XX项目档案管理办法资料.doc

成都天府新区投资集团有限公司基本建设项目档案管理办法第一章 目的、内容和适用范围第一条 为规范集团公司基本建设项目档案管理，确保其完整、准确、系统、便于利用，实现档案工作标准化、规范化和科学化，根据档案法律法规及业务规范，结合本公司实际，特制定本办法。第二条 本办法规定了基本建设项目档案（简称项目档案）的收集、整理、保管、提供利用、鉴定销毁等管理内容、方法、要求。第三条 本办法适用于集团公司投资建设的所有建设项目的档案管理，集团各子公司投资建设的建设项目档案管理参照执行。第四条 项目档案包括纸质文件和电子文件。第二章 引用标准、文件第五条 引用标准（一）建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2014）。（二）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）。（三）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）。第六条 引用文件 （一）国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知（档发20062号）。（二）四川省重大建设项目档案管理办法（川档发200845号）。（三）关于转发成都市城市建设声像档案技术规范的通知（成规管2006111号）。（四）成都市规划管理局关于进一步做好建设工程档案移交和接收工作的通知（成规管2011129号）。第三章 术语和定义第七条 术语和定义（一） 代建公司（集团公司项目部）承担以集团公司名义立项的项目建设的子公司（项目部）。（二） 参建单位指与集团公司合作或参与开发建设项目的各咨询、设计、勘察、测绘、招标代理、代理业主、项目总承包、施工、监理、造价咨询、材料构件及设施设备采购及供货等与公司签有合同、协议，或受集团公司委托，承担一项或多项任务，与集团公司有经济活动的相关单位。（三）建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。（四）单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。（五）单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥主产能力或工程效益的工程。（六）项目文件指建设项目在立项、审批、征地、勘察、测绘、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目准备阶段文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。（七）项目准备阶段文件指工程开工以前在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标以及工程准备过程中形成的文件。（八）项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。（九）项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。（十）项目监理文件指监理单位在项目设计、施工等监理过程中对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制时形成的文件。（十一）项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。（十二）项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。（十三）项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。（十四）项目电子文件指在项目建设中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（十五）项目电子档案指在项目建设中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及元数据。（十六）项目声像档案指记录项目建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。（十七）项目档案整理指按一定的原则，对项目文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。（十八）案卷指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。（十九）立卷指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。亦称组卷。（二十）项目档案移交指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的项目档案的过程；建设单位各部门、机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期向单位档案部门移交报送的过程；项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向生产使用单位、城建档案管理机构移交的过程。第四章 项目档案质量保证金制度与合同管理第八条 项目档案质量保证金制度集团公司建立项目档案资料质量保证金制度并纳入合同管理，将项目工程款的5%作为档案资料质量保证金，用于对勘察、设计、施工、监理等参建单位履行档案资料收集、整理、移交等工作的考核奖惩。 第九条 项目档案合同管理（一）代建公司或集团项目部在项目招标及与勘察、设计、施工、监理等参建单位签订协议、合同时，应设立专门条款或单独签订项目档案管理合同、协议对项目档案的名称、内容、版本、套数、费用、质量、移交时间、质量要求、违约责任、档案资料质量保证金的考核和结算等提出明确要求，应以合同形式约定档案资料收集、整理、移交、审核责任。（二）合同结算必须严格履行归档责任，须经代建公司（集团公司项目部）档案部门负责人签字确认项目档案已完成移交并合格后，相关部门方可办理结算工作，未移交合格档案的，一律不得支付档案资料质量保证金。本办法印发前，没有对项目档案提出具体要求的已签订合同，应按本办法要求签订项目档案管理补充合同或协议。第五章 收集整理职责和范围第十条 项目文件的形成和积累（一）从建设项目立项开始，须将档案工作纳入领导议事日程，纳入项目建设工作程序、计划和建设管理的各个环节，纳入相关部门职责范围和相关人员岗位责任制，对归档文件的完整、准确、系统和形成质量负责，并有相应的检查、控制及考核措施。（二）项目文件应随项目建设进度同步形成，不得事后补编。（三）应以项目为单位编制电子档案，随纸质档案一并移交。第十一条 收集整理职责（一） 集团公司职责集团公司综合档案室负责对集团公司各部门、代建公司项目文件的形成、积累、整理及归档工作进行监督、指导、检查，并对各部门、各子公司项目档案工作进行目标考核。（二） 集团公司各部门职责集团公司各部门负责本部门形成的与项目相关的档案资料的收集归档工作，并定期向集团公司项目部或代建公司档案部门移交。（三）子公司（代建公司）、集团公司项目部职责（一）负责严格执行各类项目合同中有关档案资料管理的内容或条款。（二）负责收集、积累和整理项目准备阶段形成的文件以及设备、工艺和涉外文件。（三）负责组织、指导、协调、督促和检查勘察、设计、施工、监理等参建单位按照国家、省、市和集团公司档案管理办法、业务规范做好建设项目文件的收集和立卷归档，做好勘察、设计、施工、监理等参建单位移交的建设项目纸质档案和电子档案的审查、接收、汇总、编号、编目工作。 （四）收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。 （五）在组织项目竣工验收前，提请当地档案行政管理部门（列为重大建设项目的建设项目）进行档案专项验收或提请当地城建档案管理机构（列入城建档案管理机构接收范围的项目）进行项目档案预验收，未通过档案专项（预）验收或验收不合格不得进行竣工验收。 （六）项目竣工验收后三个月内分别向市城建档案馆和项目管理使用单位各移交一套经规范、系统整理的项目档案。（四）承建（施工）单位职责项目承建单位负责其合同业务范围内形成的全部文件的收集、整理、立卷、编目，并由其技术负责人对其真实、准确、完整等情况进行初检后，送该项目监理单位进行复检，代建公司项目经理（代表）进行终检，合格后，向代建公司档案部门（集团公司项目部）移交（纸质档案、电子档案一式三套，电子档案需与纸质档案一致）。分包单位的档案资料向总承包单位移交，由总承包单位汇总后向代建公司（集团公司项目部）档案部门移交。（五）监理单位职责监理单位负责项目监理业务范围内形成的各项监理文件和监理工作总结等档案的收集、整理、立卷、编目工作，向代建公司档案部门（集团公司项目部）移交（纸质档案、电子档案一式三套，电子档案需与纸质档案一致）；负责督促检查工程建设中其监理业务范围内各承包商项目文件的收集、积累和真实、准确、完整情况，以及施工文件和竣工图审核并签署意见；并向建设单位提交档案工作有关专项报告、验证材料及其它监理文件。 (六）勘察、设计单位职责勘察、设计单位负责项目勘察、设计业务范围内各项文件的收集、整理、立卷、编目工作；提供最终的勘察、设计文件电子版及经过系统整理、装订成册（A4幅面）的成套图纸；向代建公司档案部门（集团公司项目部）移交项目勘察、设计档案（纸质档案、电子档案一式三套，电子档案需与纸质档案一致）。第十二条 归档范围和保管期限反映与建设项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入项目档案。项目文件归档范围及保管期限分别见附表一、附表二、附表三、附表四、附表五、附表六、附表七。第六章 项目文件的归档时间和质量要求第十三条 归档时间（一）集团公司各部门应在文件形成一周内将正本、附件和领导已签发的底稿原件和办理的与项目有关的各种证、照、合同移交集团公司项目部档案人员归档，档案人员按要求将归档文件进行初步整理、组卷和保管。（二）代建公司各部门收集的项目前期文件及竣工验收、竣工结算文件自形成时应在一周内将正本、原件一式三套移交本公司档案人员归档；竣工文件由参建单位在项目正式竣工验收后三个月内移交代建公司档案人员归档、整理（编目、编号）、入库上架。第十四条 项目文件质量要求建设项目档案实行纸质文件与电子文件同时归档，应保证纸质文件与电子文件的一致性。（一）文件类1、项目文件应提供原件。项目文件应完整、准确、系统，真实记载和反映建设项目各阶段工作过程，反映该项目活动的全部内容和历史面貌，与建设项目实际相符。2、字迹应工整、清晰，图表页面整洁，签署（责任人签署意见、签名、日期、签章等）要素必须齐全、完备。各类文件编号应连续，变更时需加盖变更章。3、采用耐久性书写材料，如蓝黑、碳素墨水书写，不得使用易褪色的书写材料，如：铅笔、圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。4、项目文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，一律采用A4纸张幅面，小于A4纸张文件请贴于A4纸上，大于A4纸张文件请拆叠成A4大小幅面。（二）图样类图样严格按照国家、行业标准绘制，且须清晰整洁、签字齐全。不同幅面的图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-2009）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面，按专业图号顺序排列装盒。（三）电子文件类1、电子文件收集和整理按照纸质文件整理方法和要求进行，形成的电子文件应有效、可读、字迹清楚、图样清晰，与纸质文件内容保持一致，电子档案目录的著录及附件挂接须按照集团公司综合档案室的要求进行。2、电子文件存储格式：文字型电子文件以Excel、Word为通用格式，采用（WORD）“. DOC”或“.PDF”或“.TXT”文档格式保存；图形电子文件采用CAD绘制，扫描文件采用PDF或TIFF或“.DWG” 、“. JPG” 、“.TIF”格式（每页A4幅面扫描文件大小文字资料一般不超过40KB）；视频文件以MPEG、AVI、WMV为通用格式；音频文件以WAV、MP3为通用格式。专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件。长期保存的电子文件或电子档案应选择优良储存设备保存，推荐存储载体依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不建议用软磁盘、移动硬盘长期保存电子文件或电子档案。存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。3、存储电子文件的载体上应贴有标签，注明编号、名称、存储格式、软硬件环境等。光盘应按照档案数字化光盘标识规范（DA/T52-2014）的要求进行著录、标注。4、归档前应由文件形成单位按照有关规定对项目电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入文件移交审查意见表。（四）声像类项目声像档案按成都市城市建设声像档案技术规范要求执行。第七章 竣工文件的编制第十五条 竣工文件编制要求（一）项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。（二）竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。（三）根据附录及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。（四）对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。（五）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。（六）凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。第十六条 竣工图编制要求（一）各项新建、扩建、改建项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。（二）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。（三）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。（四）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。（五）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。（六）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。（七）应编制项目总平面图和综合管线竣工图。（八）竣工图图幅应按GBT106093要求统一折叠。（九）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。第十七条 竣工图的更改方法（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。（二）利用施工图更改，应在更改处加盖修改章（见下图），注明更改依据文件、编号和条款号等更改标记，不得随意更改。根据 号变更通知单第 条修改40401515修改章示例:mm（三）无法在图纸上表达清楚的应在标题栏上方或左边用文字说明。（四）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。（五）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。（六） 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。第十八条 竣工图章的使用（一）竣工图章内容、尺寸如图1所示。单位为毫米图1 竣工图章（二）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。（三）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。（四）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。第十九条 竣工图的审核（一）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。（二）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。（三）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。（四）竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。（五）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。（六）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。第二十条 竣工图套数项目竣工图为三套。第二十一条 编制竣工图的费用（一）编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。（二）施工单位应向建设单位提交三套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。（三）因修改需重新绘图的，除合同规定外，应由设计单位负责绘制新图的费用。第八章 项目文件组卷要求第二十二条 项目文件的组卷原则：遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。第二十三条 案卷不宜过厚，一般不超过40 mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。第二十二条 项目施工文件按单项工程、单位工程、分部工程、分项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；工程各标段可按综合文件（管理、技术文件）、原材料出厂证明文件及检测报告、道路、桥梁、给排水、电力、照明、通讯、交通安全设施、绿化等顺序组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。第二十三条 案卷及卷内文件排列：施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；复文在前，来文在后。第二十四条 卷内文件页号编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号，各卷之间不能连续编页号，每卷文件应单独从“1”开始顺序编页号。第二十五条 案卷封面（见附表八）（一）档号档号按全宗号、一级类目（大类）、二级类目（属类）、三级类目、案卷号编号排列，示意如下： 00 - 2.1.1 - 001999全宗号 - 分类号（一级.二级.三级类目）-案卷号。（二）案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容，包括项目名称、专业名称、卷内文件的内容。（三）立卷单位：填写负责组卷的单位。（四）起止日期:填写卷内文件形成的最早和最晚的时间。（五）保管期限：填写案卷划定的保管期限。（六）密级：填写卷内文件最高密级。（七）案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。推荐采用案卷内封面形式，用7080g的胶片印刷纸或复印纸打印封面格式及需填写的内容。第二十六条 卷内目录（见附表九）（一）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件排列顺序，一个文件一个号。（二）文件编号：填写文件文号或图样的图号或项目代号。（三）责任者：填写文件形成部门或主要责任者。（四）文件题名：填写文件标题全称，要求标出项目名称、标段、材料内容、文种。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名，用 标明，如 关于*课题的进展情况。（五）日期:填写文件形成日期，用位阿拉伯数字表示，如：20131008。（六）页号:填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号，以件为单位组卷的，填写每件文件的页数。（七）成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录。（八）卷内目录排列在卷内文件首页之前。 第二十七条 卷内备考表（见附表十）（一）说明：应标明卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，如卷内文件复印件情况，页码错误情况，材料的完整性、有无遗漏、文件的更换情况等，没有的不必填写。（二）立卷人：立卷责任者签名。（三）立卷日期：填写完成立卷的时间。（四）检查人：案卷质量审核者签名。（五）检查日期：填写案卷质量审核的时间。（六）互见号:应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。（七）卷内备考表排列在卷内文件之后。第二十八条 案卷装订文件材料一律采用A4标准，可采用整卷装订或单份文件装订两种形式，推荐采用单份文件装订。装订方法：首先，在装订前应在卷内每份文件首页上方空白处加盖档号章，填写档号和序号。其次，应剔除金属物，并将“件”内各页对齐。最后，用缝纫机在文件左侧居中装订线处或左上角处轧边。较厚的文件，仍采用“三孔一线”的方法装订。第二十九条 装盒装订完毕，及时按卷装盒。档案盒一律使用由成都市档案局监制的符合国家标准的无酸纸档案盒。原则上统一使用4CM厚度的档案盒，特殊情况可少量使用2CM或6CM厚度的档案盒（仅限于个别不足2CM的案卷或大于4CM的不能拆分的完整文件）。第三十条 脊背（见附表十一）保管期限、档案号、题名同封面相同内容。背脊采用80g牛皮纸打印格式及需填写的内容。第九章 项目文件归档程序第二十九条 施工单位在项目竣工文件收集齐全，按档案管理要求进行分类、整理、组卷后，依次由竣工文件的编制方、监理单位、建设单位对文件（含电子文件）的真实性、完整性、系统性、有效性和案卷质量进行全面审查，确保所移交的竣工资料真实、完整、准确。合格后各方责任人在建设项目竣工档案移交审查意见表上签署意见，并加盖单位公章，将成套档案移交代建公司（集团公司项目部）。第三十条 监理单位在工程竣工后，将形成的监理文件（含电子文件）按档案管理要求进行系统整理，案卷质量验收合格后移交代建公司（集团公司项目部）。第三十一条 代建公司项目负责人组织对项目参建单位竣工资料是否反映施工过程各阶段实际情况进行审查，对其真实性、完整性、系统性负责，合格后签署意见，及时移交本公司档案部门进行档案符合性审查。集团公司项目部负责对本项目参建单位竣工资料是否反映施工过程各阶段实际情况进行审查，对其真实性、完整性、系统性负责，合格后签署意见，及时移交集团公司综合档案室进行档案符合性审查。第三十二条 各公司档案部门对本公司各建设项目移交的档案资料进行符合性审查，将需要整改、完善的问题退回该项目负责人，由项目工程师督促参建单位整改，并对整改落实情况进行检查、复核，使竣工文件符合归档要求。集团公司综合档案室对集团项目部移交的档案资料进行符合性审查，将需要整改、完善的问题退回项目部，由项目部督促参建单位整改，并对整改落实情况进行检查、复核，使竣工文件符合归档要求。第三十三条 资料整改完成后，代建公司各项目部（集团公司项目部）应督促参建单位按集团公司档案管理要求将竣工档案资料进行数字化，并根据集团公司档案管理要求将目录录入系统，附件挂接。同时，为确保建设项目档案的完整、准确、系统，代建公司档案部门（集团公司项目部）应以建设项目为单位负责完成前期文件和竣工验收、竣工结算文件的系统整理、组卷、录入系统、附件挂接，办理建设项目成套档案资料的移交手续。第三十四条 代建公司档案部门指导参建单位准备足够数量的成套竣工档案资料，按规定移交城建档案馆（移交内容见附表六、附表七）和相关部门、单位。第十章 项目档案验收与移交第三十五条 项目档案验收要求（一）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。一般建设项目的档案验收应在项目竣工验收前三个月内完成，由集团公司负责组织验收。（二）对于申报的省、市重大建设项目，代建公司（集团项目部）应根据重大建设项目档案验收办法和四川省重大建设项目档案管理办法的要求，向同级档案局报送档案验收申请报告和自检测评情况，并填报四川省重大项目档案验收申请表。同级档案局负责组织建设、设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，对项目档案进行验收。项目档案验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。（三）按照有关建设项目档案管理规定，建设项目竣工验收会须有集团公司和该项目代建公司（集团公司项目部）档案人员参加，督促、指导竣工文件的整理、归档工作。第三十六条 归档移交手续（一）资料归档时必须履行交接手续，交接时填写竣工档案移交书（见附表十一）、文件移交清单（零散文件移交时使用，见附表十二）、建设项目竣工档案移交审查意见表（见附表十三）。交接各方在建设项目竣工档案移交审查意见表上签字，各自保存一份。（二）对各参建单位提供的不符合要求的档案，代建公司（集团公司项目部）有权拒绝接收。（三）对各参建单位的财务决算，须有关各方（参建单位、代建公司项目负责人或集团公司项目部、代建公司档案部门或集团公司综合档案室）在建设项目竣工档案移交审查意见表上签署同意意见，确认档案资料齐全完整后，财务部门方可办理最后财务决算。第十一章 档案利用第三十七条 纸质档案的利用（一）建设项目档案资料原则上限于集团及代建公司相关人员查阅。查阅档案，须办理登记手续，查阅中对原件应加强保护，尽量使用复制件。借阅档案资料须办理借阅审批手续并注明借阅目的和归还日期。借出及归还档案资料的手续应在档案室办理，档案管理人员和借阅人员双方须当面确认其借阅档案资料的完整和完好性并签字确认。（二）对于审计需用资料，应由牵头部门办理借阅手续，对装订成册的档案资料，不能随意拆散。审计完毕后，应按照档案资料借阅时的状态排列有序，及时归还档案室。（三）查（借）阅人员应严格保密，防止失泄密事件发生。第三十八条 电子文件的利用（一）归档电子文件的封存载体不外借，电子文件只限集团公司及子公司相关人员查阅，其他人员不能查阅。（二）利用电子文件时，须填写电子文件借阅申请单提交档案部门，经档案人员认真审核后，利用人员即可查阅相关信息，对电子文件借阅申请单填写不清楚或不符合要求或文件不属利用人员查阅范围，档案人员不予办理。（三）利用者须遵守保密规定，网上查阅应在规定的访问权限范围内进行，未经批准任何单位或人员不得擅自下载、复制电子文件。第三十九条 借用档案时间一般不得超过一周（因审计需要除外）,电子文件借阅时间为一天。若超出时间须再次办理续借手续。第四十条 档案资料查（借）阅者须对档案资料妥善保管，遵守档案保密规定，负责借出档案的安全，按时归还，不得转借和私自复制，不得遗失、拆散、调换、污损、加注标记。档案资料查（借）阅后归还时，档案人员和借阅人员双方须对档案资料的完整和完好性进行清点检查，并交接清楚。第十二章 项目档案的鉴定与销毁第四十一条 档案的鉴定和销毁，根据档案保管期限确定。对保管期限已满的建设项目档案，由各公司档案部门会同项目相关部门组成鉴定小组，鉴定小组负责对项目档案进行鉴定，确认其无保存价值需要销毁的，提出销毁意见，编制销毁清册，拟写鉴定销毁报告，相关部门会签，报总经理审批后，派两人以上进行监销，监销人须在销毁清册上签字。第十三章 附 则第四十二条 本办法由集团公司综合部负责解释，并根据国家有关政策法规和实际情况的变化予以补充和修订。第四十三条 本办法自印发之日起执行。附件：附表一：建筑项目文件归档范围和保管期限表附表二：道路工程文件归档范围和保管期限表附表三：桥梁工程文件归档范围和保管期限表附表四：地下管线工程文件归档范围和保管期限表附表五：园林绿化工程文件归档范围和保管期限表附表六：成都市城建档案馆地面建筑工程竣工档案进馆内容一览表附表七：成都市城建档案馆市政工程竣工档案进馆内容一览表附表八：案卷封面附表九：卷内目录附表十：卷内备考表附表十一：竣工档案移交书附表十二：文件移交清单附表十三：工程项目竣工文件移交审查意见表附表一建筑工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保管期限工程准备阶段文件（代建公司、集团项目部负责收集整理）一立项文件1项目建议书永久2项目建议书批复文件及（项目立项登记通知、项目备案的通知等）前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告批复文件永久5项目总投资及年度计划永久6专家论证意见、项目评估文件永久7有关立项的决定、批示、领导重要讲话、会议纪要永久8项目前期调查资料及项目评估研究材料永久二建设用地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等永久4建设用地规划许可证及其附件永久5建设用地红线图、设计用红线图永久6地形图、地籍调查资料、相关的会议纪要永久7划拨建设用地文件（划拨意见书、划拨决定书）永久8建设用地钉桩通知单永久9土地报征批文、片区可研报告及批复、城市设计方案、上市项目交评报告、环评报告及审批意见永久10战略规划、投资协议永久11拆迁许可证、委托拆迁工作协议、国有土地拆迁收购协议、拆迁评估报告、拆迁项目结算审核报告、其他附件材料永久12土地使用证明文件及附件（国有土地使用证）永久13国有土地使用权出让合同永久三勘察、设计文件1工程地质勘察报告永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久3红线拔地交接单、界址点成果表、坐标放线交接单、坐标放线通知书永久4地形测量和拔地测量成果报告永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久6方案设计图纸和说明永久7初步设计文件（图纸和说明）永久8技术设计图纸及说明永久9审定设计方案通知书及审查意见永久10施工图及说明（经审查机构盖章）长期11人防、环保、消防等有关主管部门对设计方案的审查意见永久12设计计算书长期13设计文件审查报告永久14设计文件审查通知书、审查合格书、审查备案通知书永久15人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等有关部门批准文件或取得的有关协议永久16政府有关部门对施工图设计文件的审查意见永久17节能设计备案文件永久四招投标文件1资格预审文件及资格预审报告、预审申请书永久2勘察招投标文件（招投标文件包括：招标公告、招标文件、招标答疑纪要、补遗书、有关会议纪要、工程量清单、投标文件、评标报告、中标通知书、中标备案收讫通知书，下同）永久3勘察合同（合同包括：预算控制价、合同正本及合同签审表，下同）永久4设计招投标文件永久5设计合同永久6施工招投标文件永久7施工合同永久8工程监理招投标文件永久9监理合同永久10结算送审资料（结算书、设计变更、技术核定、现场签证等）及结算审核报告（含签审表）永久11勘察、设计、施工、工程监理招投标第一未中标文件（其余未中标单位文件暂保存五年）短期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申请文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件、附图（骑缝章总平）永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明永久8工程质量监督书等手续长期六工程造价文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3招标控制价格文件短期4合同价格文件短期5结算价格文件短期七工程建设基本信息1工程概况信息表永久2建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册永久3监理单位工程项目总监及监理人员名册永久4施工单位工程项目经理及质量管理人员名册永久监理文件（监理单位负责收集整理）一监理管理文件1监理工程师、见证取样人任命书永久2监理规划长期3监理实施细则长期4监理部总控制计划长期5监理会议纪要长期6监理工作日志 长期7监理专题总结长期8监理月报长期9工程竣工监理工作总结长期10监理工程师通知（有关进度控制、质量控制、造价控制的监理通知）及相应回复、监理联系单、监理备忘录、监理指令等永久二进度控制文件1监理暂停令永久2工程开工、复工报审表永久3施工进度计划报审表永久4合同争议、违约报告及处理意见永久三质量控制文件1不合格项目通知永久2质量事故报告及处理的文件材料永久3监理质量评估报告（质量评价意见报告）永久4旁站监理记录短期5见证取样和送检人备案表永久6见证记录永久四造价控制文件1工程款支付永久2工程款支付证书永久3设计变更文件材料永久4合同变更文件材料、洽商费用报审与签认材料永久5工程竣工决算审核意见书永久6工程变更费用报审表永久7费用索赔申请表永久8费用索赔审批表永久五工期管理文件1工程延期申请表永久2工程延期审批表永久六监理验收文件1工程竣工移交书永久2监理资料移交书永久施工文件（施工单位负责收集整理）一施工管理文件1工程概况表永久2施工现场质量管理检查记录永久3企业资质证书及相关专业人员岗位证书永久4分包单位资质报审表永久5建设单位质量事故勘查记录永久6建设单位质量事故报告书永久7质量问题整改通知书和质量整改完成情况永久8施工检测计划长期9见证试验检测汇总表长期10施工日志 短期11建设工程质量监督书（质监站）永久12质量、安全监督备案表永久13文明施工责任书永久14建设工程施工现场开工安全生产条件勘验表永久15施工现场质量保证体系审查表永久16实施质量及安全监督的复函永久17公路工程质量、安全监督通知书永