纸质文书档案的整理培训ppt课件.ppt

纸质文书档案的整理,目录,一、概念二、文件材料归档范围与不归档范围三、文件的整理,一、概念,文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。,（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。其含义有如下四层：1、归档文件的来源是立档单位工作活动中直接形成的。2、归档文件的前提条件是办理完毕,没有办理完毕的文件材料不应归档。3、归档文件的作用是具有保存价值,无价值的文件材料不需保存。4、归档文件的形式。,一、概念,一、概念,文书档案的整理按照归档文件整理规则DA/T22-2015进行,一、概念,（二）归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。其含义有如下三层：1、归档文件整理的对象是归档文件材料。2、归档文件整理的内容是将零散的文件材料进行系统化和编目的工作过程。3、归档文件整理的目的是“使之有序化”。,（三）件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。,一、概念,二、文件材料归档和不归档范围,依据的标准：国家档案局8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,二、文件材料归档和不归档范围,（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,二、文件材料归档和不归档范围,2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,二、文件材料归档和不归档的范围,（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,二、文件材料归档和不归档的范围,3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,二、文件材料归档和不归档的范围,（三）机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。,二、文件材料归档和不归档的范围,2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要来确定。,二、文件材料归档和不归档的范围,4、联会召开的会议文件，由主办机关归档，联办机关是否归档，视自身需要来确定。5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视情况而定。、统计材料可不归档。,二、文件材料归档和不归档的范围,6、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。7、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。,三、文件的整理,文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十四道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制页码、编制归档文件目录、装盒、排架。,三、文件的整理,（一）收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。,三、文件的整理,意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。,依据：中华人民共和国档案法第十条规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。,三、文件的整理,陕西省档案条例第二条规定：本条例所称档案，是指过去和现在的国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织（以下统称各单位）和个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、教育、宗教等活动，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第十六条规定：各单位及其工作人员在职务活动中形成的文件材料，交由本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。,三、文件的整理,1、全面收集2、重点收集 3、帐外文件的收集,三、文件的整理,三、文件的整理,帐外文件的收集 1.本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料。2.代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。3.上级机关批转、转发本机关的文件。4.国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。5.本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）,三、文件的整理,党员统计年报表团员统计年报表干部统计年报表离（退）休干部统计年报表公务员统计年报表机构编制、人事年报表党政人才资源统计年报表国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表,党内统计年报表 工资统计年报表劳动情况统计年报表保险福利费用构成情况年报表国有资产统计年报表财务决算报表各类业务综合或单项统计报表纪检监察案件统计报表审计结论。,6.本机关各种基础数字统计报表和分析材料。,三、文件的整理,7.领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。8.领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。9.本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。10.本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。11.本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）,12.本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。13.本单位财产、档案交接凭证。14.本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。15.本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。16.本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。17.本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。18.新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。19.本单位领导班子及成员的述职报告。,三、文件的整理,三、文件的整理,20.政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。,三、文件的整理,（二）分年度 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。1、年度以落款日期为准。2、跨年度的文件放入办结年度。3、几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。4、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。,三、文件的整理,（三）、分类别 分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。1、分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。,目前我们比较常用的就是,组织机构分类法问题分类法保管期限分类法,三、文件的整理,2、分类方案的编制 分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。,三、文件的整理,（1）组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形 成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内 部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的 方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。如，办公室、机关处、企业处、法规处、科教处就是五个类名。采用组织机构分类设置类别，要依据编委部门或上级主管部门有关本机关内设组织机构的批准文件设置。,三、文件的整理,采用组织机构分类法分类的层次确定，主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。类别排列方法 依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。依据本机关习惯的排列顺序排列。依据其重要程度排列。,三、文件的整理,一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政 下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列 在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次 排列。,三、文件的整理,（2）问题分类法 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和 反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的 文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是 说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别 内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。,三、文件的整理,类别排列的方法 先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政 管理以及业务工作方面的类项在后。综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体 排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程 度和上述规则及实际情况确定。,三、文件的整理,（3）保管期限分类法 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对 归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不 同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能 够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架 管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供 便利,三、文件的整理,传统立卷方法中，分保管期限是通过规定案卷排列方式实现的，如机关档案工作业务建设规范就规定“案卷应按不同保管期限分别排列”。因为排列是依据分类方案进行的，所以这实际意味着必须按保管期限进行一次实体分类。规则将保管期限直接作为一种分类的标准明确提出，从简化概念、理顺工作流程来看是必要的。,三、文件的整理,建议可采用以下两种方法进行分类 年度+问题（机构）+保管期限分类法 分类方案为：2010 党群工作类 永久、30年、10年 行政管理类 永久、30年、10年 业务工作类 永久、30年、10年,三、文件的整理,或 办公室 永久、30年、10年 业务科 永久、30年、10年 财务科 永久、30年、10年 稽核科 永久、30年、10年 社管科 永久、30年、10年,三、文件的整理,保管期限+年度+机构分类法 分类方案为：永久 2009年 办公室 业务处 财务处 2010年 办公室 业务处 财务处30年 2009年 办公室 业务处 财务处 2010年 办公室 业务处 财务处10年 2009年 办公室 业务处 财务处 2010年 办公室 业务处 财务处,三、文件的整理,（四）、分级别 分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。,三、文件的整理,上级机关普发的文件，放上级。上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件放本机关。上级机关通报本机关的文件，放本机关。上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告，放本机关。,三、文件的整理,上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。上级机关下达的工作、生产、经营计划和分配的物资、设备、经费等指标文件，如文件内容是针对本机关的，放本机关；如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。,三、文件的整理,上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关，与本机关无关的，放上级。,三、文件的整理,上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。本机关起草，以上级机关名义发出的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。,三、文件的整理,本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。本机关制发的文件，放本机关。下级机关报送的文件，放下级。,三、文件的整理,转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。,（五）、划分保管期限 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。,三、文件的整理,三、文件的整理,根据国家档案局关于机关档案保管期限的规定，文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为10年和30年两种。,国家档案局第8号令附件：,三、文件的整理,文书档案保管期限表,1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料 1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久,1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久 1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年 1.4 讨论未通过的文件 10年,三、文件的整理,三、文件的整理,2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料 2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 2.2 讨论未通过的文件 10年,3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年,三、文件的整理,三、文件的整理,5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的 5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.2 本机关为协办的 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年,三、文件的整理,6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料 6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久 6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年,三、文件的整理,7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 30年 7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年,8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久 8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示 8.2.1 重要业务问题的 永久 8.2.2 一般业务问题的 30年 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 8.3.1 重要业务问题的 永久 8.3.2 一般业务问题的 30年,三、文件的整理,三、文件的整理,8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年 8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的 8.5.1.1 重要业务问题的 永久 8.5.1.2 一般业务问题的 30年 8.5.2 本机关为协办的 8.5.2.1 重要业务问题的 30年 8.5.2.2 一般业务问题的 10年,三、文件的整理,8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革等 永久 8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 永久 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久 87.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久,三、文件的整理,8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久 8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久 8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年 8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年 8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.7.5.1 重要的 永久 8.7.5.2 一般的30年,三、文件的整理,8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久 8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年 8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料10年,三、文件的整理,8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料 8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久 8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年,三、文件的整理,9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料 9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年9.3 人事任免文件永久 9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久 9.4.2 受县级以下表彰、奖励的30年,三、文件的整理,9.5 对本机关有关人员的处分材料 9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久9.5.2 受到警告处分的30年 9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久 9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久,三、文件的整理,9.9 职工名册永久 9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久 9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久 9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久 9.10.4 情况反映、工作简报10年,三、文件的整理,9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1 重要的永久 9.11.2 一般的 30年9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的永久 9.13.2 其他有处理结果的30年,三、文件的整理,10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的永久 10.2.2 一般的 10年10.3 接待工作的计划、方案 10.3.1 重要的 30年10.3.2 一般的 10年10.4 机关财务预算30年,三、文件的整理,10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的 10年10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久 10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年,三、文件的整理,11 上级机关制发的文件材料 11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年 11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久,三、文件的整理,12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告30年 13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年,（六）、修整文件1、检查已归档文件材料的质量。对有请示缺批复的处理。2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。,三、文件的整理,（七）、装订装订是归档文件整理工作的基础环节。1、装订要求,三、文件的整理,三、文件的整理,归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。,三、文件的整理,装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。,三、文件的整理,2、装订方法归档文件应以件为单位装订。装订方式可采用线装、不锈钢订等。,三、文件的整理,线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。,三、文件的整理,（八）、排列文件1、按事由排列法2、按文号（或按文件形成时间）排列法3、零散文件的排列,三、文件的整理,1、按事由排列法按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。按事由排列的具体步骤如下：在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。,在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据编委下达的编制文件中的内设组织机构（处室）位序或习惯位序结合重要程度排列。即：党群下设部门在前，行政下设部门在后，综合性部门在前，业务部门在后。,三、文件的整理,采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事由的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。,三、文件的整理,单一事由、单一责任者的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列。几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。,三、文件的整理,单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。一般是上级机关在前，本级、同级、下级机关在后。例：几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。,三、文件的整理,单一事由、单一责任者，涉及单一地区的文件，按文件形成时间的先后顺序排列。单一事由、单一责任者，涉及几个地区的文件，先把不同地区的文件分开，在每个地区里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后按地区所处的地理位置或习惯排法排列。例：市计委关于下达各县（市）、区二000年重点工程项目投资计划的一系列文件，按习惯排法首先是先排县（市），后排区。,三、文件的整理,单一事由、几个责任者，涉及一个地区的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者的地位高低排列。例：省、市政府、土地局关于土地纠纷问题的系列文件，就应采取此法排列。,三、文件的整理,单一事由、几个责任者，涉及几个地区的文件，首先把不同地区的文件分开，在每个地区里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者文件内按文件形成时间的先后顺序排列；其次，按责任者的地位高低排列；最后按地区的地理位置排列。如：国家、省、市、县,三、文件的整理,本机关与外机关协商某项工作或某一事项形成的文件，应以本机关在前，外机关在后的顺序排列。报刊杂志、简报、信息等（指本机关编辑出版的，不包括新闻单位），按期刊号的先后顺序排列。,（九）、文件编号归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。1、件号 2、页号3、档号 4、全宗号 5、盖归档章,三、文件的整理,三、文件的整理,1、件号件号，是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。其编制方法和要求：（1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。（2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，30年从“1”开始，10年从“1”开始，依次编制。（3）不得断号，重号，跳号。,三、文件的整理,2、页号页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求：以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。,三、文件的整理,编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。不得重编、漏编页号。,三、文件的整理,3、档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，已体现归档文件的类别和排列顺序。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上下位代码之间用“”连接，同一级代码之间用“”隔开。如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001。,文件的整理,4、全宗号 档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，DA/T13-1994编制,三、文件的整理,5、盖归档章文件编号项目固定之后，要以归档章的形式逐件标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”，确保归档文件借阅后正确归位。,三、文件的整理,式样：（31528）,三、文件的整理,归档章的位置归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。,三、文件的整理,归档章的项目及填写方法归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。年度：是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿拉件数字标注，如2006年，应标注为“2006”而不能简化为“06”。,三、文件的整理,保管期限：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。件号：归档文件应逐件编写目录来文和复文作为一件时，只对复文进行编目。如请示与批复作为一件时，只登录批复件；转发与被转发件，只登录转发件，其中属于上级转发、批复本机关的文件，要同时登录本机关的发文字号，以便查找；但如果是重要法规性文件，历次修改稿或定稿太厚，只能与正式文件分开各作为一件时，则分别登录。,三、文件的整理,页数：填写一份文件的总页数，即一份文件最后一页的页码。没有重新编写文件页号的，按文件的原有页数填写。一份文件由几部分组成的，把几个组成部分的页码相加之和，即是这份文件的页数。机构（问题）：也就是类别名称。填写类别的规范化简称，采用机构分类的，填写机构名称，采用问题分类法分类的，填写问题类名。,文件的整理,（十）编制页码（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角空白位置（3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同，可以保持原有页码不变,三、文件的整理,（十一）编制归档文件目录 归档文件目录,三、文件的整理,1、序号：填写归档文件的顺序号。2、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，已体现归档文件的类别和排列顺序。3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：X档字1999第52号 联合发文，填写主办单位文号即可。期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。,三、文件的整理,报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。,三、文件的整理,4、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。填写通用简称。以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位,三、文件的整理,联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。,三、文件的整理,请示与批复、函与复函、转发与被转发等作为一件时，只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。,三、文件的整理,5、题名：填写文件标题。（1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。（2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号 填写。,三、文件的整理,原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名。如市委组织部印发的任免文件，有的题名中仅有“通知”两个字，则必须补充拟写文件事由，加在文种之前，以便查阅，可拟写为关于干部任免的通知。,三、文件的整理,文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。如：“关于贯彻执行中发198529号文件的通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实际上是关于加强档案工作的领导的文件，填写题名时，应补充为“关于贯彻执行中发198529号文件加强档案工作的领导的通知”。批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。如“关于购买复印机的请示、批复”。,三、文件的整理,（3）正件与附件为一件时，如附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件”。文件题名的填写，可参照案卷级整理程序中“编制卷内文件目录”中同类项填写方法填写。,三、文件的整理,6、日期：文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909.7、密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的不用标识。8、页数：填写每一份归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。9、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。,三、文件的整理,5、归档文件目录应装订成册，并编制封面,（十二）装盒 装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。,三、文件的整理,三、文件的整理,1、装盒装盒时，应将不同年度、不同保管期限、不同类别的文件分别装入不同的盒内，不同类别的文件尽量不要混装在一个盒内，如单位文件数量少时，也可装入一个盒内。装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。使之与归档文件上的相应条目相一致，既能保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体，又能保证档案利用完毕后，能够将其按件号顺序归入相应盒内，否则，容易造成文件归位错误，造成混乱。,三、文件的整理,装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。档案盒一般采取侧立排放。,三、文件的整理,5、档案盒排列入柜后，应按其排列顺序依次编制档案盒号。盒号编制方法如下：（1）按三个保管期限编制大流水号，即一个单位按永久、30年、10年三种保管期限编制三个大流水的盒号。,三、文件的整理,（2）按三个保管期限分年度编制小流水号，即一个单位、一个年度的档案盒按永久、30年、10年三种保管期限编制三个小流水号，也就是一年三个流水号。,三、文件的整理,2、填写档案盒封面,三、文件的整理,3、填写档案盒脊项目,三、文件的整理,4、填写备考表,三、文件的整理,（十三）排列上架档案盒排列式样,谢谢,大家,本PPT为可编辑版本，以下内容若不需要请删除后使用，感谢您的理解，祝您生活愉快，事业有成，身体健康，万事如意。,本PPT为可编辑版本，此内容若