商品负库存应该如何管理.doc
天马行空官方博客： ;QQ:1318241189答：零售业信息系统一旦发生负库存现象，将会对门店的日常经营管理带来极大的障碍，尤其是会对补货造成较大的影响。对于负库存问题,零售企业应当在日常经营管理中严加防范，防患于未然，进而使信息系统所统计汇总的数据起到真正的经营和管理作用。系统出现负库存的原因，主要可分为三类:一、收货过程原因1、无单收货门店在验收某些紧急验收的商品时，没有录入验收单，就会出现商品已经在门店先上架销售，而系统后台数据没有入账现象。解决之道：收货部应严格限制无单商品进入卖场,为此信息系统可提供无订单收货或临时订单的功能以方便紧急情况的处理。2、验收错误有时，配送中心或供应商发货时由于商品细小的区别误将单据开错，而门店在验收时也没有验收出来，这样入错库，从而导致负库存产生。另外也会有商品原始包装出现错误，将多个不同的商品装入一个包装箱内，在配送中心验收及门店验收时均未发现，从而入库出现库存不准，便发生了负库存。解决之道：在收货时，加强对于验收货的二次验收管理，验收人员在拆箱上货时还要注意箱内是否完全是一种商品，发现有问题的应立即核对系统，尽量杜绝此类事件的发生;一旦发现商品库存出现重大差异，须组织商品的验收入库单上的实际验收人、审核人、供应商当事人核对实际商品库存，严格追查差异问题，纠正商品的验收错误。3、退货、调拨、领用错误这些对库存产生影响的业务作业在手工作业、输入过程中都可能出错。尤其是退货，连锁门店的某些商品或配送中心退货给供应商时，尤其是一些残损商品由于管理不善，已无法判断商品的属性，导致商品的退换货错误，商品退货单的商品编码或数量填写有误，进而影响到商品的系统库存的准确性。解决之道：加强作业过程的流程控制，要妥善保管，准确记录，多人检查，以免出错。二、销售过程原因1、遗漏粘贴店内码错误连锁门店有些商品需要粘贴店内条码，如果因工作失误没有粘贴条码就进入卖场销售，就会出现销售前台的POS收款机按照原商品的条形码进行销售，发生原商品档案商品成为负库存，而应当粘贴店内码的商品未销售。解决之道：门店收货部或者其他验收货人员在验收供应商应当粘贴店内条码的商品时，必须在已经正确粘贴了店内条码后验收商品，严禁没有粘贴商品条码的商品直接验收入库的现象；对于门店自营或者需要二次组合销售包装的商品，贴码工作可以放在配送中心出库前做好，做到不贴条码不出库；对于大型综合超市有商品滞货区的门店，可以在收货部单独设置贴码区，并在堆放的商品上明示需要贴码，在正确粘贴了商品条码后方能进场。2、秤重条码有误通常大型连锁门店的经营范围包括散装商品或其他生鲜的秤重商品，有时候会出现电子秤工作人员录错商品PLU编号的现象，导致称重商品销售出错，而通常情况下，这种错误在收银台扫描时也很难发现，于是便出现了负库存。解决之道：首先必须从源头加以杜绝，采购人员在商品品资料登录时就要综合检查，在商品名称、规格、单位上能明显区分商品，避免易混淆商品产生。门店发现易混淆商品，应报采购部门进行资料变更，同时将现存易错码商品编制清单交给电子秤操作人员便于提醒。而由于秤重商品的条码输入人员粗心大意或未按工作流程操作所致的现象，建议对电子称操作人员实施定时责任分工，这样根据销售清单时间可大概推测秤重人,便于必要时实施明确的处罚。3、组合销售产品部分零售企业将商品的不同包装或多个商品的组合销售或者捆绑销售作为多个商品来对待(捷诚系统不建议这样处理,应作为含数量条码或组合商品来处理,这样系统能够自动拆包消减单品库存)。但这些商品在进入卖场销售时，有时会出现分拆的现象，即被当作拆零销售。如买奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店内的商品，前台将奶粉和奶瓶当两个商品扫码，也就会发生奶瓶的负库存。解决之道：每天早上收银员应当先熟悉门店所出售的打包商品的情况，以减少此类事情的发生几率；各个商品部门应当在此类商品上架前，及时通知门店的收银员，以便减少错误对于捆绑销售而不允许拆零的商品实行单独贴店内码销售的方式，并将原有不用的条码用空白条码纸粘贴覆盖。4、收银错误收银台扫码错误或手输条码时发生错误，也会将商品错误的售出，有时会因为条码扫描器的识别错误或者商品包装的条码不规范，而导致款台的收款错误。解决之道：对收银员要严格培训，尽量扫描录入商品信息，当存在商品条码扫描困难的时候，一定要确认商品录入无误，同时也要通过一些监控设备保证监督收银员的商品收款工作的正确和准确性。对于手输条码的现象，可由pos系统检查条码校验位是否正确，可避免这种情况产生。5、客服换货出错由于大部分商品退换货是由门店前台的顾客服务部负责退换货，而顾客服务部对于商品不是很熟悉，出现退换的商品错退或错换，就必然会影响到商品库存的准确性。有些门店在顾客退换货时会出现退货的是A商品结果系统录入退货B商品，这种情况一般是因为商品的销售小票丢失，门店判断商品不准确导致的。解决之道：一般门店要求的是退换商品必须持有商品销售小票，并在退货时设置输入原始流水号由系统自动核对，必要时还需要门店的所在柜组负责人确认商品之后办理商品的退换货作业。6、盗窃行为顾客图小利，调换价格不同的商品外包装，就会使价格高的商品的库存虚增，而价格低的商品的电脑库存减少，进而导致商品库存有误。待添加的隐藏文字内容1解决之道：要求前台的收款人员对于箱装商品或者牙膏、礼盒等商品的内外包装进行确认。对于个别价格昂贵的商品采用单独开票，单独结算的方式进行，以避免商品的丢失和商品的包装偷换。三、内部库存管理过程原因1、盘点失误盘点中将单品库存漏盘或错盘，致使单品账面库存与实际不符，这样，商品继续销售就可能产生负库存现象。解决之道：对于商品库存盘点有差额商品需要进行二次的复核，在确认商品库存信息的问题后进行调整。、商品损溢单录入延迟而由于种种原因，商品损溢单没有录入系统，系统库存将会一直维持不准确的现象。解决之道：要求门店系统和工作人员都要及时录入并在系统中反映出系统库存信息的变动。3、生鲜加工商品当不采用精细的方法对生鲜加工过程进行管理,即在加工过程中不及时增加成品库存而减少原料库存时,成品库存将长期处于负库存状态,直到下次盘点。解决之道：这种因业务管理的选择而造成的负库存是正常的负库存，可不纳入负库存监控的范围。
