烟草专卖局内部控制具体规范——卷烟销售与电子结算.doc

烟草专卖局内部控制具体规范卷烟销售与电子结算第一条 为了加强对卷烟销售与电子结算的内部控制，规范销售与电子结算行为，防范卷烟销售与电子结算过程中的差错，根据国家有关法律法规以及企业内部控制规范基本规范，制定本规范。第二条 卷烟销售与电子结算内部控制制度中，强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）卷烟销售与出库发货控制流程科学严密，卷烟配送单与送货卷烟数量、品牌、规范一致，客户符合许可证登记事项。第三条 建立卷烟销售岗位责任制，明确岗位职责权限，确保卷烟销售的不相容岗位相互分离、制约和监督。销售与电子结算不相容岗位至少应当包括：（一）客户拜访与送货到户；（二）电话订货与办理发货；（三）烟草专卖行政许可与客户拜访。第四条根据具体情况对客户经理进行岗位轮换或者所辖片区调整，防范客户经理对辖区卷烟零售客户套购卷烟、徇私舞弊。送货员严格按照配送单配送卷烟，防范虚拟客户、拆单分摊，损害企业利益的风险。第五条建立客户分类、货源投放制度，依据客户分类，制定卷烟货源投放标准。第六条按照规定的程序办理卷烟销售业务。（一）电话订货。电话订货员在卷烟货源投放范围内记录需求，生成订单。（二）分拣出库。配送部门对订单进行审核，根据订单生成配送单，进行分拣出库，并建立出库环节的岗位责任制。（三）送货到户。送货员按照配送单进行送货到户。第七条 建立卷烟销售退回管理制度。卷烟销售退回必须经配送部主任审批后方可执行。销售退回的卷烟应当由仓储部门清点后方可入库。仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告；财会部门对退货接收报告进行审核后办理相应的退款事宜，并增加对退货原因进行分析的自我评估控制。第八条在卷烟销售与分拣出库环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的卷烟销售订单台帐、出库台帐、电子结算台帐的相互核对工作。第九条 定期或不定期抽查、核对卷烟销售记录、电子结算记录、商品出库记录和库存商品实物记录，及时发现并处理销售与电子结算中存在的问题；同时，还应定期对库存商品进行盘点。