第二章数据输入课件.ppt

第二章 数据输入,本节课内容介绍,1、了解Excel的数据类型2、掌握不同类型数据的输入方法3、掌握有规律数据的输入方法4、掌握自定义序列的设置方法5、掌握数据有效性审核设置的方法6、掌握下拉式列表选择输入的设计7、掌握选择性粘贴的主要应用场所8、掌握用IF公式查找输入数据的方法 9、了解其他的一些输入技巧10、了解用Vlookup函数查找输入数据的方法11、了解用RAND和INT函数产生大量实验数据的方法,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.1 Excel的数据类型,Excel常用数据类型分为数值型数据、日期时间型数据、文本型数据以及逻辑型数据4种不同的类型。其中，数值型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式,见“数据类型.xls”,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.2.1 输入数值,Excel中的常用数值格式有以下几种：数值：普通数字形式 货币：含有各国货币符号的货币形式 日期：各类年月日的表现形式 时间：各类时间的表现形式 百分比 分数 科学记数,2.2.1 输入数值,Excel中的各类数值格式都有其默认的形式：（以输入10.3为例）缺省格式：10.3 会计格式：￥10.30 日期格式：1900-1-10 时间格式：7:12:00 百分比格式：1030.00%分数格式：10 1/3,2.2.1 输入数值,说明：负数的输入：（以输入-10为例）输入时前面加“-”号：-10 输入时加()号（西文输入状态）：(10)较大数据的输入：可分节显示单击格式工具栏中的“,”按钮分节显示“单元格格式”选项卡“使用千位分隔符”输入的数字超过12位（包括12位）时，将自动按照科学计数法显示数字。,2.2.1 输入数值,说明：分数的输入：表现为“a c/b”形式，其中的a是整数部分，c是分子，b是分母，a与c间的空格必不可少。若没有整数部分，如1/8，直接输入的话，Excel会认为输入的是一个日期，将在单元格中显示1月8号，因为在Excel中，“/”和“-”是年月日之间的间隔符，正确的方法应输入“0 1/8”。货币数据的输入：单元格格式设定为“货币”类型“插入”菜单栏“特殊符号”“视图”菜单栏“工具栏”“符号栏”,2.2.2 输入文本,文本数据不参与计算单元格宽度不够的情况：一个单元格最多容纳的字符数是32000个，如果单元格宽度不够的话，默认情况下，他在显示的时候将覆盖掉右侧的单元格，或被右侧的单元格所掩盖，但实际上他仍为本单元格的内容。输入纯数字组成字符串：在输入第一个数字前，输入单引号“”先输入一个等号，再在数字前后加上双引号,2.2.2 输入文本,一个单元格中显示多行文本自动换行法：选中该单元格 鼠标右键选择“设置单元格格式”选项 单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框强制换行法：将光标移到需要换行的位置上 按下“Alt+Enter”组合键输入数学公式,2.2.3 输入日期及时间,日期和时间的输入形式有多种，Excel可以识别并转换为默认的日期和时间格式（日期：2008-5-25；时间：8：30），并将单元格中的水平对齐设置为默认的右对齐效果。输入年月日：格式为“年/月/日”或者“年-月-日”或者“月/日”或者“月-日”输入时间：格式为“时：分：秒”。如输入14点20分，可输入“14：20”或者输入2：20 PM。（注意2：20和PM之间必须要有一个空格）,2.2.3 输入日期及时间,输入当前系统日期及时间当前系统日期：按“Ctrl+;”可输入当前系统日期当前系统时间：按“Ctrl+Shift+;”可输入当前系统时间要想输入能够动态变化的当天日期和当前时间，需要使用“=TODAY()”和“=NOW()”函数输入各种形式的日期：通过单元格的格式化实现按标准的日期或时间格式输入日期或时间“设置单元格格式”对话框，重置日期或时间的格式,2.2.4 输入公式,公式是对工作表中的单元格进行计算的等式，以“=”号开始Excel中可以进行算术的四则混合运算：加、减、乘、除等，还可进行大小比较运算等,（见“练习数据输入的操作.xls”）,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.3复制相同的数据,方式1、“编辑”“复制”“粘贴”方式2、选中需要输入相同数据的单元格，“Ctrl+鼠标”，然后在编辑栏里输入需要的数据，同时按下“Ctrl+Enter”方式3、填充柄。用鼠标单击输入数据的单元格，将鼠标放在该单元格右下角，会出现一黑色的小方块，这个小方块就称为填充柄。当出现黑色小方块时，按下鼠标左键，然后向下拖动鼠标。例：星期一；一月；第一季度；甲、乙、丙、丁；1月5日、1月6日；1分厂、2分厂；产品1、产品2。,使用填充柄填充有几种形式可用？,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.4.1 填充柄的使用,根据输入的前两个数据的规律用填充柄输入数据适用于连续数据的输入：如连续编号、学号、连续的日期等也适用于等比/等差数列的输入：如1、3、5 总结：在这种方式下，先输入两个单元格产生规律后，再拖动填充柄进行填充,2.4.2“填充”菜单,“编辑”菜单“填充”“序列”适用于连续数据的输入，也适用于等比/等差数列的输入 与用填充柄进行填充可以达到同样的效果 在输入大量数据时比填充柄有优势,2.4.3 自定义输入格式,利用“单元格格式”选项卡中的“自定义类型”，可自定义输入的格式类型填充中的”部分为原样输出部分，其余部分为自动填充部分适用于特殊格式的有规律数据的输入：如“订单产品代码”PKM-001、PKM-003、PKM-078等 也适用于产生大数字编号：如“身份证号码”35680099310215500900、35680099310215500800等（前17位相同，后3位不同）,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.5.1 内置序列,Excel中内置了一些常用的序列格式，如月份、星期、季度等 通过“工具”菜单“选项”，查看Excel的内置序列,2.5.2 自定义序列,用户可自定义一组常用而无规律的数据的输入“工具”菜单“选项”“自定义序列”,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.6 组合数据的输入,1、用&运算符组合数据“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“12345678”设下图E列数据由C、D列数据组合而成。在E2中输入公式=C2&D2，然后向下复制！,2、用&和文本函数的结合&常和文本函数left、right、mid等合用，其调用语法如下：left(text,n)，right(text,n)，mid(text,n1,n2)其中：left截取text文本左边的n个字符；比如left(1234,2)=12 right截取text文本右边的n个字符；比如right(1234,2)=34 mid从text的第n1字符开始，取n2个字符；比如MID(1234,2,2)=23,“练习有规律数据的输入.xls”中“缴费帐号”的获得,2.6 组合数据的输入,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.7 下拉列表在数据输入中的使用,所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选取，其目的主要是为了提高数据输入的速度和准确度。“数据”菜单项“数据有效性”选项卡 选择“序列”在“来源”中填入下拉列表中的选项，各选项之间用西文“,”分隔,“下拉式列表选择输入的设计.xls”：如何设置级联下拉列表？,“练习下拉式列表选择输入的设计.xls”,2.7 下拉列表在数据输入中的使用,说明：1、右键下拉列表的操作：通过鼠标右键也可以设置相应的下列列表该下拉列表只对文本格式有效，对数值格式无效2、利用“窗体组合框”的操作：“视图”|“工具栏”|“窗体”选项，可以调出窗体工具栏窗体工具栏中的“组合框”可以实现下拉列表操作“控制”选项卡|“数据源区域”，可以设置下列列表中的选项,2.7 下拉列表在数据输入中的使用,说明：3、利用“控制工具箱”的“组合框”的操作：“视图”|“工具栏”|“控制工具箱”选项，可以调出控制工具箱的工具栏控制工具箱中的“组合框”可以实现下拉列表操作ListFileRange：设置下列列表里的选项LinkedCell：设置组合框显示的单元格,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.8 利用公式与函数进行查找输入,1、IF函数的应用 IF函数又称条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算IF函数的调用形式如下：IF(条件式,条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值)例如：IF(32,“right”,“error”)：结果是“right”IF(32,“right”,“error”)：结果是“error”,2.8 利用公式与函数进行查找输入,1、IF函数的应用 IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。比如：IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；如果A2等于80，则函数的结果为“B”；如果A2等于65，则函数的结果一个空值,2.8 利用公式与函数进行查找输入,1、IF函数的应用 IF函数查找转换案例：某学校年度奖金根据职称确定，教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：500元（见”IF函数转化数据.xls”）怎样定义F列的各单元格数据？,在F3输入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=讲师,1000,IF(E3=助教,500),公式含义分析,2.8 利用公式与函数进行查找输入,2、VLOOKUP函数的应用 VLOOKUP函数提供了从一列数据查找得到另一列数据的操作问题描述：某移动公司更换了新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案,2.8 利用公式与函数进行查找输入,2、VLOOKUP函数的应用如下图所示：,2.8 利用公式与函数进行查找输入,2、VLOOKUP函数的应用 VLOOKUP函数的调用形式：VLOOKUP(x,table,n,r)x：要查找的值 table：待查找的区域(由工作表的一列或多列组成)n：查找成功返回的table的列序号 r：查找方式，0代表精确查找，1代表近似查找 VLOOKUP函数的执行过程：在table区域中的第1列按照方式r查找值为x的行，找到则返回该行中在table区域第n列的单元格的值,2.8 利用公式与函数进行查找输入,2、VLOOKUP函数的应用 该例中E2单元格应填入的函数为：VLOOKUP(D2,A2:B15,2,0),2.8 利用公式与函数进行查找输入,2.8 利用公式与函数进行查找输入,3、RAND()函数和INT()函数的应用 RAND函数又称随机函数，可以随机产生01之间的小数，调用格式为RAND()INT函数又称取整函数，它将数字向下舍入得到最接近的整数，比如INT(8.9)值为8 例如：随机生成100个10100之间的整数，则函数应为：=INT(RAND()*90+10),随机生成ab之间整数的函数调用形式:INT(RAND()*(b-a)+a),2.8 利用公式与函数进行查找输入,3、RAND()函数和INT()函数的应用 说明1：对RAND函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：RAND()*100：可以产生0100之间的数据RAND()*50+50：可以产生50100之间的数据。说明2：INT取整是将向下取整。如：INT(8.9)的结果是8INT(-8.9)的结果是-9,目录,2.1 Excel的数据类型2.2 基本数据的输入2.3 相同数据的输入2.4 有规律数据的输入2.5 序列数据的输入2.6 组合数据的输入2.7 下拉列表在数据输入中的使用2.8 公式与函数在数据输入中的使用2.9 输入数据有效性的校验,2.9 输入数据有效性的校验,在Excel中进行数据输入时，有些输入内容是需要进行审核的，不能什么都可以输入。为此，Excel提供了“数据有效性”工具，利用这个工具，操作者可以针对性地输入数据，在输入错误的数据后，系统会出现错误信息框，提醒用户修改。,“数据有效性”的用处很多：限制数值的输入范围限制输入数据的格式限制文本的录入长度防止重复输入数据确保必须输入特定内容设置汉字字段自动切换汉字输入法设置只能接受不超过总数的数值,2.9 输入数据有效性的校验,案例：梅林电器公司技术人员信息表，该数据要满足以下输入条件,（1）“性别”应该可以从“男”、“女”下拉列表中选择输入。（2）“身份证号”要求必须为18位。（3）“加盟日期”输入时不能在公司成立日期“2001年1月1日”之前。（4）“基本工资”按照目前的薪酬政策，应该在2000元至8000元之间。（5）“人生箴言”不允许出现两个人完全相同的情况。,针对问题6，“基本工资”按照目前的薪酬政策，应该在2000元至8000元之间。,首先需要选定 输入基本工资数据的区域。注意：一定要先选定单元格区域，另外数据有效性应在输入之前设置，否则不会自动起作用。运行“数据”“有效性”命令，将会弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉菜单表中选择“小数”，在“数据”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”和“最大值”中分别输入“2000”和“8000”。选择“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“请输入工资”，在“输入信息”下的文本框中，输入“请输入该人员的基本工资数据（20008000之间）”，“选定单元格是显示输入信息”复选框保持默认的选中状态。选择“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表框中选择“停止”，在“标题”文本框中输入“数据错误”，在“错误信息”文本框中输入“工资数据超过可能范围，请核对！”,针对问题6，“基本工资”按照目前的薪酬政策，应该在2000元至8000元之间。,说明1：在“允许”下拉列表框中，还有“整数”、“序列”、“时间”、“日期”、“文本长度”、“自定义”等类型可以选，选择的类型不同，其有效检验的数据类型就不同，特别是在选择“自定义”后，用户可以自己输入有效性公式。说明2：“样式”下共有3个选项：停止、警告、信息，分别对应不同标志，具有不同的含义，可以根据不同情况设置。,补充：选择性粘贴,所谓“选择性粘贴”就是把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，是“粘贴”命令的高级应用善于利用“选择性粘贴”能解决实际工作中的很多问题，起到事半功倍的效果。1、复制公式计算的结果而不是公式本身2、利用选择性粘贴进行数据运算（见10“选择性粘贴-商品涨价.xls”）3、转置功能的实现(见10“选择性粘贴-比赛日程安排.xls”）4、粘贴链接的操作5、选中“跳过空单元”表示原区域中空白单元格不被粘贴，避免原区域的空白单元格取代目标区域的数值,