件现代企业信息化的必备条件是办公自动化的管理系统。我们知道现代企业要想在激烈的市场竞争中争得一席之地，一是靠人才，二是靠信息。企业的信息化是保证企业全方位得到最新信息。它包括企业的科研、生产、营销、办公等方面广泛利用计算机的网络技术，构筑企业的数字系统，全方位的改造企业，以降低企业成本和费用，增加企业的产量和销售，提高企业的经济效益。通过办公自动化系统，我们可以及时的掌握市场信息，正确的做出决策，从而以最快的速度、最好的产品、最低的价格、最好的服务，参与市场竞争，以达到企业取胜的目的。 （三）办公自动化是现代企业营销创新的技术基础办公自动化系统是现代企业营销创新的技术基础。营销创新是指企业尽可能地利用现代高新技术手段办公自动化系统，最有效、最省钱地谋求新的市场的开拓，对新的消费者的挖掘。营销创新包括应用新的广告媒体，采用新的售后服务途径，开发新的用户等。办公自动化系统给现代企业的经营者和管理者在行为方式、思维方式上带来了转变。作为企业的决策人，厂长或总经理通过办公自动化系统能一目了然地了解许多科室、部门，甚至基层、一线的动态、错综复杂的数据和信息，并能进行及时、准确地分析和处理。办公自动化是建立在这样的科学管理思想体系上的高效、集成的计算机辅助企业管理系统。通过管理思想这个软件的具体应用来完成企业整个生产经营活动中所有信息和数据的接收、流转、处理、统计、分析等加工过程。从而使企业在每个环节上做到准确、及时的决策和控制。 （四）推行办公自动化对现代企业带来的进步在现代企业推行办公自动化会给企业极大地提高工作效率,不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行。推行办公自动化能节省运营成本，包括时间和纸张。规范单位管理，可以把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。提高企业竞争力、凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。随着把办公自动化在企业的推行使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。随着网络技术的迅速发展普及,近年来,通过利用先进的网络资讯技术,实现办公自动化的解决方法,被称为网络办公自动化解决方案。随着Intranet技术,国际互联网络的发展,目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公,远程办公管理等更广阔的领域。五、办公自动化在企业管理中的具体应用 在专业化效率逐渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增添了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。随着管理思想的日益成熟，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激作用，企业可以利用办公自动化系统建立的企业内网和企业外网，不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传和推广。企业的信息能否快速的获取及整合决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险，办公自动化系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有力的方式。在企业实施办公自动化系统可以帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；加强领导的监控管理；有效管理有形、无形的资产，避免流失；可以实现公文的流转、审核、签批等行政事物的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美的整合了组织内部的信息。具体来说，实施办公自动化系统作用为：1.建立内部的通信平台在单位建立内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。2.建立信息发布的平台可以在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。3.实现工作流程的自动化在企业实施办公自动变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等采用了电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高了办公效率，实现了无纸化办公。企业员工也不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂的环节。4.实现文档管理的自动化文档管理自动化可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，减少了新员工的很多培训环节；如企业来了一个新员工，管理员只需给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位累积下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就避免了新员工进企业，企业需要用大量的人力和时间来给新员工的培训。5.辅助办公辅助办公一般牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。6.实现分布式办公分布式办公替代了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可以在家中或城市各地，甚至世界各角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公，以及与企业的信息交流。7.建分立信息集成平台现代企业中存在MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作期关键性的作用，但都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，以提高企业整体反应速度。8.节省企业的办公费用支