4.2.3文件控制程序毕业设计（论文）word格式.doc

1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制，包括外来技术文件、管理文件、标准法律法规等。3 职责3.1总经理负责批准、发布质量手册和程序文件。3.2 管理者代表负责审核质量手册、程序文件和审批其它现有体系文件（包括质量记录表格）。3.3 各部门经理负责本部门相关文件的编制、使用和保管。3.4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审、发放和回收管理、负责各种标准的收集与管理。3.5 各部门负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 工作程序4.1 文件分类及保管4.1.1 质量手册为公司第一级质量管理体系文件，由办公室备案保存；各部门对本部门的质量手册进行保管。4.1.2 程序文件汇编为公司第二级质量管理体系文件，由办公室备案保存; 各部门对本部门的质量手册进行保管。4.1.3 公司第三级质量管理体系文件分为两类：a） 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；质量记录文件等，由各部门自行保存并报办公室备案存档；b） 其他质量管理文件：可以是针对特定项目、产品或合同编制的质量计划或其他标准、规范等，文件组成应适合于其特有的活动方式，由各相关部门保存、使用。4.1.4 公司各级管理性文件，如各种管理规章制度、外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。4.2 文件的编号质量管理体系文件的编号规定:-2-a) 质量手册公司名称代号-质量手册-发布年份例如：JCH-QMS-2007；JCH-表示金川电子有限公司,QMS-表示质量手册;2007年发布年份。b) 程序文件公司名称代号-程序文件-章节号(发布年份)例如:JCH-QMSP-4.2.3; JCH表示金川电子;QMSP表示程序文件,4.2.3表示文件控制文件代号.c) 质量记录：企业代号-质量记录代号-标准条款号-质量记录编号例如：JCH-QR5.6-01；JCH表示金川电子；QR表示质量记录；5.6表示标准条款号管理评审，01表示第一个质量记录表格。d) 公司其它文件： 企业代号-文件代号+部门名称-文件顺序号-编制年号例如：JCH-G.PZ05-2007，JCH表示金川电子；PZ05表示品质部发放的第5号放管理文件，2007表示发布年份。流程图：企业代号文件代号.流程图文件顺序号编制年号例如：JCH-G.SP05-2006 JCH表示金川电子；G.SP05表示第5号管理流程图, 2006表示发布年份。4.3 文件的编写、审核、批准、发放公司所有文件在发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的：a）质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放、备案保存；b）各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审批，办公室负责登记、发放；c）办公室负责将各部门编写、使用的各类文件进行汇总并编制受控文件清单，确保各部门、岗位使用有效文件。并根据该清单将待发放和回收的文件名称、文件编号或标准号登入到文件发放、回收记录中，实施发放和回收，确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本。d) 外来管理性文件、标准和法律法规文件由办公室负责登记、发放并备案保存。e) 技术性（外来）文件由工程部负责登记发放并备案保存。-3-4.4 文件的受控状况本公司的质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类。a）受控文件主要指与质量管理体系运行紧密相关的文件。主要控制此类文件的编制、发放、修改、回收、作废等；所有受控文件应在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。b）向供应商提供的产品图纸或技术文件都必须加盖“受控”印章。c)非受控文件主要指用于投标或向顾客提供证实的文件，此类文件发放时应在其封面加盖“非受控”印章。4.5 文件的更改a) 质量手册、程序文件由办公室主持更改，填写文件更改通知单，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改。b) 其他文件的更改由各相应主管部门负责人主持更改，填写文件更改通知单，经管理者代表审批，再由各相应部门指定人员进行更改。如果指定其他人员审批时，该人员应获得审批所需依据的有关背景资料；c）技术性文件的更改由工程部经理审批。d) 技术文件由工程部按文件发放回收记录进行收回和重新发放，其他被更改的原文件和更改后的文件由办公室按文件发放回收记录进行收回和重新发放，以确保有效文件的唯一性。都应保留文件更改内容的记录；4.6 文件的领用a） 文件使用者在文件发放回收记录中签字,经办公室负责人审批后方可领用。b） 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；办公室作好相应发放签收记录并保存。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存a） 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、防潮、安全的地方；b） 各部门文件由本部门自行保管。办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查；c） 对受控文件，办公室文件保管员应及时填写受控文件清单。每年应对各部门使用的受控文件按照有效文件清单进行检查，有无变化，进行处置。d） 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。e） 质量记录由各部门自行保存，超过保存期限的文件交由办公室进行处理。4.7.2文件的作废和处置a） 所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b） 为某种原因需保留的任何已作废的文件，应加盖“作废保留”印章以示区别；c） 对要销毁的作废文件，由相关部门整理后，由办公室填写文件销毁保留申请单，经管理者代表确认，由办公室集中处置。4.8外来文件的控制4.8.1 办公室负责外来文件控制，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4.8.2办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，加盖“受控”印章，分发到相关部门使用.4.8.3办公室负责对过期的标准回收并进行处置。4.8.3办公室要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件列入受控文件清单。4.9每间隔三月由办公室组织各部门对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.11 作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。5 相关文件5.1JCH-G.SP-003 文件控制流程图5.2 JCH-G.SP -004 质量记录控制流程图5.3JCH-QMSP-4.2.4 质量记录控制程序5.4 JCH-G.SP -009 工艺文件控制流程图6 相关质量记录6.1 JCH-QR4.2.3-01 受控文件清单6.2 JCH-QR4.2.3-02 文件发放回收记录表6.3 JCH-QR4.2.3-03 文件更改通知单6.4 JCH-QR4.2.3-04 文件销毁保留申请单-5-