证章管理制度.doc

1.目的：加强公司的证章控制，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。2.范围：适用于公司的所有重要文件、证照和印章。3. 职责：管理部l 负责印章的制发和管理，负责公司及本部门印章的保管和使用，检查各部门证章的保管和使用情况。各相关部门l 负责本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保管。4.定义：重要文件及证照l 公司的营业证照、组织机构代码证、资质证书等证照；l 合同及评估报告；l 公司合同、章程、法人身份证明及文件；l 与公司有关的政府部门专门文件；l 公司其它重要文件。公司印章l 指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章、专用章。公 章l 指对外唯一代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。私 章l 公司法定代表人、总裁及总监私人印章。部门章l 刻有公司部门名称的印章。专用章l 财务专用章、发票专用章、合同专用章、文件编号章等。印鉴l 将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。5.0内容：5.1重要文件及证照管理 n 公司重要档案及证照应统一存放于公司财务室，实行专人管理，保证档案及证照的安全与完整。n 各部门负责办理的公司重要文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件转交档案室保存,并办好移交手续。n 对重要档案及证照，责任人要进行全程控制，对公司的重要档案及证照进行收集、归档，并填写档案借出登记表，做好借出、归还记录。各部门应配合档案室，将留存在本部门的重要档和证照归档。n 重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途，并经总裁签批。n 各部门因公借用公司重要文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如部门需该文件或证照办理其它事务，应先退还档案室登记后续借，避免在部门积压，同时让档案管理员了解档案或证照去向。n 借用重要档或证照的人员必须爱护，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面点交清楚，档案管理员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。n 对于使用不当或损坏遗失等造成的损失，全部由档案管理员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。5.2 印章管理5.2.1指导思想指导思想：公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写用章申请单，报总裁批准；5.2.2印章使用范围n 以公司名义发出的公文函件应加盖公司公章。n 公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。n 以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。5.2.3印章管理规定5.2.3.1公司印章的管理：(一)办理公司印章流程NO流 程审批/经办部门需提供资料01申请刻制公章（办理刻章许可证）公安局特营科待添加的隐藏文字内容2营业执照副本、刻制公章申请报告02刻制公章公安局指定的刻印专营店公安局批准的刻章许可证、营业执照副本、空白印章备案表03公章备案（办理刻制印章登记卡、印章启用申报书）公安局特营科刻制好的公章、营业执照副本、法人代表及经办人身份证04其他公司印章（发票专用章、财务专用章），需到相应部门办理备案，税务局预留印模发票专用章在税务局；财务专用章在银行.营业执照、税务批文、组织机构代码证、刻制印章登记卡、法人代表及经办人身份证05当印章遗失或公司注销时需要注销印章的，必须先登报声明作废再申请注销，并在公安局进行备案报社公安局特营科注销印章的申请报告、营业执照、法人代表及经办人身份证、刻章许可证、刻制印章登记卡，待注销的原始印章（所注销的印章将由公安局特营科收回）(二)、公司印章的登记和保管责任印章类别保管责任人验收和登记程序公章指定专人1、公司印章刻制好后，统一交管理部验收；2、由管理部按领导指定与保管责任人签订公司印章使用和保管承诺书，并在保管责任人工具表记录3、将印鉴和承诺书归档保存。财务专用章指定专人发票专用章指定专人5.2.3.2公司印章使用和保管要求(一)公章使用A、审批规定：印章类别审批流程公章凡需使用公章,申请人须填用章申请单，随待批文件交总经理审批。注：总经理须盖公章亦要填写用章申请单。财务专用章除支票、汇款外，其余文件盖章前均必须填用章申请单，经总裁审批后才可盖章。发票专用章由指定专人经总裁审批后使用，不需填用章申请单。 B、所有盖公章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用公章。C、所有不属实文件均不得盖公章。D、所有合同在盖公章前，均必须交总裁审批，否则不得盖公章。E、公章保管者外出或请假时，应将公章交指定的代理人，向公司发出临时授权通知，以便他人使用。代管人亦须签订公司印章使用和保管承诺书。F、特殊情况携公章外出时，必须在公章使用登记表上作好登记，明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。G、不得私自动用公章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、资料错盖了章或多盖了章，应按规定及时销毁。H、公章应盖在文件正面，重要文件和所有合同应盖骑缝印。(二)公司印章使用保管的一般要求： A、印章应置于安全的地方，不可随意放置，使用后应及时放回原位，确保不被非预期使用。B、保管人员应对印章经常检查，经常清洁，以保证印章字体和图案清晰。C、盖印位置应恰当。若有固定或指定盖印处时，应在规定处盖印。D、盖印图案应清晰、字迹应端正。若文件需盖多个印章的，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，也不能盖出纸边。 (三)外借规定：除特许情况（如办理证件,社会保险等）外，原则上公章不予外借。而财务专用章、发票专用章原则上亦不得外借。 A、如遇特殊情况需外借时，需向总裁提出书面申请，获准后再到印章保管人处登记领出。B、外借公章人员均需签订公司印章使用和保管承诺书，印章保管人应保留书面申请及公司印章使用和保管承诺书，保管期限为一年。C,公司证件如营业执照/税务登记证/机构代码证等证件的管理同印章的使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和废止（公章则遵照有关法规规定）n 公司印章获准停用后，印章保管人应及时报请上级审定印章之处理方法。n 接上级的规定和指示，做好公司印章的上缴、清退、存档或销毁工作。n 换新章时应发出书面通知，并将作废印章印在“S”内，启用的新章则印在“£”内。n 除特别需要，废止的公司印章统一交由档案管理员保存三年，然后在征得有关负责人的意见后再行处理。n 公司印章停用后，应由档案管理员做好登记工作，把通知停用部门、时间、原因、处理情况登记清楚上报上级机关，并留档以备核查。5.2.3.4公司印章的遗失、损毁、被盗（公章则遵照有关法规处理）n 公司印章遗失、损毁、被盗时，保管人应及时向上级递交说明原因的报告书。n 损毁情形，应将旧章交上级确认处理后，方可刻制新章。n 遗失公司印章所引起的费用、损失原则上由遗失者个人完全承担；特殊情况而减免时，需由总裁签批。n 遗失、被盗情形，则应及时发出旧章作废通知，并改刻新章。事后发现旧章时，应及时将其交上级确认并作废处理。5.2.3.5公司印章保管人的离职处理 NO内 容负 责01离职人员在退还工具时，应将所持公司印章退回管理部。印章保管者02验收确认后，保管好公司印章直至接管者领出为止。管理部* 接管者再次领出公司印章时，需按5.1.2 重新办理登记手续。6.0记录和表格用章申请单公章使用登记表档案借出登记表7.0参考文件和资料：7.1公司印章使用和保管承诺书8. 本文件经签准发布之日起施行。9本文件解释权归公司管理部。