文书立卷培训材料课件.ppt
文书立卷培训材料,档 案 馆,1,感谢你的观看,2019年8月28,十二大类档案分类体系,以门类分类法为基础的 档案分类体系,党群、行政、教学、科研、基建、产品、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物,文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、荣誉档案等,关于我校档案实体分类方案调整的说明,2,感谢你的观看,2019年8月28,2.文书档案整理规则,中国华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DT/T 22-2000）华北水利水电学院档案分类办法,3,感谢你的观看,2019年8月28,2.1 文书档案整理,文书档案整理是指以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 淡化“卷”的概念，以“件”为单位整理档案“件”与“组件”的概念,4,感谢你的观看,2019年8月28,2.2 整理原则,遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用,5,感谢你的观看,2019年8月28,2.3 归档文件质量,书写材料、纸张、装订材料等应符合档案 保护要求 已破损的文件应予修复 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 超大纸张应折叠为A4规格 祛除文件上的金属物,6,感谢你的观看,2019年8月28,2.4 整理方法,2.4.1 文件分类归档文件采用年度组织机构保管期限分类先分年度：以文件签发时期为准，“组件”以 装订时排在前面的文件日期为准，没有日期的，应考证出准确或近似日期。再分组织机构：校党委讨论，以行政名义发出的文件，归入校办；业务部门起草，内容主要涉及某方面业务的，即使以学校行政名义发文，也应归入具体业务部门，如果内容涉及全局，则归入校办；联合发文一般归入主办单位，分不清主次，则归入最后最后承办单位。最后分保管期限：永久、定期。,7,感谢你的观看,2019年8月28,2.4.2 文件初始鉴定,鉴选文件材料,划分保管期限,决定文件“存”与“毁”,永久、定期,8,感谢你的观看,2019年8月28,2.4.3 文件的排列,在文书档案分类方案的最后一级类目即“保管期限”内进行按事由结合时间、重要程度排列会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列“组件”以装订时排在最前面的文件时间为排序依据不能考证出确切时间的文件，应排在最后,9,感谢你的观看,2019年8月28,2.4.4 文件装订,档案装订用专用的不锈钢夹和订书机。定期档案，本身装订好的，可保持原状，本身没 有装订的，应按要求装订。装订由兼职档案人员完成，超过40页，由档案人员用传统的装订方法装订。装订特殊组件时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,10,感谢你的观看,2019年8月28,2.4.5 文件编号,有字的页面均须编号，正面在右下角，背面在左下角，用碳素墨水；有页码不编,编件号,依文件排列顺序逐件编号,编页号,加盖并填写归档章,11,感谢你的观看,2019年8月28,全 宗 号：目前我校档案只有一个全宗，固定为1001。机 构：由档案馆拟定。年 度：以四位阿拉伯数字填写文件形成年度。室编件号：不填。馆编件号：在同一保管期限内按文件排列顺序填写。保管期限：填写保管期限简称，Y（永）、D（定）页 号：每“件”文件的总页数，本身有页码的，须加上文书 处理笺的页数。,12,感谢你的观看,2019年8月28,2.4.6 编 目,归档文件应依据分类方案和馆编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。,13,感谢你的观看,2019年8月28,件号，填写馆编件号。责任者，文件的署名者，使用全称或通用简称。联合发文时应将所有责任者照实抄录，过多时可适当省略；未署责任者时，应尽量加以考证并填写。文号,文件的发文字号。题名，文件标题。文件有正副题名的，正题名不能反映文件内容时，应抄录副题名；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，可在正题名后抄录附件题名，外加“（）”号；对于特殊“组件”，应自拟标题，外加“”号。,14,感谢你的观看,2019年8月28,日期，文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注 年月日，如20030812。页数，指每件归档文件的页数。备注，注释文件需说明的情况。归档文件目录一律采用国际标准A4幅面纸打印。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件 目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管 期限、机构等项目。这项工作主要由档案馆完成,15,感谢你的观看,2019年8月28,2.4.7 装盒,备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文 件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。,将归档文件按馆编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。,16,感谢你的观看,2019年8月28,兼职档案人员归档流程,文件收集,剔除无保存价值的材料,划分保管期限,文件排序,送档案馆审查,编件号、页 号,装 订,录入文件目录,校对、打印文件目录,办理移交手续,装 盒,17,感谢你的观看,2019年8月28,18,感谢你的观看,2019年8月28,
