采购流程SOP.doc

武汉和格生物技术有限公司 Wuhan Huge Biotechnology Co.,LTD文件名生产技术部采购流程版本生效时间年 月 日起草人采购SOP审核人批准人1. 目的 规范采购操作程序，使工作有序进行2. 范围与要求 原辅料、包材、印刷品等物资 要求按流程操作，每一步都准确无误，确保采购及时，数量、品种准确3. 责权部门 市场部，策划部，财务部，仓储部，生产技术部，质检部4. 程序4.1 申请部门根据警戒线，结合仓库现有库存量，确定采购数量，提交采购申请表，报上级领导逐级审批4.1.1 申请部门应详细填写采购申请表（见附表1），若有特殊要求，应附表详细说明4.1.2 若一次采购物品较多，应另附表说明（详见附表2）4.1.3 若采购物品为印刷品，应先确认设计版本定稿及印刷品纸张规格要求4.1.4 有样品的采购物品，应将样品随申请表一起提交4.1.5 申请部门在申请表中应注明采购紧急程度。紧急采购时，应在采购申请表备注栏中注明原因（可参考采购部提供的常规采购作业处理期限）4.2 采购部门根据提交的采购申请表，制定采购计划及作业处理时间4.2.1 采购部门的作业处理时间从接到申请单时开始计算，到采购品入库截止。4.3 采购部门根据欲采购物品的不同情况，制定不同的采购方案4.3.1已多次购买过的物品，直接与合作供应商联系，检查对方提供的企业资质证明是否过期，若过期，请对方提供新的资质证明；若在有效期限内，参考市场行情及过去采购记录，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。4.3.2欲采购物品为新产品，需寻三家以上供应商，考察对方实力、资质、服务态度、物品价格，是否开17个点的增值税专用发票，请对方提供企业三证（企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证），检查三证是否在有效期内，并在相关网站上核实验证厂家资质证件的真实性，方可办理比价或经分析后议价4.4 采购人员询价完成后，填写询价表（见附表3），报上级领导逐级审批。4.4.1 如最低采购量超过请购量，采购人员应在询价表上注明，报主管审核。4.5 采购人员接到经过审批后的询价表后应制定订购单，依据订购单制定采购合同。4.5.1合同上需方与供方信息应如实填写，不得漏填，需方应反复核对帐号、税号等信息，并对供方提供的信息进行确认，确认无误后，提交印章使用申请表，签订采购合同。4.6 根据合同填写并提交预付款申请，报各级领导审批。预付款申请报各级领导批准后，报财务执行打款，财务部应在接到付款申请2个工作日内完成。4.7. 确认付款成功及供应商发货情况.4.7.1 财务部付款成功后，向采购部提供银行电汇底单，采购部将电子回单复印件传真给供应商，并电话通知已付款成功，完毕后将汇款单交还财务4.7.2确认供应商收到银行电汇底单传真件后，向供货商确认发货时间，预计到货时间4.8 提货时，检查货物数量、包装、质检单等相关资料4.8.1根据合同，仔细核对货物数量、规格，检查包装是否无污染或破损情况，登记产品的生产批号。4.8.2检查是否有质检单和发票，若无，应及时通知对方随后及时邮寄。如发现货物数量不符、包装有破损等情况，应及时与供应商联系，按合同规定协商解决。.4.8.3. 采购部未能按既定进度完成作业时，应填写“进度异常反应单”并注明“异常原因”及预订完成日期”，经呈主管核实后转请购部门，依请购部门意见制定对策处理。4.9 登记入库4.9.1根据合同，检查所有项目无误后，向仓库办理入库单，并详细填写入库通知单。一式三份，第一联采购部存档，第二联交财务，第三联交仓库。具体流程详见文件：物资验收入库管理流程。4.10 质检4.10.1产品入库后，填写进库单、请验单4.10.2质检部门收到请验单三个工作日内对货物进行抽检，抽检分为取样送检或自己内部质检。抽样送检每种货物取样两份，每份10克，一份自留，一份送检，并详细注明产品名称、批号、取样时间、重量等。完毕后填写检验报告单。4.10.3生产原料每批均要送检，辅料多批抽检4.11 根据质检结果，作相应处理4.11.1质检结果合格，质检部门发放“合格”证，办理同意出库证明。如有尾款未付清，采购部按合同约定处理4.11.2质检结果不合格，质检部门发放“不合格证”，采购部根据合同约定做相应处理4.12.附则本办法呈总裁核准后实施，增设修订亦同。