橡胶制品公司文件控制程序.doc

1 目的：确保公司内所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与管理体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与本管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所均能及时获得有效的最新的版本。2 范围：本程序适用于本公司管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的外部文件与资料的控制。3 职责： 3.1 人事行政部负责公司管理类体系文件的归口管理，负责该类文件的登记、发放、回收和处理； 3.2开发部负责公司技术类文件的归口管理，负责该类文件的登记、发放、回收和处理，负责及时进行顾客工程图纸/规范的评审、登记和收发管理； 3.3各相关部门负责本部门作业文件的制定和审批并配合其他部门进行文件会签，负责本部门文件的使用管理，配合人事行政部和开发部做好文件收发工作。3.4管理者代表负责组织相关部门编制公司质量手册和程序文件，并负责对公司程序文件的审批；3.5总经理负责质量手册的审批。4 定义: 4.1管理类文件：公司质量管理体系中管理方面的文件，包括公司的质量手册、程序文件以及管理方面的作业指导书文件，这类文件往往与具体产品要求和过程工艺无直接关系； 4.2技术类文件：公司与质量管理体系有关的技术类文件，如控制计划、FMEA、过程流程图、产品图纸、产品的加工作业指导书、工艺卡及检验规范等，这些文件往往与产品要求与工艺相关； 4.3内部文件：由公司内部编写的文件，如质量手册、程序文件及各种作业指导书等； 4.4外来文件：从外部获得的文件和资料，如顾客图纸，工程规范，技术协议等； 4.5受控文件：文件的管理状态完全受控，包括文件版本、内容、发放的范围和发放数量等，受控文件在文件发生修订时需通知文件持有人并执行更换，这类文件在发放时需加盖受控标识印章； 4.6非受控文件：文件不管理其状态，往往这类文件和资料被用作赠送，这类文件在文件发生修订时不再通知文件持有人。5 工作程序输入工作流程输出工作说明职责使用记录体系策划要求过程文件需求顾客要求法律法规要求识别内部文件需求识别外部文件需求AB文件编写申请表文件编写计划外部文件收集申请1 在公司质量管理体系策划阶段，管理者代表根据公司体系策划要求， 结合公司过程识别情况，列出公司质量管理体系文件清单，并形成文件编写计划；2 由管理者代表编制文件编写导则，明确公司各类文件的格式和编号等要求；3 在公司的体系建立后运行阶段，文件编写申请由文件需求部门用文件编写申请单向管理者代表提出申请，管理者代表根据文件编写责任将编写任务通知相关部门进行编写；BA4 外部文件的收集信息由文件需求部门用外部文件收集申请单提出，管理者代表确认后通知相关部门进行收集。管理者代表相关部门文件编写申请单文件编写计划外部文件收集申请单文件编写计划外部文件收集申请文件编写申请有效文件清单标准清单技术资料清单外部文件收集内部文件编写内部文件编写草稿外部收集文件1 内部文件编写工作由各相关部门按照文件编写计划和文件编写申请表里规定的责任进行文件编写，格式要求符合公司的文件编写导则；2 外部文件的收集工作，法律法规类的文件由人事行政部负责进行收集，与产品有关的技术标准和规范文件由开发部负责收集，市场部配合进行。相关部门市场部有效文件总清单标准清单技术资料清单文件草稿外部收集文件登记/标识审批审批结果外来文件接收登记表1 公司内部文件编写结束后，由相关责权人员进行文件审批，以确保文件可靠度，公司的文件审批责权如下：质量手册：由管理者代表审查，总经理批准；程序文件：由文件编写主导部门主管审查，管理者代表批准；作业文件：本部门主管完成文件审核。2 外来文件收集回来后，由登记部门在文件上加盖“外来文件”识别章，并将文件登记到公司外来文件接收登记表中。相关部门质量部外来文件接收登记表审批后的文件登记/标识后的外来文件评审会签文件会签单评审标记1 内部文件完成文件审批后，由文件编写人员填写文件会签单，根据该文件工作配合相关部门，连同该文件一起传给相关人员进行会签；2 各会签部门根据文件意见，在文件会签单里批注会签意见，完成会签后，文件连同会签单返回文件编写人；3 文件会签不通过，则由文件编写人员根据会签意见进行修订后重新会签，直到文件通过为止；4 外部文件在登记标识后，由文件管理部门组织相关人员进行文件评审，完成评审后在外来文件上加盖“已评审”印章并注明评审日期以明确状态；5 顾客的工程图样和规范评审日期必须在接到文件后一个工作周内完成。文件编写部门相关部门文件会签单文件会签单外来文件评审标记文件登记有效文件清单标准清单技术资料清单1 内部文件通过文件会签和外部文件完成评审后，由文件编写部门和文件收集部门将文件原稿和文件会签单提交到相关文控中心进行登记；2 文控中心根据文件类型和会签评审结果，将内部文件登记到有效文件总清单和技术资料清单中，外来文件登记到标准清单中。相关部门文控中心有效文件清单标准清单技术资料清单有效文件清单文件会签单文件发放文件发放/回收登记表文件标识文件接收登记表文件借阅登记卡1 文控中心完成文件登记后，内部文件根据文件会签单规定的发放范围和数量进行文件发放，外部文件根据外部文件收集申请的需求部门进行发放；2 文件发放时，由文件管理员填写文件发放/回收登记表，并在文件上加盖“受控文件”印章后发放；3 文件接收部门根据领取的文件填写文件接收登记卡；4 顾客的工程规范和图样发放必须保证在文件完成评审后一个工作周内完成发放。5 文件的借阅由文件借出部门填写文件借阅登记卡后借给文件需求人员，借阅人在规定的归还时间内归还文件。文控中心各部门文件发放/回收登记表文件接收登记表文件借阅登记卡受控文件文件使用文件使用状态1 各文件使用部门在使用文件时须使用原版受控文件，不得复印使用；2 文件在使用时须保证文件整洁完整，不可有人为手改现象，文件须在使用现场获得，在不间断生产情况下能指导操作工作；3 文件使用部门若发生数量不足、文件遗失和损坏现象，须用文件补发申请单向文控中心申请文件补发。使用部门文件补发申请单技术更改通知其他导致文件变更的变化文件修订文件更改申请单文件更改通知单1 文件由于技术更改或其他考虑须进行文件修订时，由文件修订需求部门提出文件更改申请，用文件更改通知单向文件编制部门申请文件修订；2 原编制部门分析修订必要性后，若受理修订，根据申请部门修订要求进行文件修订；3 文件修订部门在做文件修订时，须在文件更改通知单里记录文件修订内容和修改标记，文件审批须由原审批部门执行；4 文件修订后须重新进行文件会签，会签通过后重新登记后更版发行；5 文件更版标识要求见文件编写导则。文控中心相关部门文件更改通知单旧版文件发放登记表旧文件回收新文件发放新文件发放登记1 文件完成修订会签后，文控中心进行文件清单更新并完成文件发放；2 新版文件在发放时，须确定旧版文件已经回收（回收文件在原文件发放/回收登记表中注明）；3 新版文件发放时按照“文件发放”流程要求进行发放并填写发放记录。文控中心相关部门文件发放/回收登记表回收的旧文件旧文件处理文件处理记录表1 回收回来的旧文件由文控中心进行文件处理，处理时填写文件处理记录表；2 文件处理时一般分两种方式，一为文件报废，二为文件保留参考；3 对于需报废的文件，由文控中心在文件上加盖“作废文件”印章后给予报废处理；4 对于有参考价值的作废文件，由文控中心在文件上加盖“作废文件”标记后再加盖“保留文件”以明确其状态；5 无论是作废文件或保留参考文件，不能在使用现场出现。文控中心文件处理记录表6.相关文件 记录控制程序7.使用记录BBI-DH/QR001-01 文件编写申请单BBI-DH/QR001-02 文件编写计划BBI-DH/QR001-03 外部文件收集申请单BBI-DH/QR001-04 有效文件清单BBI-DH/QR001-05 标准清单BBI-DH/QR001-06 技术资料清单BBI-DH/QR001-07 文件发放/回收登记表BBI-DH/QR001-08 文件接收登记表BBI-DH/QR001-09 文件借阅登记卡BBI-DH/QR001-10 文件补发申请单BBI-DH/QR001-11 文件更改申请单BBI-DH/QR001-12 文件更改通知单BBI-DH/QR001-13 文件处理记录表