《文书的处理》课件.ppt

第十讲：文书的处理（一）,文书的处,理,行文制度,文书的处,理程序,收发文处,理,第一节,行文制度,?,行文制度,指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和,规定，包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面的内容。,行文制度,行文关系,隶属关系,非隶属关系,行文方式,行文规则,行文方式之下行文,国务院,省政府,自治区,直辖市,逐级下行文,上行文,逐级上行文,乡政府,县政府,省政府,国务院,市政府,县,政,府,省政府,国务院,多级上行文,国务院,省政府,市政府,县政府,多级下行文,直达基层组织和群众的行文,国务院,基层与群众,直接领导机关,越级上行文,行,文,机,关,上级领导机关,最高领导机关,平行文,非隶属机关,非隶属机关,行文规则,?,（一）行文应当确有,必要，注重效用,（二）一般,（三）政府各部门行文问题,（四）联合行文问题,（五）协商一致的原则,（六）重要行文的抄送,（七）“请示”、“意见”、“报告”的注意事项,（八）受双重领导的机关行文,不能越级行文,?,?,?,?,?,?,?,文书的处理程序,?,文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的,一,系列环节,。,?,特点：（一）确定性,（二）连续性,（三）规范性,第二节,发文处理,发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制,发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：,草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发,等环节。,情景任务,（秘书办公室内）,王俐（对刚招聘进来的,秘书）：小胡，最近正值,公司业务旺季，公司人手,紧缺，可又不能招人太多，,所以经常要加班，按照李,总的意思，加班费如何计,算，他让我们先拿出个初,步意见来，他同意后下个,通知，所以你先起草一下,这个,通知,，注意一定按国,家相关法律法规来写。,?,胡：好的，我马上就写。,风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁：,鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，,但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，,共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关,法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：,一、发放对象：公司所有员工。,二、发放的时段：八小时以外。,三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。,四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一,位同事口头或书面证明。,办公室,二五年六月二日,?,第二天：,?,王俐：小胡，昨天让你写,的通知草稿写怎么样了？,?,小胡：哦，早完成了，昨,晚我就放到李总办公台上,了。,?,王俐：放李总那去了？这,么快？,?,小胡：有什么不对吗？不,是说李总看过同意了就发,吗？,?,王俐：那你的底稿还有吧？,拿来我先看一下。,?,小胡：你也要看？对不起，,我不知道，喏，这是，你,看吧。,情景思考,、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如,何做。,、这份通知有问题吗？若有，请作修改。,一、发文办理的含义,温故而知新,发文,办理,以本单位名义制,发公文的过程,草拟,分发,审核,登记,签发,用印,复核,缮印,二、发文办理的实质,1.,通过发文,行使法定的,职权,、表达意图、传递,信息。,发文,办理,2.,发文记录了本单位内,外,工作活动过程,，为本,单位积累档案奠定了基,础,3.,单位发文的形成与过,程是由,众多工作人员,共,同参与的组织行文。,三、发文办理的程序和特点,拟稿,会稿会商,会审,缮印与校对,审核,签发,会签,复核,环节之间具,有连续性、,确定性、不,可逆转性,用印或签署,催办,登记,发送或公布,注发,办结处置,1,、拟稿,1.,领受,任务与准备,4,修改,文稿,引用公文应当先引标题，,后引发文字号。,日期应当写明具体的年、月、日,结构层次序数，,第一层为“一、”,第二层为“（一）”,公文中的数字，除成文日期、,第三层为“,1,”,部分结构层次序数和在词、,第四层为“,(1),”,词组、惯用语、缩略语、具有,修辞色彩语句中作为词素的数,字必须使用汉字外，应当使用,阿拉伯数字,形成,2.,起草,文稿,3.,会稿与,会商,2,、审核,（,1,）核稿的范围与内容,1,）是否确需行文,2,）行文名义是否妥当,凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的，,3,）报批程序是否符合规定,5,）涉及多个部门的事项是否协商一致,政策和国家的法律、法规,6,）所提措施和办法是否切实可行,应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由,4,）内容是否符合党的路线、方针、,有关业务部门行文。,（,2,）审核工作的分工,业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中,涉及的有关业务工作的有无与,现行政策法规相抵,触之处,、文稿中引用的材料,是否准确,、反映的情,况是否,如实,、所作结论是否恰当。,（,3,）核稿的结果,经审核发现属于总体方面的问题，应提出,原则,性,修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。,审核文稿宜在,纸质,发文稿纸上进行。,3,、签,发,签发的分工,签发是绝大多数公文生效,的必要程序，文稿只有经,过签发后方能成为定稿，,具有正式文件的效用。,以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负,责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部,门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人,或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,联合行文一般由,主办机关,首先签署意见，协办,单位,依次会签,联合行文,的会签,签发内容务必明确、,完整、规范，明确签,署核准意见，完整地,签上姓名与时间。,4,、复,核,复核的含义,公文在正式印制前，,文秘部门,所进行的复,查审核。,处理程序：审批、签发手续是否完备？,附件材料：是否齐全？,文件格式：是否统一、规范？（按照,国家行政机关公文格式）,复核的内容,5,、,印制文件,复核与注发,复核，即核发，公文在正式印制前，文,秘部门所进行的复查审核。,注发，规定,印数,与印制及发出的时限,校对,内容,和校对,格式,：包括发文的用纸,大小、版面设置、行距、字距、公文中,各组成部分的标识等是否符合有关规定,。,校对的要求,1,、人员组织上注意弥补个人局限性。,2,、正确使用校对符号。,3,、用另色笔工整、清晰标示。,4,、签署意见和注明校对人。,校,对,6,、用印与签署,印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大,部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文,机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。,发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章,联合下发的公文，,发文机关,都应当加盖印章。,联合上报的公文，由,主办机关,加盖印章,7,、发文传递与公布,直接送达收文机关,普通邮寄,机要通信,机要交通,文件交换,电信传递,发文传递是连接文件的发文程序与收,文程序的通道。,签定合同、协议书、意向书等文件时,往往采取互换文本的方式进行传递。,文件公布是将发文单位的意图最,快地传递给收文者的有效方式。,发文传递,文件的公布,6,、发文登记,序,日期,文号,号,文件标题,密,紧急,主送,抄送,份,归卷,备,级,程度,机关,机关,数,情况,注,本节补充,签发,类型：正签、代签、核签（加签）、会签,签发的权限,签发的原则：先核后签,签发规范：发文稿纸,“发”、“急发”；代签时标,注“代”“代签”字样。需核签或加签的要明确,“,请某某同志审阅后发出,”,查办,方式和要求,任务情景回放,王俐：,（对刚招聘进来,的秘书）,小胡，最近正值,公司业务旺季，公司人手,紧缺，可又不能招人太多，,所以经常要加班，按照李,总的意思，加班费如何计,算，他让我们先拿出个初,步意见来，他同意后下个,通知，所以你先起草一下,这个通知，注意一定按国,家相关法律法规来写。,?,胡：好的，我马上就写。,?,第二天：,?,王俐：小胡，昨天让你写,的通知草稿写怎么样了？,?,小胡：哦，早完成了，昨,晚我就放到李总办公台上,了。,?,王俐：放李总那去了？这,么快？,?,小胡：有什么不对吗？不,是说李总看过同意了就发,吗？,?,王俐：那你的底稿还有吧？,拿来我先看一下。,?,小胡：你也要看？对不起，,我不知道，喏，这是，你,看吧。,风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁：,鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是,没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难,关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法,规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：,一、发放对象：公司所有员工。,二、发放的时段：八小时以外。,三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。,四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事,口头或书面证明。,办公室,二五年六月二日,情景思考,、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如,何做。,、这份通知有问题吗？若有，请作修改。,参考答案,?,、小胡所写草稿,不经王俐审核就直接送李总处是不对的，,违背了办公室发文程序。,下面具体介绍发文程序：,?,拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为：,?,领导交拟领会领导意图收集、组织材料构,思,讨论修改,送领导审阅,?,会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或,部门时，发文机关应,依法与其协商,，只有,征得同意,后方可发文。,?,审核：对草拟好的文书进行审查。在,送领导审阅前,，,由,秘书部门,负责。,?,小胡错在哪里知道了吧？,?,签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最,后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得,擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正,签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批,注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日,期。,?,缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷,就是批量“复制”文字、图形等。,?,用印：在正式文本上加盖印章。,发文登记簿,发文,日期,发文,号,密级,文件,标题,收文,单位,共印,份数,发出,份数,拟稿,单位,签发,人,备注,风光公司关于发放加班费的通知,各位同仁：,鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公,司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班,费。现将有关事项通知如下：,一、发放对象：公司所有加班的员工。,二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工,作皆按加班处理。,三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三,倍发放。,四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至,少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。,特此通知,！,办公室,二五年六月二日,应,用,知,识,点,1,、发文的实质；,幻灯片,16,2,、发文流程；,幻灯片,17,3,、发文各环节操作要领。,案例分析,宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适,应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名,义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公,室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着,盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔,对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的,姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。,任务：,评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维,逻辑与语言表述。,温故而知新,案例总结,文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，,文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有,权威性和约束力,。,文件的制发一定要按照规范的程序进行。,宏利公司南昌分公司的发文,处理程序极不规范,。,首先、部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启,用公司的,专用文件纸,；,其次、秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领,导签发后方可盖章，而不是未经审核就,擅自盖章,；,第三、总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改,稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。,实务训练,经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见”,并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文,处理任务呢？,请各小组在讨论的基础上：,1,、写出本小组具体的发文处理流程；,2,、进行简单的模拟演练。,温故而知新,总结：高洁的发文处理流程,1,、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。,2,、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。,3,、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。,4,、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并,再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白,A4,纸输出该文,件并附上文件签发单一并交给经理审查。,签发单,5,、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。,6,、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了,二十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登,记。,7,、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签,字。,模拟,各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过,程。请两个小组进行过程演练,PK,。其它小组进行,点评与打分。,我们的舞台,:,一分钟教师,人或生而知之，或学而知之，或困而知之。,请说出你任何途径下的得知，时间：,15,分钟。,主题参考：,教你一招儿：秘书生活锦囊妙计（学习与工作）,思悟行：职场启示、生活启示：做人、做事的启示,其他,:,你想分享的,秘书锦囊：退回的公文该如何处理,公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况,具体办理；,如果是一般,公文格式的问题,，只需要重新修正后再上报即可；,如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程,序，取得一致意见或列明各方理由后再报；,对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重,新审批后签发。,修改后的公文仍可用,原编文号,，但必须将原印发件做废处理。,温故而知新,学完上一次课最大的收获是什么,?,案例分析,知,行,实务训练,文件的制发一定要按照,规范的程序,进行,！,1,、这个规范的程序知道了吗,?(,知,),2,、如何按照这个程序来做,各环节的操作要领,(,行,),3,、发文处理能够知行合一了吗？,知识迁移,