邮件往来规范标准.doc

邮件往来规范标准1 目的为了更好地提升工作效率，塑造和谐文化，树立良好的办公及沟通形象。根据公司标准化的战略要求和领导要求，特制订往来规范标准，规范公司的语言及格式。2 适用范围本标准适用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 内容与要求3.1 称呼3.1.1 开头需称呼收件人。3.1.2 如果收件人有职务，应按职务尊称对方，如“X主任”、“X主管”等。3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。3.1.4 多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”。3.2 问候语3.2.1 开头可使用“您好”、“来函收悉”等问候语。3.2.2 结尾可使用“祝工作顺利”等问候语。3.3 主题3.3.1 主题应简短、明确，不宜冗长。3.3.2 主题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。3.3.3 一封，只针对一个主题，不在一封内谈及多件事情。3.3.4 回复对方时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE:RE一大串。3.3.5 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等）来突出主题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。3.4 正文3.4.1 正文要简单扼要、重点突出，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。3.4.2 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。3.4.3 选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语。3.4.4 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句。尽可能避免拼写错误和错别字。3.4.5 合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用。3.4.6 最好在一次中把相关信息全部说清楚，说准确。不要轻易发“补充”或者“更正”之类的。3.4.7 发送至多人时，如有必要，需在正文中明确指定一个收件人给出回复。3.4.8 正文字体大小要适中、字体应统一。3.4.9 不要向上司频繁发送没有确定结果的。3.5 附件3.5.1 如果带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件。3.5.2 附件命名应概括附件内容。3.5.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。3.5.4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，请在正文中说明打开方式，以免影响使用3.6 结尾签名3.6.1 在结尾一般应有签名。3.6.2 根据接收对象的熟络程度，合理选择签名信息。可包括姓名、职务、电话、时间等发件人的信息。对于熟悉的收件人，签名应该简化，避免生分。3.7 发送和抄送3.7.1 发送的人，是需要受理并回复所涉及的主要问题。3.7.2 抄送的人，是有必要知道内容，可根据情况回复。3.7.3 发送、抄送中的各收件人，应遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。3.7.4 发送,必须明确发送人与抄送人，不遗漏需要发送的人，杜绝发送与内容无关的人。3.8 回复3.8.1 收件人应及时查看，并根据事件的优先级及时回复，最迟不应超过24小时。3.8.2 如果事情复杂，无法及时确切回复，需及时回复“收到了、正在处理，一旦有结果就会及时回复，等”，不应让发件人一直等待无果。3.8.3 回复应针对性进行回复，不可笼统。最好把相关的问题抄到回件中，然后附上回答。回复不能太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.8.4 回复字数，一般不得少于10个字。3.8.5 不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，应采用电话第2/3页 沟通等其他方式进行交流后再做判断。3.8.6 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人。如果是对发件人提出的要求作出结论性响应，应该群发给相关人员，让大家都知道。3.8.7 如果对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。3.8.8 为避免无谓的回复，可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。3.9 转发3.9.1 转发，应对转发的内容进行修改和整理，以突出信息。3.9.2 转发之前，确保所有收件人需要此消息。只给需要信息的人发送，不要占用他人的资源。3.9.3 转发敏感或者机密信息，要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。3.10其他注意事项3.10.1 群发只适合于公司公告、通知等事项，除此类外，不应群发。3.10.2 工作时间勿发与工作内容无关的。3.10.3 只是沟通方式的一种，日常沟通不要完全依赖。应保持必要的面对面交流和电话沟通。3.10.4 对重要沟通事项，在发送后最好电话提醒对方关注或确认。3.10.5 除常规报表外，发送以外的信息，需发领导审核后方可发送。3.10.6 应灵活使用的自定义群组功能，在选择自定义群组功能时，应点开，将所有人姓名显示。 当有员工发生异动时，应及时重新自定义群组。本标准主要起草人：XXXX