国际酒店财务部操作程序2PC04仓库领货程序.doc

修改号文件编号PC - 04页码第 1页 共 3页目的:使各用货部门能够按照规定的程序，在规定的时间内领取各部门所必要的物品，从而使酒店的库存资金占用和经营成本、费用得到合理控制。政策：1. 所有部门及员工有责任遵守库房申请领货程序的规定及步骤。2. 不同种类的物品，领货单上应注明类别。3. 所有领货申请单必须由申请部门经理签署，经财务总监或授权人批准后，仓库主管才可办理发货手续，未经批准的领货单不允许发货。4. 领货人员交单领货时，未经仓库人员同意，请勿进入仓库自行取货，应在仓库外等候。5. 为了确保不同部门发货/领货的有序性，库房的发货时间必须是固定的，并得到财务总监的批准。建议的仓库领货频率如下，确定后的时间应在仓库外张贴告知领货人： 食品、酒水、香烟 星期一至五 10:00-16:00印刷品及文具 星期二、四 14:00-16:00客用品及清洁用品 每周一次（也可以由使用部门自行管理）营运用品（玻璃、瓷器、布草） 每周一次（也可以由使用部门自行管理）6. 盘点时间内需要领货急用者，须经财务总监同意，方可领货。程序：1 填写领货申请单1.1 凡领用各仓库物品，均应由领货部门填写领货申请单，领货申请单必须填写部门名称、申请日期，所领物品名称、数量、价格，并由申请部门经理（或指定之负责人）签字申请。凡相关签批领货申请单之各部门经理，均应将签名式样交财务部备案。修改号文件编号PC - 04页码第 2页 共3 页1.2 领货申请单上之领货数量原则上不允许涂改，如确有修改，应请有关部门经理在涂改处加签。1.3 为了防止在已经批准的领货申请单上随意添加物品，要求申请部门经理在最后一个申请物品下划“7”形划线，以示结束。1.4 领货申请单上的“实发数量”、“单价”、“合计”等信息需仓库及财务人员填写，各部门在填写及签名时不要占用这些位置。1.5 各部门在发货时间之前的个工作日将领货申请单交财务总监审批。2 物品出库程序2.1 所申请的货物必须按物品归类分别填写领货申请单( 例如：食品不能和文具用品在同一张领货申请单上申请)，避免在同一份领货申请单上申请不同库房的货物。2.2 确保申请单上所列货物的任何更改（数量、名称等）均有部门经理或主管，以及领货单批准人的签字。2.3 相关申请部门经理负责确定每日物品的领货量，避免因过多领货而导致部门备用货物过量，从而导致部门当月成本不合理，以及增加当月不必要的营运费用。2.4 特别用品（包括促销用品、礼品），例如：圣诞卡、贺年卡、日历等，均由酒店统一安排分配数量，各部门只能领用自己配额内之数量。如没有总经理批准，不接受任何理由领货或超额领货。3 仓库发货程序：3.1 当接到领货申请单时，应确保其相关项目填写正确，并已经财务总监批准过的。3.2 确认为已经批准的领货申请单，库管员按填写的项目逐一发放，发出的数量必须与申请数量相等。 3.3 如果因为库房存货不足而没有发出的项目，在领货申请单相应的“实发数量处”填写“没货”表示没有发货，同时要在物品单价及总价处划一斜线以示未发此物品。3.4 相关库管员（发货人）发货后在领货申请单“发货人”处签字以示发货。修改号文件编号PC - 04页码第 3页 共3 页3.5 各部门领货人员在收到货物时，请对单点收清楚物品数量、规格，并在领货申请单上以中文名字签收，仓管员将一联已填上实发数量的领货申请单交领货人作为回执，如有疑问可随时向货仓人员查询。3.6 为确保准确性，库管员应再次复核检查已完成的领货申请单及准备的物品后再放行。3.7 在领取进口酒水时，领货人需要用空瓶到库房以旧换新。如果领货申请单上所填酒水是补充已卖给客人的整瓶酒水时，领货申请单后应附瓶装酒水销售单。3.8 对发出物品应按“先进先出”法计算成本，并对每张领货申请单计算出总金额。3.9 根据已发货领货申请单，按以下要求在存货帐上填写发货数量。3.10 正常发货时间以外的紧急发货，参照办公时间以外的紧急领货规定。