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办公软件操作技巧,Excel,沾益县宇恒水泥有限公司,Word,PowerPoint,Excel,第一讲,EXCEL,篇,第一章,EXCEL,中综合性精华小技巧的应用,沾益县宇恒水泥有限公司,空白单元格中输入,50,，选定此单元格，选择,“编辑”“复制”。选取想修改的单元格,区域，例如从,E2,到,E150,。,然后选择：,“编辑”,“,选择性粘贴”,“,加”运算,“,确定”,最后删除空白单元格中输入的,50,。,如何快速地批量修改数据？,“,选择性粘贴”命令的应用,沾益县宇恒水泥有限公司,?,例如,:,你希望将批量数字取负,!,空单元格中输入“,-,1”,，并点击“编辑,复制”,命令，选择目标单元格。点击“编辑,选择性粘,贴”,选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘确定，,所有数字将与,-1,相乘。亦可用该方法将数值缩小,或放大任何倍数,将批量数据完成一个处理结果,“,选择性粘贴”命令的应用,沾益县宇恒水泥有限公司,1,问题,在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的,数据导入,Excel,中后居然是以文本形式存在的,(,数字默,认是右对齐而文本是左对齐的,),，即使是重新设置单元,格格式为数字也无济于事,答案,在空白的单元格中填人数字,1,，然后选中这个单元格，,执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择,“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了,巧变文本为数字,2,“,选择性粘贴”命令的应用,沾益县宇恒水泥有限公司,快速输入数据小技巧,1,、快速输入前面带,0,的数字,3,、另有妙用的,号,4,、一次输入多个单元格以字符,2,、快速输入分数,用“设置单元格格式”，,把属性改为“文本”太慢,啦！,在带,0,的数字前加单引号,如“,001”,即可,“0,3/4”,（注意：中间有一,个空格）,无空格结果是,日期（,3,月,4,日）,输入“,3/4”,该怎么办？,？,在输入,11,位及以上数字，在,数字前面加上一个英文状态,下的“,”,，即能正常显示，反,之以科学计数法显示。此时,，该单元格格式为文本形式,，其“数值”只能排序，不,能用于函数计算,按住,Ctrl,键，用鼠标左键选定,多个不连续的单元格（或区,域），输入文本（如），,然后按下“,Ctrl+Enter”,键，,可将该文本同时输入上述选,定的单元格中,沾益县宇恒水泥有限公司,快速输入特殊符号,?,ALT+41420,?,ALT+41409,?,ALT+178,M,2,?,ALT+179,M3,！,必需使用小键盘输入数字,沾益县宇恒水泥有限公司,自动打开工作簿,将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到,C:Prograrn FilesMicrosoft Office,Office10XLStart,文件夹中，以后每次启动时，,Excel,都会自动,打开相应工作簿,沾益县宇恒水泥有限公司,变为,变为,变为,椭圆形,Shift,在,绘制线段及图形中的作用,直线,圆形,正方形,矩形,斜线,Shift,键的应用,沾益县宇恒水泥有限公司,若要将距离较远的两列数据,(,如,A,列与,Z,列,),进行对比，只能不停,地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻,烦而且容易出错,问题,点,查看,Excel,中相距较远的两列数据,把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上指针便会变,成双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，则工作表被一分,为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。,这样你便可以让一个数据框中显示,A,列数据，另一个数据框中显,示,Z,列数据,解,决,方法,按住,Shift,键拖滚动条,数据列会快速滚动直到定位你想要看的数,据列,Excel,中快速定位,沾益县宇恒水泥有限公司,鲜为人知的,EXCEL,快捷键,1,、,快速定位到单元格,按,F5,2,、,Ctrl,*,的功用,根据选定单元格向四周辐射所涉,及到的有数据单元格的最大区域,3,、,不同单元格中快速输,入同一内容,Ctrl+entet,4,、,右键拖动填充柄,出现菜单：复制单元格、以序列方式,填充、以格式填充、以值填充；以天,数填充、以工作日该充、以月该充、,以年填充,5,、,快速重复上一次操作,按,F4,沾益县宇恒水泥有限公司,数据的排序,1,、,对数据清,单进行排序,2,、,创建自定义,排序,沾益县宇恒水泥有限公司,如何设置输入信息的有效性,用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的,信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步,骤如下。,选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】,|,【有效性】菜单,项，打开【数据有效性】对话框。,沾益县宇恒水泥有限公司,切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表,中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文,本框中分别输入“,2”,和“,100”,。,沾益县宇恒水泥有限公司,单击,按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求,的数据时，就会弹出【,Microsoft,Excel,】对话框，提示所输入的,信息有误,沾益县宇恒水泥有限公司,如何在同一个窗口中打开多个表格,当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格，,以便进行数据比较和交换时，可以采用以下方法来实现。,打开当前工作簿中的一个工作表，单击【窗口】,|,【新建窗口】菜,单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础,上建立的。单击【窗口】,|,【重排窗口】菜单项弹出【重排窗口】对,话框，在【排列方式】组合框中选中【垂直排列】复选框。,沾益县宇恒水泥有限公司,单击,按钮，此时工作表便以垂直排列形式显示出来，若想继续添加则重,复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作簿中的工作表，以方便对照。,沾益县宇恒水泥有限公司,A,B,C,如何导入外部数据,选择【数据】,|,【导入外部数据】,|,【导入数据】菜单项。,随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下,拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框,中选择需要导入的文件。,单击”打开”,按钮弹出【文本导入向导,3,步骤之,1,】对话,框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单,选按钮。,D,单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导,3,步骤之,2,】对话,框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。,沾益县宇恒水泥有限公司,E,F,G,单击”下一步”,按钮弹出【文本导入向导,3,步骤之,3,】,对话框。,单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中,【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮,单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表，,此工作表中显示出导入的外部数据。,沾益县宇恒水泥有限公司,如何打印批注,如果用户需要打印工作表中的批注，,则必须将,批注显示出来，然后对其进行打印。,选择【文,件】,|,【页面设置】菜单项，弹出【页面设置】,对话框，切换到【工作表】选项卡中，然后在,【批注】下拉列表中选择【如同工作表的显示】,选项即可,沾益县宇恒水泥有限公司,如何将不相邻的列打印到相邻的位置上,选中不需要打印的列，然后选择,【格式】,|,【列】,|,【隐藏】菜单项将,其隐藏。,设置一个包含所有列的打印区域，,其中也包含隐藏的列，然后执行选定,区域的打印操作即可。,沾益县宇恒水泥有限公司,用,EXCEL,做工资表头,在工资汇总表里，只有,第一个人有工资条的条,头（如编号、姓名、岗,位工资,.),，想输出成,工资条的形式。怎么做？,先复制一张工资表，然后在页,面设置中选中工作表选项，设,置打印工作表行标题，选好工,资条的条头，然后在每一个人,之间插入行分页符，再把页长,设置成工资条的高度即可。,沾益县宇恒水泥有限公司,Excel,中双击格式刷的妙用,提出问题,:,如何点选一次格式刷,实现多次应用,答案,:,双击格式刷即可,不用时按”,ESC”,退,出即可,沾益县宇恒水泥有限公司,首先在,Word,中选中要复制的内容，然后单击,“编辑,复制”命令，进入,Excel,中，按住,S,hift,键，单击“编辑,粘贴图片”命令，即可,将刚才复制的内容以图片格式插入到,Excel,表,格中，而且在该图片上双击，还可进行文字,修改。利用这种方法也可以把“记事本”等,其他程序中的内容以图片格式粘贴到,Excel,中。,Word,内容以图片形式插入到,Excel,以此法亦可将,Word,中的内容作为图片链接插入,Excel,沾益县宇恒水泥有限公司,第二章,图表篇,0,50,100,150,200,250,300,350,0,1,2,3,4,5,6,7,设备维修费,学习培训费,工装改造费,文具办公费,劳保用品费,沾益县宇恒水泥有限公司,图表背景的处理,0,10,20,30,40,50,60,70,A11,B11,S11,T11,S21,B14,销量,赶,奇瑞汽车年销量表,为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂,我们可以利用辅助数据对其进行处理,如下图示：,沾益县宇恒水泥有限公司,创建动态图表,1,、自动筛选的方法,2,、利用函数创建,沾益县宇恒水泥有限公司,?,绘制多斜线单元格,利用,Excel“,边框”选项卡的,两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。,如果想在单元格中画多条斜线,该怎么做呢,?,!,“,直线”,-,“,绘图”,绘制多斜线表头,只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短,。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通,常的做法是让数据在单元格内换行,(,按“,Alt+,回车,键”,),，再添加空格即可将数据放到合适位置。或,是适当调整单元格属性也可达到目的,!,沾益县宇恒水泥有限公司,快速,创,建,图,表,通过一次按键创建一个,Excel,图表,这,是一个非常老套的,Excel,窍门。要想,使用键盘快速创建一个图表，选择,你需要绘制的数据并按下,F11,键。,Ex,cel,将自动为你创建图表。另外，在,选好单元格后按下“,Alt+F1,”,，你将,得到相同的结果。,沾益县宇恒水泥有限公司,数据透视表,?,创建数据透视表,?,编辑数据透视表,沾益县宇恒水泥有限公司,第三章,函数篇,认识函数,:,函数,Excel,预先定义好的特殊公式,SUM(number1,number2,.),公式,用户自行设计对工作表进行计算,和处理的计算式,=SUM(E1:H1)*A1+26,沾益县宇恒水泥有限公司,?,查找引用函数简介,第一章,函数,学习目录,?,基础概念,认识单元格引用,认识数组,?,常用引用函数,OFFSET,函数,INDEX,函数,?,函数综合应用,沾益县宇恒水泥有限公司,基础概念引用,?,认识工作表区域,?,单元格引用方式,相对引用、绝对引用入混合引用,?,单元格引用的分类,一维引用,：,A1,：,A10,、,A2,：,G2,二维引用,：,A1,：,C5,三维引用：,sheel1:sheel3!A1,沾益县宇恒水泥有限公司,基础概念数组,?,数组的概念,由文本、数值、日期、逻辑值等元素组成的集合,常量数组和内存数组,?,数组的分类,一维数组：行数组，列数组,1,，,2,，,3,“,A”,；“,B”,；“,C”,二维数组：多行多列数组,0,，“差”；,60,，“中”；,80,，“良”；,90,，,“优”,?,内存数组,沾益县宇恒水泥有限公司,引用函数语法介绍,?,OFFSET,函数中文解释,:,偏移量,将源引用根据指定的行、列偏移来产生新的,单元格引用,?,OFFSET,函数语法,OFFSET,（基点，行数，列数，高度，宽度）,?,函数特征,“引用基点”只能是单元格引用而不能是数组,高度，宽度用于指定目标单元格尺寸大小，如不指,定则目标单元格与源引用相同,高度，宽度允许用户使用负数来表示表示参数,（左负右正，上负下正）,演示,沾益县宇恒水泥有限公司,实例应用之求平均值,演示,沾益县宇恒水泥有限公司,INDEX,函数,语法,:INDEX(,数据表,行号,列号,区域序号,),说明,:1,、数据表为引用时，结果返回为单元格引用,2,、当数据表使用联合区域时，还可以通过区域,号返回子区域,3,、,INDEX,（数组，行号，,列号,）,4,、数据表为数组时，结果返回为数组中的具体,值,注意事项：,1,、通常情况下，行号、列号参数不支持,使用数组,INDEX,中文释意,:,索引,沾益县宇恒水泥有限公司,MATCH,函数简介,定位函数,MATCH,中文释意,:,相配,匹配,?,MATCH,（查找值，查找范围，匹配条件,?,匹配条件有三个参数，,-1=,降序排列，,0=,无序排列，,1=,升序排列,?,比起,VLOOKUP,它可以实现从右向左查找,演示,沾益县宇恒水泥有限公司,2.,计算条件,用,Sheet1,的,D8,单元格的内容乘以,40,，再加,上,Sheet2,的,B8,单元格内容乘以,60,1,.,准备条件,设有名称为,Sheet1,、,Sheet2,和,Sheet3,的,3,张工作表,3.,显示位置,将,2,的计算结果显示在,Sheet3,的,A8,单元格中,4.,输入公式,则应该在,Sheet3,的,A8,单元格输入以下算式,:,=Sheet1!D8,40,Sheet2!B8,60,。,跨表操作数据,沾益县宇恒水泥有限公司,查找函数,?,LOOKUP,?,LOOKUP,（查找值，查找范围，,目标范围）,?,通常情况下，查找范围的首列或首行要求升序排,列,?,VLOOKUP,?,VLOOKUP,（查找值，数据表，列序号，,匹配,条件）,?,可用,0,或,1,代替,FALSE,和,TRUE,，,0=,精确查找，支,持无序查找。,1=,近似查找，首列必需是升序排列,?,支持通配符进行查找,演示,沾益县宇恒水泥有限公司,统计函数,单元格引用,单元格引用方式：,相对引用、绝对引用、混合引用,使用“,$”,号来锁定引用,“,F4”,变相对引用为绝对引用,”,F9”,定义一个区域为数组,引用实例,相对引用,:A1,、,B5,绝对引用：,$A$5,、,$C$2,混合引用：,$A2,、,D$1,单元格引用实例演示,沾益县宇恒水泥有限公司,字段截取与计算函数,?,MID(text,start_num,num_chars),Fluid Flow,公式说明,=MID(A2,1,5),上面字符串中的,5,个字符，从第一个,字符开始,(Fluid),=MID(A2,7,20),上面字符串中的,20,个字符，从第七,个字符开始,(Flow),=MID(A2,20,5),因为要提取的第一个字符的位置大于,字符串的长度，所以返回空文本,(),LEFT(text,num_chars),LEN(text),计算返回文本字符串中的字符数,沾益县宇恒水泥有限公司,求中值,1,、在工作表中输入如下图所示的数据。,2,、在单元格,C4,中输入“,=MEDIAN(A1:A7)”,数学中数据的处理,函数释意,:MEDIAN,是”中央的”,数学中叫它为,:,中线、中值,沾益县宇恒水泥有限公司,将阿拉伯数字转换为罗马数字,在工作表中输入如下图所示的数据。,在单元格,C4,中输入公式“,=ROMAN(B1)”,然后利用自动填,充功能将此公式填充至单元格,D2,中，此时即可得出结果。,函数释意,:ROMAN,之意“罗马字体之意，亦可说是罗马人,沾益县宇恒水泥有限公司,计算两个日期之间的年数,分别在单元格中输入起始日期和终止日期。,1,2,在单元格,C2,中输入公式“,=YEAR(B2)-,YEAR(A2)”,沾益县宇恒水泥有限公司,3,选中单元格,C2,，在弹出的右键快捷菜单中选择【设置单元格,格式】菜单项，在弹出的【单元格格式】对话框中切换到【数,字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【常规】选项。,4,点“确定”得出结果,沾益县宇恒水泥有限公司,如何通过函数合并字符,如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过,函数来实现。如要将下面的姓和名合并，具体的操作步骤如下。,选中单元格,C30,，在编辑栏中输入“,A30&B30”,。,按下【,Enter,】键后单元格,C30,中填充上“李小炜”。,沾益县宇恒水泥有限公司,本讲小结,沾益县宇恒水泥有限公司,Cascading Web,Your Subtitle Goes Here,Cascading Web,Your Subtitle Goes Here,第二讲,WORD,篇,本篇我们针对已经能对,WORD,进行,操作和应用的用户所编写的课程,来学习,WORD,的一些精华技巧希望,在大家工作过程中提升工作效率,沾益县宇恒水泥有限公司,Word,中提供了快速多次复制格式的方法，,双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个,位置，再次单击格式刷或按下,Esc,键即可关闭,格式刷。,提示：在,WORD,中，不仅格式刷，还有绘图,功能（线、箭头、框等）都能采用双击图标,而连续使用。,1,、连续使用格式刷,沾益县宇恒水泥有限公司,2,、快速显示文档中的图片,?,如果一篇,Word,文档中有好多图片，打开,后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点,击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的,显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插,入的图片都会快速显示出来了。,沾益县宇恒水泥有限公司,3,、给图片注解文字,选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，,在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题,注窗口；然后在“标签”栏选择“公式”、,“表格”或“图表”；最后在“题注”栏,输入注解文字，再点“确定”按钮结束。,此时，注解文字会自动显示在图片下方。,注解文字可以随时更改，如改变字体大小，,或者删除等等。,沾益县宇恒水泥有限公司,4,、制作水印,?,Word2003,具有添加文字和图片两种类型水印,的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在,Word,菜单栏点击“格式”,“背景”,“水印”。,在“水印”对话框中选择“文字水印”，然后在,“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字,;,或,在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找,到要作为水印图案的图片。最后按“确定”，水,印就会出现在文字后面。,沾益县宇恒水泥有限公司,5,、轻松统计文档字数,?,打开,Word,文档，然后依次点击“工具,字数统计”菜单，就可以清楚的看,到这篇文档的统计信息，也可以通过,打开文档属性窗口，接着选择“摘要”,标签，然后点击“高级”按钮，这时,也可以看到该文档的详细统计信息。,沾益县宇恒水泥有限公司,6,、自动更正错误词组,?,可以通过,Word2003,自动更正写错的词组。比如,“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”，依次点击,“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动,更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下面,的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换,为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。这样,以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，,Word,就会自动更正为“为虎作伥”。用同样的,办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添,加到自动更正中，让你的,Word,识别词组能力更,强、更智能化。,沾益县宇恒水泥有限公司,选中表格的主题行，选择“表格”,菜单下的“标题行重复”复选框，当你,预览或打印文件时，你就会发现每一页,的表格都有标题了，当然使用这个技巧,的前提是表格必须是自动分页的。,7,、快速打印多页表格标题,沾益县宇恒水泥有限公司,虽然,Word,中的自动编号功能较强大，但有时不想,用它时，我们可以通过下面的方法来快速取消自动,编号：,(1),当,Word,为其自动加上编号时，您只要按下,Ctrl+Z,键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再,次键入数字时，该功能就会被禁止了；,(2),选择“工具”,“自动更正选项”命令，在打,开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套,用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”,复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。,8,、快速取消自动编号,沾益县宇恒水泥有限公司,写论文时，常常用到英文大小写转,换，十分不便。使用自动更正可以轻,易解决这个问题。,（,1,）菜单“工具”栏点击“自动更,正选项”。,9,、巧用自动更正,沾益县宇恒水泥有限公司,1.,问,:WORD,里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节,显示的页眉不同,答,:,分节,每节可以设置不同的页眉,.,文件,页面设置,版,式,页眉和页脚,首页不同、奇偶页不同,2.,问,:,请问,word,中怎样让每一章用不同的页眉,?,怎么我现在只能用,一个页眉,一改就全部改,答,:,在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一,页改页眉前,按一下,同前,钮,再做的改动就不影响前面的了,.,简言之,分节符使得它们独立了,.,这个工具栏上的,同前,按钮就显示,在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出,同前,两,个字来,10,、页眉页脚的应用,沾益县宇恒水泥有限公司,7.,问,:WORD,页眉自动出现一根直线,请问怎么处理,答,:,格式从,页眉,改为,清除格式,就在,格式,快捷工具栏最左,边,;,选中页眉文字和箭头,格式,-,边框和底纹,-,设置选无,8.,问,:,页眉一般是,-,上面写上题目或者其它,想做的是把这,根线变为双线,WORD,中修改页眉的那根线怎么改成双线的,答,:,按以下步骤操作去做,:,选中页眉的文字,包括最后面的箭头,格式,-,边框和底纹,选线性为双线的,在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线,确定上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方,块,页眉线就可以在不同的位置,沾益县宇恒水泥有限公司,12.,问,:,怎样微调,WORD,表格线,WORD,表格上下竖线不能对齐,用鼠标拖动其中一条线,可是一拖就跑老远,想微调表格竖线让,上下对齐,请问该怎么办,答,:,选定上下两个单元格,然后指定其宽度就可以对齐了,再怎么,拉都行,press“Alt”,打开绘图,其中有个调整坐标线,单击,将其中,水平间距与垂直间距都调到最小值即可,.,打开绘图,然后在左下,脚的绘图网格里设置,把水平和垂直间距设置得最小,.,16.,问,:Word,里怎么自动生成目录啊,答,:,用“格式,样式和格式”编辑文章中的小标题,然后插入,-,索引和目录,沾益县宇恒水泥有限公司,其它操作技巧,11.,问,:WORD,中的表格一复制粘贴到,PPT,中就散掉了,怎么把,WORD,里面的表格原样粘贴到,PPT,中,答,:,比较好的方法是,:,先把表格单独存为一,WORD,文件,然后插入,-,对象,选由文件创建,然后选中上面的,WORD,文件,确定,;,2),还可以先把表格,copy,到,excel,中,然后,copy,到,PPT,中,这个也,是比较好的办法,;,12.,问,:,有没有办法将,PPT,的文字拷入,WORD,里面,答,:,另存就可以了,.,只要以,.rtf,格式另存即可,13.,问,:Word,里面如何不显示回车换行符,答,:,把视图,-,显示段落标记的勾去掉或工具,-,选项,-,视图,-,段,落标记,沾益县宇恒水泥有限公司,14.,问,:Word,中发现空格都是小圆点,是怎,么回事情,每输入一个空格就出现一,个小,圆点,怎么把它消除掉啊,这个空格会打印,出来吗,答,:,不会打印出来,如果想不显示,:,工具,-,选,项,-,视图格式标记中前面的勾去掉即可,沾益县宇恒水泥有限公司,答,:,插入文本框,将版式设成,悬浮,在,WORD,的绘图工具里面有个,自选图形,找到你要的括号,直接在页面上画就可以了,.,可以移动,大小也可以改,.,然后把他挪到文字边上,即可,.,一个小窍门就是用,CTRL+,箭头可以进行微调,.,如果你,在经济学的边缘上,觉得经常,需要对这些文字编辑,怕图形错位的话,可以将需要的文字打在一,个文本框里,记得将文本框设置成透明无色的,(,这样就看不见文本,框了,),然后将文本框和你的括号,(,或其他符号,),组合成一个图形,就,万无一失了,15.,问,:,如何向,WORD,中的图片添加文本,想在,图片上输入一些说明文字,沾益县宇恒水泥有限公司,16.,问,:,如何解决,word,说磁盘已满不让,保存的问题,答,:,有时候,当要保存一个,文件时,Word,会弹出一个对,话框说是磁盘空间已满,无法保存文件,可实际,上磁,盘上空间还很大,.,这是非常令人恼火的一件事情,.,这一,信息最常见的原,因是,Temp,文件夹已经达到了一个,文件夹中可以包含的最多文件数的上限,.,这,时的解决,方法很简单,:,将,Windows,临时文件删除,.,沾益县宇恒水泥有限公司,如,果此时还不能正确保存文档,可以采取以下的方法,步骤如,下,:(l),按,Ctr l+A,选定整个文档,.(2),按,Ctrl+C,将整个文档复制到,内存中,.(3),关闭,Word,程序,.,此时系统会提示,尺,您将大量文本放在了,剪贴板,中,是否希,望在退出,Word,后这些文本仍可用于其他程序,.(4),选,择【是】按钮,.(5),重新打开,Word,程序,.(6),按,Ctrl+V,将复制下,来的文本粘贴到新文件中,.,注意,:,在删除临时文件时,可能会出,现一个对话框,提示不能删除正在使用,的文件,.,这是因为,Windows,运行的时候,需要不断地用到一些临时文件,.,因,而,在,人工删除临时文件时,试着在开始时只删除几个文件,然后对桌,面上的回收站进行清空,.,否则可能无法删除所有选择的文件,.,沾益县宇恒水泥有限公司,最后一招,Word,里按,Alt,拖鼠标是可以选列的,!,沾益县宇恒水泥有限公司,本讲小结,沾益县宇恒水泥有限公司,第三讲,POWERPOINT,篇,沾益县宇恒水泥有限公司,打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿,单击“文件”,-,“,另存为”命令，在“保存类型”,列表中，选择“,PowerPoint,放映”,该幻灯片放映文件将保存为扩展名为,.pps,的文,件。,在完成放映后,PowerPoint,将自动关闭并返回到,桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，可以,通过文件菜单中的打开命令打开该文件。,1,、,将要演示文稿保存为幻灯片放映文件,沾益县宇恒水泥有限公司,添加图片的,PPt,文件会变得非常大。你可以手动压缩这,些图片，但还有一个更简单的方法,:,让,PowerPoint,为你,自动完成这些工作。,单击“图片”,-,“,压缩图片”按钮。如果你看不到图片工,具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图,片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文,档中的所有图片”按钮，更改分辨率下面，选择你要,使用,:Web/,屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，,选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。,（注意,:,如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁,剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。,这个技巧同样适用于,Word,）,2,、,缩,减,PowerPoint,图片所占用的空间,沾益县宇恒水泥有限公司,以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多,张幻灯片,:,单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击,选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按,住,Ctrl,键,，直至选择了所有将应用该过渡效果,的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻,灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果，,单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻,灯片将使用完全相同的效果。,3,、多张幻灯片应用镜头切换效果,沾益县宇恒水泥有限公司,4,、使用,PowerPoint,制作相册,启动,PowerPoint,新建一个幻灯文件，,单击“插入,图片,新建相册”命令，打开,相册对话框，在该对话框中选择要放入本相,册的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、,数码相机这样的外设添加图片。若要从文件,或磁盘添加图片，请执行下列操作之一,:,沾益县宇恒水泥有限公司,在“插入图片来自”下面，单击“文件,/,磁盘”，定位,包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，选中图片,然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。,或者按住,Ctrl,键一次把它们都添加进去。,接下来，指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话,框，回到编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、,切换、背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和,你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。,（注意,:,相册是,PowerPoint 2002,以后版本的新增功能，,尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快,捷、更自动化地完成工作。）,沾益县宇恒水泥有限公司,打开,PowerPoint,，单击“视图,工具栏,控件工具箱”,命令，打开,ActiveX,控件工具箱面板，在工具箱的底部,有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上,已安装的,ActiveX,控制的清单，选中“,Shokewave Flash,Object,”,选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片,上拖出一块,Flash,电影播放的屏幕空间。,Flash,电影能随,意占用屏幕上的任意大小或位置。右击该空间窗口。在,弹出的菜单里的选择“属性”项，在,Flash,的页面属性,对话框中的,Movie,框中键入,SWF,格式电影文件的,URL,或路,径。,5,、在,PowerPoint,中插入,Flash,动画,沾益县宇恒水泥有限公司,如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配,色则比较麻烦。其实有很简单的方法,:,在幻灯片浏览视图中，,选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，,可以对一张幻灯片进行重新着色,;,如果要同时重新着色多张幻,灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻,灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按,Esc,键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”,会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配,色方案应用于另一份。方法是,:,同时打开两份演示文稿，单击,“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。,6,、,复制配色方案,沾益县宇恒水泥有限公司,使用,PPT,时，往往需要与其他程序窗口的数据配合,以增强演示的效果，我们惯用方式,:,单击“幻灯片放映”,-,“,观看放映”,，用“,Alt,Tab,”,或“,Alt,Esc,”,组合键与其他窗口切换实现,另有高招,:,打开演示文稿,:,按住,Alt,键不放，依次按下“,D,”,、,“,V,”,键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式,是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将,此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，,例如最小化和自定义大小，非常方便。,7,、,快速切换窗口播放模式,沾益县宇恒水泥有限公司,PowerPoint,新引入的“图表”命令使得在幻,灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯,片中的其他部件那样，图表元素可以移动和,改变大小。,单击“插入,图表”命令，就可以在当前页,码中插入一个默认图表，如果想改变图表的,样式，可以单击“图表,图表类型”命令在,弹出的窗口选择相应的类型即可。,8,、,添加图表,沾益县宇恒水泥有限公司,在,PowerPoint,中如果想执行同一动作，,比如重复修改字体、字型号等，这时,按,F4,键可轻松实现。,9,、重复操作,沾益县宇恒水泥有限公司,如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片,先放到,PowerPoint,中，然后再将幻灯片保存为,图片格式，这样不会像,Windows,自带的画图板，,把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将,文字保存为图片，方便浏览。,具体操作如下,:,单击“文件”,-,“,另存为”命令，,在“保存类型”框中选择图片格式，如,GIF,、,BMP,、,JPG,、,PNG,等，然后单击“确定”，,这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是,将当前幻灯片保存为图片。,10,、,将文字幻灯片保存为图片,沾益县宇恒水泥有限公司,为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通,常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，,选定所有按钮，按“,Ctrl+C,”,复制，然后换一,页，按“,Ctrl+V,”,粘贴就行了，并且以前设置,好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多,了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不,同页面的同一位置。,11,、,快速复制对象,沾益县宇恒水泥有限公司,在,PowerPoint,中，每次输入文本都要插入一个,文本框，操作起来很不方便。其实可以先在,Word,中将所有内容按一定样式输入，再将它发,送给,PowerPoint,。具体方法是,:,在,Word,中打开文,档，单击“文件”菜单中的“发送”,，再单击,“,Microsoft PowerPoint,”,。每个标题,1,样式的,段落都会成为新幻灯片的标题,;,每个标题,2,样式,的段落都会成为第一级文本，依此类推。,12,、将,Word,文档发送到,PowerPoint,沾益县宇恒水泥有限公司,以下是一些简化幻灯片放映操作的方法,:,进到下一张幻灯片,:N,、,Enter,、,PageDown,、右箭头、,下箭头、空格键（或单击鼠标）,退到上一张幻灯片,:P,、,PageUp,、左箭头、上箭头、空,格键,终止幻灯片放映,:Esc,或“,-,”,键,停止或重新开始自动幻灯片放映,:S,或“,+,”,键,进到第,n,张幻灯片,:,“,数字,n+,回车键”,显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映,:B,或“,.,”,键,显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映,:W,或“,”,隐藏鼠标指针,:,“,Ctrl+H,”,显示指针,:,“,Ctrl+A,”,返回到第一张幻灯片,:,同时按住鼠标左右键,2,秒钟,13,、,10,个最受欢迎的,PPt,快捷方式,沾益县宇恒水泥有限公司,14,、更改新演示文稿的默认设计,当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，,PowerPoint,将会显,示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它,总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这,些内容了，带来很多方便：,单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”,“母,版”,“幻灯片母版”。接着，在母版上进行更改了。改后单击“关,闭母版视图”。最后，选择“文件”,“另存为”。在“保存类型”,框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入,“,blank,”,，再单击“保存”。关闭模板,小提示,必须要注意，如果想要将,blank.pot,作为默认设计，必须将它保存在,“另存为”对话框的默认路径下。而且必须将模板命名为,“,blank.pot,”,。,沾益县宇恒水泥有限公司,设置默认模板,如果更改了默认的“空白”设计模板，,却又希望重新将原始默认设计应用于演示文,稿。可以这样操作：首先打开要应用默认设,计的演示文稿，再单击工具栏上的“设计”,按钮，在“可供使用”之下，单击第一项,“默认设计模板”即可。如果希望对所有新,演示文稿都应用原始默认设计，可以重命名,blank.pot,文件或删除它,沾益县宇恒水泥有限公司,