财务档案管理制度.docx

1 目的会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，制定本办法。2 范围本规定适用于公司及分子公司3 会计档案的定义和分类3.1 会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案分为以下几类：3.1.1 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。3.1.2 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。3.1.3 财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。3.1.4 发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。3.1.5 其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。4 会计档案的整理4.1 会计凭证：（1）每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。 （2）会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。 4.2 会计账簿： 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。 （2）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。 （3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （4）会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。 4.3会计报表： （1）会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。（2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。 4.4 财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写（XX）年度（XXXX）-月（XX）-流水号（XX）,项目审计报告按补助项目申报资料整理。4.5发票：（1）出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、开票起止日、开票人、装订人签章。（2）增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面认证结果通知认证清单发票封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额（按同类税率分类汇总）、册数、装订人签章。（3）收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面目录发票（收据）封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。4.6 其它会计资料：（1）银行存款余额调节表、银行对帐单：按年整理，年度对帐结束后，按月顺序整理装订成册归档保管，装订顺序：封面银行存款余额调节表、银行对帐单封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。（2）出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订顺序：封面目录备案资料封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。（3）物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。（4）领料单：每月封箱存放档案室。（5）补助项目申报资料：按项目分类整理归档保管。（6） 工商年检资料：按年整理归档保管。4.7 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理。 5 会计档案的归档保管 5.1 财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。5.2 当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部按照归档要求，负责装订成册，编制档案管理台帐，移交至财务部会计档案管理人员。5.3 保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜（标识：年份、起止月份、档案名称），3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。5.4 会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制文件（记录）移交销毁申请单，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。6 各种会计档案的保管期限6.1 会计档案保管期限：参见附表会计档案保管期限表。6.2 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。6.3 会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。7 会计档案的借阅使用 7.1 会计档案不允许随意借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准后方可借阅，填写文件借阅、复制记录，且借阅资料不可转借。 7.2 涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。7.3 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特殊需要，经财务总监批准。7.4 借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。7.5 归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。8 会计档案的销毁 8.1 每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进行整理，提出提出文件（记录）移交销毁申请单报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。8.2 监销人在销毁会计档案前，应当按照文件（记录）移交销毁申请单所列内容清点核对所要销毁的会计档案。 8.3 销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在文件（记录）移交销毁申请单签名盖章，文件（记录）移交销毁申请单永久保存。9 附则9.1 本制度自2013年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的，以本制度为准。9.2 本制度未尽事宜，按公司有关制度执行。9.3 本制度由公司财务部负责解释和修改。10 相关记录10.1 档案管理台帐10.2 文件借阅、复制记录10.3 文件（记录）移交销毁申请单11 附表：会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9财务报表、报告10年包括文字分析10年度财务报告(决算)永久包括文字分析11审计报告10年12主管单位批复文件10年四其他类13会计移交清册15年14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16银行余额调节表5年17银行对账单5年18出口备案资料5年19核销单存根15年20出口收汇15年21工商年检资料5年22统计申报资料15年23增值税发票抵扣联15年24出口发票开票用资料1年25盘点表1年26领料单1年拟稿（日期）审核（日期）会 签（日期）批准（日期）修改记录修改历史记录生效日期版本/版次变更说明编制/修改批准