PROJECT项目管理软件使用教程幻灯片课件.ppt

1,项目管理软件,Project 2007,应用,项目管理软件,Project 2007,应用,2,第一章、,MS Project,简介,第二章、在,Project,中创建项目文件,第四章、项目优化,第三章、资源配置管理,第六章、项目跟踪,第五章、文件格式的设置和管理,第七章、项目报表,内容摘要,?,项目管理是一门实践丰富的艺术与科学。,?,良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不,良的项目管理却会是失败的成因之一。,?,就其核心而言，项目管理是一种融合技能与工具的,“工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。,?,Microsoft Office Project 2007,是最常用的工具之一。,?,日程安排引擎,3,前言,?,要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务，以,?,何种顺序执行？,?,应于何时执行每一个任务？,?,谁来完成这些任务？,?,成本是多少？,?,如果某些任务没有按计划完成，该怎么办？,?,对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方,?,式是什么？,4,?,Microsoft Office Project Standard 2007,用于项目管理的基于,Windows,的桌面应用程序。此版本为单一项目管,理人员设计，并且不能与,Project Server,交互。,?,Microsoft Office Project Professional 2007,还有使用,Project Server,时需要的项目团队计划和通信功能。,?,Microsoft Office Project Server 2007,：基于内联网,?,Microsoft Office Project Web Access 2007,：,Internet Explorer,?,Microsoft Office Project Portfolio Server 2007,?,界面介绍,5,Project Professional,加上,Project Server,是,Microsoft,的企业项目管理,(Enterprise Project Management,，,EPM),产品的代表,第,1,章,?,MS Project,简介,6,管理视图,资源管理,成本控制,管理视图,?,甘特图,?,由,19,世纪一个叫,Henry Gantt,的人发明。,?,以一些条形图表示基本的任务信息，便于查看任务的日程，检查和,计算资源的需求情况，简洁明了，是,MS Project,的默认视图。,7,管理视图,?,日历视图,?,使用了以月为时间单位的日历格式，用天或周来计算任务时间。,8,资源管理,?,资源工作表,?,资源可以是人员、设备、装置、部门、公司、房间等。,?,资源工作表采用电子表格的形式显示有关每种资源的信息。,9,资源管理,?,资源使用状况视图,?,使用“资源使用状况”视图可以一次查看所有资源分配信息。,10,报表,?,报表：,总览,当前操作,成本,工作分配、工作量,自定义,?,可视报表,Excel,Visio,11,12,第,2,章,?,在,Project,中创建项目文件,?,新建和定义项目,?,设置项目日历,?,创建项目任务,?,建立任务链接,13,新建项目,?,操作说明,?,选择【文件】【新建】菜单命令，打开,Project,的“新建项目”向导。,?,根据向导完成创建项目的操作。,启动项目向导,?,操作说明,?,选择【视图】【启用项目向导】菜单命令，打开,Project,的项目向导。,?,根据向导完成定义项目的操作。,14,设置项目开始时间,?,操作说明,?,启用项目向导,?,选择【定义项目】菜单命令，并根据向导完成操作。,15,设置常规工作时间,?,操作说明,?,启用项目向导,?,选择【定义常规工作时间】菜单命令，并根据向导完成操作。,16,设置假期,?,操作说明,?,启用项目向导,?,选择【定义常规工作时间】菜单命令，并选择【更改工作时间命令】。,17,在例外日期选项,卡当中设置假期,创建任务,?,操作说明,?,在即时编辑栏中输入。,?,在甘特表的“任务名称”列直接输入。,18,创建任务,?,在“任务信息”中输入任务,?,双击“任务名称”单元格。,?,选择【项目】【任务信息】菜单命令。,19,任务大纲结构,?,任务升级和降级,?,点击工具栏快捷按钮。,?,选择【项目】【任务信息】。,20,里程碑,摘要任务,WBS,编码,?,定义,WBS,编码,?,目的：识别主项目内的子项目，划分任务层级。,?,操作：选中任务名称列，选择【插入】【列】。,?,在“列定义”对话框的“域名称”当中选择“,WBS”,，“标题”栏输入,WBS,。,21,安排任务进度,?,操作说明,?,在甘特表的“工期”列直接输入。,?,在“任务信息”对话框中输入。,?,在甘特图中用鼠标拖动。,22,投入比导向,?,定义,?,将资源分配给任务或从任务中删除时，,Project,会延,长或缩短任务工期，但不会改变任务的总工时。这种,日程排定方式称为投入比导向日程排定。,?,应用范围：,?,添加到任务的资源或从任务中删除的资源,?,更改已分配给任务的工时、工期和单位值,?,备注,?,应用资源后，给任务添加资源或从中删除资源时，任,务的工时值将不会改变。,23,任务的限制类型,?,任务的限制类型会影响项目的进度安排,?,在“任务信息”对话框中选择“高级”选项卡。,?,在“限制类型”下拉选单中选择要设置的限制类型。,24,建立任务链接,?,设置任务关系的各种方法,?,快捷按钮,?,“任务信息”对话框,?,在“前置任务”列输入,?,组合视图,?,鼠标拖动,25,建立任务链接,?,使用快捷按钮,?,操作：按住,Ctrl,键，依次选中要建立链接的任务。,?,说明：选择的顺序很重要；只能建立“完成开始”关系。,26,建立任务链接,?,在甘特表中设置,?,操作：在甘特表的“前置任务”栏的单元格中直接输入,前置任务的标识号。,27,建立任务链接,?,在“任务信息”中设置,?,操作：打开“任务信息”对话框，选择“前置任务”选,项卡。,28,建立任务链接,?,在组合视图中设置,?,选择【窗口】【拆分】菜单命令。,29,练习创建“新产品策划”项目,30,?,要求,?,在新建的项目中启用项目向导；,?,项目开始时间设为,2012,年,9,月,1,日；,?,常规工作时间为星期一到星期六，每天工作时间为上,午,8,：,00,12,：,00,，下午,13,：,30,17,：,30,；,?,节假日时间：,9,月,14,日中秋节，,10,月,1,日,10,月,7,日国,庆节。,?,按附表任务信息建立任务链接。,附表任务信息,编号,任务名称,工期,/,天,前置任务,1,提出市场需求,0,2,形成概念项目,5,1,3,构建先期策划小组,3,2,4,技术可行性论证,3,3,5,市场可行性论证,4,4FS-2,6,制造可行性论证,5,4,7,经济可行性论证,8,4,5,6,8,立项评审,2,7,9,项目启动,0,8,31,课后实践,32,?,计算出该项目的开始日期？,?,计算出该项目的完成日期？,?,计算出该项目的工期？,第,3,章,?,资源配置管理,?,建立资源库,?,为任务分配资源,?,管理项目资源,?,解决资源冲突,33,建立资源库,?,操作说明,?,选择【视图】【资源工作表】菜单命令。,?,在资源工作表中输入项目所有的资源信息。,34,建立资源库,工时资源,示,例,以名字区分的单个人员,Jon Ganio,，,Jim Hance,以职务或职能区分的单个人员,导演、摄像师,具有共同技能的一组人,(,将这种具有交换性的资源分配给任务,时，不必关心分配的到底是哪个资源，只要此资源拥有需要,的技能,),电工、木工、临时演员,设备,摄像机、,600,W,灯,35,Project,使用三种类型的资源,工时：执行项目工作的人员和设备。,材料：消耗性的，随着项目的进行会耗尽,。,成本：项目中任务有关的财务成本，如旅行、娱乐或培,训,为任务配置资源,?,资源分配的各种方法,?,使用快捷按钮,?,在“甘特表”中直接输入,?,通过“分配资源”菜单命令,?,在“任务信息”中分配资源,36,资源分配,?,快捷方式分配资源,?,选中要分配资源的任务。,?,点击工具栏的快捷图标，在弹出的分配资源对话框中选择需要的资,源。,37,资源分配,?,在甘特表中直接输入,?,可在甘特表的“资源名称”列直接输入或选择（在建立,了资源库的情况下）所需资源。,38,资源分配,?,“,分配资源”命令,?,选择【工具】【分配资源】菜单命令。,?,在“分配资源”对话框中配置资源。,39,练习为项目建立资源库,40,编,号,资源名称,类型,最大单,位,标准费,率,加班费,率,1,姜维,工时,100%,100,200,2,孙志,工时,100%,50,80,3,唐京城,工时,100%,4,曾冠军,工时,100%,5,马瑾,工时,50%,6,张建军,工时,100%,7,打印机,工时,200%,1,*,8,纸张,材料,*,20,*,9,培训费用,成本,*,*,*,练习为项目分配资源,编号,任务名称,工期,/,天,资源名,称,前置任务,1,提出市场需求,0,2,形成概念项目,5,姜维,1,3,构建先期策划小组,3,姜维,2,4,技术可行性论证,3,孙志,3,5,市场可行性论证,4,唐京城,4FS-2,6,制造可行性论证,5,曾冠军,4,7,经济可行性论证,8,马瑾,4,5,6,8,立项评审,2,张建军,7,9,项目启动,0,8,41,?,为“新产品策划”项目分配资源,解决资源冲突,?,资源冲突分析,?,定位资源冲突,?,解决资源冲突的方法,42,资源冲突分析,?,资源冲突的原因,?,同一资源同时被全职分配给了多个任务；,?,增加了任务的工期，导致任务工时量的增加；,?,减少了资源的可用性（例如从,100,减少到,50,）；,?,将资源分配给摘要任务的同时，还将其分配给下面的一个或多,个子任务。,?,资源过度分配的两种主要表现,?,分配给一个资源的工时总量大于它的最大可用工时量；,?,同一种资源被分配给实践中重叠的几个任务或项目中。,43,定位资源冲突,?,资源工作表,?,资源图表,?,资源使用状况,?,资源管理工具栏,44,定位资源冲突,?,资源工作表,?,选择【视图】【资源工作表】。,?,资源库中显示为红色的即是过度分配的资源。,?,缺陷：在资源工作表中只能查看有哪些资源出现了过度分配。,45,定位资源冲突,?,资源图表,?,选择【视图】【资源图表】。,?,资源图表中出现红色柱状即意味着出现了资源过度分配。,?,缺陷：在资源图表中只能查看有哪个资源在什么时间出现了过度分配。,46,定位资源冲突,?,资源使用状况,?,选择【视图】【资源使用状况】。,?,视图中出现红色即意味着出现了资源过度分配。,?,缺陷：在资源使用状况视图中只能查看哪个资源在什么任务上出现,了过度分配。,47,定位资源冲突,?,资源管理工具栏,?,选择【视图】【工具栏】【资源管理】。,?,打开资源管理工具栏后，点击快捷按钮可以快速定位有资源冲突的,任务。,?,缺陷：需要分析才能看出有冲突的资源。,48,解决资源冲突,?,增加资源总量,?,增加工作时间,?,安排资源加班,?,调整资源日历,?,推迟开始工作时间,?,若资源冲突是由于资源同时在两个或者数个任务上工作产生的，,可以通过设定资源推迟参加某项任务的时间来解决资源冲突。,?,只使用资源的部分工作时间,?,这种方案会延长任务的工期,49,练习解决资源冲突,?,要求,?,以“新产品调研”项目为例,?,查看有哪些资源出现了冲突,?,尝试通过不同方式解决资源冲突,?,任务信息参见附表,50,附表任务信息,编号,任务名称,工期,/,天,资源名称,前置任务,1,提出市场需求,0,2,形成概念项目,5,姜维,1,3,构建先期策划小组,3,姜维,2,4,技术可行性论证,3,孙志,3,5,市场可行性论证,4,孙志,4FS-2,6,制造可行性论证,5,曾冠军,5,7,经济可行性论证,8,曾冠军,5,8,立项评审,2,曾冠军,7,9,项目启动,0,8,51,第,4,章,?,项目优化,?,关键任务和关键路径,?,非关键任务与时差,?,优化项目资源和工期,52,关键任务和关键路径,?,关键任务,?,所有项目都是由一系列任务组成的，在这些任务中,存在着各种各样的链接和任务约束。,?,其中有些任务在执行时如果延误就会影响整个项目,的工期。,?,这样一类直接影响项目工期变化的任务就是关键任,务。,?,关键路径,?,由关键任务组成的一系列日程称之为关键路径。,53,查看关键任务和关键路径,?,使用跟踪甘特图,?,选择【视图】【跟踪甘特图】菜单命令，查看项目的,关键路径。,54,查看关键任务和关键路径,?,设置条形图样式,?,选择【格式】【条形图样式】菜单命令，直接设置关,键任务的条形图格式。,55,查看关键任务和关键路径,?,使用甘特图向导,?,选择【格式】【甘特图向导】菜单命令，在甘特图向,导中设置显示关键任务。,56,查看关键任务和关键路径,?,使用网络图,?,选择【视图】【网络图】菜单命令，切换到网络图视图。,?,选择【格式】【方框样式】菜单命令，设置显示关键任务。,57,查看关键任务和关键路径,?,列定义,?,在甘特表中增加列，定义为关键任务。,58,查看关键任务和关键路径,?,设置文本样式,?,选择【格式】【文本样式】，设置关键任务文本样式。,59,查看关键任务和关键路径,?,筛选关键任务,?,选择【项目】【筛选】,【关键】菜单命令,，显示,所有关键任务。,60,非关键任务和时差,?,非关键任务,?,相对于关键任务而言，非关键任务是指在保证不影,响项目进度或完成时间的前提下具有一定可调整的,浮动时间的任务。,?,时差,?,所谓时差，指的是在不影响其他任务或项目完成日,期的情况下，任务可以落后的时间量。,61,缩减任务工期,?,缩减任务工期的各种方法,?,分解关键任务,?,增加任务资源,?,缩减关键任务的工期,?,重叠或负延迟链接任务,?,增加日历上的工作时间,?,通过减少工时来缩减任务工期,?,通过加班缩短关键任务,62,缩减任务工期,?,注意事项,?,对于资源驱动型（固定单位）的任务才可以通过增,加任务资源来缩短工期（但相应地也会增加成本，,而且受资源总量的限制）。,?,增加资源必须是在主导项目工期的关键路径上。,?,关键任务的缩短可能使其变成非关键任务，此时继,续增加过多的资源也无益于工期的缩短。,63,第,4,章,64,?,文件格式的设置和管理,?,使用甘特图,?,使用日历视图,?,设置文件格式,使用甘特图,65,?,定位任务,?,选中要查看的任务。,?,点击常用工具栏中的【到选定任务】按钮。,使用甘特图,66,?,设置时间刻度,?,选择【格式】【时间刻度】，弹出“时间刻度”对,话框。,使用日历视图,67,?,指定周天数和显示月份窗格,?,打开“日历”视图。,?,右键单击空白处，打开“时间刻度”对话框。,?,选择“周历标题”选项卡，选择每周显示天数和显示月份窗格。,使用日历视图,68,?,设置条形图样式,?,打开“日历”视图。,?,右键单击空白处，打开“时间刻度”对话框。,使用日历视图,69,?,调整显示比例,?,打开“日历”视图。,?,右键单击空白处，打开“显示比例”对话框。,?,选择每页显示的周数。,使用日历视图,70,?,显示当日任务列表,?,打开“日历”视图。,?,选定一个单元格，右键单击，打开“定位”对话框，即可查看当,天安排的任务。,设置文件格式,71,?,使用甘特图向导,?,选择【格式】【甘特图向导】菜单命令。,?,根据甘特图向导完成格式设置。,设置文件格式,72,?,格式化字体和文本样式,?,选中需要设置的文本。,?,选择【格式】【字体】菜单命令，设置字体样式。,?,选择【格式】【文本样式】菜单命令，设置文本样式。,课后习题编制项目计划,73,?,要求,?,课后编制“变频发电机调研”项目计划；,?,在新建项目中启用项目向导；,?,项目开始时间设为,2008,年,9,月,1,日；,?,常规工作时间为星期一到星期六，每天工作时间为上,午,8,：,30,11,：,30,，下午,13,：,00,17,：,30,；,?,节假日时间：,9,月,14,日中秋节，,10,月,1,日,10,月,7,日,国庆节；,?,按附表任务信息建立任务链接和分配资源；,?,时间刻度设置要求：显示完整项目；,?,设置条形图格式，在甘特图中显示出红色的关键路径,；,?,文件命名为“,6,位日期学员姓名”，例如：,080930,陈,光华。,第,5,章,74,?,项目跟踪,?,项目跟踪原则,?,设置比较基准,?,更新项目,?,重排未完成任务,项目跟踪原则,75,?,估计值与实际值,?,一名优秀的项目管理者总是忠实地记录项目估计与,项目实际信息，查看哪些地方与估计有偏差，积累,足够经验后，指定的计划也会更加切实可行。,?,适当调整项目计划,?,对任务进行有规律的跟踪可以有助于发现项目估计,的偏差。,?,任务延迟情况发现得越早就越主动，越有时,?,间去弥补。,比较基准,76,?,定义及设置方法,?,比较基准计划是指用于在项目进行过程中跟踪进度的初始项目计划，它,是优化后的、由主管部门批准的计划，并作为项目实施考核的依据。,?,选择【工具】【跟踪】,【保存比较基准】菜单命令。,查看比较基准,77,?,使用项目统计,?,选择【项目】【项目信息】,菜单命令。,?,单击【统计信息】按钮，弹出项目统计对话框。,查看比较基准,78,?,使用比较基准表,?,选择【视图】【表】,【其他表】,菜单命令。,?,在弹出的其他表对话框中选择“任务”选项，从列表中选择“比,较基准”选项。,跟踪项目进度,79,?,目的和意义,?,跟踪项目进度重要的是及时更新项目信息，这样及,时反映项目的计较基准计划与实际运行状况的差异，,以便于及时调整项目，达到项目跟踪的目的。,更新完整项目,80,?,操作说明,?,选择【工具】【跟踪】,【更新项目】,菜单命令。,更新选定任务,81,?,单个任务的不同更新方法,?,以完成百分比更新,?,以实际工期与剩余工期更新,?,以实际时间更新,?,利用鼠标更新,?,利用跟踪工具栏更新,?,使用跟踪表格更新,?,在网络图中更新,更新选定任务,82,?,通过更新命令,?,选择【工具】【跟踪】,【更新任务】,菜单命令。,更新选定任务,83,?,在“任务信息”中更新,?,打开任务信息对话框。,?,更新任务完成的百分比。,更新选定任务,84,?,利用跟踪工具栏,?,选择【视图】【工具栏】,【,跟踪】菜单命令。,?,选择工具栏上的快捷按钮更新选定任务。,更新选定任务,85,?,使用“跟踪”表格,?,选择【视图】【表】【跟踪】菜单命令。,重新安排未完成任务,86,?,未完成任务,?,在更新任务的时刻应该,开始而没有开始的任务,?,在更新任务的时刻完成,百分比未达到计划要求,的任务,重排未完成任务的时间,87,?,操作说明,?,选择【工具】【跟踪】【更新项目】菜单命令。,第,6,章,88,?,项目报表,?,报表类型,?,任务报表,?,资源报表,?,交叉分析报表,?,常用报表,?,总览报表,?,当前操作报表,?,成本报表,?,工作分配报表,?,工作量报表,总览报表,89,?,操作说明,?,选择【报表】【报表】菜单命令。,当前操作报表,90,?,操作说明,?,选择【报表】【报表】菜单命令。,工作分配报表,91,?,操作说明,?,选择【报表】【报表】菜单命令。,工作量报表,92,?,操作说明,?,选择【报表】【报表】菜单命令。,总结,?,阶段一：计划编制,?,编制项目时间计划,?,编制项目资源计划,?,编制项目成本计划,?,编制正式的项目计划,?,生成各类项目报表,93,阶段二：项目实施,项目进度汇报,项目进度检查,工期变化检查,项目成本汇报,自定义报表,可视化报表,总结,世界上最好的管理工具也不能,替代您自己的准确判断,！,94,感谢您的关注！,Thank 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