贸易有限公司采购流程管理制度.doc

上海XX贸易有限公司 公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。一、请购及其规定1请购的定义请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 2请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购单填写人；（3）请购的日期及需求时间； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规格；（7）请购的物品用途；（8）请购如有特殊需要请备注；（9）请购部门主管； （10）请购单审核人；（11）公司总经理。 3请购单及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由部门主管审核批准后报采购部门； （2）食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单，办公用品及包材采购物料的请购应统一填写物料申请表；（3）食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商，与供应商确认到货信息后填写计划到货日期，如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由部门主管审核批准后报采购部门，待采购部签字后，请购部门备份；（4）其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该清单的电子文档也需一并提交；（5）遇公司经营、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。（6）单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（7）其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 （1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。三、询价及其规定1询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3对于紧急请购项目应优先处理；4对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；5询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；6在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四、比价、议价1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况，设定议价目标；4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。五、入库（1）采购物资到达仓库后，由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期，散装食品应做质量判定，再按照采购清单验收物资；（2）仓库验收发现不合格品应不予入库，并及时通知采购部作退换货处理；（3）已经验收的产品，仓库应及时的办理入库。六、付款采购部凭收货单及入库单填写付款申请审批单，最终审批后由财务付款。附表： 上海美然阁贸易有限公司 物料申请表 物料申请部门：承办人：物料申请日期：要求到位日期：序号名称规格单位数量备注123物料用途及备注： 签名：部门主管意见： 签名：总经理意见：签名：注：1、各部门必须填写物料申请表得到审批后方可购买所需物料； 2、在进行物料申请的账务报销时须附物料申请表方可办理，否则不予办理。 上海美然阁贸易有限公司 付款申请审批单 付款单位及帐号：付款依据：总金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：总金额：￥ 元； 已付款额：￥ 元；申请付款金额：￥ 元； 本次申请付款大写：申请人：采购主管意见：财务主管意见：总经理意见：