人们称之为会计科目表课件.ppt

,高等院校本科会计学专业教材新系,东北财经大学出版社,会计信息系统,杨周南 赵纳晖 陈翔 编著,3.1 手工会计信息系统3.2 传统自动化会计信息系统3.3 现代会计信息系统,第3章 会计信息系统体系结构的变迁,3.1 手工会计信息系统,3.1.1 帕乔利：传统会计的鼻祖 第一本详细记述复式记账法的著作出版于1494年，该书由一个名叫卢卡帕乔利的意大利修道士著成。帕乔利称自己的方法为威尼斯法，这一方法的产生标志着现代会计的形成。传统会计信息系统是建立在会计循环和会计恒等式的基础上的。虽然人们已经对帕乔利的思想做了许多次改进，但它的本质并没有改变。3.1.2 会计科目表 帕乔利的思想的核心是分类系统，人们称之为会计科目表。会计科目就是对会计要素的具体内容分类的标志，设置会计科目是进行会计核算的有效方法。,通过设置会计科目，可以对纷繁复杂、性质各异的经济业务进行科学的分类，可以将杂乱无章的经济信息变成有规律的、易识别的经济信息，并为其从一般经济信息转换为会计信息准备条件。人们使用会计科目表来把组织的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总，使用财务报表将组织汇总的数据提交给用户。主要的财务报表包括利润表和资产负债表。描述组织在特定期间的经营成果的数据汇总在利润表中；描述组织在特定时点的财务状况的数据汇总在资产负债表中。汇总在利润表中的账户被称为虚账户（暂记账户），而汇总在资产负债表中的账户被称为实账户（永久性账户）。许多组织在编制会计科目表时使用编码技术。编码是使用缩写形式的字母或数字来表达特定含义。,例如，“FL”就是一种助记符编码人们用这两个字母来表示 Florida这个单词。在编制会计科目表时，常见的编码方法有两种。其一为块编码法（使用一组数字来表示一个种类），另一为组合编码法（使用数字的子集来表示一种含义）。例如，账户“1001”表示“零用现金”账户，账户“1002”表示“银行现金”账户。如果我们采用块编码法，且假设10011003之间的账户编码为流动现金账户编码，则上述两个账户都应被视为流动现金账户；如果我们采用组合编码法，且假设现金账户编码的前两位均为“10”，则上述两个账户均应被视为现金账户。在实际应用中，人们经常综合使用上述两种编码方法来编制会计科目表。表31显示了一个示例会计科目表。因为各个行业、组织各具特色，各个组织的会计科目表也各具特色。,表3-1 会计科目表,账户名称 账户编码流动资产：现金 1001银行存款 1002短期投资 1101 短期投资跌价准备 1102 应收票据 1111 应收股利 1121应收利息 1122应收账款 1131其他应收款 1133坏账准备 1141预付账款 1151长期资产：长期股权投资 1401固定资产 1501累计折旧 1502流动负债：短期借款 2101应付票据 2111应付账款 2121预收账款 2131,账户名称 账户编码长期负债：长期借款 2301 应付债券 2311 长期应付款 2321权益：资本公积 3111 盈余公积 3121 本年利润 3131 利润分配 3141成本：生产成本 4101 制造费用 4105收入：主营业务收入 5101 其他业务收入 5102 投资收益 5201 营业外收入 5301,3.1.3 会计恒等式 帕乔利说明了复式记账法和会计科目表分类方法，并以此记录和存储会计数据。会计学者查尔斯斯普拉格编篆了20世纪早期的多数会计理论。他解释了这个过程的本质：任何会计事项必然表现为价值的增减变动，而价值可分为三类：资产、负债和所有者权益。共有6种可能的会计事项：资产的增加；资产的减少;负债的增加；负债的减少；所有者权益的增加；所有者权益的减少。资产的余额在借方（左方），因此资产的增加反映在借方,减少则反映在贷方。负债的余额在贷方，因此负债的增加反映在贷方，减少则反映在借方。所有者权益的余额在贷方，因此所有者权益的增加反映在贷方，减少则反映在借方。结果是6种可能性在借贷方按下表所示分布。,借方贷方（左边的条目）（右边的条目）资产的增加 资产的减少 负债的减少 负债的增加 所有者权益的减少 所有者权益的增加 任何会计事项至少会产生两种后果在上表的左右方各有一种。账户平衡时，下面的等式成立 资产负债所有者权益 ALOE 为了保证账户平衡，帕乔利提出了一整套严格的方法用于记录、维护和报告会计数据。帕乔利建议采用三种账簿：备忘录账簿、日记账、分类账。,备忘录账簿应该记录所有业务的信息，而不论这项业务的大小、是否使用货币；在实践和环境允许的情况下，记录的信息应尽可能详细。日记账为分类账提供原始数据，我们在分类账中运用复式簿记的方法。这个方法已被多次改进，但方法的本质仍与帕乔利当初提出这种方法时保持一致。这个会计恒等式是组织的经济模型之一。这个等式本身并不能保证组织在经济上可行或收支平衡。它仅仅提供了一个看问题的角度，使人们能以财务的观点来看待组织的活动与资产。3.1.4 会计循环 对基本会计循环的回顾有助于读者了解传统 AIS的体系结构也就是它的数据及处理程序的结构。如图 31所示，会计循环是一系列顺序步骤。这些步骤最终生成财务报表。,会计循环重复发生于每个报告期（通常为1年）。会计循环的头3个步骤需耗费大量的时间和精力，并贯穿整个会计期间连续发生。步骤 3，过账，发生的频率取决于业务量和所记录的会计事项的性质。例如，那些现金收支频繁的公司常常每日将现金日记账数据过到现金分类账。步骤4至9仅在财务年度末发生一次。步骤10，转回分录，是可选的，仅发生在下一个会计期间的开始。在会计循环中蕴藏着减少人员差错并保持组织业务数据平衡的机制（ALOE）。由于人的记忆力及组织和处理细节的能力有限，传统会计体系结构的特点是努力分割汇总细节。这是必要的，因为直到最近，所有的会计数据还是主要由手工来记录、维护和报告的，仅有一些原始的技术手段（例如计算器）起了有限的辅助作用。在我们考察现代IT对传统会计信息系统的冲击前，我们先回顾一下会计循环各步骤。,步骤1 识别所需记录的交易或事件 目标：收集信息。通常以与交易或事件相关的原始凭证形式收集。步骤2 记日记账 目标：识别，评估，序时记录交易对公司产生的经济影响。记录形式应有利于将其 转到账户中去。步骤3 从日记账过到分类账 目标：将日记账中的信息转到分类账中。分类账中存储了各账户的信息。步骤4 编制调整前试算平衡表 目标：提供一个便捷的列表来检查借贷平衡。并以此作为编制日记账调整录的起点。步骤5 编制调整分录并过账 目标：记录应计的、递延到期的、估计的，以及其他通常未由原始凭证记录的事项。步骤6 编制调整后试算平衡表 目标：检查借贷平衡，并简化财务报表的编制。步骤7 编制财务报表 目标：将汇总的财务信息提供给外部决策者。步骤8 编制结账分录并过账 目标：结清临时性账户并将净收入额转入留存收益。步骤9 编制结账后试算平衡表 目标：在结账后检查试算平衡。步骤10 编制转回分录并过账 目标：简化随后特定的日记账分录，并降低账户成本。（本步骤是可选的）,在 会 计 期 末,在下一个计期间的期初,在 会 计 期 中,1)识别所需记录的会计事项 会计事项是指那些导致组织的资产、负债或所有者权益变动的业务事件，包括：(1)报告公司与外部当事人之间资产或债务的交易 交易可能是互惠的资产与债务转移，也可能不是。在互惠的资产与债务转移中，公司既转让也接收资产（例如，销售商品）。在非互惠的资产与债务转移中，公司要么转让资产要么接收资产（例如，支付现金股利或接受捐赠），或者要么转让非资产要么接收非资产（例如，支付或接收股票股利）。通常要求在日记账中对这种交易作记录。(2)与外部当事人无关，发生在公司内部且影响公司的资产或债务的事件 折旧的计提，长期资产的摊销和将存货用于生产都是这方面的例子。通常也要求在日记账中对这类事件作记录。,(3)超越公司控制范围的经济或环境事件 资产或负债的市值变动和偶然损失都是这方面的例子。在日记账中只需要对这类事件中的某些事件作记录。在会计循环中我们忽略其他非会计事项的业务事件。也就是说，我们没有在会计记录中记载这类事件的数据。那些难于从财务角度计量的会计事项没有从会计分录中反映，但在财务报表的附注中给予说明。会计事项通常伴随着由非会计人员提供的原始凭证。在手工信息处理环境中，原始凭证通常是纸制的，用以记录会计事项的数据：当事人、日期、金额以及事项的其他方面。销售发票，运费单和现金收据都是原始凭证。人们对这些原始凭证顺序编号，以唯一确定各项会计事项。原始凭证既用于交易的初次记录，也在法律程序和财务报表审计中用来追踪和核实交易。,2)根据会计事项数据记日记账 本步骤的目的是计量会计事项的经济影响，并以一种与会计科目表相一致的方式把它记录下来。在这个步骤中，我们应用会计准则来指导会计计量、确认与分类。许多传统的会计教科书重点讲述经济事项的正确分类与复式记账。会计事项以借贷记账法记入日记账。日记账分录以借贷记账法记录了会计事项的日期、账户号和账户名称、金额以及经济业务的简单说明。日记账分录只是一个临时性记录，也就是说：记日记账并不改变账户余额，直到步骤3过账时才导致账户余额改变。在会计系统中，通常存在两种类型的日记账：普通日记账和专用日记账。非经常发生的分录与涉及非常用账户的分录记录于普通日记账中。重复发生的分录记录在专用日记账中。使用专用日记账有助于组织把会计事项按类型分组。如果不使用专用日记账，那么所有会计事项都必须在普通日记账中记录。,图32举例说明了普通日记账中一条分录。贷方账户列在借方账户的右下方。这条分录记录了通过支付银行存款和承担债务方式购买固定资产这一会计事项。历史成本原则要求固定资产以获取时所支付的资产价值入账。过账索引与页码索引的作用在步骤3解释。,图3-2普通日记账分录,3)过账 将会计事项数据从日记账过入分类账的过程称之为过账。过账将日记账中序时记录的数据按账户分类，记入分类账。会计系统中通常存在两种分类账：总分类账与明细分类账。总分类账中包含了许多账户，并将其按账户类型分组。明细分类账对总分类账中那些包含多个明细账户的账户作补充说明，它提供明细数据，而不局限于总分类账所能提供的汇总数据。应收账款明细分类账、应付账款明细分类账、雇员工资登记簿、存货明细分类账和固定资产明细分类账都是明细分类账。明细分类账按照某一相关标准对业务数据分类：例如，应收账款明细账将交易数据按赊销客户分组，应付账款明细分类账将交易数据按供货商分组。,例如，存在大量应收账款的公司通常会对每个赊销客户设立一个应收账款明细账户，以便区分各个赊销客户的应收账款余额。通常，明细分类账的更新（过账）频率比总分类账高。每隔一个特定时间段（一周或一月），各个专用日记账的总额被过入相应的总分类账账户。总分类账中包含一些总括性账户，我们称之为控制账户。例如，总分类账中的应收账款账户，它是一个控制账户，它的余额应等于各个客户的应收账款余额之和。在编制财务报表时，仅需考虑控制账户。图33显示了总分类账的一部分。这部分描述了将图32所示的1月2日日记账分录过账后总分类账特定账户的状态。过账索引（页码）既存在于日记账中也存在于分类账中，以保留审计线索。审计线索用于追踪经济业务的整个会计处理过程，从初始记录直至编制的财务报表。,审计师应能够回溯这个过程，从财务报表上的数字一直追踪到各项经济业务。审计线索明确解答了两个问题：分类账上各项目数据从何而来？日记账上的项目数据转到何处？过账索引也用于确保没有会计分录在过账时被遗漏。例如，在将图32所示的普通日记账分录（贷银行存款￥5000）过入分类账银行存款账户时，我们在日记账中该笔金额的右方标上1002以说明这笔分录被过入哪个账户。与此相对应，我们在现金分类账中标上J-16以说明这笔金额来自日记账的哪一页。这就是交叉索引。在对大量经济业务过账、检测并纠正错误、保持审计线索方面，交叉索引起着重要作用。因为日记账分录最终既要过入明细分类账，也要过入总分类账；我们有必要比较控制账户余额和对应的各明细分类账余额之和，以保证账户记录的正确性。如果二者不一致，我们有必要研究确定哪一个余额不正确，并作必要调整。,我们把这个反映一个账户的金额与相关账户的金额发生差异的原因，并通过调整使二者一致的过程称之为对账。,总分类账 银行存款 账户 1002 1998 2000 1月1日 余额 18,700 1月2日 J-16 5,000 固定资产 账户 1501 1998 1月1日 余额 62,000 2日 J-16 15,000 应付票据 账户 2111 2000 1月2日 J-1610,000,图3-3总分类账局部,4)编制调整前试算平衡表 会计期末，在所有会计事项都已记入日记账并过入总分类账后，编制调整前试算平衡表。调整前试算平衡表是总分类账账户及其余额的列表。调整前试算平衡表提供了一个便捷的手段来检查账户余额的借贷平衡。调整前试算平衡表是编制调整分录、结账分录和转回分录的起点。编制试算平衡表时，先对控制账户的余额和其下属各明细账户余额进行对账，然后将对账后的控制账户余额反映在调整前试算平衡表中。如果借贷不平衡，就必须找出错误所在并纠正。然而，借贷平衡并不意味着账户就没有错误。例如，未过账的日记账分录、错误分类的账户和错误的日记账分录金额都不会破坏借贷平衡。5)编制调整分录并过账,公司在调整分录入账前无法编制财务报表。通常，当用于确认会计事项的原始凭证不存在或无法及时取得时，要求编制调整日记账分录。有些会计事项在整个会计期间连续发生（例如计提折旧和利息）。如果不采用在会计期末编制调整分录的方法，而是对这些事项作频繁的记录，那将是成本高昂且效率低下的。调整日记账分录也用于纠正错误和当获取新信息时记录会计估计的变动。调整日记账分录通常记录资产或负债的变动；既涉及永久性账户，也涉及暂记账户。以前发生的会计事项的原始凭证是编制调整分录的主要依据。其他一些年度末调整分录包括：记录递延的收入与费用，发生在费用发生或收入确认前的现金流量；记录应计的收入与费用，发生在费用发生或收入确认后的现金流量；账户余额的再分类；确认存货损失。,权责发生制会计要求作这些调整以根据收入确认原则和配比原则来反映资产和负债的变动。调整日记账分录在会计期间的最后一天记录。它们被记入普通日记账并过入对应的分类账账户。调整分录过账后，就可以编制调整后试算平衡表了。6)编制调整后试算平衡表 编制调整后试算平衡表的目的是在综合考虑所有调整分录后验证借贷平衡。调整后试算平衡表的账户余额反映了调整日记账分录的影响。而且由于调整过程的作用，一些没有出现在调整前试算平衡表中的账户有可能出现在调整后试算平衡表中。7)编制财务报表 财务会计的主要目标是为决策者提供有用的信息。财务报表是会计循环的巅峰。财务报表可基于任意长的一个时间段编制。不过，月报、季报和年报最常见。暂记账户的余额过入利润表，永久性账户的余额过入资产负债表。,利润分配表说明了企业净利润分配过程或亏损弥补情况。现金流量表以现金及现金等价物为编制基础，以收付实现制为原则，反映企业的现金流量情况。财务报表附注为财务报表读者提供了可能有用的附加信息。有些会计事项的数据来自主观估计，但这些数据又严重影响财务报表使用者对组织财务状况进行评估。附注可能为此提供一些信息。8)编制结账分录并过账 结账分录将暂记账户（例如收入、支出、股利）的余额结转为零。结账分录在会计期末记入普通日记账并过入对应的分类账账户。永久性账户期末余额成为下一个会计期资产、负债和所有者权益的期初余额。9)编制结账后试算平衡表,结账后试算平衡表中仅列出结账后永久性账户的余额（暂记账户的余额为零）。这个步骤是为了在结账后检查借贷平衡。由于随着账户数目和过账工作量的增加，出错的概率也上升；那些有着许多账户的公司发现这是一个有价值的检查纠错步骤。10)编制转回分录并过账 当调整分录和结账分录都编制完毕并且已经过账后，就可以将这些账户用于记录下一个会计期间的会计事项。编制转回分录可能有助于减轻下一个会计期间某些会计分录的编制工作,但具体效果如何取决于公司的会计系统和会计政策的具体情况。在下一个会计期间的期初，会计人员可能会编制一些转回分录并将其过账，以消除经济业务的实际发生时间与入账时间的差异。这种转回分录的金额与原始分录的金额相同，但借贷方向相反。转回分录将上一个会计期末的调整分录冲回，以便处理下一个会计期间的业务。,例如，假定某公司每两个星期支付一次工资，且有一笔工资是在1月6日支付，也就是说这笔应付工资是跨会计期间的。该公司会计人员需要在12月31日（上一个会计期期末）编制调整分录，以正确反映本会计期间的工资费用和应计工资。如果会计人员在1月1日编制转回分录以抵销这部分应计工资和工资费用，那么他就可以在1月6日直接将这两个星期的工资记入工资费用。3.1.5 手工系统的不足 手工会计信息系统的核心是会计恒等式、会计科目表和会计循环。这种系统的显著特点是利用手工来进行信息处理、依靠纸制的凭证和报表来传递信息。通过采用这种会计循环，在以前数百年间，仅需要少数几个会计人员就可以维护组织的会计系统。,它经历了历史的考验，但随着经济环境不断变化，组织规模不断扩大，业务日趋复杂，手工会计信息系统越来越暴露出其不足之处：1)手工处理容易出错 无论人在工作中如何认真负责，手工处理总是不及计算机处理准确可靠。实际上，帕乔利所设计的会计循环的重要特色之一就是利用数据内部的勾稽关系，通过数据的多次汇总和核对来检测并纠正错误。2)手工处理效率低下 手工处理不仅没有计算机处理可靠，而且效率也不及后者。因此，手工处理信息的成本高于使用计算机处理信息的成本。3)手工处理是基于纸张的 手工会计信息系统使用纸张来记录、保存和交流信息。,这种做法成本高昂。这不仅是由于纸张本身的成本，更由于记录、维护和使用数据所带来的相关成本。更严重的是：纸张记录容易毁损，而备份纸制记录不仅难于操作而且成本高。,3.2 传统自动化会计信息系统,3.2.1 传统自动化会计信息系统的形成 电子计算机是本世纪40年代的产物。1954年10月美国通用电气公司第一次在计算机上计算职工工资，开创了利用电子计算机进行会计数据处理的新纪元。随着电子技术的飞速发展，计算机不断升级换代，电子计算机在会计工作中的应用范围不断扩大，应用水平不断提高，也促使人们对会计工作进行全面而深入的思考，反过来促进了手工会计信息系统向基于计算机的会计信息系统的转变。,在电子计算机应用于会计工作的初期，人们利用电子计算机来处理工资计算、存取款、库存材料的收发核算等数据处理量大、计算简单而重复次数多的经济业务。一种会计核算程序仅能对应某项会计业务，独立完成，没有相互联系。它模拟手工核算方式，代替了部分手工劳动，降低了劳动强度，提高了劳动效率。此后，计算机在会计工作总的应用领域不断拓展，各项业务处理之间的联系不断加强，“手工簿记系统”逐渐被基于计算机的会计信息系统取而代之。会计核算工作实现由手工到自动化的转变，我们把这个阶段的会计信息系统称作传统自动化会计信息系统。传统自动化会计信息系统的形成，使会计工作的效率、会计信息的准确性和及时性都极大提高。,在手工条件下，会计核算工作要由许多人共同完成，而使用计算机后，输入一张记账凭证，计算机可以自动完成过账、汇总、转账、出报表等一系列工作。在手工条件下，由于成本核算的复杂性和时间的限制，一些报表只能在月末和下个月初产生，产品的材料成本也很难用移动平均法来核算，而计算机可凭借其强大的数据存储和处理能力，不厌其烦地计算，及时提取数据、输出报表。传统自动化会计信息系统的主要功能是实现会计核算的自动化、会计报表的自动生成，在此基础上向管理者提供财务信息，辅助决策。会计核算由多项职能，相互之间有联系；传统自动化会计信息系统也由多个子系统组成，例如账务处理、材料核算、工资核算、固定资产核算、成本核算等，各子系统之间存在着直接或间接的联系，会计报表子系统基于这些核算功能自动生成多种会计报表。,在会计核算职能的基础上，传统自动化会计信息系统还提供了一些会计管理职能，例如资金管理、成本管理、销售收入和利润的分析与预测等。传统自动化系统的出现，对会计数据的处理方法和步骤带来了一些变化。我们以手工GL系统和某些自动化的GL系统在程序上的区别来初步探讨这个问题。例如，有些自动化的系统允许用户联机输入原始凭证数据,而不必等待成批输入。另一些系统则改进了辅助分类账和总账控制账户之间的协调对应关系。某些自动化的GL系统不再把辅助分类账和总分类账看作两个重复的数据池，而是利用辅助分类账的汇总额来得到总账控制账户的数额。在另一些自动化的GL系统中，用户能够在会计期间内生成财务报表，而不必等到会计期末。有些系统则允许用户不必自己编制结账分录并过账就可以结账。,3.2.2 传统自动化会计信息系统是手工系统的翻版 计算机被引入到会计信息处理的领域中，是会计发展历史中的一个里程碑。但是传统自动化会计信息系统并没有改变手工系统的信息处理模式，它实质上是手工系统的翻版。手工和自动化系统的处理流程在数据存储和数据流方面很相似。基本上可以这样认为，随着手工处理和纸制脱机文件被计算机处理和磁盘或磁带文件所取代或补充，系统的物理实现（而不是逻辑设计）改变了。手工系统和传统自动化系统都是以收集、存储和处理财务事项，输出各种会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表等）为目标。所谓财务事项，是指影响组织的资产、负债或所有者权益的经济事件，它以货币计量，反映在账户的变动上。,它们的数据来源相同，在数据处理过程上，传统自动化系统的做法与手工系统的会计循环非常类似，只是在记账凭证被输入计算机后，计算机程序替代了手工，完成过账、转账、结账和报表编制的工作，二者主要输出都是高度汇总的会计报表。在手工系统下，系统的输入是原始凭证。在手工信息处理环境中，原始凭证通常是纸制的，既被用来记录详细交易信息,也被用于将必需的信息从一个人手中传到另一个人手中，并记录交易的授权情况。人们对原始凭证顺序编号，以唯一确定各项会计事项。这些原始凭证往往是由各个业务职能部门的非会计人员提供的。业务事件的详细信息由各个职能部门维护，如采购门需要维护供货商的名称、地址、法人代表、产品名称、产品质量、以往供货延期的情况等，其中有许多信息是会计部门不关心的。,对于那些符合会计事项定义的业务事件，各个业务职能部门对业务事件的信息进行抽象，用纸制凭证传递到会计部门。会计部门也用纸制凭证向业务部门传递业务授权信息。在传统自动化系统中，系统的输入是记账凭证。通过手工或计算机程序给记账凭证编号，以唯一确定各项会计事项。原始凭证是记账凭证的数据基础，它的记录工作仍然分散在各个业务职能部门。各个职能部门为了有效地履行自身的职能，往往各自拥有一套独立的信息系统，基于它来采集、存储和处理业务数据，对于那些符合会计事项定义的业务事件，提取业务事件数据的一个视图，以纸制文档或电子文件的形式提交给会计部门。会计部门被动地等待接收数据，而且数据只是部分业务事件（符合会计事项定义的业务事件）的部分（省略了业务细节）信息，并且是以汇总的形式表现出来的。,由于此时的会计信息系统还只是会计部门的信息系统，会计部门还需要把纸制文档上的数据重新输入计算机，或对电子文件利用接口程序进行数据转换，将其存入本部门的数据库才能加以利用。手工系统和传统自动化会计信息系统的主要输出都是各种会计报表，例如资产负债表、利润表、现金流量表等，以满足法律和法规的要求。计算机技术的运用，使得报表的编制更加快捷。传统自动化会计信息系统在很多环节上沿袭了手工系统的数据处理方法。手工系统的日常工作是记日记账，过账、转账、试算平衡、结账、编制报表等工作都是定期进行的。传统自动化会计信息系统的日常工作是输入记账凭证，在凭证被输入传统自动化会计信息系统后，计算机程序代替了手工劳动，完成过账、转账、试算平衡、结账、编制报表等工作。,虽然计算机程序代替了手工劳动，但程序的处理逻辑，例如金额的借贷方向、科目的匹配规则等，与手工系统是一致。综上所述，传统自动化会计信息系统仍然基于会计循环，它照搬手工处理。数据存储表现为计算机化的形式（磁带或磁盘），而不是记录在纸上；过账和数学运算由计算机处理，而不是由手工处理；文档流程与手工系统相似。3.2.3 对传统自动化会计信息系统的质疑 虽然传统自动化会计信息系统使得人工差错的数量、会计职员的数量和对纸制文档的依赖程度大大降低，但它并没有充分利用信息技术的优势。1)它重复存储组织中各个业务部门的信息系统已经存储了的数据，导致数据重复和冗余，容易引发数据的不一致，提高了组织中信息管理的成本。,一项业务活动往往牵涉到多个部门，各个部门的信息需求各具特色，同时也存在着一定的共性。为了从各个角度记录并报告业务活动，组织中存在各种各样的信息系统。具体存在多少个信息系统，取决于人们在管理业务活动时需要从多少个角度看问题；或者说，在组织中存在多少种视图。例如，定货事件就需要考虑以下这几种视图：(1)生产部门需要清楚定单以安排生产进度；(2)销售部门需要知道定单以便为产品定价、安排广告活动并为销售工作定目标；(3)人事部门需要知道定单以确定该给销售员多少佣金；(4)执行经理需要知道定单以评价这笔业务对组织的影响；(5)投资者和债权人需要知道定单以评估他们投资的获利情况，以及投资回收的可能性。,这一切还只不过是各种可能视图的一部分。不仅有各种类型的信息用户对定单感兴趣，而且他们看待定单的视角也各不相同。传统模式下，系统设计者通过为每种视图各建立一套信息系统来解决信息客户需求的多样性问题。各个系统有各自的分类方法，它们各自从同一业务事件中选择、记录该业务数据的一个子集。各个子集之间有差异，也有共性。例如在采购活动中，采购部门和仓库都需要采购的原材料的规格和数量的信息。传统自动化会计信息系统只是组织中存在的众多信息系统之一，它采集会计事项的财务度量结果。会计分录通常基于业务活动的原始凭证或其他相关数据取得。当某业务事件是会计事项时，该交易历史记录的简化版本就被送至会计部门。,这就使得与同一业务事件相关的数据被分别保存在会计人员和非会计人员手中，导致数据不一致性、信息隔阂和组织中信息重复存储。虽然这种做法的本意是满足各种信息用户的需求，结果却是业务数据的重复记录、维护和报告，增加了开支，恶化了数据的不一致性。信息用户迷失于各种系统错综复杂的处理过程、分类方法和数据中。信息用户面临着数据正确性验证问题，他们不知道该选择哪个系统的输出，作为决策的依据。2)传统自动化会计信息系统仅采集和处理组织中部分业务事件（符合会计事项定义的业务事件）数据的一个子集（抽象掉了许多业务细节，主要采集会计事项的日期和其财务影响，而且是汇总后的结果），系统所能输出的信息的内容有限。会计并不要求采集整个业务过程的数据，它只关注整个业务过程的一小部分。,如果该业务活动影响组织的财务报表，汇总反映此业务事件的文档数据就被输入会计系统。反之则不然。然而，尽管该业务不影响组织的财务报表，它也常常被记入财务系统外的一个或多个子系统中。传统自动化会计信息系统仅记录会计事项的货币计量结果。系统的输入是记账凭证，记账凭证中的数据来自与对原始凭证中业务活动详细数据汇总后的结果。而记账凭证中的数据又被进一步汇总记入日记账和分类账，数据被汇总记入日记账或分类账后，就难于将其分解以反映业务的本来面目。这必然限制会计人员所能提供的信息类型和信息的详细程度。由于信息用户不能获取关于业务活动的全面而详细的信息，他们管理业务活动的能力就受到了限制。3)数据并没有被实时记录和处理（例如，在业务活动发生时记录和处理）。,传统自动化会计信息系统的数据采集依赖于各个业务职能部门内部的信息系统。由于它未能与各个业务职能部门的信息系统集成起来，无法直接从业务职能部门的信息系统中提取数据，实现数据的实时采集。会计数据通常是在业务发生后收集,而不是在业务发生时实时采集。而且，财务报表并不直接可用，还必须经过若干后台处理步骤（过账、对账、编制调整分录、结账和审计）。由于会计处理不是实时的，过账、结账和编制调整分录都是必须的。因为如果不这样做，可能会有某些账户记录并不反映当前真实的账户余额。因为在多个系统中存在同一数据的若干拷贝（相同的数据存在于不同业务职能部门的信息系统中，业务职能部门的信息系统和会计信息系统之间也存在数据重复），对账也是必须的。通过对账，我们识别、确认哪一份数据拷贝是正确的。,因为会计数据是在业务发生后，按天、周乃至月来采集和处理的，所以传统自动化会计信息系统提供的会计信息总是滞后的，无法实现实时信息支持。而信息用户必须不断作决策，也就是说：实时作决策，而不局限于每周或每季度作一次决策。4)传统自动化会计信息系统严重依赖于会计科目表，对系统的实施和维护带来了困难。传统自动化会计信息系统基于会计科目表来组织数据，编制会计报表。系统设计人员调查用户的信息需求，设计账户分类方案，依据这个账户分类方案来存储、汇总数据。许多组织建立多套会计科目表以满足财务会计、管理会计和税务会计的需要，生产部门、销售部门、公司总部和外地分支机构也各有各的会计科目表。为了同时支持多种会计科目表，系统开发人员和用户都需要做大量艰苦的工作，以保证信息的协调一致。,即便我们成功地建立了满足信息用户当前需求的会计科目表，由于经济环境的变动导致信息用户的需求不断变动，现有的会计科目表会很快过时。修改组织的会计科目表可不是这样一件简单的工作：在头天晚上对会计科目表的几个账户作增删改，第二天就将其投入使用。对会计科目表的修改影响信息的记录、过账、结账、试算平衡，也影响前后期会计数据的可比性。,3.3 现代会计信息系统,3.3.1 企业的目标与会计信息系统 会计信息系统被用于支持企业的经济活动，因此，认识会计信息系统需要了解企业组织。,无论是否以盈利为目的，组织的生存取决于它是否能以某种经济有效的方式提供得到顾客认可的商品和服务。组织必须时刻关注顾客需求的变化，对市场的变化做出快速响应，提高生产经营的效率。会计信息系统衡量和报告组织取得相关资源、把资源转换为商品或劳务、销售商品或劳务的过程。通过记录资源的流向,管理者和其他决策人员才能决定如何使资源合理有效地被利用。会计信息系统必须采集、存储、处理、传输业务活动的信息，支持业务活动的执行，支持管理决策，从而支持企业目标。3.3.2 企业生存环境的变化与信息需求的变化 不能认为对传统会计系统体系结构的质疑是怀疑帕乔利的思想的价值，怀疑会计在过去 400年间所作出的贡献。帕乔利所处的时代与我们不同。那时的经济组织规模较小，雇员较少,组织所承担的责任也较少。,信息用户的数量较少，主要是所有者。信息需求也较简单,重点反映组织的盈亏状况。产品/服务的市场较小也较为稳固，通常局限于一小片地理区域。如果那时存在资本市场的话，规模也较小。现在的业务环境节奏快，信息量大，而且包括许多超出帕乔利当时想象的业务。市场由卖方市场转为买方市场，顾客需求急遽变动，产品生命周期越来越短，全球市场的形成使得竞争空前激烈。为了能够在竞争中求得生存和发展，组织需要以全新的方式开展业务。企业的生产经营方式发生潜移默化的变化，“福特制”的流水线大批量生产正在被小批量、多批次、种类型号多变的柔性制造系统所取代。企业关注的重点从单纯地降低批量成本、提高产品质量、提高效益，转为在有利可图的基础上提高顾客满意度这个更为全面、综合的目标。,这个目标贯穿于企业所有生产经营活动中，从产品的设计、原材料的采购、产品的制造、销售产品给顾客直到售后服务。环境的变化也促使组织结构和管理方式发生变化。组织在内部建立多个跨职能领域的团队设计、生产、销售、采购等方面的专业人员组成一个个小的团队，产品就由这一个个团队生产出来。为了充分调动团队中每个人的聪明才智，团队对自身进行管理，组织结构平坦化。信息系统为用户提供信息产品，以支持组织有效而高效地运转。随着组织生存环境的变化，组织的生产经营方式、组织结构等方面发生变化，用户对信息的需求和预期也发生相应的改变。信息使用者对信息的及时性和决策相关性提出更高的要求，呼唤及时、准确、跨职能领域的信息。实现这一目标需要将财务信息和非财务信息集成，提高信息的及时性。,例如，在采购活动中，采购经理需要财务信息，包括在特定期间内同特定的供货商签订的原材料的数量和金额；也需要非财务信息，包括以往延期缴获的次数和天数，以及由于交货延期导致生产停顿而造成的损失。而在“JIT”存货管理中，采购经理不仅需要财务信息和非财务信息的集成，还需要保证信息的及时性，迫切需要实时信息支持。3.3.3 现代会计信息系统应具备的特征 为了提高经营效率，在市场竞争中取得优势，许多组织已经对其信息系统进行重组，实现传统自动化会计信息系统和各业务职能信息系统的集成，通过一个集成的框架实现财务信息和非财务信息的实时采集与处理，满足各种信息用户不同的信息要求。财务信息是指以货币为尺度，反映组织的资产和（或）负债、所有者权益过去情形、现状和变动历史的信息。,1)与业务处理系统相结合，集成业务信息和财务信息 传统会计的计量方法几乎完全局限于货币计量，因而不能记录和使用那些难于以货币计量的信息，例如生产力、执行情况、可靠性等。传统会计系统只采集了业务活动数据的一个子集：日期、账户和金额。这些信息能满足编制财务报表的需要，却不足以满足决策者管理整个企业活动的需要。现代会计信息系统不仅应提供传统的财务信息，还应提供非财务信息，以支持企业日常运转、决策、控制和预测。2)与业务处理系统相结合，在会计信息系统中嵌入业务处理规则 事件处理规则和其他程序化的业务逻辑能帮助组织检查错误和舞弊行为，有时还有助于防止错误的发生。,我们用一个邮购公司的例子来说明检查的概念。邮购公司很少有预付款销售，也很少有现金销售。AIS系统是否能允许在处理相应销售事件以前处理一笔现金收入呢？可能，但关键在于，这种情况的发生可能表示或发现某种错误。IT应用程序应该能够识别可能的失误。通过调查可能发现,顾客为同一张发票付了两次款（顾客的失误），或销售未记入系统（组织的失误）。后者显示了组织过程规则执行的错误，及时的纠正措施是十分重要的。可在AIS应用程序中嵌入相应的规则，以防止将来发生这类失误。事件处理规则还能帮助防止失误和欺诈。如果使用 AIS应用程序来支持业务事件的执行，就可以实施控制事件的规则，并实时记录描述事件的数据。系统将注意到违反规则的活动，并向负责人员发送异常情况的消息，或者阻止舞弊活动的执行。,如果组织只是利用AIS在事件发生之后对其进行记录，则系统预防失误和舞弊行为的能力将大大降低；系统只能检查出可能的失误和舞弊行为，而不能预防它们。3)与业务处理系统相结合，实现信息的实时采集、处理、存储和传输 系统在处理业务活动时，采集、处理、存储和传输财务数据和非财务数据。这将大幅度提高会计信息的及时性和相关性,也使会计人员能够直接关注实际业务过程，从而有助于通过事前预防来控制业务处理风险。这是会计人员控制风险的最佳时机，而当会计人员远离实际业务过程时，他们就只能主要通过事后检查来控制风险。后一种方法导致会计人员专注于控制会计系统中的信息处理风险，而不是实际业务处理本身的风险。4)与业务处理系统相结合，集成存储业务事件的原始数据，支持多种信息输出要求,传统的会计信息系统是部门级信息系统，与企业中的其他信息系统缺乏及时而有效的交流，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）、CAPP(计算机辅助工艺计划）、销售管理系统、采购管理系统等。而现代会计信息系统是企业级信息系统，追求信息的集成和共享，使物理上分散的多个数据库在逻辑上集中，而且消除了冗余，支持不同角度、不同层次的信息需求。在现代会计信息系统中，大部分事件数据都以原始的、未经处理的方式存放。大部分信息处理工作是记录业务事件的个体特征和属性。分类、总计和余额计算处理都放在报告查询输出过程中。这比传统的信息处理环境更为简单，在传统的信息处理环境下，读者不仅需要控制输入，还需要控制复杂的过账过程（该过程执行分类、总计和余额计算工作）。,而现代会计信息系统的系统结构则十分简单，它直接记录事