工程建设项目采购管理规定.doc

编号：CA/A15-CX-008-2015 批准： 金毅 工程建设项目采购管理规定2015年6月26日发布 2015年 6月26日实施中国第一汽车集团公司 发布前 言本规定依据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国建筑法、中华人民共和国合同法、中华人民共和国招投标法实施条例、工程建设项目招标范围和规模标准规定、工程建设项目施工招标投标办法、建筑工程施工发包与承包计价管理办法和集团公司采购管理规定等相关条款编制，是集团公司管理体系文件之一。本规定自发布之日起实施, 建安工程采购控制程序（CA/A15-CX-008-2013）同时废止。本规定由采购部提出并归口管理。本规定由采购部负责起草。本规定主要起草人：张健红、郭奂明工程建设项目采购管理流程图工程建设项目采购管理流程图工程建设项目采购管理流程图 工程建设项目采购管理流程图 工程建设项目采购管理流程图工程建设项目采购管理流程图工程建设项目采购管理流程图 1 适用范围本规定适用于集团公司职能部、分公司、全资子公司、控股子公司（分公司、全资子公司、控股子公司以下简称为下属公司）实施工程建设项目采购的管理控制；参股公司参照本规定执行。2 术语和定义2.1 采购商务例会是集团公司采购部采购业务集体决策的形式之一。根据采购活动决策事项及职责权限，会议由部长或副部长主持，相关单位高级经理、二级经理及业务经办人员参加。当子公司不采用采购商务例会制度时，应明确组织机构并授权其行使采购商务例会的职责和权限。3 职责3.1 集团公司采购部负责制订集团公司采购管理文件并监督执行；组织实施集团公司职能部项目的采购活动；完成各子公司委托的各项采购工作。包括确定招标代理机构和工程造价公司；编制、审核招标文件；对投标人进行资质审查；审核招标控制价；组建评标委员会；确定中标人；签订合同；合同管理；审查付款；组织单项工程验收等。3.2 各子公司采购部门负责制订本单位的采购管理文件；组织实施本单位的采购活动。包括确定招标代理机构和工程造价公司；编制、审核招标文件；对投标人进行资质审查；审核招标控制价；组建评标委员会；确定中标人；签订合同；合同管理；审查付款；组织单项工程验收等。3.3 需求部门负责编制工程采购需求计划；参与招标代理机构和工程造价公司的确定；参加投标人的资质审查；参与招标文件的编制；参加投标答疑；参加工程招标控制价的编制、参与工程招标的开标、评标、定标；合同管理；审查付款；参加单项工程验收等。3.4 法律事务部门负责对工程建设项目采购合同进行法律审查，防范、控制合同中的法律风险。4 工作内容和要求4.1 工作程序4.1.1 公开招标4.1.1.1 需求部门编制采购需求计划（含立项文件、资金计划、设计文件、施工图预算、技术文件）。采购需求计划须由有审批权限的主管高级经理审批。4.1.1.2 采购部门编制采购计划（划分标段、确定采购方式，根据项目进度安排采购批次），经采购部门主管高级经理审批后实施。4.1.1.3 采购部门与招标代理机构签订招标代理委托合同。4.1.1.4 采购部门委托工程造价咨询机构编制工程量清单和招标控制价。4.1.1.5 当采用资格预审时，招标代理机构发布资格预审公告并同时发放资格预审文件，组织对投标人的资格审查。4.1.1.6 采购部门提供商务条款，需求部门提供设计文件和技术要求，招标代理机构根据设计文件和商务条款、技术要求编制招标文件。4.1.1.7 采购部门与需求部门共同对招标文件进行确认并填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.1.8 当采用资格后审时，招标代理机构发布招标公告； 4.1.1.9 招标代理机构发售招标文件。4.1.1.10 招标代理机构组织勘察现场、投标答疑会，需求部门、采购部门、设计单位参加投标答疑会。4.1.1.11 招标代理机构组建评标委员会，评标委员会由招标人代表和专家组成，成员人数为五人以上单数（含五人），专家不得少于成员总数的2/3，采购部门和需求部门共同对招标人代表进行确认并填写评标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.1.12 招标代理机构组织相关单位参加开标、评标。（当采用资格后审时，评标时须对投标人资格进行审查）4.1.1.13 评标委员会推荐中标候选人，经采购商务例会确认并填写中标人/承包商确定表后，招标代理机构公示评标结果。4.1.1.14 招标代理机构发中标通知书。4.1.1.15 经法律事务部门审核后，采购部门根据中标通知书与中标人签订合同。4.1.1.16 付款应严格按照合同的约定执行。工程进度款付款申请应附工程量清单；结算付款应附竣工验收单和第三方审计文件（需经集团公司抽查审计的项目以集团公司审计部出具的审计文件为准）；质保金付款申请应附质保期质量证明文件。4.1.1.17 采购部门组织相关部门进行单项工程验收并填写验收单。4.1.1.18 采购部门、需求部门建立工作档案，填写存档文件清单。4.1.2 邀请招标4.1.2.1 需求部门编制采购需求计划（含立项文件、资金计划、设计文件、施工图预算、技术文件）。采购需求计划须由有审批权限的主管高级经理审批。4.1.2.2 采购部门编制采购计划（划分标段、确定采购方式，根据项目进度安排采购批次），经采购部门主管高级经理审批后实施。4.1.2.3 采购部门与招标代理机构签订招标代理委托合同。4.1.2.4 采购部门提供商务条款，需求部门提供设计文件和技术要求，招标代理机构根据设计文件和商务条款、技术要求编制招标文件。4.1.2.5 采购部门委托工程造价咨询机构编制工程量清单和招标控制价。4.1.2.6 采购部门和需求部门对招标文件进行确认并填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.2.7 采购部门和需求部门共同推荐潜在承包商。4.1.2.8 采购部门和需求部门通过采购商务例会或会签对潜在承包商进行确认，并填写潜在投标人/承包商确定表。4.1.2.9 招标代理机构发售招标文件。4.1.2.10 招标代理机构组织勘察现场、投标答疑会，需求部门、采购部门、设计单位参加投标答疑会。4.1.2.11 招标代理机构组建评标委员会，评标委员会由招标人代表和专家组成，成员人数为五人以上单数（含五人），专家不得少于成员总数的2/3，采购部门和需求部门共同对招标人代表进行确认并填写评标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.2.12 招标代理机构组织相关单位参加开标、评标。4.1.2.13 评标委员会推荐中标候选人，经采购商务例会确认并填写中标人/承包商确定表后，招标代理机构发中标通知书。4.1.2.14 经法律事务部门审核后，采购部门根据中标通知书与中标人签订合同。4.1.2.15 付款应严格按照合同的约定执行。工程进度款付款申请应附工程量清单；结算付款应附竣工验收单和第三方审计文件（需经集团公司抽查审计的项目以集团公司审计部出具的审计文件为准）；质保金付款申请应附质保期质量证明文件。4.1.2.16 采购部门组织相关部门进行单项工程验收并填写验收单。4.1.2.17 采购部门、需求部门建立工作档案，填写存档文件清单。4.1.3 竞争性谈判4.1.3.1 需求部门编制采购需求计划（含立项文件、资金计划、设计文件、施工图预算、技术文件）。采购需求计划须由有审批权限的主管高级经理审批。4.1.3.2 采购部门编制采购计划（划分标段、确定采购方式，根据项目进度安排采购批次），经采购部门主管高级经理审批后实施。4.1.3.3 采购部门根据需求部门提供的设计文件和技术要求编制谈判文件。4.1.3.4 采购部门委托工程造价咨询机构编制工程量清单和控制价。4.1.3.5 采购部门和需求部门对谈判文件进行确认并填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.3.6 采购部门和需求部门共同推荐潜在承包商。4.1.3.7 采购部门和需求部门通过采购商务例会或会签对潜在承包商进行确认，并填写潜在投标人/承包商确定表。4.1.3.8 采购部门向合格的潜在承包商发出谈判文件。4.1.3.9 采购部门组织现场勘查和答疑会，需求部门与设计单位参加答疑，采购部门发答疑文件。4.1.3.10 采购部门组建谈判小组，谈判小组由三人以上单数（含三人）组成，采购部门和需求部门对谈判小组成员进行确认并填写评标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.3.11 谈判小组所有成员集中与单一承包商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。4.1.3.12 谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的承包商在规定时间内进行最终报价，谈判小组根据承包商的最终报价推荐候选承包商4.1.3.13 采购部门、需求部门通过商务例会或会签确定承包商并填写中标人/承包商确定表。4.1.3.14 采购部门发成交通知书。4.1.3.15 经法律事务部门审核后，采购部门与承包商签订合同。4.1.3.16 付款应严格按照合同的约定执行。工程进度款付款申请应附工程量清单；结算付款应附竣工验收单和第三方审计文件（需经集团公司抽查审计的项目以集团公司审计部出具的审计文件为准）；质保金付款申请应附质保期质量证明文件。4.1.3.17 采购部门组织相关部门进行单项工程验收并填写验收单。4.1.3.18 采购部门、需求部门建立工作档案，填写存档文件清单。4.1.4 内部邀请招标4.1.4.1 需求部门编制采购需求计划（含立项文件、资金计划、设计文件、施工图预算、技术文件）。采购需求计划须由有审批权限的主管高级经理审批。4.1.4.2 采购部门编制采购计划（划分标段、确定采购方式，根据项目进度安排采购批次），经采购部门主管高级经理审批后实施。4.1.4.3 采购部门根据需求部门提供的设计文件和技术要求编制招标文件。4.1.4.4 采购部门委托工程造价咨询机构编制工程量清单和招标控制价。4.1.4.5 采购部门和需求部门对招标文件进行确认并填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.4.6 采购部门和需求部门共同推荐潜在投标人。4.1.4.7 采购部门和需求部门通过采购商务例会或会签对潜在投标人进行确认，并填写潜在投标人/承包商确定表。4.1.4.8 采购部门向合格的潜在投标人发出投标邀请书及招标文件。4.1.4.9 采购部门组织现场勘查和投标答疑会，需求部门与设计单位参加投标答疑，采购部门发答疑文件。4.1.4.10 采购部门组建评标小组，评标小组由五人以上单数（含五人）组成，采购部门和需求部门对评标小组成员进行确认并填写评标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.4.11 采购部门组织相关单位开标。4.1.4.12 评标小组负责评标并推荐中标候选人。4.1.4.13 采购部门、需求部门通过商务例会或会签确定中标候选人，并填写中标人/承包商确定表。4.1.4.14 采购部门向中标人发中标通知书。4.1.4.15 经法律事务部门审核后，采购部门与中标人签订合同。4.1.4.16 付款应严格按照合同的约定执行。工程进度款付款申请应附工程量清单；结算付款应附竣工验收单和第三方审计文件（需经集团公司抽查审计的项目以集团公司审计部出具的审计文件为准）；质保金付款申请应附质保期质量证明文件。4.1.4.17 采购部门组织相关部门进行单项工程验收并填写验收单。4.1.4.18 采购部门、需求部门建立工作档案，填写存档文件清单。4.1.5 询价采购4.1.5.1 需求部门编制采购需求计划（含立项文件、资金计划、设计文件、施工图预算、技术文件）。采购需求计划须由有审批权限的主管高级经理审批。4.1.5.2 采购部门编制采购计划（划分标段、确定采购方式，根据项目进度安排采购批次），经采购部门主管高级经理审批后实施。4.1.5.3 采购部门和需求部门对技术文件、商务条款等相关内容进行确认。4.1.5.4 采购部门依据技术文件和商务条款编写询价单。4.1.5.5 采购部门和需求部门推荐潜在承包商。4.1.5.6 采购部门、需求部门对潜在承包商进行确认,并填写潜在投标人/承包商确定表。4.1.5.7 采购部门向合格的潜在承包商下发询价单及相关文件。4.1.5.8 采购部门组建询价小组，询价小组由三人以上单数（含三人）组成，采购部门和需求部门对询价小组成员进行确认并填写评标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.5.9 询价小组受理询价文件。4.1.5.10 询价小组同潜在承包商进行技术、商务谈判，并做谈判记录。4.1.5.11 询价小组推荐候选承包商。4.1.5.12 采购部门和需求部门确定承包商，并填写中标人/承包商确定表。4.1.5.13 采购部门发成交通知书。4.1.5.14 经法律事务部门审核后，采购部门与承包商签订合同。4.1.5.15 付款应严格按照合同的约定执行。工程进度款付款申请应附工程量清单；结算付款应附竣工验收单和第三方审计文件（需经集团公司抽查审计的项目以集团公司审计部出具的审计文件为准）；质保金付款申请应附质保期质量证明文件。4.1.5.16 采购部门组织相关部门进行单项工程验收并填写验收单。4.1.5.17 采购部门、需求部门建立工作档案，填写存档文件清单。4.1.6 单一来源采购4.1.6.1 需求部门编制采购需求计划（含资金计划、设计文件、施工图预算、技术文件）。采购需求计划须由有审批权限的主管高级经理审批。4.1.6.2 采购部门和需求部门对技术文件、商务条款等相关内容进行确认。4.1.6.3 需求部门向采购部门提交单一来源采购报告。4.1.6.4 采购部门依据单一来源采购报告报采购商务例会确认。4.1.6.5 需求部门将单一来源采购报告抄送监察部门、审计部门备案。4.1.6.6 采购部门向承包商下发技术、商务等相关文件。4.1.6.7 采购部门组建谈判小组，谈判小组由三人以上单数（含三人）组成，采购部门和需求部门对谈判小组成员进行确认并填写评标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.6.8 谈判小组与承包商进行商务谈判，并做谈判记录。4.1.6.9 采购部门和需求部门通过采购商务例会或会签确定谈判结果并填写中标人/承包商确定表。4.1.6.10 经法律事务部门审核后，采购部门与承包商签订合同。4.1.6.11 付款应严格按照合同的约定执行。工程进度款付款申请应附工程量清单；结算付款应附竣工验收单和第三方审计文件（需经集团公司抽查审计的项目以集团公司审计部出具的审计文件为准）；质保金付款申请应附质保期质量证明文件。4.1.6.12 采购部门组织相关部门进行单项工程验收并填写验收单。4.1.6.13 采购部门、需求部门建立工作档案，填写存档文件清单。4.2 工作要求4.2.1 采购计划的主要内容包括标段的划分、采购方式的选择和采购工作进度的安排。4.2.2 采购方式的选择4.2.2.1 公开招标当预计合同金额超过200万元（工程类、含200万元）或超过50万元（工程建设有关的服务类、含50万元）时，应当采用公开招标的方式组织招标。4.2.2.2 邀请招标应当采用公开招标的项目，经国务院或者省、自治区、直辖市人民政府批准后，方可进行邀请招标。4.2.2.3 竞争性谈判（含内部邀请招标）当预计合同金额低于200万元（工程类）或低于50万元（工程建设有关的服务类）且大于10万元时，可以采用竞争性谈判或内部邀请招标的方式确定承包商。4.2.2.4 询价采购当预计合同金额低于10万元时，可以采用询价采购的方式确定承包商。4.2.2.5 单一来源采购当工程变更额度超过原合同金额的10%，应当采用单一来源采购的方式确定承包商。4.2.3 采用邀请招标、竞争性谈判、内部邀请招标和询价采购的项目，邀请的潜在承包商不得少于3个。4.2.4 内部邀请招标项目，自投标邀请书和招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于7日。4.2.5 招标文件中要求投标人提交投标保证金的，投标保证金不得超过招标项目估算价的2%。投标保证金有效期应当与投标有效期一致。投标保证金必须以现金或者支票的形式从其基本账户转出。4.2.6 任何单位和个人不得单独或者分别组织任何一个投标人进行现场踏勘。对于潜在投标人在阅读招标文件和现场踏勘中提出的疑问及解答，招标人以书面形式通知所有购买招标文件的潜在投标人。该解答的内容为招标文件的组成部分。4.2.7 设有最高投标限价的，招标人应在招标文件中明确最高投标限价或者最高投标限价的计算方法，最高投标限价不得高于计划价格。招标人不得规定最低投标限价。4.2.8 招标人应当按照招标文件规定的时间、地点开标。开标时间和提交投标文件截止时间应为同一时间。4.2.9 投标文件有下列情形之一的，招标人应当拒收：（一） 逾期送达；（二） 未按招标文件要求密封。4.2.10 开标时，由投标人检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员对所有投标文件当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容（未按招标文件装订的投标文件不得唱标），并对开标过程认真记录、经投标人签字确认后存档备查。没有开封并进行唱标的投标文件，不得进入评标。投标人对开标有异议的，应当在开标现场提出，招标人应当场作出答复。4.2.11 评标委员会否决所有投标的，或者评标委员会否决一部分投标后认为投标明显缺乏竞争而决定否决全部投标的，招标人应当重新招标。4.2.12 评标委员会成员应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。招标文件没有规定的评标标准和方法不得作为评标的依据。4.2.13 投标文件中有含义不明确的内容、明显文字或者计算错误，评标委员会认为需要投标人作出必要澄清、说明的，应当书面通知该投标人。投标人的澄清、说明采用书面形式，其内容不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会不接受投标人主动提出的澄清、说明。4.2.14 评标报告应当由评标委员会全体成员签字。对评标结果有不同意见的评标委员会成员应当以书面形式说明其不同意见和理由，评标报告应当注明该不同意见。评标委员会成员拒绝在评标报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评标结果。4.2.15 遵守保密原则。在采购过程中，工作人员应对潜在承包商信息、评标委员会/谈判小组/询价小组成员信息以及评标过程保守秘密。4.2.16 采购部门在签署合同同时，还需按照合同内容签订工程勘察设计廉政责任书、工程建设项目廉政责任书、工程监理廉政责任书。4.2.17 如在采购过程中，向潜在承包商提供的资料涉及集团公司技术秘密或商业秘密的，应根据采购人的要求签订保密协议。4.2.18 需要由行政主管部门监管的项目,必须在行政主管部门的监管之下实施招标采购行为。由行政主管部门监管的项目，有规定的从其规定。4.2.19 对依据集团公司商务合作禁止行为暂行规定所发布的“黑名单”合作商，招标及采购环节不得引进。4.2.20 采购部门应当依据国家法规和集团公司的有关规定进行采购。对因严重自然灾害、其他不可抗力事件和突发事件引起的如果不及时处理会造成重大损失时所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购，不适用本规定。4.2.21 档案的储存、管理应严格按照集团公司档案馆的要求管理。5 相关文件5.1 中华人民共和国招投标法5.2 中华人民共和国招投标法实施条例5.3 中华人民共和国合同法5.4 中华人民共和国建筑法5.5 工程建设项目货物招标投标管理办法5.6 工程建设项目施工招标投标办法5.7 评标委员会和评标方法暂行规定5.8 集团公司采购管理规定5.9 集团公司商务合作禁止行为暂行规定6 相关记录及保存期6.1.1 采购计划 保存期 五年6.1.2 招标委托书 保存期 五年6.1.3 单一来源采购报告 保存期 五年6.1.4 招标文件 保存期 五年6.1.5 投标文件 保存期 五年6.1.6 招标文件确认表 保存期 五年6.1.7 潜在投标人/承包商确定表 保存期 五年6.1.8 评标/谈判/询价小组成员确认表 保存期 五年6.1.9 一汽集团公司人员（招标人）签到表 保存期 五年6.1.10 投标人签到表 保存期 五年6.1.11 社会专家评委签到表 保存期 五年6.1.12 开标一览表 保存期 五年6.1.13 谈判记录 保存期 五年6.1.14 评标报告 保存期 五年6.1.15 中标人/承包商确定表 保存期 五年6.1.16 中标通知书 保存期 五年6.1.17 工程竣工验收单 保存期 五年6.1.18 会议纪要 保存期 五年6.1.19 合同 保存期 十年