华润燃气集团集中式物资采购系统需求说明书.doc

华润燃气集团集中式物资采购系统需求说明书 第一章：项目背景21、华润燃气集团简介22、燃气集团物资采购现状23、燃气集团物资采购系统期望3第二章：项目范围、目标及进度要求41、总体目标42、实施计划4第三章：集团物资采购在线调度系统需求分析51、第一部分：集团工程物资采购的需求如下51.1、华润燃气总部需求51.2、华润燃气成员公司需求61.3、供应商需求82、第二部分：燃气具在线采购系统功能需求92.1、华润燃气总部需求92.2、华润燃气成员公司需求102.3、供应商需求112.4、管理需求。133、第三部分：气源信息共享系统功能需求143.1、供应商管理143.2、华润燃气总部需求153.3、华润燃气成员公司需求164、第四部分：其它功能需求174.1、与Oracle财务系统的无缝集成174.2、与成员公司的供应链系统的集成(未替代的)174.3、替换4家试点单位的供应链系统17第一章：项目背景1、华润燃气集团简介华润燃气（集团）有限公司成立于2007年，公司主要在中国内地投资经营与大众生活息息相关的城市燃气业务，包括管道燃气、车载燃气、瓶装燃气及燃气器具销售等。自2004年于苏州投资运营第一家城市管道燃气项目后，业务发展迅速，目前已在南京、成都、重庆、郑州、南昌、无锡、厦门等60多座大中城市投资了燃气企业，2009年燃气年总销量35多亿立方米，用户超过800万户。2、燃气集团物资采购现状对于燃气公司来说，物资采购所支付的费用是除购买天然气费用外最大的支出项，截至到2010年3月，华润燃气拥有成员公司超过60余家，预计2010年全年集团采购金额将在10亿元左右。燃气行业属于高危性行业，同时巨大的采购金额要求华润燃气对成员公司物资供应加强管理。集团总部选取了9大类常用的重点物资进行加强管理，通过集团规模采购优势，在提高质量门槛的同时，降低了采购价格。集团对其中的7大类物资（PE管件、PE球阀、调压器、流量计、3PE直缝管、3PE螺旋管、镀锌管）实行联合采购，即由集团总部制定7大类物资的合作供应商名录与产品“天花板”价。成员公司日常采购的7大类物资需在名录中选择合作供应商进行采购，且采购价格应尽可能地低于集团制定的“天花板”价格；对其余2类物资（PE管材、家用燃气表）实行集中采购，即由集团总部制定物资的合作供应商名录与产品采购价格。成员公司可从名录中选取合作供应商直接采购，无需再进行二次比选。随着华润燃气成员公司的增多，集团总体采购金额将越来越大，集团总部将会对更多的燃气物资实行联合采购与集中采购的采购模式。其余工程物资由成员公司自行选择供应商进行采购，集团各成员公司的采购数据进行定期收集、对采购管理情况进行定期审查。3、燃气集团物资采购系统期望物资在线采购系统以加强华润燃气物资采购管理，提高采购作业效率，保证供应物资质量为原则。系统应结合华润燃气的采购管理现状，在集团总部、各成员公司、供应商之间搭建信息桥梁，进行内外部信息互动，实现集团化、信息化的采购供应管理。此平台既要解决各公司与总部的管理要求，同时还要解决成员公司采购业务流程需求。实现对不同物资进行分类采购管理，适应不同成员公司的采购管理流程，达到降低采购成本、保证采购质量、缩短采购周期的管理目的。通过对采购订单过程控制，提高各成员公司的采购效率，提高供应商的服务质量，实现采购的规模经济和规范管理。采购系统应满足集团总部、成员公司及供应商进行采购作业、采购相关信息交换与管理的平台。而对于华润自主品牌的燃气具，我们希望能保证各成员公司燃气具的及时采购，保证供应商及时了解燃气具的采购需求，满足总部对采购信息的即时掌握及调配，进行与销售系统的对接及数据核对。第二章：项目范围、目标及进度要求1、总体目标搭建物资在线采购平台，能够完成成员公司采购计划，采购流程审批，在线采购，库存管理、在线采购管理等工作。2、实施计划项目实施上线日期： 2010年12月6日，上线标志是对于10家成员单位的工程物资、燃气具与气源的采购在线调度系统启用，并充分考虑与华润集团的财务核算系统的协作，与这些成员单位已经存在的采购、库存系统的友好接口。同时，配合华润集团的财务核算系统，对淄博、成都、无锡、武汉这4个试点单位的原来基于金蝶或者用友的采购、库存系统进行替换。第三章：集团物资采购在线调度系统需求分析为加强华润燃气物资采购管理，提高采购作业效率，保证供应物资质量为原则，针对未来所需要的物资采购系统，特作如下需求说明。系统应结合华润燃气的采购管理现状，在集团总部、各成员公司、供应商之间搭建信息桥梁，进行内外部信息互动，实现集团化、信息化的采购供应管理。此平台需实现对不同物资进行分类采购管理，适应不同成员公司的采购管理流程，达到降低采购成本、保证采购质量、缩短采购周期的管理目的。通过对采购订单过程公司与供应商管理，提高各成员公司的采购效率，提高供应商的服务质量，实现采购的规模经济和规范管理。采购系统应满足集团总部、成员公司及供应商进行采购作业、采购相关信息交换与管理的平台。1、第一部分：集团工程物资采购的需求如下1.1、华润燃气总部需求集团总部通过采购系统可实现对所有供应商的统一管理，包括供应商的注册、供应商准入、供应商评估与考核；对多类物资进行分类管理，采购物资的信息发布；实现总部对物资价格的管理与分析，包括物资价格的发布、以及物资价格的比较分析；实现对所有成员公司的采购业务过程查询；实现总部对所有成员公司库存物资的查询。1、登入功能·集团总部的操作人员应有自己唯一的帐号与密码进行系统的登入。2、待办工作提醒·集团总部的操作人员登入系统后，应有待处理工作提醒（支持短信与邮件通知功能）。3、权限管理·启用和禁用成员公司操作人员和审批人员。·启用和禁用供应商操作权限。4、成员公司管理·查看所有成员公司交易信息。5、供应商管理·审核新供应商合作申请。·确认、公布所有供应商提供的相关信息（物资种类、价格等）。·查询供应商所有产品信息、产品价格。·启用和禁用供应商的供货权利。6、报表统计、分析集团总部可以按时间、按供应商、按公司、按单据类型、按单据状态等进行各类统计报表的查询，应有采购进度报表查询。报表系统中的单据可以关联查询，入库单可以追溯到订单、计划单。1.2、华润燃气成员公司需求通过采购系统，成员公司可根据自己的需要，在总部核准的供应商和物资价格的范围内直接向供应商下单采购，进行燃气具或工程物资的业务往来处理；成员公司可以随时了解采购订单的发货状态，可以对供应商的服务质量进行考评，可以查询所属物资的出入库记录。 1、登入功能·成员公司的操作人员应有自己唯一的帐号与密码进行系统的登入。2、待办工作提醒·成员公司登入系统后，应有待处理工作提醒（支持短信及邮件通知功能）。3、查询·成员公司可查询所有物资种类的供货商。·成员公司可查询所有供应商所供物资。·成员公司可查询本公司交易信息。4、询比价功能·成员公司可在线上联合采购物资的进行询价。·成员公司可根据设置进行同种物资不同供应商的比价。5、供应商选择·成员公司可选择、查询所有供应商的信息。6、采购订单下达·成员公司向供应商进行订单下达。7、入库验收·到货后进行入库验收，在线填写入库验收表（集团总部提供）。·验收合格进行入库登记。8、来料不符记录·如检验不合格的产品，在线填写来料不符记录。9、供应商供货评价·成员公司对供应商每次发货情况进行评价。10、退货管理·入库验收的不合格货品，成员公司填写退货通知，传达至供应商。11、供应商季度考核·成员公司每季度对供应商进行产品使用情况的考核。12、报表统计、分析·各成员公司用户可以按时间、按供应商、按公司、按单据类型、按单据状态等进行各类统计报表的查询，应有采购进度报表查询。报表系统中的单据可以关联查询，入库单可以追溯到订单、计划单。 1.3、供应商需求通过采购系统，供应商可以在线更新产品价格，可以在线接收或处理订单，可以随时了解采购订单的状态，实现供应商与总部、成员公司的在线交流沟通。1、合作供应商申请·潜在供应商可根据要求（要求由集团总部提出），进行合作供应商准入申请。并通过网络提交申请所需文件。2、登入·合作供应商应有自己唯一的帐号与密码进行系统的登入。3、信息管理·合作供应商应在系统填写其详细信息（经集团总部确认后公布）。4、待办工作提醒合作供应商登入系统后，应有待处理工作提醒（具有短信或邮件通知功能）。5、价格管理·合作供应商应可在系统填写其产品价格（产品价格应事先与集团总部确认，在填写完毕后由集团总部通过系统审核确认后才能进行公布）。·合作供应商只能看到其本身的产品价格信息。6、订单查询·通过系统进行华润燃气成员公司所下订单的查询。7、订单确认·在确认本身的排产情况及库存情况后，向成员公司进行订单确认。8、供货通知·合作供应商按订单要求进行供货，供货时应发出供货通知，提醒成员公司已发出货物。9、退货通知的接收·供应商可接收成员公司验收不合格产品的退货通知。2、第二部分：燃气具在线采购系统功能需求使用对象：华润燃气总部、华润燃气成员公司、燃气具供应商。2.1、华润燃气总部需求1、用户权限管理·成员公司权限管理：启用与禁用成员公司操作人员和审批人员权限。·供应商权限管理：启用与禁用供应商操作人员和审批人员权限。2、工作流管理·工作流管理：系统管理员可以调整系统业务流。3、基本资料维护·成员公司管理：查询所有的成员公司信息。·产品管理：查询产品信息、产品价格，并审批通过。·零配件管理：查询、查看零配件信息、产品价格，并审批通过。·交易信息：查询交易记录、产品价格记录，价格变化趋势等内容并生成分析报表。·库存信息：供货商库存信息、成员公司采购库存信息。4、报表信息·按时间生成报表统计。·按类型生成报表统计。·按公司生成报表统计。2.2、华润燃气成员公司需求1、订单管理·填写订单：填写预测后两个月采购数量、本次实际采购数量，并通过审批。·查询订单：指定条件查询历史订单，按时间、供应商、公司、单据类型、单据状态、单据编号等各种分类，模糊查询（按热水器升数，或燃具型号查）。·实际订购提交：成员公司内部审批流程、提交权限、订购与预测比较提醒等；在一定时限内可允许修改（没发到供货商前），计划外审批，提交权限，急件处理。·零配件订购：计划审批、提交订单。·退换货处理：采购过程中的退换货，包括条件选择、流程管理等，与人工单据相对应。·人性化的对话管理窗口（特殊处理，通过对话确定一些发运，退换货的时间，价格，方式，并结合到总的汇总里）。2、基本资料维护·合资公司管理：查询自己公司信息。·产品管理查询：查看产品信息、产品价格。·零配件管理：查询零配件信息、产品价格。·交易信息：查询交易记录，产品价格记录，价格变化趋势等内容并生成分析报表。·库存信息：供货商库存信息、自己公司采购库存信息（满足1、在成员公司无仓储管理系统的情况下，本系统包括入库统计、在库统计、出库统计等仓储管理系统；在成员公司有仓储管理系统的情况下，本系统能与成员公司所实施的仓储管理系统的联动。）3、个人信息管理·编辑使用者个人信息，查看编辑维护自己基本信息。·编辑所属公司信息，查看编辑维护自己公司基本信息。4、报表信息·按时间生成报表统计。·按类型生成报表统计：按热水器升数、型号/编号、台式、嵌入式分、每月销量/自定时间段销量等。·按公司生成报表统计。2.3、供应商需求1、订单管理。·填写送货单：按照系统要求，按周填写送货单。·查询订单：指定条件查询预测后两个月采购数量、历史订单。·填写送货计划：按照订货单的要求，按时填写送货计划。2、基本资料维护·合资公司管理：查询合资公司信息。·查询合资公司信息：查询所有的合资公司信息。·查看合资公司信息：查询单个合资公司的详细信息。·交易查询查询交易记录、产品价格记录，价格变化趋势等内容，并按照不同类别进行汇总分析。3、产品管理·查询产品信息：查询自己公司的产品列表。·查看产品信息：查询单个产品的详细信息、（包括改型，改模，故障率等）。·查看产品价格：查询单个产品的历史价格信息。·市场调查意见：(针对性能、质量等)的定期汇总。4、上传·上传基本资料：批量上传库存信息。·查询上传历史：查询上传的历史记录。·上传产品信息：上传产品型号、价格等信息，并提交审批。·上传零配件信息：上传零配件型号、价格等信息，并提交审批。5、库存管理·库存维护在线维护库存信息。·库存查询在线查询库存信息。·产品在途信息查询：在线查询产品在途信息（数量、型号等）。6、个人信息管理·编辑个人信息：查看编辑维护自己（使用者）基本信息。·编辑所属供货商信息：查看编辑维护自己公司基本信息。·信息变更审核：信息变更后，提示华润燃气总部审核。2.4、管理需求。1、供应商准入、注册管理、登录认证。2、采购过程中紧急协调的例外审核。3、订货最低数量的限制（备用）。4、订单双方确认流程，发货确认提醒界面。5、信息查看：总部可以看全部的信息，成员只能看自己公司和供货商的，供货商只能看业务需求。6、产品图片附在系统，点击可打开。7、产品准入、价格审核、产品价格库及改动权限。8、产品管理：可以进行多种比较，不同供货商、不同价格、不同型号。9、供应商动态库存表：订单、送货、生产。10、提供统一报表，固定格式，多维统计，并提供关联查询、进度查询等。11、新产生的业务自动提醒界面。12、预测、订货、变更等信息的流程审批权限。13、要能与Oracle的财务核算系统无缝集成。14、交流平台：三方交流，保证信息顺畅，设置绿色通道。15、验收入库时对供应商的评价。3、第三部分：气源信息共享系统功能需求3.1、供应商管理此平台供应商只需满足信息登记与产品价格报送功能。1、合作供应商申请·潜在供应商可根据要求（要求由集团总部提出），进行合作供应商准入申请。并通过网络提交申请所需文件。2、登入·合作供应商应有自己唯一的帐号与密码进行系统的登入。3、信息管理·合作供应商应在系统填写其详细信息，（经集团总部确认后公布）。4、待办工作提醒合作供应商登入系统后，应有待处理工作提醒（具有短信或邮件通知功能）。5、价格管理·合作供应商应可在系统报送价格（产品价格应事先与集团总部确认，在填写完毕后由集团总部通过系统审核确认后才能进行公布）。·合作供应商只能看到其本身的产品价格信息。3.2、华润燃气总部需求此平台总部需求与工程物资需求相同。1、登入功能·集团总部应有自己唯一的帐号与密码进行系统的登入。2、待办工作提醒·集团总部登入系统后，应有待处理工作提醒（具有短信与邮件通知功能）。3、权限管理·启用与禁用成员公司操作人员和审批人员。·启用与禁用供应商操作权限。4、成员公司管理·查看所有成员公司交易信息。5、供应商管理·审核新供应商合作申请。·确认、公布所有供应商提供的相关信息（物资种类、价格等）。·查询供应商所有产品信息、产品价格。·开发/关闭供应商的供货权利。6、报表统计、分析集团总部可以按时间、按供应商、按公司、按单据类型、按单据状态等进行各类统计报表的查询，应有采购进度报表查询。 报表系统中的单据可以关联查询，入库单可以追溯到订单、计划单。3.3、华润燃气成员公司需求通过采购系统，成员公司可根据自己的需要，在总部核准的供应商和物资价格的范围内直接向供应商下单采购，进行燃气具或工程物资的业务往来处理；成员公司可以随时了解采购订单的发货状态，可以对供应商的服务质量进行考评，可以查询所属物资的出入库记录。 1、登入功能·成员公司应有自己唯一的帐号与密码进行系统的登入。2、查询·成员公司可查询所有物资种类的供货商。·成员公司可查询所有供应商所供物资。3、询比价功能·成员公司可根据设置进行同种物资不同供应商的比价。4、采购信息填报 成员公司根据采购的情况填写相关信息，包括：供应商、价格、时间等。此信息将在集团内部进行共享。5、供应商供货评价·成员公司对供应商每次发货情况进行评价。6、报表统计、分析·各成员公司用户可以按时间、按供应商、按公司、按单据类型、按单据状态等进行各类统计报表的查询，应有采购进度报表查询。报表系统中的单据可以关联查询，入库单可以追溯到订单、计划单。 4、第四部分：其它功能需求4.1、与Oracle财务系统的无缝集成华润集团实施的集中财务核算系统预计在2010年7月初开始，实施的财务模块包含：总账、应收、应付、资产、现金等。华润燃气的4家试点单位是：淄博、成都、无锡、武汉。物资采购这个项目的上线时间是在财务核算系统上线时间之前，因此需要供应商单独提出对于这种情况下的特殊的方案设计，包含但不限于如下：解决方案、硬件节点需求、与华润集团财务核算项目组之间的协作内容、方式、时点与责任分工建议等等。4.2、与成员公司的供应链系统的集成(未替代的)本系统将可以并能够为未来构建整个集团总部与成员公司的整体供应链系统而打下良好基础，建立统一平台，并支持成员企业的进、销、存系统在一个平台上运转。对于一些成员单位（非淄博、成都、无锡、武汉，但是本次实施了集中或联合采购系统）原来具体的第三方的进销存系统（主要是采购与2耀模块），对于这些成员单位，提出最经济而又可接受的接口方案。4.3、替换4家试点单位的供应链系统替换的4家单位城市地址：淄博、成都、无锡、武汉。1、淄博华润燃气有限公司：使用金蝶K3，替换采购、仓储模块。本次拟纳入范围的是：淄博公司及2个子公司。2、成都燃气有限责任公司：使用用友U871，替换采购、存货管理，本次拟纳入范围的是：成都公司、5个分公司及12个子公司。3、无锡华润燃气有限公司：使用金蝶K3，替换采购、库存管理。本次拟纳入范围的是：无锡公司及4个子公司。4、武汉华润燃气有限公司：使用金蝶K/3标准版V11.0，替换采购、库存管理。本次拟纳入范围的是：武汉公司及4个子公司。