费用报销管理办法.doc

费用报销管理办法费用报销管理办法为了公司各部门、各级人员费用支出的合理化，规范财务报销制度，特制定本办法。报销的范围指因工作需要而发生费用：部门固定额度的办公成本：资料费、快递费、误餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费（指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费）。个人固定额度的津贴成本：手机费、市内车费。部门非经常性开支：除上述费用外，临时或突发产生的费用。 特殊费用：业务招待费、小车费用、差旅费。部门固定额度的办公成本的报销及审批权限部门固定额度的办公成本包括资料费、快递费、误餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费（指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费）。由公司总裁室会同财务部门每年年初根据各部门工作的实际情况核定部门固定额度的办公成本的月额度。实际报销时，属于部门月额度内的费用由总监审批后，凭原始发票按实报销。审批人应根据实事求是的原则，本着公平合理的精神统一调配使用。超额度部分一律不予报销。部门固定额度的办公成本报销的额度及审批权限表详见附件。个人固定额度的津贴成本的报销额度及审批权限手机费凡公司内因业务需要而使用手机的人员根据不同的业务性质和级别给予一定额度的报销，额度及审批权限表详见附件。各职级人员可按月具有如下额度的手机费报销：手机费的支付一般采取当事人先行垫付，然后由公司报销的方式。手机费如不足额度的按实报销。手机费定额发票一律不予报销。额度内的手机费由各部门经营层审批，超额度部分一律不予报销。市内车费凡公司内因业务需要发生市内车费的人员根据不同的业务性质和级别给予一定额度的报销，额度及审批权限表详见附件。项目执行部门额度内的车费包括案场内所有员工的车费。额度内的市内车费由各部门总监审批，超额度部分一律不予报销。 部门非经常性开支的报销额度及审批权限总办、财务部的非经常性开支在500元以下可直接报销，500以上需报执行总裁核准后报销，其他部门的非经常性开支在1000元以下可直接报销，1000以上需报执行总裁核准后报销五、特殊费用的报销额度及审批权限1、业务招待费业务招待费月额度：项目事业总部总监、各事业部总监5000元/月；研发事业总部总监、行政管理事业总部总监2000元/月;财务部经理1000元/月；总裁办主任1000元/月。担任监事的副总裁的业务招待费由总裁直接审批。额度内的业务招待费无需审批，可因业务需要直接报销。超额度的费用需事先填制业务招待费申请表，需由报销人写明费用承担部门及项目，由审批人核实批准，若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。2、小车费用总裁、执行总裁、副总裁配车的费用，包括汽油费、停车费、路桥费等，由本人签字实报实销，报销前此三项费用需向行政部备案。费用计入总裁、执行总裁、副总裁名下，由公司成本承担。 3、差旅费凡赴日常工作处所以外的其他省、自治区、直辖市处理 公务，即为出差。（不包括长期异地工作的员工）员工出差在选用交通工具（两地间）时应遵循以下原则：经营层副总裁及管理层员工可乘坐飞机；执行层及操作层员工应乘坐火车或公共汽车，前往乘火车或公共汽车在12小时内不可到达的地区的，可以考虑乘坐飞机；处理紧急公务的，应乘坐飞机；出差乘坐飞机应乘经济舱，经营层副总裁如遇特殊情况可乘坐商务舱；有关交通工具的费用如机票、来回火车站或机场的车票费用，出差路途中直接有关的如旅行保险费、机场税、行李超重费、停车费、过路过桥费，汽油费由公司负担，据相关票据实报实销；旅途中发生的其它费用由员工自理；机票或火车票由行政部统一预订购买。员工出差的住宿标准应遵循以下原则：(1)、经营层副总裁可住宿四星或五星级宾馆，住宿费用不得超过1000元/晚；(2)、管理层员工可住宿四星级宾馆，住宿费用不得超过700元/晚；(3)、执行层、操作层员工可住宿三星级宾馆，住宿费用不得超过400元/晚）。员工在出差地每天所发生的费用（除住宿费外）不予报销，但享受一定额度的出差补贴，具体额度应遵循以下原则：经营层员工出差补贴为300元/天/人；管理层员工出差补贴为200元/天/人；执行层员工出差补贴为100元/天/人；操作层员工出差补贴为80元/天/人。各部门员工需事先填制差旅费申请表由其分管副总裁审批确认，按预计金额向财务部借出差备用金。由行政部代为购买的机票及火车票应在1个月内将发票交至财务部，逾期该笔费用将在工资中先行扣除，待发票取回后再行报销。所有报销费用，需由报销人写明费用承担部门及项目，由审批人核实批准，若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。六、各项费用报销付款细则1、填写付款申请/报销单1、首先要选择不同类型的付款申请/报销单A、请款单 B、现金报销单C、备用金请款单 D、支票付款凭单 2、为符合法律和档案保存的要求，有效的付款申请/报销单须严格遵守下述的填写要求和附件（原始凭证）粘贴规定：A、请用蓝色或黑色钢笔、墨水笔、圆珠笔填写B、请勿涂改（包括用涂改液）C、用中文填写，字迹清楚D、附件必须整齐粘贴在费用报销凭证纸上E、然后将请款单和报销凭证纸粘贴在付款申请/报销单后 3、结合公司实际，以下是必须由申请人填写的要素A、日期。应与实际申请日期相符。B、金额。须注明币别：人民币-RMB。C、金额合计数。大小写必须一致。D、费用说明。E、收款人资料。需写明收款人全称。F、费用所属部门。G、付款方式。现金、贷汇凭证及支票等。H、申请人签名。申请人必须是费用发生的直接使用人或直接相关人，不得由其他员工代签。 2、付款细则1、发票规定A、所有发票应为正本，有收款单位及税务监制章。B、发票的抬头一般为公司的全称。C、发票开票人必须与收款人一致。D、发票内容必须清楚列明项目、单价和数量等。E、车费发票背后需注明日期、起止点和事由。F、业务招待费发票需写明费用的日期、目的和参与者。G、住宿发票要附酒店打印的房费清单2、收据收据一般不得作为正式报销凭证。唯以下收据视同普通发票：A、国家财政部门以及公共事业部门的托收单据或行政事业单位盖有财政监制章的专有正式收据。B、国外取得的收据（帐单）。3、差旅费申请表公司人员出差须征得副总裁的书面批准。申请费用时须填写差旅费申请表。A、应注明出差地点、目的、日期和每天费用预算。B、费用预算应根据公司的出差标准而定。C、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据。D、出差人员须在出差结束后五个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过10%时由副总裁追加签字确认。4、业务招待申请表公司人员招待客户须征得执行总裁的书面批准。申请费用时须填写业务招待费申请表。A、应注明业务招待目的、日期和费用预算。B、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据。C、业务招待经办人员须在招待发生后三个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过10%时由执行总裁追加签字确认。3、费用入帐费用发生后应及时交财务部入帐,当月发票当月报销，超额度部分不予报销。年末, 各部门应将尚未付款的发票交财务部以准确记录公司当期费用及负债; 在年度结束之前, 各部门还应总结当期费用已发生但尚未收到正式发票的项目, 将相关单据, 如合同, 供应商付款通知, 交财务部入帐。七、现金报销规定 现金报销每周一次。员工请于周三下午16：00以前将报销单交至公司出纳处。出纳应及时将收到的报销凭证核实，并在每周四下午统一进行现金报销。迟交的报销单将顺延到下一次报销日。 PAGE PAGE 1