网络环境下建设高校MIS的若干问题探讨毕业论文.doc

网络环境下建设高校MIS的若干问题探讨高等教育管理信息系统（MIS）的开发、建设正在逐步兴起。然而，考察我国开发应用MIS的历史，一些调查资料表明，真正能使用户满意，且发挥作用较好的MIS只有10%-20%。大部分MIS开发应用的失败，一方面造成人力、物力、财力的极大浪费，另一方面也给刚刚起步的开发罩上厚重的阴影。因此，摆脱开发中“混乱无序”的状态，实现MIS开发建设的整体协调与优化至关重要。为此，本文将对网络环境下建设MIS的若干问题作一探讨。 一、加强领导，建立良好的管理机制管理信息系统是一项实用于管理的系统工程，它的建设耗资巨大、历时很长、技术复杂并且涉及到管理方式的变革，因而必须贯彻第一把手原则，即主要领导亲自抓。世界各国的经验证明，管理信息系统之所以失败的多，原因是主要管理者不是参加者，却是旁观者。可以说主要领导者参与是管理信息系统开发的先决条件。决策者要有新的思想观念和工作方法，领导班子要一致意识到MIS对本单位提高工作效率和人员素质，提高现代化管理水平和决策水平的作用。统一认识，下大决心抓这项工作，才能解决好开发运用中碰到的许多困难和矛盾。推动MIS建设的第一步是建立一个管理信息系统建设委员会。该委员会是校领导的主要咨询机构，又是信息系统开发的最高决策机构。其人员应包括对信息系统要求较多的各级管理部门的主要负责人，如人事处、财务处、教务处、研究生院等，还应包括信息系统的建设专家、系统分析人员。信息系统建设委员会的主要任务是确定系统目标，审核和批准系统方案，验收和鉴定系统以及组织各种开发，推进MIS的应用。在管理信息系统建设委员会的领导下，具体工作可由信息中心负责。在信息中心的干部安排上，要体现MIS建设的行政职能支持和技术支持，保证信息中心要有强有力的管理干部和一支稳定的技术队伍。对于学校下属的各部、处、学院（系、所、中心），要指定一名负责人分管信息建设方面的工作，同时还要设一位专职或兼职的信息网络管理员，负责本单位管理信息系统的维护管理，系统的优化改造，数据的后备与恢复，行政人员的操作培训等工作，构成学校MIS建设的群众基础。MIS系统开发完成后，要强制性推行。由于MIS改变了原有的手工或单机操作模式，会有不少守旧力量抵制实行。他们会强调本部门的困难和特点，难以配合为网上其它站点提供信息服务，造成其它后续站点无法正常工作；一些部门用惯了单机上的管理软件，不愿改变原有的工作方式，同时也不愿将有关数据提供网上共享。强调本部门工作的特殊性，数据的保密性，拒绝纳入网络系统下管理。种种原因使MIS运行受阻。这就需要有强制性，需要有行政力量的支持，全员的投入和各部门的紧密配合。此外，在MIS运行初期要实行双轨制。由于目前机关工作人员的计算机应用水平参差不齐，需要有一个过渡时期让大家逐步适应。在过渡时期，实行双轨制，原有办公的手工操作模式与计算机网络办公模式相结合，同时进行。这个时期，也许会增加机关工作人员的工作量，但这只是一个短的适应期和转换期。经过这段转换期后，机关的办公水平将有质的飞跃。 二、子系统的划分和总体结构设计高等学校网络环境下的MIS与过去的单机管理信息系统的明显区别就是规划大、因素多、涉及面广。因此，在总体规划时，首先面临的工作就是把“大系统”分解成相对独立的子系统，由此进一步确定出管理信息系统的内部结构。从目前高校内部管理体制和管理组织结构及运行机制来看，可以根据高校管理的主要职能机构来确定MIS的子系统。原因在于高校MIS的目标大多是辅助那些结构程度较高的管理工作，而且这样的划分也有利于MIS及时对基础数据进行整理输入和处理，MIS的输出信息也更容易被管理人员及时接受，起到辅助管理的作用。子系统的划分与主要职能机构协调，不仅有助于MIS更好地为管理服务，也有助于各级领导对MIS本身的管理。MIS的子系统结构与高校管理的组织结构的一致性要求，并不意味着必须与现行高校的组织结构完全相同，而是只能与主要管理职能相一致。在形成MIS结构的过程中，要在现行学校管理组织结构的基础上，进行一些合理的分解、归并工作，消除现行组织结构中的不合理因素对MIS的影响，将不同层次的管理业务在MIS中相对集中。从发展的观点看，这样的子系统划分，能够适应高校机构改革的需要，无论学校的体制和机构如何变化，学校的日常教学、科研等活动总是相对稳定的，并且各种管理对应的系统模块，有先进的计算机技术保证，使其具有较高的独立性，随着机构的变化，作相应的调整，是容易实现的，不会由于机构的变化导致整个系统的大变动。高校管理信息系统可以是如下结构：高校网络环境下的管理信息系统决策支持系统（综合查询与统计）人事管理信息系统本专科生管理信息系统研究生管理信息系统科研管理信息待添加的隐藏文字内容2系统仪器设备与实验室管理信息系统财务管理信息系统房地产管理信 . 息系统办公自动化系统根据各个分系统的功能可以继续划分。比如本专科生管理信息系统可以划分为招生、学籍管理、院（系）级本专科生教务管理、教学管理、毕业生就业、教学研究、排课等子系统，每个子系统还可以划分成若干个模块，如学籍管理子系统可划分为学生数据处理、收费处理、出国管理、异动管理、统计报表生成与打印等模块。采用子网技术将各个分系统连接成相对独立的子网，每个分系统建有数据库，子网内的用户可以根据权限对该数据库进行数据输入、修改维护等工作。分系统中的各个子系统进行不同的业务处理。决策支持系统处于学校三级信息管理的上层，建有一个大型的数据库，采用数据仓库的概念，该数据仓库将采集各分系统中可供全校共享和查询的数据，下层的各分系统需要采集共享数据时，均通过该数据仓库采集。该数据仓库采用高级的网络服务器，使得信息交换的速度大大提高。这个网络服务器还可以理解为MIS的信息枢纽，它支持信息共享、交流与协同工作。它提供学校各部门之间信息交流和支持协同的信息流平台，实现从基本事务处理（各分系统）中获取原始信息，又为决策支持提供各种分类的信息，支持学校领导的工作规划、数据分析和决策。 三、关于数据库结构的确定MIS的分析设计应该建立在以数据分析为主体的基础上，在总体规划时，系统的数据库结构需要优先考虑，这样可以减弱数据与程序之间的依赖关系，增强数据的相对独立性，使数据库的结构设计更加合理。从数据的角度来看，我国高校基础管理工作的不完善导致了基础管理数据的不完整，历史数据量少，数据大量重复导致数据的一致性较差和数据的爆炸性增长。尽管如此，如果我们将高校管理产生的数据分成原始基础数据和对此进行加工处理而产生的派生数据两大类，则原始数据是主要的，它构成了MIS数据的主体。在对MIS的数据库进行输入时，应该仅仅输入原始基础数据。根据原始基础数据构成的MIS的主体去定义其个体结构，进而可以得到MIS的总体数据结构。在日常工作中，人们总是根据不同的管理信息“需求”来组织基础数据的，这是传统的人工管理手段的落后所导致的。不同的需求导致了基础数据的不同的组织。它们从不同的侧面和不同的深度描述了所处理的对象，相当于对象属性的一个子集。然而，管理过程中的原始信息从其内部结构上来说是客观存在的，从数据分析为主体的分析设计方法，要求人们把握住这一客观存在的内部结构，尽可能地用数据把处理对象的全部属性完整地反映出来，由此所形成的数据结构是不依赖于管理对数据的处理过程及其步骤的。尽管管理业务时常变化，而其数据结构却相对稳定。 这就涉及到信息标准问题。由于目前国内尚无统一的信息标准，需要制定高校自己的“管理信息系统信息结构体系”。建议采用信息标准的优先次序是：国家标准，教育部标准，教育部下属机构标准，国家其他部颁标准，地方教委标准，国际标准，地方标准，学校标准。MIS系统的基础数据库结构确定后，前述数据仓库中采集到的是基础数据，去掉了冗余数据，使总的数据量大大减少。 四、关于MIS的总体结构模式 随着网络通信技术的飞速发展，以Intranet为核心、以web技术为基础的Browser作为软件集成环境的新技术的广泛应用，给MIS的开发和建设带来了新的机遇和挑战。 目前大多数高校MIS所基于的客户机/服务器（Client/Server）结构是一个用户的Client跟一个特定应用服务器打交道的过程。要完成不同的应用、提供不同功能的服务往往由各自不同的一套软件来提供。这套软件是客户端和服务端成对出现的，形成配对的点对点框架式的结构模式。C/S结构适应分布式处理环境，通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机，把系统的处理任务在客户机与服务器之间进行分工合作，使其整体性能最优。服务器主要承担信息管理和向客户提供服务，执行后台作业。客户机主要提供用户的应用界面。这种体系结构处理效率高，适应范围广，结构灵活、易于扩充，可维护性强。同时，由于C/S结构的系统有一天然屏障，要访问MIS必须要有专用的客户软件，使得系统的安全性较好。Intranet被用来建设MIS时，MIS就成了浏览器/服务器（Browser/Server）结构。B/S结构使得MIS系统的各用户端计算机上安装运行相同的浏览器软件，在网络另一端的高性能计算机上安装运行web服务器软件和数据库管理系统。通过一个浏览器可以访问多个应用服务器，形成点到多点、多点到多点的结构模式。B/S结构的MIS在开发维护上具有许多优势。B/S结构具有很高的集中性，客户端只安装浏览器，所有的应用程序和数据库均放在服务器端。应用从客户端分离出来，使得B/S结构具有集中性，从而使系统更具可控性。B/S结构本质上也是一种特殊的C/S结构，只不过它的客户机端简化为只讲单一语言（HTML语言）的客户软件，因而简化了客户端系统的管理和使用，使管理和维护集中在服务器端。B/S结构对用户几乎不须培训，使系统投入使用的时间大大缩短；由于客户端没有应用软件改造和版本更新问题，使系统维护和管理费用降低；用户用浏览器访问系统，无须考虑所访问的数据在那台服务器上，也无须考虑访问的是何种数据库，使MIS异种数据库互访的复杂问题有了一个简单的解决办法，数据的共享水平得到了提高；它还为多媒体技术引入MIS开辟了捷径。但是，Browser/Server技术仍然处于初级阶段，目前它的交互事务处理能力还不能满足MIS的需求，表现在web一般用于从服务器获取信息，而浏览器返回给服务器的信息很少。B/S结构的MIS需要网络更大的带宽和更小的延时。B/S结构对MIS所必须的安全保障还缺乏完善的技术措施，据统计世界上每20秒就发生一起攻击Internet主机事件。缺少了专用客户软件这一天然屏障后，如果没有其它安全措施，任何人都可以访问MIS系统，要充分估计系统安全性问题给系统的造价、系统管理的复杂性以及系统开发周期的影响。可能需要购买专用防火墙产品、也可能需要编写自已专用的应用级安全控制软件等。我们应该充分认识到Intranet技术给MIS的开发和建设带来的新机遇，密切注视新技术的发展动向。但是，MIS系统采用什么技术来构成，这是一个需要具体分析的问题。各个单位条件不一样，要求不一样，选用的系统也不会一样。例如一个小的财务系统，它只需提供给几个财务人员和财务主管使用和查询，但安全性和保密性要求很高，脱离网络运行的集中式系统是最好的选择。而对于宣传性、公告性的查询系统如学校专业介绍、招生简章、规章制度等最适于Intranet。一些事务处理要求低的系统如办公自动化系统也可使用Intranet；而一些事务处理要求较高的系统如教务、财务、人事等则是具有Intranet扩展功能的Client/Server方式是目前较为可行的方案，对于大量数据的录入、维护和管理，使用Client/Server以克服Intranet人机交互差、事务处理能力差的缺陷，而在数据查询和简单处理时则可采用双重界面，即可用浏览器进行也可用专用客户软件进行以方便用户、简化管理。以上分析可以看出，高校MIS完全采用B/S结构来取代C/S结构尚不成熟，目前，采用基于校园网Intranet结构的Client/Server和Browser/Server相结合的形式较为合理。一方面在某些以查询、浏览为主体的用户应用界面上可以引入B/S结构，而其它大部分用户应用界面仍采用C/S结构，构成Client/Server和Browser/Server两种体系结构紧密结合的管理信息系统。它应具有以下几方面的特点：开放的计算机网络系统、综合的信息资源库、分布式的信息处理、集成的办公自动化环境、面向用户的应用系统、高级共享的信息资源、中心控制而又分级自治的管理层模型、集中 分布的体系结构。五、关于人员综合素质的提高由于MIS技术难度大、开发头绪多、复杂程度高、学科综合性强等特点，要求系统开发人员和应用人员要有较高的综合知识，相关学科要有有效的联合与协作，开发人员与用户能够清晰而准确地沟通。然而，由于种种原因，以上诸方面要求都难以满足，主要表现为：开发人员大多是由电子或计算机专业培养的，学科知识不够宽厚，对相邻和相关专业，如数学、管理等知之甚少，缺少管理工作的实际经验，对现实管理系统的运行机制不甚了解，从而形成开发中的先天不足。另外，学科间不能有效的联合与协作，目前MIS开发与研制大多是由学校某个系或学科组承担，知识结构单一，配合极不合理，缺乏必要的学科联合与协作，基本上形成一对多的开发模式，即一个人既是系统分析员，又是系统程序员。更可怕的是有时一个设计者一揽子承担多个子系统的开发任务，由于知识、能力、经验诸方面的局限性，往往顾此失彼，使建立起来的模型系统与现实系统相去甚远。从用户的角度看，近年来随着计算机、网络技术的不断升温，要求实行计算机网络化管理的呼声越来越高，计算机网络化管理成了现代管理、科学管理的代名词。然而，我国高校的机关工作人员还处在经验管理的模式中，由于缺少必要的知识更新和科学训练，还难以适应新形势的要求，他们对计算机的认识还相当肤浅，容易受到一些不切实际宣传的误导，似乎计算机什么都能干。由于开发人员与用户双方知识的局限性，开发人员缺少管理方面的知识，对学校的运行规律缺乏切身的了解，而应用人员则对计算机不熟悉，对MIS的功能及开发过程不熟悉，双方隔行如隔山，使准确沟通几乎成为不可能。这个问题在用户的需求分析时表现的尤为突出，用户的需求难以定义，甚至从开发初期到开发结束，这个问题都没能圆满解决。这是因为，开发人员缺少足够的用户专业知识，在分析中，常被一些数据资料等现象所迷惑，剪不断、理还乱，对用户需求缺少整体上的把握，抓不住用户需要的本质。而用户计算机方面知识肤浅，自身业务水平不高，导致他们对自己的需要也不清晰，提出的一些需求往往只是初步设想，既不全面，又不分主次。另外，通讯的准确性也值得怀疑，由于双方专业上的距离，缺少共同语言，很难进行沟通。对共同的约定，每个人往往有自己的解释和理解，对于图形和文字说明，会加进各种意见和看法，形成通讯障碍。从以上分析可以知道，对开发人员和用户的培训，对MIS的成功开发和应用是何等地重要。据有关资料记载，国外开发一个管理信息系统的相当大部分投资用在人员培养方面，针对我国高校的实际情况，管理人员队伍在这方面素质的高低以及参与度，对MIS开发，特别是今后MIS的运行维护是十分重要的。以往MIS建设步伐缓慢，或使用效果差的一个很重要原因就是管理人员的素质不适应需要。要使学校MIS在改革中具有较强的应变能力，必须重视管理人员的培训。要拓宽培训范围，对管理人人员进行计算机知识、网络知识、管理信息系统技术、具体操作使用后的不同侧面与层次开展培训，使他们了解计算机、应用计算机、喜欢计算机，提高各类人员的计算机和网络应用水平和维护水平。另一方面，在开发人员队伍中要培养一位或几位管理信息系统工作的高级专业人才（高级系统分析员）。系统分析员在知识结构上要有计算机方面的正规教育，与计算机知识同等重要的是他还要了解基本组织功能，如管理等。对系统分析员来说，了解决策和人机对话中人的行为与了解程序知识同等重要，了解组织变化的动态学与了解技术技巧同等重要。系统分析员一方面要有定义信息要求的能力，另一方面要有定义硬件、软件要求的能力。 管理信息系统的建设、发展是技术人员与机关管理人员的合作成果。必须坚持分工与协作，把学校MIS建设的任务、目标分解落实到各个职能部门。一方面要有分工：合理划分各职能部门围绕总目标的工作内容、工作范围。另一方面要有协作：明确各个部门之间的相互关系。在MIS建设起步时，就应认识到：高校MIS建设是一项长期、艰苦、细致而繁琐的工作，它的建立必须在日常工作中不断对方方面面工作进行点点滴滴的提炼和积累，而不是靠花钱能买进、突击一阵子能解决的。由于这项工作的性质决定了它出成果周期长、成果的辉煌度不明显，因此如果没有从业人员的牺牲和奉献精神，工作很难做得扎实而有效。 主要参考资料：1、 李润娥、孙绍芳、黄达武、王一心，Intranet和MIS，管理信息系统，1997.102、 徐成云，高等教育管理信息系统规划方法的研究，管理信息系统，1998.8增刊。3、 薛华成，管理信息系统，清华大学出版社，1993.64、 徐欣、赖泽鸿，关于我国MIS系统开发中若干问题探讨，管理信息系统，1998.8增刊。5、 Special Issue Internet technology，Comm.of ACM,Vol.37 No.8,Aug.1994。6、 冯秀珍,论高等学校管理信息中心机构设置对MIS建设的影响，管理信息系统，1997.10